Roller og skjemaflyt i PagaWeb

Transkript

1 Roller og skjemaflyt i PagaWeb Generelt om transaksjonskontroller Budsjettdisponeringsmyndighet, lederrollen Attestasjonskontroll, fast- og variabellønnsattestanter Kontroll ved bokføring Etterkontroll Skjemaflyt

2 Bestemmelser om økonomistyring i staten, kap Generelt om transaksjonskontroller Kontroll av utgifter og inntekter er et element i den interne kontrollen. Kontrollen skal sikre at inntekter, anskaffelser, tilskudd og lønn og andre oppgavepliktige ytelser blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler, og at inntekter og utgifter følges opp i forhold til virksomhetens budsjetter og fastsatte planer. 2

3 Budsjettdisponeringsmyndighet Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før en person med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner skal vedkommende: 3

4 Budsjettdisponeringsmyndighet påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig 4

5 Attestasjonskontroll Alle utgifter skal være attestert før utbetaling kan finne sted. Attestasjonskontrollen omfatter kontroll av: at en vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale at dokumentasjonen (bilag) for leveransen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler 5

6 Attestasjonskontroll kontering, eventuelt påføre slik informasjon, herunder at beløpet belastes rett konto, sted og prosjekt. Den som attesterer kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. 6

7 Kontroll ved bokføring Ved bokføringen skal det kontrolleres at dokumentasjonen er kontert og attestert, og at disposisjonen er foretatt av en person med budsjettdisponeringsmyndighet. 7

8 Etterkontroll Virksomhetens ledelse skal etablere rutiner for etterkontroll, eksempelvis ved gjennomføring av nødvendig budsjettoppfølging og kontroll basert på stikkprøver. Etterkontrollen må sammen med transaksjonskontrollene tilpasses virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet slik at man foretar en avveining mot kostnader ved kontrollene. Gjennomførte kontrollaktiviteter skal være dokumentert. 8

9 Lederrollen Godkjenner: ferie importeres direkte til Paga etter godkjenning egenregistrert fravær - egenmeldinger, velferdspermisjoner, seniordager, eksamensfri m.v. fødsels- og adopsjonspermisjon søknad om permisjon eller tidsbegrenset redusert stilling variable tillegg og trekk (overtid m.v.) reiseregning og kjørebok nytilsetting og endring (gjennom arbeidsavtalen) arbeidstaker slutter 9

10 Fastlønnsattestant Kontrollerer: nyansettelser endring av arbeidsforhold opphør av arbeidsforhold egenregistrert fravær - egenmeldinger, velferdspermisjoner, eksamensfri, seniordager m.v. søknad om fødsels- og adopsjonspermisjon søknad om permisjon eller tidsbegrenset redusert stilling 10

11 Variabellønnsattestant Kontrollerer: variable tillegg og trekk, (overtid, timelønn m.v.) reiseregninger kjørebok 11

12 Flyt for det enkelte skjema - fremkommer av rutinestøtta 12

13 Saksflyt for skjema som starter hos de ansatte: Skjema Person- og familieopplysninger Ferie: Egenregistrering av fravær (egenmeldinger, velferdspermisjon, eksamensfri, seniordager med mer): Fødsels- og adopsjonspermisjon: Søknad om permisjon eller tidsbegrenset redusert stilling Overtid Reiseregninger Kjørebok Saksflyt Ansatt - lønnssystemet Ansatte - leder - lønnssystemet. Ansatt leder - attestant for fastlønn - lønnssystemet Ansatt leder attestant for fastlønn - Seksjon for lønn Ansatt leder attestant for fastlønn - Seksjon for lønn Ansatt attestant for variabel lønn og reiser - leder - Seksjon for lønn - lønnssystemet Ansatt attestant for variabel lønn og reiser - leder - Seksjon for lønn - lønnssystemet Ansatt attestant for variabel lønn og reiser - leder - lønnssystemet 13

14 Saksflyt for de tre saksbehandlerskjemaene: Nytilsetting Endring i arbeidsforhold Arbeidstakeren slutter Attestant for fastlønn Seksjon for lønn - lønnssystemet Attestant for fastlønn Seksjon for lønn - lønnssystemet Attestant for fastlønn Leder Seksjon for lønn - lønnssystemet 14