Trondheim kommunerevisjon Lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune

Transkript

1 Lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune Trondheim kommunerevisjon Januar 2006

2 Forord Denne rapporten oppsummerer resultatet av undersøkelsen av lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune. Arbeidet er utført av Aase Birgitte Nerland og Gunnar Wanvik. Trondheim den Per Olav Nilsen Revisjonsdirektør Aase Birgitte Nerland Revisor Gunnar Wanvik Revisor Lønn og fravær enhetsledere Januar

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 BAKGRUNN HVA UNDERSØKELSEN OMFATTER FRAMGANGSMÅTE RESULTATET AV UNDERSØKELSEN FRAVÆR Kartlegging av rutiner omkring fravær enhetsledere Resultatet av revisjonens kontroll FASTLØNN Kartlegging av rutinen Resultatet av revisjonens kontroll VARIABLE UTBETALINGER Kartlegging av rutinen Resultatet av revisjonens kontroll OMPLASSERTE ENHETSLEDERE Kartlegging av rutinen Resultatet av revisjonens kontroll OPPSUMMERING TILBAKEMELDING FRA RÅDMANNEN REVISJONENS KOMMENTARER TIL RÅDMANNENS TILBAKEMELDING.11 Lønn og fravær enhetsledere Januar

4 1 Bakgrunn Vi oppdaget i forbindelse med en annen kontroll at det ikke registreres fravær på flere ledere. Vi har derfor kartlagt og testet forhold omkring fravær og lønn til enhetsledere i Trondheim kommune. 2 Hva undersøkelsen omfatter 1. Kartlegging av rutiner omkring fravær enhetsledere og kontroll av fraværsregistrering i lønnssystemets fraværsmodul. 2. Kartlegging av rutiner for fastsetting av årslønn og stikkprøvemessig testing mot grunnlag ved faste lønnsendringer. 3. Kartlegging og testing av rutiner for utbetaling av variable godtgjørelser. 4. Kartlegging av rutinen for omplassering av enhetsledere og stikkprøvemessig kontroll vedr. omplasserte enhetsledere. 3 Framgangsmåte - intervju med Personaltjenesten - innsamling og vurdering av lønns- og fraværsdata fra lønnssystemet - kontroll mot grunnlag for utbetaling av fast og variabel lønn - brev til Rådmannen 4 Resultatet av undersøkelsen 4.1 Fravær Kartlegging av rutiner omkring fravær enhetsledere Det er Personaltjenesten som registrerer fravær på grunnlag av meldinger de mottar fra enhetslederne. Under Helse og velferd foretar merkantil i hovedsak fraværsregistrering på sine ledere selv. Dette er akseptert av Personaltjenesten. Vi stiller spørsmål om Personaltjenesten har myndighet til å beslutte dette. Dette betyr at det er etablert forskjellig praksis på de ulike tjenesteområdene i Trondheim kommune. I følge Personaltjenesten avtales ferie mellom den enkelte enhetsleder og vedkommendes kontaktperson hos Rådmannen. Når det gjelder sykefravær er det etablert skriftlige rutiner. Enhetsleder skal varsle sin kontaktperson ved fravær og holde kontaktpersonen orientert. Kontaktpersonen er ansvarlig for all oppfølging til enhetsleder er tilbake i ordinær stilling. Egenmeldinger og sykemeldinger skal leveres Personaltjenesten av enhetsleder. Personaltjenesten får ikke meldinger om fravær fra kontaktpersonene. Personaltjenesten på sin side utfører ingen kontrollfunksjon mht. at fravær blir meldt. Lønn og fravær enhetsledere Januar

5 Enhetslederne er unntatt arbeidstidsbestemmelsene og har ikke rett på fleksidager, men har en avtalefestet rett på 7 dager ekstra fri for overtid, møter på kveldstid mv. Personaltjenesten har opplevd liten ryddighet når det gjelder disse 7-dagene. Årsaken kan være at det er flere enhetsledere som ikke er eller har vært klar over at de inngår i denne ordningen, men Personaltjenesten mener at dette skal være avklart for de aller fleste nå. Enkelte foretar tidsregistrering, men det har i realiteten liten hensikt. Det er ikke opprettet eget kode i fraværsystemet for disse 7-dagene, men Personaltjenesten benytter kode 9511-avspas TMT. Når det gjelder fraværsrapporter er det i følge Personaltjenesten kun etterspørsel etter sykefraværsrapporter. Ellers er fraværsregistreringen viktig med hensyn til å holde oversikt over sykefravær og innkreve sykepenge- og fødselspengerefusjoner. Andre typer fravær registreres i hovedsak for å holde oversikt over for eksempel permisjoner, hvor mye ferie har den enkelte til gode, hvor mange egenmeldinger er benyttet mv. Vi stiller spørsmål om hvem i kommunen som følger opp enhetsleders fravær utenom sykefravær. Personaltjenesten utfører kun registrering av mottatte fraværsmeldinger og foretar oppfølging av refusjoner i forbindelse med sykefravær Resultatet av revisjonens kontroll Av de 207 kontrollerte enhetsledere er det ikke foretatt fraværsregistrering i det hele tatt for 56 enhetsledere, dvs. 27%. I tillegg til disse er det ikke registrert ferie på 28 enhetsledere, dvs. 13%. Dette betyr mangelfull fraværsregistrering på 40% av enhetslederne. I tillegg er det konstatert forholdsvis få egenmeldinger for denne gruppen. Av de 151 enhetslederne det er foretatt fraværsregistrering på, er det registrert egenmeldinger på kun 64 av disse, og da er det i de fleste tilfeller snakk om 1 eller 2 egenmeldinger. Det kan derfor virke som om enhetsledere har relativt mindre korttidsfravær på grunn av sykdom, men det er også mye som tyder på at ikke alt fravær blir meldt. Det er 14 enhetsledere som har registrert fleksidager i 2005 på kode 9500 i fraværsystemet. Årsaken kan i de fleste tilfeller være at de 7 dagene som de har rett på i følge arbeidsavtalen blir registrert som fleksitid. Imidlertid har 1 enhetleder registrert til sammen 23 fleksidager og 1 annen har registrert 9 fleksidager hittil i Dette er tatt opp i eget brev til Personaltjenesten, men kopi til Rådmannen og Lønnstjenesten. De øvrige 12 enhetslederne har registrert 7 fleksidager eller mindre. Ellers vil vi nevne at det er et mindretall av enhetslederne som har registrert fravær på kode 9511-avspasering TMT, jfr de 7-dagene de har rett til ekstra fri. 4.2 Fastlønn Kartlegging av rutinen Personaltjenesten skal håndtere all lønn til enhetslederne. Personalmappene er arkivert hos Personaltjenesten i avlåste skap. Personalmappene er arkivert etter fødselsnummer og innholdet er systematisk organisert i foldere for aktuelle tema. Melding om lønnsendringer mv. utenom resultatet av de årlige forhandlingene meldes til Personaltjenesten ofte pr. e-post. Personaltjenesten var opptatt av at alle forhold vedrørende en personalsak skrives og arkiveres i personalarkivet i Kontor 2000, men her svikter rutinen. Dette medfører at kommunen ikke har fullstendig oversikt over personalsakene i det elektroniske arkivet. Lønn og fravær enhetsledere Januar

6 Lønn til enhetsledere fastsettes etter årsverksmodellen. Minstelønn etter de siste forhandlingene er kr (leder for 0-25 årsverk). Det gjennomføres årlige forhandlinger for enhetslederne som resulterer i en protokoll. Ny lønn legges inn av Lønnstjenesten. I tillegg har enhetsledere med døgndrift et tillegg på kr og rektorer har diverse funksjonstillegg. Under de årlige forhandlingene gis det både generelle og personlige tillegg til enhetslederne. Av forhandlingsprotokollene fremgår kun ny årslønn og ikke hva de har fått i personlige tillegg. Dette har i følge Personaltjenesten resultert i at en ny enhetsleder feilaktig har fått tidligere enhetsleders personlige tillegg Resultatet av revisjonens kontroll Vi har sett på faste lønnutbetalinger til enhetslederne. Den lavest lønnede enhetsleder har en lønn på og den høyest lønnede har Vi har stikkprøvemessig kontrollert tilleggslønn utbetalt for en begrenset periode. Vi fant grunnlag for utbetalingene i personalmappene. For øvrig vil vi nevne at vi oppdaget at en enhetsleder som hadde permisjon uten lønn i perioden mars-juni 2005 ikke er blitt trukket for 25 feriedager. Ferie er tatt ut etter permisjonens utløp. Dette er tatt opp med Personaltjenesten i eget brev med kopi til Rådmannen og Lønnstjenesten. Lønnstjenesten har ordnet opp i dette med trekk i lønn i desember måned Variable utbetalinger Kartlegging av rutinen Grunnlag for utbetaling av variabel lønn skal sendes Personaltjenesten for attestasjon, anvisning og registrering. Det dreier seg i hovedsak om kjørelister, reiseregninger, kvitteringer for utlegg, mv. Overtid/timelønn skal normalt ikke utbetales til enhetslederne. Det er 4 saksbehandlere ved Personaltjenesten (med forskjellige ansvarsområder) som attesterer og det er leder for Personaltjenesten som anviser. Saksbehandlerne ved Personaltjenesten synes de har en vanskelig rolle med hensyn til å godkjenne utbetalinger og da spesielt reiseregninger til enhetsledere. Årsaken er at de er tildelt en oppgave, men synes at de ikke har tilstrekkelig myndighet. Dessuten har de erfart at de ikke kommer noen vei ved å løfte opp enkeltsaker. Dette har resultert i at de i noen ganger godkjenner utbetalinger uten å kunne gå god for gyldigheten. Enhetsledere har begynt å skrive reiseregninger mv. via det elektroniske reiseregningssystemet Ad travel. Saksbehandlere ved Personaltjenesten får tilsendt reiseregning, kjørebok, utlegg mv. elektronisk for attestasjon. Leder for Personaltjenesten anviser Resultatet av revisjonens kontroll Vi plukket ut til sammen 25 enhetsledere med forholdsvis mye variable lønnsutbetalinger for kontroll. Vi foretok kontroll mot grunnlag arkivert ved Personaltjenesten. Grunnlagene for utbetalingene var fordelt i permer pr. saksbehandler. Vi synes at arkivsystemet ikke er særlig godt, da vi måtte lete i flere permer for å finne grunnlagene. Enkelte bilag fant vi ikke, men ble i ettertid fremskaffet på forespørsel. Ellers var det flere bilag vi ikke fant på grunn av at det er andre enheter som har foretatt registrering i NLP. Dette gjelder 7 (28%) av de 25 kontrollerte Lønn og fravær enhetsledere Januar

7 enhetslederne. Det er sekretærene ved disse enhetene som har foretatt registrering i NLP. Anvisning før utbetaling er da ikke gjort. Vi innhentet dokumentasjon hos de enhetene som har foretatt de største utbetalingene for å kontrollere at det finnes gyldig dokumentasjon av utlegg mv. Dokumentasjon finnes, men formål var ikke alltid anført på kvitteringene. Dersom systemet Ad travel benyttes fullt ut vil både reiseregninger, kjøring og utlegg sendes elektronisk til attestasjon og anvisning til ansatte ved Personaltjenesten. Dette betyr at problemet med manglende lojalitet mht å sende bilag for utbetaling via Personaltjenesten vil løse seg dersom systemet faktisk benyttes av enhetslederne. Vi fant også noen få enhetsledere som har fått overtidsbetaling i Vi har innhentet forklaringer på dette. En leder har fått godkjent dette av direktør for noe kveldsarbeid, noen har opparbeidet dette før tilsetting som enhetsleder og for en leder vedrører overtiden 2004 og at ny ordning (dvs. unntak fra arbeidstidsbestemmelsene og 7 dager ekstra fri) ble gjeldende for ham først fra Omplasserte enhetsledere Kartlegging av rutinen Hovedtariffavtalens 3.4 omhandler regler for omplassering. I følge Personaltjenesten er det ikke gode rutiner når det gjelder omplassering av enhetsledere. Praksis varierer fra direktør til direktør. Regelen er i følge Personaltjenesten at omplassert enhetsleder beholder sin lederlønn, men de blir ikke med ved lønnsforhandlingene for lederne. Innen Helse og Velferd fjernes først tillegget på kr For øvrig bør det inngås avtale med direktør, men Personaltjenesten stiller spørsmål om det virkelig finnes slike avtaler. Ellers praktiseres at enheten som den omplasserte lederen kom fra fortsatt blir belastet for lønnsutgiftene og den nye enheten holder oversikt over fravær mv. Personalmappene til omplasserte enhetsledere ligger stort sett hos Personaltjenesten til de får fast arbeidssted Resultatet av revisjonens kontroll Vi har sett på 2 rektorer som er omplassert. Denne ene har fått ny fast stilling og den andre har ikke fått fast stilling ennå, men er i arbeid. Den førstnevnte rektoren har ikke skriftlig avtale og har beholdt kr i funksjonstillegg som rektor. Den andre har i følge Personaltjenesten avtale. Det faste funksjonstillegget er tatt bort. 5 Oppsummering Fraværsregistreringen er ikke fullstendig. Vi mener dette skyldes svikt i melderutinen fra enhetslederne til Personaltjenesten og for svak oppfølging/intern kontroll av Personaltjenesten og/eller av kontaktpersonene hos Rådmannen. Det er etablert forskjellig praksis når det gjelder fraværsregistrering. Enheter organisert under Helse og velferd registrerer i stor grad fravær til sine enhetsledere selv, mens Personaltjenesten registrerer for de øvrige enhetsledere. Dette er godkjent av saksbehandler hos Personaltjenesten, men vi stiller spørsmål om saksbehandler har myndighet til å beslutte dette. Lønn og fravær enhetsledere Januar

8 Det er også konstatert forskjellig praksis når det gjelder arbeidstidsordninger, men det tyder på at det er ryddet opp i det meste i løpet av Imidlertid er det enhetsledere som fremdeles registrerer fleksidager. Det kan være at de registrerte fleksidagene gjelder de avtalte 7 dagene, men noen enhetsledere har registrert flere enn 7 fleksidager. Dette må følges opp. Personaltjenesten har opprettet et godt arkivsystem for personalmappene til enhetslederne. På grunn av at enkelte forhold vedrørende personalsaker sendes pr. epost til Personal-tjenesten er det elektroniske personalsystemet i K2000 ufullstendig. Personaltjenesten har ikke et godt nok og ensartet arkivsystem for lønnsbilag. Det var ikke lett å spore grunnlagene for utbetalingene. Det er konstatert at ikke alle enheter er lojale til ordningen med at alle utbetalinger til enhetsledere skal håndteres av Personaltjenesten. Dette forholdet kan til dels løses ved systemet Ad travel. Det finnes dokumentasjon for de kontrollerte variable lønnsutbetalingene, men det er påvist svikt i anvisningsrutinen når det gjelder utbetalinger registrert hos enhetene. Et annen forhold er at en enhetsleder ikke er blitt trukket i lønn for avviklet ferie. Saksbehandlerne ved Personaltjenesten mener de ikke har tilstrekkelig myndighet med hensyn til å gå god for gyldigheten på utbetalingene. Det er derfor en svakhet at saker ikke blir tatt tak i dersom enkelte problemstillinger blir løftet opp i organisasjonen av saksbehandlerne. Det ser ut som det ikke er etablert gode rutiner for omplassering av enhetsledere. Det skrives ikke alltid avtale og det er ikke alltid likebehandling. Lønn og fravær enhetsledere Januar

9 6 Tilbakemelding fra Rådmannen TRONDHEIM KOMMUNE Rådmannen, kommunaldirektør for organisasjon Trondheim kommune Revisjon og resultatkontroll N-7004 TRONDHEIM Vår saksbehandler Anne Cathrine W. Moseng Vår ref. 05/42880/ oppgis ved alle henv. Deres ref. 05/40594/216 Dato Lønn og fravær for enhetsledere i Trondheim kommune Viser til brev d fra revisjonen angående lønn og fravær for enhetsleder i Trondheim kommune. Ad. pkt. 1. Fravær enhetsledere Rådmannen registrere at de rutiner for føring av fravær hos enhetsledere i Trondheim kommune ikke følges av alle. Det er Personaltjenesten som skal føre fraværet. Enhetsleder skal sende alle opplysninger om fravær til Personaltjenesten være seg sykmelding, egenmelding, ferie eller uttak av de ekstra 7 fridager. Rådmannen vil ta dette opp med Personaltjenesten og enhetsledere slik at disse prosedyrer følges. Rådmannen vil sørge for at Lønnstjenesten oppretter egen TT-kode for de ekstra fridagene, slik at det kommer tydelig frem. Det er nedfelt prosedyrer for oppfølging av sykemeldte enhetsledere. Rådmannen holder nå på å kvalitetssikrer tilsettingsprosedyrer for tilsetting av enhetsledere hvor det henvises til dette. Når det gjelder rett til flexidager og overtid har det vært en uenighet mellom arbeidstakerorganisasjonene og arbeidsgiver om dette. Fra ble alle enhetsledere overført til kapittel 3. pkt og da er det egen sentral særavtale for ledere SGS 1004 Ledere som gjelder. Rådmannen slutter seg til Personaltjenestens kommentarer om at dette skal være kjent for alle nå. Likeledes holder rådmannen i samarbeid med Personaltjenesten og utarbeide nye tilsettingsbrev for enhetsledere hvor dette kommer frem i tilbudsbrevet. Lønn og fravær enhetsledere Januar

10 Ad. pkt. 2. Fast lønn Tilsetting av enhetsledere være seg fast, vikar, konstituering skal foregå hos rådmannen. Alle papirer oversendes Personaltjenesten når saken er ferdig fra rådmannen. Det innebærer at det er rådmannen som fastsetter lønn som fremkommer i tilsettingsbrevet. Grunnet svikt i noen rutiner,som også påpekes i brevet, har rådmannen laget nye rutiner ved tilsetting av enhetsleder som også inneholder rutiner ved fratredelse som vil bli sendt ut til alle berørte i disse dager. Rutinebeskrivelsen ligger vedlagt. Ad.pkt. 3. Variable utbetalinger Personaltjenesten skal kontrollere at reiseregningen er i tråd med gjeldene lov og avtaleverk. Rådmannen vil ha en gjennomgang med Personaltjenesten når det gjelder dette punktet. Rådmannen slutter seg til revisjonens betraktinger angående bruk av Ad travel og vil sørge for at slik informasjon går ut til enhetslederne. Når det gjelder overtid er ikke enhetslederne lenger omfattet av dette. Ad. pkt. 4. Omplasserte enhetsledere Rådmannen vil vise til pkt. 2 hvor det påpekes at en har laget nye rutiner for tilsetting av enhetsleder. De rutinen omhandler et pkt. om fratredelse hvor dette er omtalt. Slik at revisjonens bemerkninger her skulle være i varetatt. Med hilsen TRONDHEIM KOMMUNE Elin Rognes Solbu kommunaldirektør for organisasjon Anne Cathrine W. Moseng Rådgiver Vedlegg: Rutinebeskrivelse tilsetting av enhetsleder Lønn og fravær enhetsledere Januar

11 7 Revisjonens kommentarer til Rådmannens tilbakemelding Revisjonen merker seg at Rådmannen vil ta opp med Personaltjenesten og enhetslederne at prosedyrene for melding og registrering av fravær følges. Dessuten vi Rådmannen sørge for at det blir opprettet en egen fraværskode for de ekstra 7 fridagene. Når det gjelder variabel utbetalinger vil Rådmannen ha en gjennomgang med Personaltjenesten. Ellers merker revisjonen seg at Rådmannen har laget nye rutiner for tilsetting av enhetsledere som også inneholder rutiner ved fratredelse. Lønn og fravær enhetsledere Januar