Fremgangsmåte ved foreldrepermisjon. Gjelder fra: 01.juni Utarbeidet av: HR-seksjonen

Transkript

1 Lederhåndbok Prosedyre Fremgangsmåte ved foreldrepermisjon Gjelder fra: 01.juni 2015 : Utarbeidet av: HR-seksjonen Godkjent av: personaldirektør Bakgrunn og formål I samsvar med lov- og avtaleverk og interne retningslinjer, legges det til rette for fleksible løsninger for avvikling av foreldrepermisjoner. Disse retningslinjer skal sikre at arbeidstaker får avviklet sine rettmessige permisjonsdager, samtidig med at permisjonsavviklingen ikke medfører større samlet fravær enn rettighetene gir rom for. Videre skal fremgangsmåten sikre likebehandling av ansatte, samt å sikre riktig refusjon fra NAV 1. Ansvar Arbeidstaker, ledere med personalansvar og ledelse ved virksomheter/avdelinger. Personal- og organisasjonsstaben har et overordnet ansvar for kvalitetssikring, og å sikre likebehandling. Hvem avgjør rett til foreldrepenger og permisjon. Retten til permisjon, og hvordan denne skal avvikles, reguleres av arbeidsmiljøloven, og avgjøres av arbeidsgiver. Folketrygdloven regulerer retten til foreldrepenger (og refusjon for arbeidsgiver) og vedtas av NAV. Det er med andre ord ikke NAV som skal godkjenne foreldrepermisjonen, men Østfold fylkeskommune. Det presiseres at arbeidstaker skal søke om, og avklare foreldrepermisjonen med arbeidsgiver før søknad om foreldrepenger sendes til NAV. Lokalt innvilgede permisjoner som ikke er i tråd med gjeldende lover, regler og fylkeskommunens praksis, vil kunne bli avvist, og ny/endret søknad må fremmes. Utsettelse og/eller delvis uttak av foreldrepermisjon Hovedregelen er at den samlede permisjonen etter AML 12-5(1) må tas ut sammenhengende, og at det må foreligge særskilte forhold til grunn for å vurdere gradering eller utsettelse. Dersom den ansatte ønsker å utsette, og eller delvis ta ut foreldrepermisjonen, så må arbeidsgiver vurdere om denne kan avvikles samtidig med at hensynet til virksomheten for øvrig kan ivaretas på en forsvarlig måte. Utsettelse, og eller delvis uttak av foreldrepermisjon som vurderes å være til vesentlig ulempe for virksomheten vil altså kunne bli avslått. Spesielt ved skolevirksomhetene presiseres det at undervisningspersonalet ikke har anledning til å utsette eller stanse permisjonen midlertidig i arbeidsfrie perioder høst, jul, vinter, påske og i forbindelse med sommerferien. Dette betyr at foreldrepermisjonen også løper i de arbeidsfrie periodene. Det vil heller ikke gis åpning for å ta ut delvis foreldrepermisjon i arbeidsfrie perioder eller eksamensperioder i mai-juni og desember, da dette gir større samlet fravær enn arbeidstaker har krav på. 1 Arbeidsgiver utbetaler fødselspenger og adopsjonspenger til arbeidstakere som omfattes av HTA 1 i hele den tid arbeidstakeren har rett til slik stønad etter folketrygdloven. Refusjonsbeløpet tilfaller arbeidsgiver. Retten til lønn opphører når arbeidsforholdet opphører, jf. HTA 8.1 Gjelder fra: 01.juni 2015 Side 1 av 6

2 Avvikling av ferie Ferie skal som hovedregel avvikles i hovedferieperioden, eller rett etter utløp av permisjon. For undervisningspersonalet spesielt, skal ferie (5 uker) avvikles, tellende bakover fra siste virkedag i juli. Endring av foreldrepermisjonen underveis Tydelige avklaringer på forhånd om avvikling av foreldrepermisjonen, skal bidra til å begrense endringer i permisjonen underveis. Søknad om endring av foreldrepermisjonen skal alltid sendes til arbeidsgiver for avgjørelse. Søknad om nytt vedtak om foreldrepenger til NAV kan kun sendes dersom endringssøknad er godkjent. Omsorgspermisjon ved fødsel Ved nedkomst tilstås far/medmor to uker omsorgspermisjon. Permisjonen løper uavhengig av helligdager og lovfestet ferie, samt arbeidsfrie perioder for undervisningspersonale og arbeidstakere i turnusordning. Ulønnet foreldrepermisjon Ulønnet foreldrepermisjon etter AML 12-5(2) forutsetter at lønnet foreldrepermisjon etter 12-5(1) er tatt ut sammenhengende og "fulltid" (dvs ikke gradert eller utsatt). Videre forutsettes det at permisjonen tas ut fulltid i inntil 1 år. Ved ulønnet permisjon under 1 år, forbeholder arbeidsgiver seg retten til å medvirke i fastsettelsen av tidspunkt for gjeninntreden. For eksempel vil ikke gjeninntreden like før en arbeidsfri periode bli innvilget dersom det søkes om kortere permisjon enn 12 måneder. Ulønnet permisjon etter AML 10-2(4) omfatter redusert arbeidstid (les: deltid), og kan søkes om dersom søkeren ikke tilfredsstiller kriteriene for permisjon etter 12-5(2). Arbeidstaker kan ikke ensidig kreve valg av arbeidstidsordning, men må sammen med arbeidsgiver komme frem til en tilfredsstillende ordning for redusert arbeidstid. Søknadsprosedyre Ved kjennskap om dato for fødsel/adopsjon Arbeidstaker må varsle arbeidsgiver, og snarest gå i dialog for å legge en plan for avvikling av foreldrepermisjonen. Virksomhet/avdeling gir lønningsseksjonen et forhåndsvarsel om planlagt termin/adopsjon. Arbeidstaker søker om foreldrepermisjon tjenestevei. Leder søker evt. veiledning hos personal med kompetanse innenfor saksfeltet foreldrepermisjoner. Nærmeste leder og saksbehandler forbereder søknader for avgjørelse hos virksomhetsleder. Personal- og organisasjonsstaben kan også bistå med råd/veiledning. Godkjenning av søknad tas med forbehold om at søkeren har rett til foreldrepenger fra NAV. Søknaden skal blant annet inneholde opplysninger om: o Dekningsgrad 80 eller 100 %. Kan ikke endres underveis i permisjonstiden o Eventuelt ønske om utsettelse eller gradering av foreldrepenger o Tid for avvikling av ferie (NB: Undervisningspersonalet skal primært avvikle all ferie, tellende bakover fra 31.juli). o Plan for når, og på hvilken måte den andre omsorgspersonen skal avvikle sin del av foreldrepermisjonen. Gjelder fra: 01.juni 2015 Side 2 av 6

3 Ved nedkomst- varsel til arbeidsgiver Barnets fødselsdato danner grunnlaget for beregning av foreldrepermisjon. Arbeidsgiver skal varsles, uavhengig om det er mor eller far/medmor som er ansatt i ØFK. Fødselsmelding mottatt på sykehuset sendes elektronisk til nærmeste leder snarest mulig (F.eks bilde fra mobil, scannet). Leder videresender denne til lønningskontoret uten forsinkelse. (Tips: Av personvernhensyn anbefales det å dekke til/sladde de siste 5 sifre i personnummer før bildet/skanningen tas). Etter innvilget permisjon hos arbeidsgiver, søker arbeidstaker om foreldrepenger til NAV. Søknad om foreldrepenger skal korrespondere med avtalt foreldrepermisjon. Kopi av søknad til NAV leveres arbeidsgiver. Merk: NAV vurderer kun rett til foreldrepenger; ikke permisjon. Ettersendelse av vedtak om foreldrepenger fra NAV Arbeidstaker sender alle vedtak fra NAV til egen virksomhet som igjen sender kopi til personal- og organisasjonsstaben ved lønningskontoret. Saker som mangler vedtak fra NAV, eller som ikke er i tråd med avtalt permisjon med arbeidsgiver, regelverk eller retningslinjer i Østfold fylkeskommune blir ikke godkjent og må behandles på nytt. Endringer underveis i permisjonen. Søknadsprosedyre beskrevet over gjelder også for endringer. Søknad om nytt vedtak om foreldrepenger til NAV kan bare fremmes dersom permisjonsendringen er godkjent. Omsorgspermisjon ved fødsel (to uker) Søkes på skjema for foreldrepermisjon. Permisjonen løper uavhengig av helligdager og lovfestet ferie, samt arbeidsfrie perioder for undervisningspersonale og arbeidstakere i turnusordning. NAVs ulike søknadsskjema forbundet med foreldrepenger. Husk at virksomhet alltid sender kopi av disse, samt vedtak til lønningsseksjonen. NAV Søknad om foreldrepenger ved fødsel Permisjonsavvikling skal være avklart med arbeidsgiver på forhånd NAV Søknad om foreldrepenger ved adopsjon Permisjonsavvikling skal være avklart med arbeidsgiver på forhånd NAV Søknad om utsettelse eller gradert uttak av foreldrepenger Krever skriftlig avtale med arbeidsgiver Tolkning av lover og avtaler Etter arbeidsmiljøloven kan visse tvister avgjøres i tvisteløsningsnemda, som er et eget forvaltningsorgan. Tvisteløsningsnemda har behandlet flere tvister angående foreldrepermisjoner siden Østfold fylkeskommune behandler og vedtar søknader om fødselspermisjoner innenfor regelverket, og som er i tråd med de vurderinger og den praksis som tvisteløsningsnemda har lagt til grunn for sine vedtak i disse sakene. Arbeidsmiljøloven 12 AML 12-5 første ledd gir foreldrene rett til permisjon i til sammen tolv måneder, inkludert svangerskapspermisjon og fødselspermisjon etter 12-2 og Delvis permisjon etter 12-6 er en ordning for foreldre som ønsker å veksle mellom arbeid og permisjon, sammenlignbar med redusert arbeidstid. Ordningen innebærer altså at permisjonen etter 12-2, 12-4 og 12-5 spres over et lengre tidsrom enn tolv måneder, og da slik at man jobber i Gjelder fra: 01.juni 2015 Side 3 av 6

4 redusert stilling i den forlengede perioden (f.eks. slik at man jobber 50 % over en periode på to år). Tvisteløsningsnemnda har i flere saker med henvisning til forarbeidene til den tidligere arbeidsmiljøloven 31 nr 3 (Ot.prp. nr. 3 for ) uttalt at «den samlede permisjonen på tolv måneder etter 12-5 (1) må tas ut sammenhengende med mindre særlige forhold tilsier noe annet, og at det ikke vil virke urimelig for arbeidsgiveren». Fedrekvoten skal normalt tas ut sammenhengende, og arbeidstaker kan ikke ensidig kreve å fordele permisjonen slik han selv ønsker. Kontinuitetskravet skal bl.a. motvirke spekulasjon i når permisjon uttas for å minimere antall arbeidsdager, og nemnda har også uttalt at kontinuitetskravet i utgangspunktet også må gjelde delvise permisjoner etter Likevel er det slik at delvise permisjoner, som andre arbeidstidsreduksjoner, kan gjennomføres slik at man arbeider enkelte dager, men ikke andre, og også slik at man arbeider mer intenst i noen perioder enn i andre. På den annen side har nemnda vært skeptisk til ordninger der fridager (helgedager, bevegelige helligdager, avspaseringsperioder) holdes utenfor permisjonen, slik at det samlede fraværet fra arbeidet blir større enn der permisjonen avvikles fortløpende. En slik mulighet er ikke i overensstemmelse med de hensyn 12-6 skal ivareta. Tvert imot forutsettes det i forarbeidene til 12-6 (Ot. prp. nr. 49 for side ) at det samlede fravær ikke skal bli større ved delvis permisjon. Departementet uttalte i ovennevnte forarbeider følgende om behovet for mer fleksible rammer for delvis foreldrepermisjon (tidskonto): Arbeidstakere med små barn har et særlig behov for fleksible løsninger slik at de holder kontakten med arbeidslivet også i denne fasen. Mer fleksible muligheter for å ta delvis permisjon vil lette overgangen mellom omsorg og arbeid. Departementet mener også at dette vil være et likestillingspolitisk virkemiddel siden det er kvinner som tar ut det meste av foreldrepermisjonen i dag. Det er en målsetting å få foreldre til å dele mer på uttak av permisjonsrettighetene, både for å styrke fedres rolle som omsorgspersoner og for å styrke kvinners posisjon på arbeidsmarkedet. Mer fleksible regler vil gjøre det lettere for foreldrene å finne permisjonsavtaler som passer begge. Departementet understreker at mer fleksible rammer for uttak av delvis permisjon ikke vil bety et større samlet fravær for virksomhetene. Videre vil det fortsatt være et vilkår for den konkrete tidskontoordningen (graden av permisjon og hvordan permisjonsuttaket skal skje) at ordningen ikke fører til vesentlige ulemper for virksomheten. Tvisteløsningsnemnda forstår forarbeidene slik at 12-6, så langt det ikke medfører vesentlig ulempe for arbeidsgiver, åpner for hensiktsmessige arbeidstidsordninger som arbeidstakeren ønsker av hensyn til omsorg for barna, men ikke for ordninger hvis eneste formål er å maksimere fraværet. Folketrygdloven 14 Denne lov regulerer rett til foreldrepenger, og vurderes av NAV. Selve fastsettingen av permisjonen er som nevnt over, et anliggende mellom arbeidstaker og -giver. Foreldrepenger skal normalt tas ut sammenhengende uten opphold, jfr. folketrygdloven Dette betyr altså at begge foreldrenes permisjoner normalt skal avløse hverandre - uten annet opphold enn evt. lovbestemt ferie. Uttaket av foreldrepenger kan kun utsettes av de grunner som framgår av folketrygdloven Merk at ved utsettelse med henvisning til pkt b) må det være enighet mellom arbeidstaker og giver. Dette skal dokumenteres skriftlig. Arbeidstaker kan med andre ord ikke ensidig kreve utsettelse av foreldrepermisjon. Hovedtariffavtalen 8 I henhold til HTA 8 kan undervisningspersonalet gjeninntre etter rettighetspermisjoner i den tid det ikke er undervisning om sommeren. Foreldrepermisjon etter AML 12-5 første ledd gir rett til foreldrepenger etter bestemmelser i folketrygden, mens rettighetspermisjon etter 12-5 annet ledd er uten lønn. (Merk: Avtaler om f.eks. 50 % ulønnet permisjon/50 % jobb er ikke en rettighetspermisjon men en arbeidstidsreduksjon med hjemmel i AML 10-2 fjerde ledd). Gjelder fra: 01.juni 2015 Side 4 av 6

5 Arbeidsgiver legger til grunn at gjeninntreden etter AML 12-5 første ledd kan foregå den tid det ikke er undervisning om sommeren. Det er for øvrig ikke samme rett knyttet til gjeninntreden i undervisningsfri perioder ellers i året. Gjeninntreden etter 12-5 annet ledd skal ikke tidfestes på en slik måte at dette medfører et større samlet fravær. Dersom foreldrepermisjonen etter AML 12-5 (1) tas ut sammenhengende (regnet ut fra termindato), vil ikke arbeidsgiver kreve at man ikke kan gjeninntre i en arbeidsfri periode dersom datoen faller slik. Saken stiller seg annerledes dersom den ansatte ønsker å utsette, eller på annen måte, fordele eller tidfeste foreldrepermisjonen (lønnet og/eller ulønnet) slik at dette passer best mulig opp mot en arbeidsfri periode; eks en lærer som ønsker oppstart av permisjon rett etter elevenes vinterferie og/eller gjeninntreden rett før elevenes påskeferie. Dette vil stride mot hele intensjonen med et fleksibelt lovverk, som ikke har til hensikt å øke antall permisjonsdager mer enn rettighetene tilsier. Eksempler. Eks 1: Gjeninntreden etter ulønnet permisjon etter AML 12-5 annet ledd. Lærer A er ferdig med lønnet foreldrepermisjon etter AML 12-5 første ledd den 7. nov. 2014, og søker om ulønnet permisjon etter 12-5 annet ledd fra 8. nov. til fredag 13.feb (Elevenes vinterferie uke 8; fra 16. til 22. feb). En slik ordning anses å være til vesentlig ulempe for arbeidsgiver, og gir et større samlet fravær enn permisjonen tilsier. Lønnsrettighetene skal også begrenses til den faktiske tjenestegjøring. Søknaden skal avslås, og to alternative løsninger kan anbefales: 1. Læreren innvilges ulønnet permisjon til og med 22.februar (les: gjeninntreden etter vinterferien) 2. Alternativt kan læreren innvilges kortere permisjon, med tiltredelse minimum to til tre uker før arbeidsfri periode i uke 8. Begrunnelsen for dette er at læreren skal komme i gang med arbeidet før han/hun går ut i arbeidsfri periode. Eks 2: Gjeninntreden etter ulønnet permisjon etter AML 12-5 annet ledd. Lærer A er ferdig med lønnet foreldrepermisjon etter AML 12-5 første ledd den 22. apr. 2015, og søker om ulønnet permisjon etter 12-5 annet ledd fra 23. apr. til og med fredag 19. juni Elevenes siste skoledag er fredag 19.juni. Ideelt bør en permisjon uten lønn løpe til den dato man faktisk starter og utføre sitt arbeid i praksis (her: fra og med første arbeidsdag i august), eller ferie starter, på linje med øvrige yrkeskategorier i fylkeskommunen. Fastsettelse av dato for gjeninntreden bør også ses i lys av at læreren i praksis har to arbeidsfrie perioder på sommeren; en før- og en etter lovfestet ferie i juli. Østfold fylkeskommune tolker HTA 8, om gjeninntreden i arbeidsfrie perioder, kun å gjelde i de tilfeller hvor utløp av full permisjon (ikke utsatt eller delvis) faller i en arbeidsfri periode på sommeren. Østfold fylkeskommune vurderer at det er innenfor tolkningsrammen å kreve at læreren faktisk ikke får avsluttet sin ulønnede permisjon tidligere enn til og med siste kalenderdag før ferieperioden for lærere begynner. Søknad om gjeninntreden 19. juni skal derfor avslås. Eks 3: Søknad om foreldrepermisjon utenom arbeidsfrie perioder Mors foreldrepermisjon slutter torsdag 30. april Lærer A (far) søker om 10 ukers foreldrepermisjon fra 4. mai til 19. juni (7uker) og 17.aug til 6.sep (3 uker). Læreres ferie er 5 uker og telles bakover fra siste virkedag i juli. Permisjonen til foreldrene skal som hovedregel fortløpende avløse hverandre uten opphold, det vil si at 1. mai skal Gjelder fra: 01.juni 2015 Side 5 av 6

6 utgjøre oppstartdato for fars permisjon, og telle med; selv om dette er en offentlig høytidsdag. For det andre søker A om permisjon hvor arbeidsfrie perioder holdes utenom. Søknaden skal avslås. I dette tilfellet skal foreldrepermisjonen avvikles som følger: Foreldrepermisjon (far) i perioden 1. mai til og med 28. juni (8 uker og 1 dag), og 1.aug til og med 13.aug.(1 uke og 4 dager). Foreldrepermisjonen er kun avbrutt av lovpålagt ferie. Eks 4: Søknad om redusert uttak av foreldrepermisjon i perioden før sommerferien ved skole Lærer A (mor) ønsker å ta ut full permisjon etter 12-5 første ledd frem til medio mai. Deretter vil A ta ut delvis permisjon frem til elevenes siste skoledag i juni. Resterende foreldrepermisjon ønskes tatt ut fra 18. august. I dette eksempelet er det åpenbart at A ønsker å maksimere jobbfraværet gjennom 1) å holde foreldrepermisjonen utenfor arbeidsfrie perioder i sommerperioden, 2) gjennom delvis uttak i mai/juni; en periode med lite undervisning, og 3) ved utsatt uttak til midten av august. Arbeidsgiver anser denne skissen å være til vesentlig ulempe for virksomheten, ved at permisjonen strekkes ut i tid, slik at det samlede fraværet øker. Dette vil ytterligere øke behovet for vikarer, gi økt belastning på andre kolleger eller utfordringer rundt det å skaffe vikarer. Det anses også være en vesentlig ulempe for elevenes undervisningssituasjon ved økt vikarbruk eller økt fravær av fast lærer. Slike permisjoner som i dette eksempelet skal ikke innvilges. Permisjonen skal løpe gjennomgående med fullt uttak fra første dag, og frem til alle uker er avviklet (herunder avvikling av ferie for lærerne for øvrig. Eks 5: Skoleassistent som søker kun om foreldrepermisjon utenom skolens ferier. En skoleassistent i 87% stilling arbeider kun i de periodene elevene er tilstede på skolen og søker foreldrepermisjon utenom elevenes skoleferier. Selv om skoleassistenter arbeider 190 elevdager (pluss evt utviklingsdager), så er det ikke anledning til å stanse foreldrepermisjonen de perioder elevene har undervisningsfri, og den ansatte normalt ikke skal være på jobben. Permisjonen, slik det søkes om, kan ikke innvilges. Permisjonen skal løpe gjennomgående med fullt uttak fra første dag, og frem til alle uker er avviklet. Alle feriedager avvikles i hovedferieperioden på sommeren når det er undervisningsfri. Henvisning: Arbeidsmiljøloven kapittel 12 Folketrygdloven 14 Hovedtariffavtalen, kapittel 1 8 Vedtak i Tvisteløsningsnemda; 32/13, 08/11, 33/09, 39/09 og 43/07 Vedlegg Skjema: Søknad om omsorgs-, foreldre- og adopsjonspermisjon Gjelder fra: 01.juni 2015 Side 6 av 6