på reise fra personal til HR

Transkript

1 1 på reise fra personal til HR NTNUs fraværs- og refusjonsprosjekt Rådgiver Jens Petter Nygård Personalavdelingen, NTNU Bluegardendagene 23. oktober 2012

2 2 NTNUs fraværs- og refusjonsprosjekt overgang til elektronisk oppfølging av fravær og refusjon Tema: Kort om NTNU HR-prosjektet NTNUs gjennomgang av hele HR-området Nye prosesser for melding og oppfølging av fravær og refusjon: Prosess for melding av sykefravær Prosess for ferie Prosess for seniordager Prosess for velferdspermisjon og andre permisjoner Foreldrepermisjon Overgang til elektronisk fraværsregistrering Refusjonsprosessen Erfaringer så langt

3 3 NTNUs visjon: Kunnskap for en bedre verden Legge premisser for kunnskapsutviklingen Skape verdier: økonomisk, kulturelt og sosialt Utnytte teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil, faglig bredde og tverrfaglig kompetanse til å møte utfordringene Norge og verden står overfor April 2012 Aug 2012

4 4 Overordnete mål Høyt internasjonalt nivå, med flere fagmiljøer i internasjonal toppklasse. Førsteklasses laboratorier og infrastruktur. Tiltrekke oss de beste studentene og medarbeiderne. Studenter og medarbeidere som er stolte av å tilhøre NTNU. April 2012 Aug 2012

5 5 NTNU i tall (2011) 52 institutter fordelt på 7 fakulteter NTNU Universitetsbiblioteket NTNU Vitenskapsmuseet søknader med NTNU som alternativ primærsøkere registrerte studenter, herav 7596 nye 3244 uteksaminert med avsluttet grad 335 avlagte doktorgrader, herav 36 % kvinner 5132 årsverk totalt i ordinære stillinger (17815 LTO) 3173 i undervisning, forskning og formidling, herav 622 professorer Driftsinntekter for 2011 på 5,2 milliarder kroner Utbetalte 2,7 milliarder i lønn m 2 egne og leide arealer April 2012 Aug 2012

6 6 NTNUs organisasjon NTNUs HR-funksjon - Sentral personalavdeling er prosesseier - operativt ansvar er desentralisert - bindes sammen i uformelle møteplasser Personallederforum (månedlige møter) Personalforum (2-3 samlinger i semesteret) HR-skolen (etter behov) Mikronettverk Personal/HR NTNU Personal/HR Sentral.adm Personal/HR AB Personal/HR DMF Personal/HR HF Personal/HR IME Personal/HR IVT Personal/HR NT Personal/HR SVT Personal/HR VM NTNU mars 2010

7 7 Målbilde 2012 HR-prosjektet I 2012 har enhetene utviklet personalplaner tett knyttet til sine faglige strategier og økonomiske forutsetninger, og tilpasset den kompetanse arbeidsmarkedet kan by på og som kan utvikles internt. NTNU rekrutterer vitenskapelig personale på høyt internasjonalt nivå. Integreringen av nyansatte har fått en kvalitet som gjør at nyansatte er raskt operative, og de integreres bedre inn i arbeids- og fagmiljøet. Gjennom medarbeidersamtaler og andre målrettede tiltak foreligger det konkrete utviklingsplaner for den enkelte medarbeider. Disse har en tett forankring i enhetenes personalplan. HR-funksjonen har en aktiv og støttende rolle overfor den enkelte leder i dette arbeidet. Personalforvaltningen preges av høy profesjonalitet og effektive prosesser.

8 8 HR-prosessen ved NTNU NTNUs visjon, mål og strategi NTNUs omdømme som attraktiv arbeidsgiver Nye medarbeidere skal raskt integreres og bli en del av det produktive arbeidsmiljøet Systematisk utvikling og oppfølging Administrasjon Gode faglige utviklingsmuligheter Overføring av kompetanse Rekruttering Integrering Avslutning Rekruttering med fokus på fremtid Sammen om felles mål Utvikling og belønning En åpen, trygg og god arbeidsplass Positive ambassadører Strategisk personalplanlegging Organisasjons-, kompetanse- og kulturutvikling

9 9 Hvorfor elektronisk fraværsoppfølging? NTNU trenger bedre oversikt over fravær for å ivareta sin funksjon som arbeidsgiver Strengere krav til IA-oppfølging, kortere frister Trenger oversikt for å blant annet følge opp ferieavvikling - unngå krav om utbetaling av ferie Korrekt grunnlag for refusjon fra NAV Det nye er at å registrere elektronisk ifelles system (fravær skal registreres i dag også!) Elektronisk fraværsregistrering forenkler og frigjør ressurser til annet HR-arbeid og til forskning og undervisning

10 10 Hvorfor elektronisk fraværsoppfølging? Dagens fysiske personalmappe Elektronisk personalarkiv (ephorte) Inneholder bla : - Underskrevet arbeidsavtale / bekreftelse - Søknad - Attester og vitnemål - Forlengelsesbrev - Taushetserklæring - Oppfølgingsplan - Personalsak Elektronisk personalarkiv Inneholder bla : - Søknad(er) - Attester og vitnemål - Arbeidskontrakter - Forlengelsesbrev - Taushetserklæring - Evt. disiplinærsaker - Egenmeldinger - Permisjonsøknader - Sykmeldinger - Ferieoverføring Fraværs-skjema mv i Personal- Systemet (PagaWeb) Inneholder bla : - Permisjonssøknader - Oversikt over ferie - Søknad om overføring av ferie - Egenmeldinger - Opplysning om sykefraværsperioder

11 11 Paga som lønns- personalsystem - ansatte og ledere forventer å se opplysningene om fravær mv i personalsystemet For medarbeiderne: Vil registrere opplysninger om seg selv, se registrerte opplysninger, og administrere sitt arbeidsforhold, søke permisjon, levere reiseregning, registrere ferie, egenmelding osv, se lønnsslipp og historiske data om sine arbeidsforhold. For lederne: System som forenkler personalarbeidet, gir støtte til oppfølging av medarbeidere, og gir nødvendig oversikt over ansatte som enkeltpersoner og gruppe For HR-medarbeiderne: Vil ha et system som støtter og forenkler HR-prosessene, gir støtte til personaladministrasjon, gir data om personer og arbeidsforhold, og gir god personstatistikk For sentral ledelse på fakultet og sentralt: System for styrings og ledelsesinformasjon på personalfeltet, og grunnlag for personalstatistikk og data til virksomhetsstyring

12 12 Fraværs og refusjonsprosjekt Prosjekt i Personalavdelingen Personalsjefen prosjekteier Prosjektleder fra fakultet Prosjektstøtte sentral Personalavdeling og sentral lønnstjeneste Mikronettverk som faglig nettverk for avklaringer mv Bygger på pilot ved to fakulteter SVT prøvde ut desentral modell, med PAGA 2.0 klient på fakultet DMF prøvde ut sentralisert modell med sentral refusjonsbehandling Konklusjon ble sentralisert modell bla pga kompetanse og sårbarhet Prosjektet innfører elektronisk fraværsoppfølging og refusjonsoppfølging, produserer ISO-skjema i oppstarten Refusjonssenter fra høsten 2012 på Personalavdelingen registrerer alle sykemeldinger, krever og følger opp refusjon fra NAV

13 13 Generelt om fraværsregistrering Person og arbeidsforhold Fravær del av dagen registreres ikke Ikke fravær: Avspasering Flytting av arbeidssted Forskningstermin Permisjon ny stilling internt (pga Paga og pensjonsrapportering) Nødvendig korttidsfravær

14 14 Ansatt-typer og utlønningsmåte - fraværsregistrering Ansattforhold og lønnstype Fraværs-registrering Tekst Ansattes ansvar HR s ansvar Leders ansvar Fast ansatt (F), Midlertidig (M) på månedslønn Midlertidig (M), Timelønte (T) Ekstrahjelp (X), Gjesteforsker (GF) på timelønn, Stud.ass/Lærings.ass (U) Pensjonist (P) Registrerer egenmelding, barns sykdom, ferie, velferdspermisjoner, foreldrepermisjon i PagaWeb Registerer fravær og permisjoner på papirskjema som sendes leder/hr ihht til prosessbeskrivelse Kontrollere at ansattes fraværsregistrering er ihht til regelverk Registrere legemeldt fravær Registrerer fravær og permisjoner som er refusjonsberettiget. Evt. registrerer annet fravær på vegne av ansatte i PagaWeb hvis enheten etablerer dette som rutine. Godkjenner ansattes egenmeldinger, ferie og permisjonssøknader i PagaWeb Godkjenner ansattes egenmeldinger, ferie og permisjonssøknader på papirskjema. Evt. registrerer fravær på vegne av ansatte i PagaWeb hvis enheten etablerer dette som rutine. Bedømmelseskomité (BK), Sensur (S), Ekstern (vikarbyrå) Ingen fraværsregistrering Ingen fraværsregistrering Ingen fraværsregistrering

15 15 Fraværsprosessene Utviklet som del av HR-prosjektet i 2009 Fastsatt av styringsgruppa for HR-prosjektet Bygger på «beste praksis» fra alle enheter Er en kompromiss mellom ulike hensyn, skal gi lederstøtte gi nødvendig kontrollmulighet bidra til likebehandling av like tilfeller gi korrekt bruk av regelverket være effektivt og unngå feil i etterfølgende behandling

16 16 Prosess for melding av sykefravær Hvorfor en prosess for melding av sykefravær? For at NTNU skal ivareta den enkelte medarbeider og den enkeltes arbeidsoppgaver ved sykdom er det viktig at fravær så raskt som mulig meldes til leder. Medarbeider har også en selvstendig plikt til å levere egenmelding ved egen eller barns-/barnepassers sykdom, slik at fraværet ikke blir regnet som urettmessig fravær. Hvem har nytte av prosessen? alle medarbeidere Ledere Roller i prosessen medarbeider leder HR-medarbeider (Fraværs og refusjonssenter)

17 17

18 18 Prosess for fastsettelse og avvikling av ferie Hvorfor en prosess for fastsettelse og avvikling av ferie? Sørge for at medarbeidere får avviklet lovbestemt ferie, ivareta virksomhetens behov under ferieavviklingen og sørge for at NTNU har oversikt over den enkeltes ferieavvikling. Hvem har nytte av prosessen? alle medarbeidere Roller i prosessen medarbeider leder HR-medarbeider

19 19

20 20 Prosess for fastsettelse og avvikling av seniordager Hvorfor en prosess for fastsettelse og avvikling av seniordager? Sørge for at medarbeidere får avviklet avtalebestemte dager, ivareta virksomhetens behov under avviklingen og sørge for at NTNU har oversikt over den enkeltes uttak av seniordager. Hvem har nytte av prosessen? alle medarbeidere som fyller 62 år eller mer i kalenderåret Roller i prosessen medarbeider leder HR-medarbeider

21 21 Seniordager HR-prosess Lønnsprosess Medarbeider skal avikle seniordager Medarbeider Leder HR Sentral lønn/ PagaWeb Registrerer avtalt uttak i PagaWeb Avklarer regelverk mv Avvikler avtalt dager, registrerer evt. avvik Godkjenner registrert uttak Initierer, bistår, følger opp Avklarer regelverk mv Uttak seniordager arkiveres i Paga Godkjenner registrerte avvik Evt. avvik arkiveres i Paga Seniordager gjennomført / utbetaling februar påfølgende år Ca 1. oktober: Får beskjed om å avvikle/ registrere dagene Sjekker om ansatte har uregistrert/ uavviklet dager Initierer, bistår, følger opp

22 22 Søknad om velferdspermisjon og andre permisjoner Hvorfor en prosess for velferdspermisjoner og andre permisjoner? Ivareta den enkelte medarbeiders behov for permisjon for kortere eller lengre tidsrom. Gi lederen grunnlag for å vurdere permisjonsgrunnlaget og innvilge permisjoner. Sørge for at NTNU følger lovverket. Hvem har nytte av prosessen? alle medarbeidere ledere Roller i prosessen medarbeider leder HR-medarbeider

23 23

24 24 Søknad om foreldrepermisjon Hvorfor en prosess for foreldrepermisjon? Følge opp den enkelte medarbeider på en god måte i forbindelse med foreldrepermisjon. Sørge for at NTNU følger lovverket, og at NTNU får korrekte refusjoner. Hvem har nytte av prosessen? alle medarbeidere som får egne/adopterer barn ledere Roller i prosessen medarbeider leder HR-medarbeider

25 25 Foreldrepermisjon oktober 2012 Medarbeider søker permisjon Medarbeider Leder HR Fravær og refusjonssennter/ PAGA Søker om permisjon (PagaWeb) Avklarer regelverk, info om praksis Går ut i permisjon Leder vurderer og godkjenner Bistår leder, behandler søknad Permisjonssøknad arkiveres i PagaWeb Gjeninntrer etter permisjon Avklarer gjeninntreden Behandler gjeninntreden, sender evt lønnsmelding Evt lønnsmelding arkiveres PagaWeb Ansatt er tilbake i jobb

26 26 Oppstart elektronisk fraværsregistrering alle ansatte Start elektronisk registrering fra jan 2012 HR-skolen i januar for HR-konsulenter Målsetting for nye prosesser, gjennomgang av fraværsprosessene med tilhørende regelverk og skjema Lederopplæring/informasjon pr. fakultetet med fokus på lederoppgaver (ca 1 time) Målsetting, gjennomgang nye prosesser, fokus på godkjenning Fakultetsvis opplæring for ansatte (ca 1 time) Felles opplæring på engelsk Målsetting, gjennomgang nye prosesser, fokus på registrering - alle ansatte i gang var i løpet av mars ferie registrert i PAGA 2012

27 27 Sentralisert refusjonsprosess (fra okt 2012) Hvorfor en prosess for søknad om refusjon Sørge for at NTNU får korrekt grunnlag for refusjonsutbetaling fra NAV. Hvem har nytte av prosessen? alle medarbeidere HR-konsulenter ledere Roller i prosessen Leder Fraværs- og Refusjonssenteret

28 28 Refusjonsprosess NTNU - okt 2012 Egenmeldt fravær registrert i PagaWeb Medarbeider Leder HR Fraværrefusjonsenter Personalavd. Refusjonsmotor Regnskap Evt nyregistrering Fravær importert i PAGA 2.0 Legemeldt fravær registrert i Paga 2.0 Sykemelding sendes Fravær og refusjonssenter Medarbeider informeres og evt endrer registrering Avklarer eventuelle tiltak HR behandler melding om feil, fritak ol, vurderer tiltak Evt. Behandler oppgave i refusjonsinnkurv Saksbehandler og genererer refusjonskrav Refusjonskrav generert (ISO-skjema) Behandler og sender refusjonskrav til NAV NAV behandler refusjonskrav NAV Mottar informasjon om refusjon via rapporter i Dicoverer / PagaWeb Mottar refusjon fra NAV, saksbehandler mottak Mottatt refusjon importert Krav posteres i regnskap Overfører og avstemmer refusjon Mottatt refusjon postert i regnskap Refusjonsprosess gjennomført

29 29 Erfaringer så langt Økte refusjoner pga: - Korrekt grunnlag da Paga velger beste beregning - Fritak for arbeidsgiverperiode ved kronisk og hyppige sykdom - Fritak for arbeidsgiverperiode ved graviditetsrelatert sykdom - Egenmeldt sykdom før legemeldt sykdom medberegnes i arbeidsgiverperioden - Økt fokus på å levere sykmelding og krav til NAV i tide - Økt kvalitet på krav til NAV (unngår retur) - Avdekker feil i mottatte refusjoner fra NAV - Systematisk oppfølging av ferie og mindre utbetaling av restferie

30 30 Erfaringer så langt Frigjorte ressurser pga: - Paga beregner krav til NAV (inntekts og skatteopplysningsskjema genereres automatisk) - Paga gjør det mulig med halvautomtiske avstemming - Manuelle oppfølgingsrutiner med excel-ark er avskaffet ut - Forenklet rapportering i økonomisystem - Direkte tilgang til maksdato i PagaWeb (varselliste) som oppdateres av NAV - Enklere å fastsette og følge opp ferieavvikling

31 31 Eierskap og ansvar i fraværsprosessene Sentral personal eier fraværsprosessene, som innebærer: ansvar for fraværsprosess faglig ansvar for refusjon ansvar for brukerstøtte, opplæring og kompetanseutvikling etablert mikronettverk sammen fakultetene meldinger ang fravær og ferie i Paga 2.0 flyttes automatisk til fravær/refusjonsinnboks Sentral lønn ansvar for iverksettelse av lønnsmessige konsekvenser (trekk, innberetning, utbetaling) etter melding fra fraværs og refusjonssenter

32 32 veien videre Prosjektet avsluttes i løpet av 2012, til da: - opplæring, rutineutvikling, konsolidering Fraværs og refusjonssenteret - evaluering og videreutvikling av fraværsprosessene i mikronettverk - Konsolidering og kompetanseutvikling på fakultetsnivå Fra 2013 videreføres prosess og rutineutvikling i Personalavdelingen - Fraværs og refusjonssenteret tar ansvar for videre utvikling av prosessene, inkl brukerstøtte, faglig veiledning og opplæring

33 33 Spørsmål?