Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen. 15. okt. 2008, kl Sted: Sintef aud. Breidablikk

Transkript

1 1 Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen 15. okt. 2008, kl Sted: Sintef aud. Breidablikk - Attestanter var.lønn og reiseregninger - Sentral lønnstjeneste

2 2 1 ÅR!! Nettverket i lønnsprosessen - Nettverksbussen PAGA lønnskjøring oktoberlønn PAGA-web innføringen over halvveis

3 3 Agenda : ELKOM-tjenester - Rutiner for avregning for 2008 Status for innføring av Paga-web Lønnsprosessen utvikling og organisering Innspill fra/til nettverket Paga-web: - viktige registreringsdetaljer Bruk av lønnstabeller Reiseregninger - Rutine for kostnadsfordeling Feilutbetalt lønn - Saksbehandlingsprosedyrer Rutiner for kostnadsfordeling Feilutbetalt lønn - Rutiner for oppfølging Reiseregninger Rutiner for kostnadsfordeling Status jfr. tidligere referatsaker Økonomihåndboka - status

4 4 ELKOM-tjenester - rapportering 2008 Eksempel på regneark som er tilpasset for å innhente bekreftelse på datagrunnlaget for oppgjør og skattetrekkgrunnlag og rapportering for 2008.

5 5 ELKOM Hva skal dere kontrollere Antall (antall abonnement) Avtale (avtale inngått) Legges igjen på arbeid(kun arbeidstlf) Periode Korrigert beløp NTNU(Sett inn beløp som gjør at Dekket NTNU blir korrekt. Korrigert beløp ansatt NTNU(Sett inn beløp som gjør at Dekket ansatt blir korrekt.

6 6 ELKOM HUSK: Ikke bland de to beløpene( Dekket ansatt-ntnu) Bredbånd legges till dekket NTNU Korriger antall ved beløp fra forskjellige tjenester. Alle refusjoner er med. Skal lønnsmottaker ha fritak, skal det vedlegges spesifisert fakturaunderlag. Over grense (4000 el 6000), ikke bruk energi på å avtemme hvis det er en liten differanse.

7 7 ELKOM-tjenester - Beskatning ved tjenestlig behov Sjablonbeskatning - standardbeløp Ett fri abonnement: inntil kr 4.000,- To eller flere frie abonnement: inntil kr 6.000,- Separat beskatning private innholdstjenester 4-sifrede nummer i intervallet (opplysningstjenester) Informasjonstjenester, givertelefon og lignende i 820-serien Underholdningstjenester og lignende i 829-serien SMS/MMS-tjenester til 4-sifrede og 5-sifrede nummer

8 8 ELKOM-tjenester - skattetrekkgrunnlag ELKOM-tjenester avtale om tjenestetelefon Fra januar-2009 inngår skattetrekket i forskuddstrekkgrunnlaget Satser - månedlig: Ett abonnement kr 333,- To-eller flere abonnement kr 500,-

9 9 Status innføring av Paga-web Desentral registrering i PAGAweb Enheter som kobles på i løpet av høsten: Attestanter IVT til oktober-lønn, samt VM var.lønn og reise DMF til november-lønn, samt Var.lønn og reise IME, AB-fak var.lønn og reise, BIBsys utsettes til januar Ansatte får tilgang til PAGAweb - nov 2008? Feide må være på plass, evt. alternativ midlertidig løsning vil bli vurdert. SVT-fakultetet er pilot Øvrige ansatte slippes på etter hvert. (Øk.-avd og Pers.avd. okt) Elektronisk lønnsslipp når alle ansatte er på Paga-web Registrering av reiseregning, overtidsliste etc vil den ansatte føre direkte i PAGAweb NB! Bistand til bilagsregistrering fra sentral Lønnstjeneste MÅ avtales på forhånd mellom lederne, - etter 3 mnd Paga-web tilgang er gitt.

10 10 Lønnsprosessen organisering av opplæringen Hvordan anvendes opplæringen som er gitt? Hvordan organisere opplæringen fremover både faglig og - Paga? Nytilsatte, - og vikariater Løpende oppdatering og ajourhold Repetisjon av emne / tema Behov for en kontaktperson fra hver enhet: Faglig og Paga-web ( hvem?) SPK-rapportering (oppnevnt allerede) Hvordan utøver attestanten(e) service- og tilgjengeligheten til enheten og de ansatte? Erfaringsutveksling

11 11 Innspill fra nettverket (fak/avd): Hvordan honorere veiledning av master - og doktorgradskandidater? PAGA-web: Bruk av TT-kode 2029 Godtgjørelse og TT-kode 1143 Timelønn? - Får ikke lagt inn ny adresse og andre opplysninger som bankkonto til ansatte som jobber ved andre fakultet? - Nye satser (fra og med 1. mai) blir ikke oppdatert i Paga-web men i Paga?

12 12 Innspill fra Lønnstjenesten: - Arbeidsgiversandel av pensjonspremie (SPK) øker til 12.28% i 2009 (2008: 10.41%) - Registrering av flyreiser og klimagasskvoter: FADs kravspesifikasjon knyttet til rapportering Tjenestereiser der det ikke leveres reiseregning, eller der flyreise ikke er registrert på regning, faller utenfor rapporteringen. Dvs. - Rapporteringsansvar kun for reiser som det leveres reiseregning på, og ikke de som NTNU betaler på faktura. - Forhåndsgodkjenning av tjenestereiser, kurs, seminar skjema finner du her (Økonomi-Skjemabank-Lønnskjema- Forh

13 13 Innspill fra Lønnstjenesten: - Rutiner for postmottak av bilag, - stempelputer: - grønn = mottaksdato for bilaget - rød = registreringsdatoen utført i Paga-web Stempelputer fordeles, og etterbestilling foretas etter behov! Tilskudd / Stipend i arbeidsforhold Forskertermin

14 14 PAGA-web Registreringsdetaljer (VLR): Forenklet reiseregning : Nytt felt Døgnpris hotell eksl. Frokost. Nærmere om registreringsdetaljer vil komme, se Forside Endring i Personnr/D-nr for utenlandske medarbeidere skal meldes til sentral Lønnstjeneste. ( Må ikke registreres i Paga-web!) Overholde fastsatte lønnsregistreringsfrister i Paga-web, se innleveringsfrister for bilag. Attestanten har mulighet til å følge opp om bilagene er godkjent (BDM) innen fristen.

15 15 PAGA-web Registreringsdetaljer (VLR): Feil/Mangler på web-registrerte bilag, må gi tilbakemelding til attestanten om hva dette gjelder. Utbetaling av lønn/godtgjørelse/honorar til personer som er sluttmeldt: Nytt arbeidsforhold MÅ opprettes, unntak hvis det kun gjelder reiseregning. Arbeidsforhold B eller T på tilfeldige utbetalinger? Går ikke å registrere pensjonstrekk på B-personer, dvs. må ikke registrere timelønn TT-kode 1143 på personer med arbeidsforhold B. NB! Det skal ikke registreres lønnstrinn eller stillingsandel på B- personer.

16 16 PAGA-web Registreringsdetaljer (VLR): Ny TT-kode 1212 Administrativ forpleining utland, sats kr 60,- TT-kode 2029 Godtgjørelse må registreres slik: antall x sats (max sats kr ,-) gir automatisk Beløp. Må evt. regulere antall og sats for å få riktig sum-beløp. Merk! Ingen registrering i Beløp -feltet, da dette gir kr 0,- i utbetaling. Dette er en feil som vil bli rettet.

17 17 Bruk av lønnstabeller: Se Statens personalhåndbok, - Lønnstabeller Variabel lønn: Timelønn - C-tabellen, timelønnssats 37,5 t/u (Årslønn : 1950t pr.år) Overtid - A-tabellen, overtidssats 50% eller 100% (Årslønn : 1850 t pr.år) Fastlønn: Månedslønn - A-tabellen, ltr., evt B-tabellen ltr Dagsats - TA-tabell for trekk ferie, perm.dager mv. (Årslønn : 260 dg pr år)

18 18 Reiseregninger Rutiner for kostnadsfordeling (Se eget vedlegg til referatet) Legges tilgjengelig i den nye Økonomiportalen

19 19 Feilutbetalt lønn - Saksbehandlingsprosedyre: 1) Gjelder alle forhold knyttet til feilregistreringer (beløp, personnr, bankkonto mv.) som har medført feilutbetaling. 2) Ta kontakt med Lønnstjenesten straks forholdet er kjent for å avklare riktig registrering av lønnsberegning, lønnspostering og lønnshistorikk. 3) Muntlig varsel kan bidra til at personen får kjennskap til feilutbetalingen. 4) Avklar årsak, og vurder tilbakebetalingsordning. 5) Tilbakebetalingskrav sendes skriftlig med fakturagrunnlag. 6) Tilbakebetalingsordning, dvs. avdrag skal avtales skriftlig, både for ansatte og ikkeansatte. 7) Dersom det foreligger dokumentert grunnlag for at NTNU skal dekke feilutbetalingen, kreves særskilt saksbehandlingsprosedyre. 8) Avskrivning av tap skal utføres etter 3 år, - egne bestemmelser her. 9) Det sendes 2 purringer, - deretter vurderes inkassovarsel. 10) Krav som ikke kan inndrives blir utgiftsført, samtidig vil personen få innrapportert kravet til lønns- og trekkoppgave det året beslutningen om avskrivning blir tatt. Mer utfyllende veiledning gis ved kontakt til Lønnstjenesten v/gerd Strømsvik (98069)

20 20 Status tidligere referatsaker: Referat (Sak 22/2008) - Registrering av flyreiser og klimagasskvoter (avklart, se innspill ) Referat (sak 35/2008), stempel deles ut. - etterbestilles ved behov.

21 21 Økonomihåndboka i arbeid = Økonomiportalen