Økonomiforum 7. februar

Transkript

1 Økonomiforum 7. februar Vertskap og planlegging av økonomiforum v/ Ann-Sofie Planlegging Excelkurs v/ Kine Budsjettering BOA v/ arbeidsgruppe - Spesielt fokus på budsjettering av ansatte Åpen runde

2 Budsjettering BOA Generelt om budsjett og regnskap v / Vidar Nyheim Ny budsjettmal BOA v/ Hans-Jørgen Christiansen Oppi Fokus BOA fremover v/ Grete Sagerup PAUSE 10:15 10:30 Ny rutine budsjettering av ansatte v/ Trine Andreassen og Ørjan Olsen Spørsmålsrunde Avrunding og åpen runde 11:30 11:45

3 Budsjett Utarbeide et realistisk budsjett for hvert prosjekt med oversikt over alle inntekter og utgifter (fullbudsjettering) - totalt og periodisert per år. Budsjett skal balansere (utgifter inkl. eventuell risiko/fortjeneste lik inntekter). Utgifter Direkte kostnader - lønn og sosiale utgifter, herunder også egne ansattes tidsbruk i kr og andre prosjektspesifikke kostnader. Indirekte kostnader - personlig arbeidsplass og teknisk infrastruktur. Påslag for risiko/uforutsette utgifter og rimelig fortjeneste (oppdrag). MVA med mindre fritatt (oppdrag). Inntekter: Finansiering fra eksterne kilder. UiT egenfinansiering (kun bidrag).

4 Budsjett Fullbudsjettering viktig: Vise hva prosjektet faktisk koster internt/eksternt. Bidra til at UiT kan legitimere mer realistiske krav overfor oppdragsgiver/finansieringskilden. Gi bedre grunnlag for strategiske beslutninger. Synliggjøre forpliktelser i bevilgningsøkonomien. Krav i reglement og retningslinjer. Bedre finansiering av prosjekter kan bidra til økt handlingsrom i bevilgningsøkonomien kortsiktig og langsiktig perspektiv.

5 Budsjett Registrering av budsjett i Agresso. Minstekrav: budsjett for inneværende år. Valgfritt: flerårige budsjett (anbefales). Ved flerårighet budsjett registrert i Agresso skal være lik prosjektets totalbudsjett. Registrering av prosjektbudsjett er viktig for økonomioppfølgingen: Prosjektnivå Instituttnivå Fakultetsnivå UiT-nivå

6 Regnskap Regnskapet skal vise alle direkte og indirekte kostnader (alle kostnadene) knyttet til prosjektet samt finansieringen (alle inntekter) av disse. Eksterne inntekter. UiTs eventuelle egenfinansiering i bidrag. Direkte kostnader: lønn og sosiale utgifter, herunder også egne ansattes tidsbruk i kr drift, reise og utstyr Indirekte kostnader personlig arbeidsplass). Indirekte kostnader teknisk infrastruktur.

7 Rapportering Registrert prosjektbudsjett i Agresso. Bokført alle inntekter og utgifter på prosjektet i Agresso. Forenkle rapporteringen: Har dokumentasjon av regnskap og budsjett. Får rapport fra Agresso kan gjenskapes. Alternativet: Skyggebudsjett, skyggeregnskap og skyggerapportering betydelig bearbeiding, arbeidskrevende manglende dokumentasjon og kan ikke gjenskapes.

8 Ny budsjettmal sion_id=&p_menu=&p_lang= Psst. hent alltid ny mal når dere skal budsjettere

9 Arbeidsgruppe Institutt Ørjan Olsen, IMB Helle Jørgensen, IKM Trine Andreassen, ISM Fakultet Stein-Bjørnar Holmbukt Grete Sagerup ØA Vidar Nyheim Hans-Jørgen Christiansen Oppi

10 Tidligere arbeid for budsjettprinsipper BOA Arbeidsgruppe BOA 2011 prinsipper for budsjettering av dekningsbidrag, egeninnsats og arbeidsinnsats strandet grunnet manglende tilbakemelding fra ØA og manglende muligheter i kontoplan Konklusjon fra 2011: alle prosjekter må ha budsjett i Agresso

11 Hvorfor gå videre? Mangler tydelige rutiner for budsjettering Et prosjekt på Helsefak bør bli behandlet likt uavhengig av stedkode 2 år siden forrige arbeidsgruppe Nye verktøy Større fokus på kvalitet i BOA fra flere interessenter Tidligere har ikke BOA vært prioritert i økonomioppfølgingen på fakultetsnivå Behovet for en helhetlig oppfølging av økonomien øker

12 Større fokus på BOA KD nytt reglement høst 2013, F Nivå 1 Økt fokus på opplæring, råd og veiledning Fokus på forbedring av verktøy, reviderer retningslinjene, utvikler nye maler osv. Økt internkontroll av BOA (dokumentasjon, budsjett og regnskap) Helsefak har gitt innspill for opprettelse av flerårige budsjett og i utvikling av kontoplan Fakultet Ser behovet for helhetlig økonomioppfølging og bedre styringsinformasjon

13 Vi er pålagt av KD å følge F-07-13, reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer I dag: er ikke alle våre prosjekt fullbudsjettert kan ikke instituttledelsen finne det helhetlige bilde av instituttets egeninnsats i eksternfinansierte prosjekter i regnskapssystemet er det forskjell i det vi rapporterer til finansieringskilde og det vi faktisk har ført i vårt regnskap er vårt svar til fakultetets styre og universitetsledelsen når de etterspør informasjon om BOA: «dette kan vi ikke svare på, våre budsjett er for dårlig»

14 Vi er pålagt av KD å følge F-07-13, reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer Gode grunner for å utvikle felles rutiner ved Helsefak for budsjettering av BOA.

15 Kan de nye verktøyene gjøre enkelte arbeidsoppgaver mindre tidkrevende? Fra økonomiforum Økonomiforum Søknadsbudsjett - budsjett som settes opp i tråd med finansieringskildens retningslinjer (flerårig) Eventuelt revidert søknadsbudsjett ifm kontraktsinngåelse (flerårig) En mal, ett budsjett Kostnadsbudsjett/finansieringspla n (Internbudsjett) - budsjett som settes opp i tråd med UiTs interne retningslinjer/beregningsregler (flerårig) Agresso-budsjett (årlig budsjett som skal inn i regnskapssystemet) Dette budsjettet skal vi arbeide med i dag

16 Flerårig budsjettmal Kan bruke ny mal allerede fra søknadsbudsjettet Kan bruke samme mal til oppretting og innlesing i Agresso Trenger bare å sende den til ØA med kopi til økonomirådgiver på fakultet, blir lastet inn så snart prosjektet er opprettet Flerårig Ikke lengre nødvendig å budsjettere hele balansen for prosjektet på ett år Budsjettet blir mer lik virkeligheten Budsjettavviket blir mindre Skiller mellom internt og eksternt ansatte Både de direkte lønnskostnadene og de indirekte kostnader Mulighet for å budsjettere lønn enkelt eller detaljert

17 Del oppsummering Internt ansatte budsjetteres etter ny rutine for alle nye prosjekter i 2014 Gjerne også de eksisterende som skal vare i flere år fremover En mal, ett budsjett Effektivisering av enkelte arbeidsoppgaver På sikt bedre styringsinformasjon 2014: utarbeide retningslinjer og budsjettrundskriv for BOA Praktisk tilnærming til tema etter pausen

18 15 min pause

19 Føring av internt ansatte