BUDSJETTFULLMAKTER OG INTERNKONTROLL 2013

Transkript

1 BUDSJETTFULLMAKTER OG INTERNKONTROLL 2013 Fastsatt av høgskoledirektør. Fullmaktene gjelder fra BUDSJETTSTRUKTUR BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET DELEGERT BUDSJETTANSVAR ATTESTASJON/KONTROLL AV BILAG KONTROLL VED BOKFØRING EKSEMPLER PÅ FULLMAKTER OG SIGNATURER OM ENGASJERING AV PERSONELL OVERSIKT BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET

2 1. Budsjettstruktur Kunst- og designhøgskolens ordinære virksomhet finansieres av bevilgninger over Kap. 260 Høgskoler fra Kunnskapsdepartementet (KD). KHiB har også andre finansieringskilder. Over Kap. 281 Fellesmidler UH-sektoren mottar KHiB bevilgninger fra KD til program for kunstnerisk utviklingsarbeid, og herav til KHiBs stipendiater og prosjektprogrammidler. KHiB har tidvis også prosjekter som finansieres av Norges forskningsråd (NFR) eller andre finansieringskilder. Budsjettstrukturen er utarbeidet med utgangspunkt i KHiBs ordinære virksomhet (Kap. 260), men andre finansieringskilder er tatt hensyn i budsjettmyndighetsoversikten i kap. 8 under Andre budsjettområder. Som del av økonomistyringen er det f.o.m. høsten 2012 fastsatt 3 hovedbudsjettenheter ved kunstog designhøgskolen, og styrets budsjettvedtak er knyttet til disse hovedbudsjettenhetene: Avdeling for design, Avdeling for kunst og Fellesnivået. Under hovedbudsjettenhetene er det opprettet ytterligere et budsjettnivå - budsjettenheter. Under avdelingene består dette av fagområder/ku-grupper, under Fellesnivået av spesialområder som bibliotek, bygningsdrift, IKT-enheten, m.m. Se oversikt i kap. 8. Ved planlegging av virksomhet benytter KHiB i stor grad prosjekt i forbindelse med budsjettering. Dette gjøres innen alle hovedbudsjettenheter, som f.eks. på ledelsesaktiviteter, fellesfaglige og strategiske tiltak innenfor fellesnivået, for ulike aktiviteter innen avdelingen som f.eks. MA-studiet, kompetansetiltak, m.m. Innen etter- og videreutdanning (EVU) og bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter (BOA) er benyttes også prosjektbudsjettering. I tillegg fordeles budsjettene på konto som indikerer hvilken type utgift som belastes, som f.eks. fast lønn, reise, undervisningsmaterialer osv. Konti brukt til budsjettering er veiledende. Regnskapsføringen må derimot foretas på den konto som gir best mulig informasjon i forhold til den faktiske utgift/inntekt. F.o.m er det innført en ny kontoplan som gjelder for hele UH-sektoren. Se KHiBs hjemmesider: Nærmere om noen budsjettenheter under Fellesnivået: Budsjettenhet 10, Felleskostnader institusjonen. Innen kap 260 ordinær bevilgningsramme vil strategiske formål i hovedsak være underlagt høgskoledirektørs budsjettdisponeringsmyndighet, mens løpende administrasjon normalt vil sortere under økonomisjef. Her inngår også strategiske tiltak. Ved særlige aktiviteter/prosjekter vil det tildeles særlig budsjettansvar. Budsjettenhet 11, Faglige tildelinger. Herfra bevilges midler til tiltak som KU-virksomhet, tverrfaglige prosjekter og kompetanseutvikling. Her inngår også andre strategiske formål som utstillingstiltak. Overordnet budsjettdisponeringsmyndighet vil ligge hos rektoratet, men budsjettansvar for ulike formål fremgår av oversikt strategiske midler. Når midler til fellesfaglige tiltak (midler til tverrfaglige prosjekter, kompetanse, KU og publikasjoner) blir gitt i tildelingsbrev, får den som skal disponere midlene samtidig overført et tilsvarende budsjettansvar. Denne personen vil vanligvis være en faglig ansatt. For disse skal dekan ved den tildeltes avdeling utøve budsjettdisponeringsmyndighet. Ved særlige aktiviteter/prosjekter vil det tildeles særlig budsjettansvar. Budsjettenhet 15, Driftsenheten. Ansvar for husleieutgifter er tillagt økonomisjef. Budsjettenhet 17, Enhet for kvalitetsutvikling. Opprettet som budsjettenhet f.o.m Her samles midler til etterutdanning, samt utviklingsmidler for eksternt samarbeid. 2

3 2. Budsjettdisponeringsmyndighet I henhold til Hovedregler for økonomiforvaltningen ved KHiB (HR), Kap. 3.1 er delegering av budsjettdisponeringsmyndighet lagt til høgskoledirektørens ansvarsområde, herunder myndighet til å trekke budsjettdisponeringsmyndighet tilbake. Direktør har delegert budsjettdisponeringsmyndighet slik det fremkommer i kap. 8. Budsjettdisponeringsmyndighet (heretter også kalt BDM) innebærer følgende ansvar for den som er gitt slik myndighet (utdrag fra Bestemmelser om økonomistyring i staten): Budsjettdisponeringsmyndighet Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før en person med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner skal vedkommende: a) påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler b) påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen c) påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig Med økonomiske forpliktelser menes handlinger som binder KHiB økonomisk - f.eks. det å inngå arbeidsavtaler, inngå kontrakter, engasjere forelesere, bestille varer eller tjenester. Budsjetter fordeles fortsatt på underliggende budsjettenheter og -prosjekter, og personer gis et budsjettansvar for disse underliggende enhetene (se Kap.3 om delegert budsjettansvar), men økonomiske disposisjoner må uansett bekreftes av BDM. Generell budsjettdisponeringsmyndighet: Utover budsjettdisponeringsmyndighet vist i vedlagte oversikt har rektor, høgskoledirektør og økonomisjef en generell budsjettdisponeringsmyndighet ved KHiB, dvs. fullmakt til å bekrefte bilag for alle kunst- og designhøgskolens økonomiske forpliktelser. For rektor og høgskoledirektør er fullmakten knyttet til at institusjonsledelsen har et overordnet ansvar for alle kunst- og designhøgskolens aktiviteter, og kan følgelig foreta økonomiske disposisjoner på vegne av alle KHiBs budsjettområder. For økonomisjef er den generelle fullmakten også knyttet til å sikre god flyt i utbetalinger, bl.a. der utbetaling haster og/eller BDM ikke er tilgjengelig. Fullmakten er videre viktig i forhold til å kunne foreta konteringsendringer, omposteringer mellom ulike budsjettområder mv. Ved fungering vil den som er stedfortreder ha de samme fullmakter. Særskilt budsjettdisponeringsmyndighet: Følgende andre føringer gjelder for utøvelse av budsjettdisponeringsmyndigheten: - Bilag som vedrører høgskoledirektør bekreftes av rektor. - Bilag som vedrører dekaner og prorektor bekreftes av rektor. - Bilag som vedrører administrativ leder for stipendprogrammet bekreftes av høgskoledirektør eller leder for programstyret. - Bilag som vedrører rektor bekreftes av økonomisjef. - Bilag som vedrører administrative ledere bekreftes av høgskoledirektør. - Lønnsbilag SAP kan bekreftes av personalsjef. Bilag som vedrører institusjonsledelsen skal forelegges et eksternt styremedlem på forespørsel. 3

4 3. Delegert budsjettansvar VEDLEGG 2 Det grunnleggende prinsippet for økonomistyringen ved KHiB er at budsjettansvar skal ligge hos én person. Det vil likevel være tilfeller der personer er gitt budsjettansvar for et avgrenset budsjett, mens det likevel kreves at BDM signerer. Når budsjetter fordeles på underliggende nivåer til en budsjettenhet eller et prosjekt, delegeres også et budsjettansvar til en person. Budsjettansvar vil dels være knyttet til et fagområde, som f.eks. fagområdet tekstil (der dekan utpeker den som skal ha budsjettansvaret) og dels til bestemte budsjettposter som f.eks. IKT-drift (der IT-leder har ansvaret). Budsjettansvar kan også være knyttet til prosjekter, som for eksempel et KU-prosjekt, kompetansemidler, m.m. Budsjettansvarlige for budsjettenheter/prosjekter forventes å godkjenne/attestere bilag som vedrører eget budsjettområde, selv om disse også skal bekreftes av BDM. Delegering av budsjettansvar skal alltid være skriftlig. Alle tildelinger av delegert budsjettansvar skal registreres hos økonomisjef. På fellesnivået vil enkelte aktiviteter bli tillagt et eget budsjettansvar. På budsjettenhet 10 (institusjonens felleskostnader) vil generell drift (prosjekt 00000) normalt sortere under økonomisjef, mens andre aktiviteter vil sortere under rektor, direktør, økonomisjef, eller andre avhengig av hvilken aktivitet (prosjekt) det er. Ved opprettelse av prosjekter på fellesnivået skal det også defineres en budsjettansvarlig for prosjektet. For fagavdelingene ligger budsjettdisponeringsmyndigheten alltid hos dekan. Dvs. at dekan har et overordnet budsjettansvar for avdelingen, selv der det er delegert budsjettansvar til fagområder 1. Forpliktelser ved delegert budsjettansvar: Den som er delegert budsjettansvar for et avgrenset budsjettenhet/prosjekt skal plikter å påse at; - budsjettet ikke overskrides; - budsjettmidler anvendes til de formål som er gitt tildeling for; - midlene benyttes så effektivt som mulig, og på en måte som er hensiktsmessig for kunst- og designhøgskolen som helhet. Hvis det er tvil om hvordan disse retningslinjene eller gitte fullmakter skal forstås, skal budsjettansvarlig sørge for å få spørsmålet klarlagt før KHiB forpliktes til utbetaling. Den budsjettansvarlige har ansvaret for at midlene benyttes i samsvar med forutsetningene og at tildelte budsjettrammer ikke overskrides. Ved behov for omdisponeringer innenfor gitte rammer, skal spørsmålet tas opp med den som har budsjettdisponeringsmyndighet på forhånd. Ved delegert budsjettansvar skal all engasjering av personell, samt utgifter til reiser, bevertning og representasjon alltid godkjennes av BDM på forhånd. Se for øvrig kap. 4 om attestasjon og kap. 7 om engasjering av personell. 1 Gjelder Avd. for spesialisert kunst. 4

5 4. Attestasjon/kontroll av bilag VEDLEGG 2 Det er alltid den som anvender sin budsjettdisponeringsmyndighet som har det overordnete ansvaret for at det er hjemmel for en utbetaling og at denne for øvrig er i samsvar med gjeldende lover og regler. Økonomireglementet for staten krever at et bilag skal attesteres før det går til utbetaling. Attestasjonskontrollen 2 omfatter kontroll av; - at en vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale, - at dokumentasjon for leveransen (faktura/bilaget) er originalt, - kontering, eventuelt påføre slik informasjon. Ofte vil det være den som bestiller som utøver attestasjonskontrollen, men det kan også være bestemte personer som har best forutsetning for å attestere. Attestasjonskontrollen skal utføres av en annen person enn den som benytter sin budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Generelt gjelder at det den som attesterer må sikre tilstrekkelig kjennskap til faktura/bilag for en anskaffet vare/tjeneste. I mange tilfeller vil det være en ansatt med delegert budsjettansvar som har forestått bestillingen eller inngått avtalen og med dette også har best kjennskap til vare/tjeneste som er levert. I andre tilfeller er det andre personer som har stått for avtalen/bestillingen eller som følge av sin funksjon har best forutsetning for å utføre kontrollen. Dette kan være avdelingskonsulenter, annet administrativt personale, m.fl. Der det er delegert et budsjettansvar, skal denne normalt godkjenne/attestere bilaget før utbetaling. For reiseregninger og elektronisk faktura er attestasjonskontroll imidlertid underlagt et begrenset antall personer. I disse tilfeller må 1. godkjenner, i forhold til å sikre tilstrekkelig kjennskap til bilaget, forvisse seg om at bilaget samsvarer med budsjettansvarliges bestilling. Reiseregning: Det er avdelingskonsulentene og regnskap 3 som er 1. godkjenner (= attestant) av reiseregninger i SAP. Disse plikter dersom det oppdages avvik å gi melding om dette til person som har fremmet krav om utbetaling. Dersom bilag ikke returneres, men korrigeres, må 1. godkjenner informere om endringene. 1.godkjenner må informere 2.godkjenner (BDM 4 ) dersom det er forhold ved en reiseregning som bør gjøres oppmerksom på. Faktura Etter innføringen av elektronisk fakturahåndtering er det tildelt godkjenningsroller som attestanter og anvisere. Det er begrenset hvilke personer som har fullmakt til å godkjenne i systemet for elektronisk fakturahåndtering. Før godkjenning må disse om nødvendig sikre tilstrekkelig kjennskap til faktura - i kommunikasjon med bestiller av varen/tjenesten. Se for øvrig Reglement for økonomistyring i staten. 2 Attestasjonskontroll ved anskaffelser av varer og tjenester. 3 Medarbeider ved økonomienheten. 4 BDM= (person med) budsjettdisponeringsmyndighet 5

6 5. Kontroll ved bokføring VEDLEGG 2 Ved bokføring skal det kontrolleres at bilaget er originalt, kontert, attestert, samt bekreftet (signert) av person med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) - iht. budsjettfullmaktoversikten i kap. 8. Disse kontrollene skal utføres av den som bokfører bilaget, eller 1. godkjenner for utbetalinger via SAP. I elektronisk fakturaflyt er kontroll ved bokføring (etterkontroll) lagt til regnskap. 6. Eksempler på fullmakter og signaturer Signaturer for økonomiske disposisjoner foretas på ulike måter, avhengig av type (se illustrasjoner for faktura og reiseregninger på siste side). For fakturaer etter innføring av elektronisk fakturaflyt vil attestasjon og budsjettdisponering foretas ved elektroniske godkjenninger. For reiseregninger (KHiB ansatte) foretas budsjettdisponering også elektronisk. For lønnsbilag foreligger det egne skjema med signaturfelt. For refusjon av utlegg brukes signaturfeltet på KHiBs rekvisisjoner som vist nedenfor: ATTESTASJON: BUDSJETTDISPONERING: Godkjent budsjettansvarlig Faktura kontrollert Kontroll bokføring Bekreftet budsjettdisponering (dato / sign) (dato / sign) (sign) (dato / sign) Eksempel på attestasjon/budsjettdisponering (godkjenninger) av elektronisk faktura i BASWARE (se illustrasjon på bestilling/fakturaflyt vedlagt): a) Kjøp av varer/tjenester ved fagavdeling/ku-gruppe: 1. Bestiller må ha godkjenning 5 fra BDM (dekan/ku-leder) for at bestilling kan foretas. 2. Bestiller gir avdelingskonsulent melding/kopi av bestilling. 3. Faktura går til avdelingskonsulent for attestasjon i Basware (godkjenner 1). 4. Dekan evt. KU-ledere godkjenner budsjettdisponering i Basware (godkjenner 2) b) Kjøp av varer/tjenester ved Fellesnivået 6 : 1. Bestiller må ha godkjenning fra BDM for at bestilling kan foretas. 2. Bestiller gir attestant melding/kopi av bestilling 7 3. Faktura går til attestant i Basware (godkjenner 1). 4. BDM godkjenner budsjettdisponering i Basware (godkjenner 2) c) Kjøp av varer/tjenester på fellesfaglige tiltak (f.eks. et KU-prosjekt): 1. Bestiller må ha godkjenning fra den som er tildelt midlene for at bestilling kan foretas. 2. Bestiller gir avdelingskonsulent melding/kopi av bestilling. 3. Faktura går til avdelingskonsulent for attestasjon i Basware (godkjenner 1). 4. Dekan godkjenner budsjettdisponering i Basware (godkjenner 2) 5 BDM skal godkjenne økonomiske forpliktelser før de inngås. Her må det også sikres at riktig budsjettenhet (evt. også prosjekt) for utgifter. En godkjenning fra BDM kan også være et delegert budsjettansvar. 6 Fellesnivået har flere budsjettenheter og BDM er. 7 Attestant og bestiller kan ofte være samme person på Fellesnivået. 6

7 7. Om engasjering av personell Alle arbeidsforhold (også kortvarige engasjementer) skal være basert på skriftlig kontrakt inngått mellom kunst- og designhøgskolen som arbeidsgiver og arbeidstakeren. For alle engasjementer skal reelt tidsforbruk og kompetanse legges til grunn for avtalen/kontrakten, i samsvar med arbeidets art. Det vises til rutiner fastsatt for lønnsområdet. Fullmakt til å engasjere personell innenfor gitt budsjettramme er underlagt følgende begrensninger: Enkeltengasjementer skal i utgangspunktet begrenses oppad til en kostnadsramme på ,- kroner. Mer omfattende engasjementer enn dette krever involvering av personalenheten sentralt, selv om budsjettenheten finansierer dem innenfor eget budsjett. Det er alltid tildelt budsjettramme som ligger til grunn for bruk av fullmaktene. Begrensningene i form av maksimalsummer representerer derfor ikke noen form for utvidelse eller reduksjon av budsjettet, men danner rammer for når andre instanser må trekkes inn i beslutningsprosessen før avtale kan inngås i det enkelte tilfellet. NB! Når det gjelder utvidet/forlenget engasjement for personell som allerede er tilsatt ved KHiB, gjelder følgende: 1. Ingen kan utbetales lønn fra KHiB for mer enn 100 % stilling, med mindre det er pålagt overtid. 2. For ekstraengasjementer skal det kun betales for faktisk medgått tid til den aktuelle oppgaven. 3. Alle planer om slike avtaler skal for den enkelte arbeidstaker forelegges individuelt for personalsjef i god tid på forhånd, slik at eventuelle konsekvenser for mulig krav om utvidet stilling kan være avklart før avtale inngås. 4. Ekstraarbeid som personell tilsatt ved KHiB (uansett stillingsprosent) påtar seg for KHiB, vil bli utbetalt som lønn. 5. KHiB kan ikke engasjere egne tilsatte som næringsdrivende. Gjestelærere /næringsdrivende: Betaling til gjestelærere skal som hovedregel behandles som lønn/arbeidsinntekt. For å kunne betale pr faktura til selvstendig næringsdrivende (enkeltmannsforetak) eller andre selskapsformer må både de som utfører arbeidet og de som skal ha utført arbeidet, forsikre seg om at vilkårene for næringsvirksomhet er oppfylt (jfr. KHiBs nettsider og retningslinjer for dette). Norske selvstendig næringsdrivende (enkeltmannsforetak) utbetales via lønnssystemet. Andre selskapsformer som sender faktura for utførte konsulenttjenester, m.v. vil få godtgjørelsen utbetalt via økonomisystemet Agresso. Vilkår for næring må uansett være oppfylt. 7

8 8. Oversikt budsjettdisponeringsmyndighet 2013 BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET 2013 BUDSJETTENHET/-OMRÅDE Bud. enh. Spesifisert prosjekt Delegert HOVEDBUDSJETTENHETER budsjett Rektor Paula Crabtree Høgskoledirektør Cecilie Ohm Prorektor Johan Sandborg Dekan Jeremy Welsh KU-leder 1 Ann-Helen Mydland KU-leder 2 Annette Kierulf KU-leder 3 Eamon O'Kane Dekan Mona Larsen Økonomisjef Øivind Skaar Disse har budsjettdisponeringsmyndighet FRA 2013 Fellesnivået generelt X X X Felles institusjonen 10 X X Før tildeling X X Faglige tildelinger 11 Tildelte prosjekt X X X Bibliotek 12 Hovedbibliotekar X Studieadministrasjon 13 X IKT 14 IKT-leder X Bygningsdrift 15 Driftsleder X Personal 16 X Kvalitetsutvikling 17 X Personalsjef Vidar Lidtun Studiesjef Ingjald Selland Leder kvalitetsutvikling Kari B. Johnsen Adm. leder PKU Johan Haarberg Styreleder PKU Aslaug Nyrnes Avdeling for kunst X Avdeling for kunst 20 X KU-gruppe 1 21 fra X X KU-gruppe 2 22 fra X X KU-gruppe 3 23 fra X X Nye stipendiater kunst 27 fra X Avdeling for design X ANDRE BUDSJETTOMRÅDER EVU, BOA, NFR Generell X X X Videreutdanning 10 61xxx Skap. kuratorpraksis Koordinator X X Etterutdanning 17 62xxx EVU-kursvirksomhet X X Bidrags- og oppdragsprosj xxx Bidragsprosjekter X X X (BOA) xxx Oppdragsprosjekter X X X Norges forskningsråd (NFR) * Prosjektleder X X Kap 281 Generell X X X Program for kunstnerisk xx Stipendiatprogram X X X utiklingsarbeid xx Prosjektprogram X X X KHiBs stipendiater xxx KHiBs stipendiater X X KHiBs prosjektprogramtild xxx KHiBs prosjekter X X 8

9 Bestilling/fakturaflyt elektronisk faktura (BASWARE) Behov for en vare/tjeneste Godkjenning budsjettdisponering (BDM) G2 Bestilling Kopi/melding om bestilling til attestant G1 Levering av vare/ tjeneste Fakturamottak/ skanning (på Alnabru) Forkontroll regnskap KHiB Attestasjon (G1) Anvisning av BDM (G2) Etterkontroll regnskap Bokføring Til økonomisystem og utbetaling Basware Invoice BI (system for elektronisk faktura) Utenfor system for elektronisk faktura Reiseregningsflyt (ESS/SAP) Reise som skal gjennomføres Godkjenning budsjettdisponering (BDM) G2 Reise bestilles og gjennomføres Reiseregning skrives i ESS, Bilag leveres Reiseregning mottas i ESS Bilag mottas Av G1 Kontroll av reise (G1) Attestasjon Av reise (G1) Anvisning av BDM (G2) Til utbetaling og Økonomisystem ESS / SAP Utenfor system for elektronisk faktura 9