Variabel lønn og reiseregninger

Transkript

1 Nettverksmøte Variabel lønn og reiseregninger v/anne Slupphaug

2 Agenda Velkommen Rutiner ved for mye utbetalt lønn Lønnsfaglig Informasjon fra Lønnstjenesten Innspill fra nettverksgruppa Eventuelt

3 FOR MYE UTBETALT LØNN v/åslaug Berre Tre prinsipp vi må følge: 1. For mye avregnet lønn, skatt, pensjon m.m. skal tilbakeføres umiddelbart 2. Nøyaktig det som er feilutbetalt, skal tilbakeføres (f.eks antall timer, lønnstrinn eller honorar). Oppgi evt blankett-id 3. Tilbakebetalingskrav sendes skriftlig til lønnstakeren sammen med faktura på netto skyldig beløp

4 For mye utbetalt lønn, forts. Hvem gjør hva: Attestanten varsler Lønnstjenesten om feilutbetalingen straks forholdet er kjent. Kan gjerne varsle via mail, men det må da alltid sendes et anvist bilag i tillegg Lønnstjenesten regner ut netto skyldig beløp Lønnstjenesten rapporterer tilbake til attestant hvilket nettobeløp som skal kreves inn Lønnstjenesten tilbakefører lønn, skatt, pensjonstrekk m.m. i lønnssystemet (hvis feilutbetalingen gjelder inneværende år) eller skriver endringsoppgave, lager posteringsbilag til regnskapet, retter opp feriegrunnlag og historikk i SPK (hvis feilutbetalingen gjelder tidligere år)

5 Eksempel på rapportering fra Lønnstjenesten til attestant Oversikt over skyldig beløp Hei! Her kommer en oversikt over for mye utbetalt på Kari Knutsen. Tilbakeført reg.lønn ,13 -Tilbakef pensjonstrekk 276,40 -Tilbakef forskuddstrekk 5.146,00 =Netto for mye utbetalt 8.398,73 Tilbakeføring i lønnssystemet foretas på hovedlønn april. Utsending av faktura: - Fakturagrunnlaget må krediteres konto Kopi av faktura/fakturagrunnlag må sendes til Lønnstjenesten Eventuell avtale om trekk i lønn: - Kopi av avtalen må oversendes Lønnstjenesten Mvh Lønnstjenesten

6 For mye utbetalt lønn, forts. Attestant sørger for at fakturagrunnlag blir utskrevet. Skyldig beløp må krediteres konto 2933 (NB! Uten k-sted) Kopi av fakturagrunnlag sendes til Lønnstjenesten Ved manglende innbetaling genererer fakturarutinen automatisk 2 purringer og deretter en vurdering av inkassovarsel I helt spesielle tilfeller kan faktura erstattes av lønnstrekk. Attestant sender kopi av lønnstrekkavtale til Lønnstjenesten for igangsetting av trekk Vedkommende må fortsatt ha lønn ved NTNU Nedbetalingen bør være innenfor en 12-månedersperiode Underskrives av både attestant og skyldner Skal vise trekkbeløp pr. mnd og når beløpene skal trekkes Fastlønnsattestanten bør involveres i prosessen

7 For mye utbetalt lønn, forts. Angående avskriving av for mye utbetalt lønn: Ifølge Lov om foreldelse (Foreldelsesloven) er den alminnelige foreldelsesfrist 3 år Det må foreligge dokumentert begrunnelse for at NTNU skal dekke feilutbetalingen. Det krever særskilt saksbehandlingsprosedyre I tilfelle avskriving: Netto skyldig beløp blir innberettet på lønnstakeren det året avskrivingen skjer Skyldig beløp + arbeidsgiveravgift blir samtidig utgiftsført på tilhørende enhet Eventuelle spørsmål rettes til Lønnstjenesten v/gerd Strømsvik (98069)

8 Diverse lønnsfaglig Timelønn, overtid og honorar Føy til merknad på masseregistreringsskjema om hvilken periode utbetalingen gjelder for. Viktig hvis det skal benyttes tabelltrekk. Lønnsomt for arkivering og god oversikt, og ved eventuelt ettersyn Timelønn kan kun utbetales ved hovedlønnskjøring, mens andre utbetalinger også kan utbetales på ekstralønnskjøring. Timelønn (TT 1143) og andre honorarutbetalinger bør føres på separate masseregistreringsskjema, på grunn av lønnsfristene for timelønn Sjekk om den som skal ha timelønn, har flere arbeidsforhold. Velg det riktige. Korrigering av f.eks for mange timer utbetalt må gjøres utenfor PagaWeb-blankettene. Se egen rutine

9 Diverse lønnsfaglig, forts. Reiseoppgjør Tilskuddsreiser (art 7136) som registreres av den ansatte i PagaWeb, bør legges i «Slettetboksen». Utskrift av reiseregningen kan brukes som vedlegg til oppgjørsskjemaet for tilskuddsreisen. Gjelder for kortere opphold. Se egne regler for forskningstermin/faglige tilskuddsreiser Vi har fortsatt en feil ved beregning av totale kostdøgn i PagaWeb reiseregning. Lønnstjenesten returnerer til attestanten hvis det oppdages, og sender evt epost Unngå minusbeløp i «Utlegg» på reiseregning. Hvis den ansatte har fått penger inn på sin konto fra annet hold enn NTNU, bør avregning foregå før utleggsbeløp registreres. Se også Regnskapsavdelingens rutiner for kostnadsfordeling og utgiftsreduksjon Reiser skal gjøres opp innen måned etter reisens avslutning, på grunn av bokføring i regnskapet. I PagaWeb er det datosperre på reiser mer enn ett år tilbake i tid. Vær oppmerksom på kjørebok mer enn ett år tilbake i tid

10 Diverse lønnsfaglig, forts. Reiseforskudd og lønnsforskudd Hovedregelen er at nytt forskudd ikke skal utbetales før alle tidligere forskudd er oppgjort Forskudd på timelønn utbetales kun i særskilte tilfeller. Må det likevel utbetales, skal det alltid sendes sammen med original timeliste. Lønn og forskudd registreres da samtidig i Paga2.0 av Lønnstjenesten Noen ansatte trenger veiledning i hva som er «Reiseforskudd» i vår forstand, for å kunne skille dette fra beløp «Forhåndsbetalt av selskapet». Kun reiseforskudd overført fra oss til den ansattes private bankkonto skal trekkes fra i rubrikkene for «Reiseforskudd» på reiseregningen. Følg opp. Misforståelser kan ha uheldige følger for den ansatte Lønnstjenestens forslag til rutine når forskudd attesteres og utbetales: Send en epost til den ansatte om hvordan forskuddet skal gjøres opp

11 Diverse lønnsfaglig, forts. Arkivering av lønnsbilag og reiseregninger Vi ber fakultetene (nokså innstendig) om å levere bilag samlet fra hele fakultetet. Unngå permer som omfatter bilag for enkeltinstitutt eller over svært mange lønnsperioder. Kontaktperson/ansvarlig for arkivering er Bente Fremstad (tlf 98066) Søknad om skattefritak f.eks for gjesteforskere Husk å beregne inn feriepenger i søknaden. Resultatet kan ellers bli restskatt

12 Informasjon fra Lønnstjenesten Nye skjema for Nyansettelse er i en pilotfase Flere nye ansattforholdskoder vil bli tatt i bruk. Bruk de vanlige kodene inntil videre Kodene skal innføres også med tanke på et framtidig felles påloggingssystem Skjemaene vil i første omgang bli utprøvd hos DMF (attestanter for fastlønn og variabel lønn), før de tas i bruk av alle enheter Hvis testfasen går bra, kan de bli satt i drift før årsskiftet. Mulig oppstart i november Mer informasjon kommer Pilotprosjektet for innføring av refusjonsbehandling, ferie- og fraværsregistrering via PagaWeb vil bli evaluert i september Evalueringen vil avgjøre om og hvordan dette vil bli innført for hele NTNU

13 Informasjon fra Lønnstjenesten, forts. Automatisk generert «Ansattnummer» Fødselsnummer skal ikke lenger være identifikasjonsnøkkel til lønnssystemet Det foregår arbeid for å få dette på plass så snart som mulig Det henger sammen med sikkerhetshensyn at personnummer ikke skal brukes Telefonhenvendelser til Lønnstjenesten: Vi har endret på gruppenummerstrukturen i telefonkatalogen/innsida. Gruppetelefoner: Fastlønn Variabel lønn eller reise Brukerstøtte system Ekspedisjon (alle) Kontaktpersoner for variabel lønn og reiseregninger: Anne, Eli, Grete, Gøril og Torill Beata (for utbetaling til utland)

14 Innspill fra nettverksgruppa Hva skal til for at en timelønnet foreleser skal få tilgang til andre systemer, som f.eks «It s learning»? Svar: En FS-ansvarlig kan kontaktes. Gruppen har behov for å se ansattes lønnsslipper pga mange henvendelser Gruppen ønsker å få liste over uoppgjorte reiseforskudd oftere enn i dag

15 Hva skjer videre i høst? Kontrollansvar Intern kontroll Overvåkningskontroll Hva betyr dette for oss? Attestanten må sørge for at det er etablert kontrollrutiner som sikrer riktig behandling og utbetaling av lønn Lønnstjenesten skal foreta risikovurderinger og gjennomføre kontroller opp mot enhetene, dvs. følge opp at den interne kontrollen fungerer ved enhetene Lønnstjenesten skal rapportere og dokumentere. Feil og avvik skal følges opp mot enhetene, samt avklare tiltak for korrigeringer mv. Møter mellom Lønnstjenesten og de enkelte fakultetenes attestanter Møteplan vil bli satt opp av Inger Talberg Neste nettverksmøte er berammet til 24. november