Bidrags- og oppdragsaktivitet (BOA)

Transkript

1 Reglement for Bidrags- og oppdragsaktivitet (BOA) ved Kunst- og designhøgskolen i Bergen Vedtatt av kunst- og designhøgskolens styre 19. september 2012

2 Innholdsfortegnelse 1.1. STYRETS ANSVAR DEFINISJONER ORGANISERING AV BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET PROSESS FRA IDÉ TIL SØKNAD TIL PROSJEKT START Illustrasjon 1. Fra idé til prosjektstart KONTRAKTS- /AVTALEINNHOLD PROSJEKTFORVALTNING Illustrasjon 2. Prosjektforvaltning: roller og ansvar KOSTNADSDEKNING OG OVERSKUDD OPPDRAGSPROSJEKTER BIDRAGSPROSJEKTER DIREKTE KOSTNADER INDIREKTE KOSTNADER DISPONERING AV OVERSKUDD BELASTNING VED TAP MERVERDIAVGIFT INNBETALING OG FAKTURERING

3 1. BAKGRUNN OG VIRKEOMRÅDE Reglementet bygger på Rundskriv F Reglement om statlige universiteters og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer, datert Reglementet gjelder for alle typer forpliktende samarbeid med selvstendige virksomheter om faglig aktivitet (bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet). Faglig aktivitet kan omfatte kunstnerisk utviklingsarbeid og forskning, undervisning, og ulike typer formidling KHiB skal drive i henhold til sitt formål. BOA står for Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet i reglementet F Ved KHiB benevnes dette også som BOA-prosjekter. Reglementet omhandler ikke eksterne bidrag (vederlag) som KHiBs tilsatte mottar personlig for deltagelse i råd, komiteer eller utvalg. Vederlag for aktivitet utført av KHiBs tilsatte, kjennetegnes til forskjell fra bierverv ved at den utføres i tjenesten og er derfor underlagt arbeidsgivers styring Styrets ansvar Styret er ansvarlig for at all bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet skal være av faglig interesse og styrke institusjonens evne til å utføre primæroppgavene. 2. DEFINISJONER Grunnbevilgning: Bevilgninger stilt til rådighet fra Kunnskapsdepartementet 2. Som grunnbevilgning regnes også andre bevilgninger fra andre departement til slike oppgaver. Virksomhet knyttet til grunnbevilgningen er også referert til som bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV). Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA): Når KHiB inngår et forpliktende samarbeid med en ekstern part/ finansieringskilde om å gjennomføre en faglig aktivitet, faller dette inn i området som kalles BOA. BOA omfatter virksomhet som ikke er fullfinansiert over KHiBs grunnbevilgning. Oppdragsprosjekt: KHiB utfører aktivitet mot vederlag (betaling) fra ekstern(e) oppdragsgiver(e), med krav til leveranser (med motytelse) ved avtale/kontraktsinngåelse. Jfr. punkt 4.1. Oppdragsprosjekter vil i henhold til lov om merverdiavgift være avgiftspliktig med mindre tjenesten omfattes av unntak 3. Bidragsprosjekt: KHiB henter støtte til aktivitet fra eksterne (nasjonale og internasjonale) finansieringskilder uten krav til leveranse (uten motytelse) ved avtale/kontraktsinngåelse. Jfr. punkt 4.2. Bidragsprosjekter er normalt ikke avgiftspliktig i henhold til lov om merverdiavgift. Faglig interesse: Aktivitet som styrker fagutviklingen ved institusjonen, og som er forankret i institusjonens strategi. Gave: Midler som tilflyter institusjonen i den hensikt å berike den. 1 Dette reglementet erstatter foregående EFV-reglement basert på Rundskriv F «Reglement om forvaltning av eksternt finansiert virksomhet ved universiteter og høyskoler», datert Kunnskapsdepartementets(KD) bevilgninger over Kap.260 og Kap Unntak fra merverdiavgiftsberegning gjelder bl.a. omsetning av helse- og undervisningstjenester. 3

4 3. ORGANISERING AV BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) skal bidra til styrking av samfunnsrollen og KHiBs kjernevirksomhet, og samtidig øke KHiBs eksterne inntjening. Med kjernevirksomhet menes områder der KHiB har særskilt kompetanse. BOA kan også være knyttet til felt der KHiB kan ha interesse av å (videre)utvikle sin kompetanse. Følgende prinsipper må vurderes før man iverksetter prosjekter som behøver eksternt finansiering: KHiB skal oppfylle sine primæroppgaver (statsoppdrag), finansiert av bevilgninger og presisert i årlige tildelingsbrev fra KD. Bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter må ha faglig merverdi og relevans for kunstnerisk utviklingsarbeid, undervisning og/eller formidling. Samtidig skal kunstnerisk-/designfaglig handlingsrom ivaretas for KHiB. KHiB kan ikke subsidiere prosjekter av egen grunnbevilgning der dette kan føre til konkurransevridning i forhold til andre aktører som leverer tilsvarende tjenester Prosess fra idé til søknad til prosjekt start BOA-prosjekter kan oppstå på ulike måter. Som en idé eller initiativ fra KHiB-ansatt, som en løs eller konkret forespørsel fra en ekstern virksomhet, osv. Det er uansett viktig at initiativtaker sikrer godkjenning fra dekan/ledelse før prosjektstart. Initiativ til og igangsetting av BOAprosjekter skal normalt foregå som angitt nedenfor: 1. Initiativtaker 4 overleverer prosjektforslag 5 med budsjettvurdering til sin dekan Vurdering av prosjektforslag/idé a. Dekan vurderer prosjektet i forhold til faglig og strategisk betydning, samarbeid og ressurser i forhold til KHiBs prinsipper og avdelingens økonomi. b. Ved omfattende 7 prosjekter eller prosjekter som trenger økonomiske bidrag fra KHiBs fellesmidler, overleverer dekan prosjektforslag med sin anbefaling til ledelsen 8 for vurdering. c. Ledelsen vurderer prosjektets strategiske betydning, økonomi og organisering i forhold til KHiBs prinsipper og beslutter om prosjektet skal føres videre mot kontrakt/avtale herunder KHiBs evt. egeninnsats/bidrag. Beslutning i forhold til forslaget bringes tilbake til avdelingen. d. Vurderinger og beslutninger skal dokumenteres. 3. I utformingen og kvalitetssikring av prosjektsøknaden samarbeider prosjektleder med fellesnivået. Om det faglige innhold samarbeider prosjektleder med fagfeller. 4 Initiativtaker blir ofte også prosjektleder, dvs. den som er ansvarlig for gjennomføring, oppfølging og rapportering på prosjektet. Se også prosjektskisse, med forslag til prosjektorganisering og mal for budsjett. 5 Med prosjektforslag menes her en kort prosjektskisse inkludert utkast til budsjett. 6 Evt. til delegering til mellomleder(avhenger av omorganisering). 7 Eksempler på «omfattende» er prosjekter som består av flere samarbeidsparter, har flere bidragsytere, går over flere år, involverer mange faglige ansatte og/eller ha et stort budsjett (anslagsvis + kr 200 ). 8 Med «ledelsen» menes her institusjonsledelsen ved rektor og direktør. I det videre omtalt som ledelsen. 4

5 4. Søknad sendes til bidragsyter (f.eks. Hordaland Fylkeskommune, Bergen kommune, Norsk Kulturråd, Norges Forskningsråd, EU etc.). 5. Søknader og forespørsler om bidrag eller oppdrag, (samt anbud/tilbud/bestilling), skal være dokumentert godkjent før prosjektstart. Det skal ikke foretas økonomiske transaksjoner før prosjektet har fått bekreftet tildeling skriftlig. 6. Tildeling (tilsagnsbrev/avtale) a. Ved tildeling skal prosjektleder involvere dekan/ledelsen igjen for å vurdere mulighetene for gjennomføring av prosjektet basert på de faktiske tildelingene. Hensikten er å sikre en realistisk gjennomføring i henhold til tilgjengelige midler, og gi innspill til eventuelle nødvendige endringer. b. Dekan og/eller ledelsen godkjenner alternativt avslår, prosjektet basert på tildelte midler. c. Dersom prosjektet ikke mottar tilstrekkelige midler, eller prosjektet ikke lar seg endre i tråd med tildelte midler, kan dekan og/eller ledelsen avslå prosjektet eventuelt foreslå øvrige utbedringer til neste søknadsrunde. 7. Prosjektstart prosjektgruppe sammensatt av prosjektleder, andre fagpersoner og støttefunksjoner fra fellesnivået Illustrasjon 1. Fra idé til prosjektstart. 5

6 3.2. Kontrakts- /avtaleinnhold Det skal inngås skriftlig kontrakt for oppdrag/bidrag mellom oppdragsgiver/bidragsyter og KHiB. Kontrakten skal være undertegnet før oppdraget starter og utgifter påløper. Kontrakter utarbeides normalt i samarbeid med oppdragsgiver/bidragsyter. Kontrakter kan ha ulik form og omfang avhengig av finansiering og oppdragets/bidragets kompleksitet og størrelse, men bør i utgangspunktet inneholde følgende 9 : Prosjektnavn Bakgrunn for samarbeidet / avtalen Prosjektets formål, omfang og leveranse/resultat Målsetting med bruk av midlene Varighet/kontraktsperiode Prosjektansvarlig/leder 10 og andre deltakere i prosjektet internt og eksternt Økonomi og betalingsbetingelser (tidspunkt og beløp) KHiBs og evt. andre samarbeidspartneres faglige og økonomiske rolle i prosjektet Informasjonssikkerhet (bl.a. konfidensialitet/diskresjon) Opphavsrett, publiseringsrett og eiendomsrett til resultatet av prosjekter Eiendomsretten til innkjøpt utstyr finansiert av prosjektmidlene Øvrige rettigheter, plikter og ansvar for partene Rapporteringsrutiner Heving/oppsigelse av avtalen, behandling av tvister Kontrakter skal undertegnes av dekan og høgskoledirektør/rektor Originalkontrakt sendes til arkiv med kopi til økonomienheten og dekan Standardkontrakter skal utarbeides for de vanligste avtaleformene og bør brukes dersom det foreligger, da det forenkler administrasjonen for alle parter. I samarbeidsprosjekt med f. eks EU/NFR kan deres standardavtaler benyttes. Dersom det er tvil om punkter i kontrakten av juridisk eller økonomisk art drøftes saken med økonomienheten. 9 Ved enkle avtaler kan brev e.l. erstatte formell kontrakt. 10 Dersom dekan ikke utpeker en prosjektansvarlig, har dekan selv dette ansvaret. 6

7 3.3. Prosjektforvaltning Økonomisk og annen administrativ forvaltning foretas som for annen virksomhet ved KHiB, i henhold til gjeldende lover og øvrig regelverk. BOA skal organiseres som prosjekt og i henhold til dette reglement. BOA-prosjekter har som hovedregel følgende ansvars- og rollefordeling: Prosjekteier (dekan) Prosjekteier er ansvarlig for prosjektet. Det vil normalt være dekan ved avdelingen som har hovedansvar for prosjektet. Prosjekteier tar i samråd med prosjektleder vesentlige beslutninger, som søknad om støtte, avdelingens bidrag, osv. Ved omfattende prosjekter eller prosjekter som trenger bidrag utover avdelingens egne midler, skal dekan involvere ledelsen. Prosjekteier mottar statusoppdatering fra prosjektleder. Deltar i evaluering av prosjektet. Prosjektleder Prosjektleder er ansvarlig for gjennomføringen av prosjektet, dvs. at fremdrift og aktiviteter er i henhold til plan og budsjett. Prosjektleder er ansvarlig for å følge opp faglig kvalitet og forvaltningsmessige krav i prosjektet. Prosjektleder er ansvarlig for at det gjennomføres jevnlige møter med prosjektgruppen (som består av fagpersoner og støttefunksjoner på fellesnivået). I tillegg må prosjektleder oppdatere prosjekteier (dekan og eventuelt ledelsen) om status på prosjektet. BOA-koordinator 11 BOA-koordinator er ansvarlig for å: Koordinere og tilrettelegge for bidrag- og oppdragsaktivitet ved KHiB. Være oppdatert på og koordinere søknader opp mot ulike potensielle eksterne samarbeidspartnere og stønadsordninger. Kvalitetssikre prosjektstyring herunder planlegging, gjennomføring og rapportering i henhold til plan, og ved å involvere tilstrekkelig støtte fra fellesnivået. Økonomienheten Økonomienheten er ansvarlig for å: Opprette prosjektnummer i KHiBs økonomisystem, når første innbetaling foreligger, eventuelt når det foreligger undertegnet kontrakt; Utarbeide oversikter på ressursbruk/omfang av den eksternt finansierte virksomheten; Bistå med standard kontraktformularer og budsjetteringsverktøy for ulike former for BOA-prosjekter; Føre kontroll med at gjeldende reglement til enhver tid blir fulgt. Høgskoledirektøren avgjør i tvilstilfeller hvordan eksterne midler skal forvaltes; Personalenheten Personalenheten ansvarlig for å bistå med tilsetting / lønnsfastsettelse i BOA-prosjekter der det er aktuelt. 11 koordinator for eksternt samarbeid og etter- og videreutdanning 7

8 Avdelingskonsulent Avdelingskonsulent/avdelingsstøtte 12 kan bistå prosjektleder administrativt, ved mottak/kontroll av bilag og kontering av utgifter på prosjektet, og bistå prosjektleder med skjema/formularer for utbetaling. Prosjektorganisering og rapportering Prosjektene bør identifisere deltakere i en prosjektgruppe med klart definert ansvar. Prosjektet bør rapportere til prosjekteier (dekan og/eller ledelsen) omtrent midtveis i prosjektet, for å gi en statusoppdatering på gjennomføring og økonomi. I større prosjekter kan en mer sammensatt styringsgruppe erstatte dekan/ledelsen Illustrasjon 2. Prosjektforvaltning: roller og ansvar Med «Avdelingen» menes avdelingskonsulenter ved prosjektstart og ved gjennomføring. I avslutningsfasen vil det også involvere prosjektledelse og evt. andre involverte. 12 Jfr. pågående organisasjonsutviklingsprosesser for Fellesnivået, herunder også avdelingsstøtte. 8

9 4. KOSTNADSDEKNING OG OVERSKUDD KHiB skal utarbeide budsjett for alle prosjekter/tiltak med ekstern finansiering 13. Budsjettet skal vise alle inntekter inkludert eventuell egenfinansiering og alle direkte og indirekte kostnader Oppdragsprosjekter Prosjekter/aktiviteter som utføres på oppdrag fra eksterne virksomheter skal alltid fullbudsjetteres. Det vil si at det skal søkes dekning for alle direkte og indirekte kostnader som påløper, inklusive dekning av personalets lønn/honorar, samt et beregnet overskudd. Det samme vil gjelde etter- og videreutdanningskurs som skal fullfinansieres av oppdragsgiver eller kursdeltakerne. For eksternt fullfinansierte prosjekter skal det normalt budsjetteres med et overskudd. Overskuddet bør minimum være 5 til 10 % beregnet av summen av alle direkte og indirekte kostnader. Dersom et prosjekt er av spesiell faglig interesse, kan kravet til overskudd reduseres eller eventuelt bortfalle Bidragsprosjekter I tilfeller der finansieringskilden ikke stiller krav til eiendomsretten til resultatene av prosjektet, og prosjektet er av faglig interesse for KHiB, kan det besluttes å dekke en andel av utgiftene til prosjektet over KHiBs grunnbevilgning. Slik medvirkning skal skje ved at støtten inntektsføres på prosjektet. Av hensyn til behovet for å dokumentere og synliggjøre faktiske kostnader er det ikke anledning til å redusere kostnadssiden i prosjektet Direkte kostnader Med direkte kostnader menes kostnader som kan direkte føres til prosjektet; f.eks. direkte lønnskostnader, honorarer, konsulenttjenester, materiell, m.m. Hvis KHiB gjennomfører etter- og videreutdanning på oppdrag, må det tas hensyn til spesielle utgifter som veiledning og sensor/eksamensutgifter. Prosjektarbeid som utføres av KHiBs egne tilsatte utenfor stilling (utenfor oppsatt arbeidsplan) skal betales i henhold til fastsatte satser for lønn. KHiB kan ikke engasjere egne tilsatte som selvstendig næringsdrivende til bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter 15. Eksternt personell skal betales i henhold til fastsatte timesatser for lønn eller honorar, evt. som næring når vilkår for dette er oppfylt. Prosjektarbeid som utføres av KHiBs egne tilsatte innenfor stilling (innenfor oppsatt arbeidsplan) skal belastes prosjektet i henhold til den ansattes faktiske lønnskostnader, inkludert sosiale utgifter, og godskrives avdelingen. Dersom KHiBs ansatte arbeider full tid på et BOA-prosjekt over tid (2 mnd. eller mer) skal lønnsutgiftene belastes prosjektet direkte Indirekte kostnader Med indirekte kostnader menes ressursbelastning som ikke direkte kan henføres til prosjektet. Indirekte kostnader skal budsjetteres som et % - vis påslag av prosjektets direkte kostnader. Indirekte kostnader er her definert som prosjektets andel av kostnader til husleie, renhold, energi, vakthold, IKT-kostnader, bibliotek, telefon, porto, kontorrekvisita og administrasjon. Prosentsats for 13 Krav i henhold til KDs rundskriv F-20-07, jfr. punkt 2.2 i veileder side UH - sektoren arbeider i 2012 med å utvikle nasjonal modell for å beregne totale kostnader i BOA prosjekter. 15 Krav i henhold til KDs rundskriv F-20-07, jfr. punkt 2.2 underpunkt d. i veileder side 17 9

10 indirekte kostnader fastsettes 16 av økonomienheten, og blir revidert jevnlig basert på tidligere års regnskapstall. For enkelte finansieringskilder, for eksempel EU og Norges forskningsråd, gjelder særskilte regler for hvilke indirekte kostnader som kan belastes Disponering av overskudd Overskudd ved BOA-prosjekter disponeres i utgangspunktet av styret. For å stimulere til ekstern finansiering bør et eventuelt overskudd i vesentlig grad tilfalle utførende budsjettenhet(er). Følgende fordeling av overskudd foreslås: 70 % av overskuddet tilfaller utførende budsjettenhet. 30 % av overskuddet tilfaller Fellesnivået. Ved samarbeidsprosjekter mellom avdelingene må fordelingen avtales Belastning ved tap Eventuelle tap må klargjøres med prosjekteier (dekan/institusjonsledelse) i hvert enkelt tilfelle, gjennom jevnlige statusoppdateringer underveis i prosjektet. I tilfeller der dekan er prosjekteier og prosjektet går med tap, tar dekan dette videre til rektor Merverdiavgift Oppdrag, definert som omsetning av tjenester mot vederlag, vil være avgiftspliktig omsetning i henhold til merverdiavgiftsloven av 19. juni 1969, såfremt det ikke foreligger unntak. Før det inngås kontrakt med oppdragsgiver må det klarlegges om oppdraget er avgiftspliktig eller ikke. Økonomienheten kan kontaktes for bistand i forhold til å avklare om det skal beregnes merverdiavgift på prosjektet. 5. INNBETALING OG FAKTURERING Alle innbetalinger i forbindelse med eksternt finansiert virksomhet skal skje til KHiB og regnskapsføres av KHiB. Innbetaling innkreves ved fakturering gjennom KHiBs økonomisystem. Det er ikke anledning å opprette private bankkonti for eksterne midler når midlene skal benyttes ved KHiB. Midler som ansatte får tildelt på grunn av sin stilling ved KHiB skal forvaltes av KHiB. Av kreditthensyn skal oppdragsgivere/bidragsytere normalt betale forskuddsvis, eventuelt i henhold til en fastsatt betalingsplan. Unntak fra denne regelen må godkjennes av økonomienheten på vegne av høgskoledirektøren, ut fra en vurdering av oppdragsgivers/ finansieringskildens soliditet. Den budsjettenhet som utfører prosjektet er selv ansvarlig for at prosjektet faktureres, ved å sende et fakturagrunnlag med referanse til kontrakt. Eksterne midler kan disponeres når prosjekt er opprettet og midler er overført til KHiB, eller at det foreligger en bindende avtale fra betalingsdyktig oppdragsgiver/bidragsyter. 16 Fastsatt sats for KHiBs totale indirekte kostnader utgjør 40 % påslag på prosjektets direkte personellkostnader. 10