BUDSJETTFULLMAKTER OG INTERNKONTROLL 2015

Transkript

1 BUDSJETTFULLMAKTER OG INTERNKONTROLL 2015 Fastsatt av høgskoledirektør. Fullmaktene gjelder fra BUDSJETTSTRUKTUR BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET DELEGERT BUDSJETTANSVAR ATTESTASJON/KONTROLL AV BILAG KONTROLL VED BOKFØRING EKSEMPLER PÅ FULLMAKTER OG SIGNATURER OM ENGASJERING AV PERSONELL OVERSIKT BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET STRATEGISKE TILTAK 2015 OG BUDSJETTANSVARLIGE ARBEIDSFLYT FAKTURA OG REISEREGNING

2 1. Budsjettstruktur Kunst- og designhøgskolens ordinære virksomhet finansieres av bevilgninger over Kap. 260 Høgskoler fra Kunnskapsdepartementet (KD). KHiB har også andre finansieringskilder. Over Kap. 280 Nasjonale fellesoppgaver mottar KHiB bevilgninger fra KD til program for kunstnerisk utviklingsarbeid (PKU), og herav til KHiBs stipendiater og prosjektprogrammidler. KHiB kan også ha prosjekter finansierte av andre eksterne finansieringskilder. Budsjettstrukturen er utarbeidet med utgangspunkt i KHiBs ordinære virksomhet (Kap. 260) for budsjettenhet fra 00-49, mens Kap 280 p.t. er budsjettenhet 70 (PKU). Som del av økonomistyringen er det 3 hovedbudsjettenheter ved kunst- og designhøgskolen, og styrets budsjettvedtak er knyttet til disse hovedbudsjettenhetene: Avdeling for design, Avdeling for kunst og Fellesnivået. Under hovedbudsjettenhetene er det opprettet ytterligere et budsjettnivå; budsjettenheter. Se oversikt i kap. 8. Ved planlegging av virksomhet benytter KHiB i stor grad prosjekt i forbindelse med budsjettering. Dette gjøres innen alle hovedbudsjettenheter, som f.eks. på ledelsesaktiviteter, fellesfaglige og strategiske tiltak innenfor fellesnivået, for ulike aktiviteter innen avdelingen som f.eks. MA-studiet, kompetansetiltak, m.m. Innen etter- og videreutdanning (EVU) og bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter (BOA) benyttes også prosjektbudsjettering. I tillegg fordeles budsjettene på konto som indikerer hvilken type utgift som belastes, som f.eks. fast lønn, reise, undervisningsmaterialer osv. Konti brukt til budsjettering er veiledende. Regnskapsføringen må derimot foretas på den konto som gir best mulig informasjon i forhold til den faktiske utgift/inntekt. Se Nærmere om noen budsjettenheter under Fellesnivået: Budsjettenhet 10, Felleskostnader institusjonen. Innen kap 260 ordinær bevilgningsramme vil strategiske formål i hovedsak være underlagt høgskoledirektørs budsjettdisponeringsmyndighet, mens løpende administrasjon normalt vil sortere under økonomisjef. Her inngår også enkelte strategiske formål (se vedlegg 9). Enkelte prosjekter vil tildeles særlig budsjettansvar. Budsjettenhet 11, Faglige tildelinger. KU-prosjekter, publikasjoner, KU undervisningsprosjekter, kompetanseutvikling inngår her, sammen med andre faglige strategiske formål. Overordnet budsjettdisponeringsmyndighet ligger hos rektoratet, men budsjettansvar for ulike formål fremgår av oversikt strategiske midler (se vedlegg 9). Når midler til KU-prosjekter, -undervisningsprosjekter, kompetanse og publikasjoner blir gitt i tildelingsbrev overføres et delegert budsjettansvar. For disse tildelingene utøver dekan ved den ansattes avdeling budsjettdisponeringsmyndighet. Budsjettenhet 13, Enhet for avdelingsstøtte. Budsjettenheten het studieadministrasjon t.o.m Enhet for avdelingsstøtte er etablert f.o.m Budsjettenhet 15, Bygningsdrift. Ansvar for husleieutgifter er tillagt økonomisjef. Budsjettenhet 17, Enhet for kvalitetsutvikling. Opprettet som budsjettenhet f.o.m Her samles midler til etterutdanning, samt utviklingsmidler for eksternt samarbeid og kommunikasjon. Budsjettenhet 19, Prosjekt nytt bygg. Budsjettenhet avsatt til formålet. 2

3 2. Budsjettdisponeringsmyndighet I henhold til Hovedregler for økonomiforvaltningen ved KHiB (HR), Kap. 3.1 er delegering av budsjettdisponeringsmyndighet lagt til høgskoledirektørens ansvarsområde, herunder myndighet til å trekke budsjettdisponeringsmyndighet tilbake. Direktør har delegert budsjettdisponeringsmyndighet slik det fremkommer i kap. 8. Budsjettdisponeringsmyndighet (heretter også kalt BDM) innebærer følgende ansvar for den som er gitt slik myndighet (utdrag fra Bestemmelser om økonomistyring i staten): Budsjettdisponeringsmyndighet Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før en person med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner skal vedkommende: a) påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler b) påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen c) påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig Med økonomiske forpliktelser menes handlinger som binder KHiB økonomisk - f.eks. det å inngå arbeidsavtaler, inngå kontrakter, engasjere forelesere, bestille varer eller tjenester. Budsjetter fordeles fortsatt på underliggende budsjettenheter og -prosjekter, og personer gis et budsjettansvar for disse underliggende enhetene (se Kap.3 om delegert budsjettansvar), men økonomiske disposisjoner må uansett bekreftes av BDM. Generell budsjettdisponeringsmyndighet: Utover budsjettdisponeringsmyndighet vist i vedlagte oversikt har rektor, høgskoledirektør og økonomisjef en generell budsjettdisponeringsmyndighet ved KHiB, dvs. fullmakt til å bekrefte bilag for alle kunst- og designhøgskolens økonomiske forpliktelser. For rektor og høgskoledirektør er fullmakten knyttet til at institusjonsledelsen har et overordnet ansvar for alle kunst- og designhøgskolens aktiviteter, og kan følgelig foreta økonomiske disposisjoner på vegne av alle KHiBs budsjettområder. For økonomisjef er den generelle fullmakten også knyttet til å sikre god flyt i utbetalinger, bl.a. der utbetaling haster og/eller BDM ikke er tilgjengelig. Fullmakten er videre viktig i forhold til å kunne foreta konteringsendringer, omposteringer mellom ulike budsjettområder mv. Ved fungering vil den som er stedfortreder ha de samme fullmakter. Særskilt budsjettdisponeringsmyndighet: Følgende andre føringer gjelder for utøvelse av budsjettdisponeringsmyndigheten: - Bilag som vedrører høgskoledirektør bekreftes av rektor. - Bilag som vedrører dekaner og prorektor bekreftes av rektor. - Bilag som vedrører administrativ leder for program for kunstnerisk utviklingsarbeid bekreftes av høgskoledirektør eller leder for programstyret. - Bilag som vedrører rektor bekreftes av økonomisjef. - Bilag som vedrører administrative ledere bekreftes av høgskoledirektør. - Lønnsbilag SAP kan bekreftes av personalsjef. Bilag som vedrører institusjonsledelsen skal forelegges et eksternt styremedlem på forespørsel. 3

4 3. Delegert budsjettansvar Det grunnleggende prinsippet for økonomistyringen ved KHiB er at det overordnete budsjettansvaret hviler på den som har budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Dekan har f.eks. et overordnet budsjettansvar for avdelingen, selv der det er delegert budsjettansvar til underliggende enheter/prosjekter. Når budsjetter fordeles på underliggende nivåer til en budsjettenhet eller et prosjekt, delegeres budsjettansvar til en person. F.eks. IT-enheten der IT-leder har ansvaret, eller driftsprosjekter på avdelingene med navngitte budsjettansvarlige, tildelte KU-prosjekter til personer, o.l. Budsjettansvarlige for enheter/prosjekter forventes da å ha kontroll med økonomien på eget budsjettområde, selv om disse skal bekreftes av BDM. Delegering av budsjettansvar skal alltid være dokumentert 1. Delegert budsjettansvar skal meddeles økonomisjef. På fellesnivået vil enkelte aktiviteter bli tillagt et eget budsjettansvar, ved tildeling av prosjektnummer. Ved opprettelse av prosjekter på fellesnivået skal det også defineres en budsjettansvarlig for prosjektet. Strategiske midler med budsjettansvarlige for ulike prosjekter er vist i vedlegg 9. Forpliktelser ved delegert budsjettansvar: Den som er delegert budsjettansvar for en budsjettenhet/prosjekt plikter å påse at; - budsjettet ikke overskrides; - budsjettmidler anvendes til de formål som er gitt tildeling for; - midlene benyttes så effektivt som mulig, og på en måte som er hensiktsmessig for kunst- og designhøgskolen som helhet. Hvis det er tvil om hvordan fullmakter skal forstås, skal budsjettansvarlig sørge for å få det klarlagt før KHiB forpliktes økonomisk. Ved behov for omdisponeringer innenfor gitte rammer, skal spørsmålet tas opp med den som har budsjettdisponeringsmyndighet på forhånd. Ved delegert budsjettansvar skal all engasjering av personell, samt utgifter til reiser, bevertning og representasjon alltid godkjennes av BDM på forhånd. Se for øvrig kap. 4 om attestasjon og kap. 7 om engasjering av personell. 1 Det er tilstrekkelig at det fremgår av budsjettfordeling, f.eks. med å angi budsjettansvarlige i avdelingenes driftsbudsjett. 4

5 4. Attestasjon/kontroll av bilag Det er alltid den som anvender sin budsjettdisponeringsmyndighet som har det overordnete ansvaret for at det er hjemmel for en utbetaling og at denne for øvrig er i samsvar med gjeldende lover og regler. Økonomireglementet for staten krever at et bilag skal attesteres før det går til utbetaling. Attestasjonskontrollen 2 omfatter kontroll av; - at en vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale, - at dokumentasjon for leveransen (faktura/bilaget) er originalt, - kontering, eventuelt å påføre slik informasjon. Attestasjonskontrollen skal utføres av en annen person enn den som benytter sin budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Den som attesterer må sikre tilstrekkelig kjennskap til faktura/bilag for en anskaffet vare/tjeneste. I mange tilfeller vil det være en ansatt med delegert budsjettansvar som har forestått bestillingen eller inngått avtalen og med dette også har best kjennskap til vare/tjeneste som er levert. I andre tilfeller er det andre personer som har stått for avtalen/bestillingen eller som følge av sin funksjon har best forutsetning for å utføre kontrollen. Ved Avdeling for kunst og Avdeling for design er det som regel avdelingskonsulentene som attesterer fakturaer, utlegg og reiser. Derfor må den som bestiller sørge for at avdelingskonsulent er orientert om og har kopi av bestillinger og andre økonomiske forpliktelser som inngås, slik at disse har avdelingskonsulent har tilstrekkelig kjennskap til å attestere. Reiseregning: Det er avdelingskonsulentene og regnskap 3 som er 1. godkjenner (= attestant) av reiseregninger i SAP. Dersom det oppdages avvik må 1. godkjenner gi melding om dette til personen som har fremmet krav om utbetaling. Dersom bilag ikke returneres, men korrigeres, må 1. godkjenner informere om endringene. 1.godkjenner må informere 2.godkjenner (BDM) dersom det er forhold ved en reiseregning som bør gjøres oppmerksom på. Faktura Etter innføringen av elektronisk fakturahåndtering er det tildelt godkjenningsroller som attestanter og anvisere. Det er begrenset hvilke personer som har fullmakt til å godkjenne i systemet for elektronisk fakturahåndtering. Bestillere av varer/tjenester må sørge for at godkjenner har tilstrekkelig kjennskap til transaksjoner før faktura kommer. Se for øvrig Reglement for økonomistyring i staten. 5. Kontroll ved bokføring Ved bokføring skal det kontrolleres at bilaget er originalt, kontert, attestert, samt bekreftet (signert) av person med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) - iht. budsjettfullmaktoversikten i kap. 8. Disse kontrollene skal utføres av den som bokfører bilaget, eller 1. godkjenner for utbetalinger via SAP. I elektronisk fakturaflyt er kontroll ved bokføring (etterkontroll) lagt til regnskap. 2 Attestasjonskontroll ved anskaffelser av varer og tjenester. 3 Medarbeider ved økonomienheten. 5

6 6. Eksempler på fullmakter og signaturer Signaturer for økonomiske disposisjoner foretas på ulike måter, avhengig av type (se illustrasjoner for faktura og reiseregninger på siste side). For fakturaer etter innføring av elektronisk fakturaflyt vil attestasjon og budsjettdisponering foretas ved elektroniske godkjenninger. For reiseregninger (KHiB ansatte) foretas budsjettdisponering også elektronisk. For lønnsbilag foreligger det egne skjema med signaturfelt. For refusjon av utlegg brukes signaturfeltet på skjema for UTLEGGSREFUSJON som vist nedenfor: ATTESTASJON: BUDSJETTDISPONERING: Godkjent Faktura kontrollert Kontroll Bekreftet budsjettdisponering budsjettansvarlig bokføring (dato / sign) (dato /sign) (sign) (dato / sign) Eksempel på attestasjon/budsjettdisponering (godkjenninger) av elektronisk faktura i BASWARE (se illustrasjon på bestilling/fakturaflyt vedlagt): a) Kjøp av varer/tjenester ved Avdelingene: 1. Bestiller må ha godkjenning 4 fra BDM (dekan/ku-leder) for at bestilling kan foretas. 2. Bestiller gir avdelingskonsulent melding/kopi av bestilling. 3. Bestiller kontrollerer varemottak/leveranse iht. bestilling. 4. Faktura går til avdelingskonsulent for attestasjon i Basware (godkjenner 1). 5. Dekan (evt. andre) godkjenner budsjettdisponering i Basware (godkjenner 2) b) Kjøp av varer/tjenester ved Fellesnivået 5 : 1. Bestiller må ha godkjenning fra BDM for at bestilling kan foretas. 2. Bestiller gir attestant melding/kopi av bestilling 6 3. Bestiller kontrollerer varemottak/leveranse iht. bestilling. 4. Faktura går til attestant i Basware (godkjenner 1). 5. BDM godkjenner budsjettdisponering i Basware (godkjenner 2) c) Kjøp av varer/tjenester på fellesfaglige tiltak (f.eks. et kompetanse- eller KU-prosjekt): 1. Bestiller må ha godkjenning fra den som er tildelt midlene for at bestilling kan foretas. 2. Bestiller gir avdelingskonsulent melding/kopi av bestilling. 3. Bestiller kontrollerer varemottak/leveranse iht. bestilling. 4. Faktura går til avdelingskonsulent for attestasjon i Basware (godkjenner 1). 5. Dekan (evt. andre) godkjenner budsjettdisponering i Basware (godkjenner 2) 4 BDM skal godkjenne økonomiske forpliktelser før de inngås. Her må det også sikres at riktig budsjettenhet (evt. også prosjekt) for utgifter. En godkjenning fra BDM kan også være et delegert budsjettansvar. 5 Fellesnivået har flere budsjettenheter og BDM er. 6 Attestant og bestiller kan ofte være samme person på Fellesnivået. 6

7 7. Om engasjering av personell Alle arbeidsforhold (også kortvarige engasjementer) skal være basert på skriftlig kontrakt inngått mellom kunst- og designhøgskolen som arbeidsgiver og arbeidstakeren. For alle engasjementer skal reelt tidsforbruk og kompetanse legges til grunn for avtalen/kontrakten, i samsvar med arbeidets art. Det vises til rutiner fastsatt for lønnsområdet. Fullmakt til å engasjere personell innenfor gitt budsjettramme er underlagt følgende begrensninger: Enkeltengasjementer skal i utgangspunktet begrenses oppad til en kostnadsramme på kr Mer omfattende engasjementer enn dette krever involvering av personalenheten sentralt, selv om budsjettenheten finansierer dem innenfor eget budsjett. Det er alltid tildelt budsjettramme som ligger til grunn for bruk av fullmaktene. Begrensningene i form av maksimalsummer representerer derfor ikke noen form for utvidelse eller reduksjon av budsjettet, men danner rammer for når andre instanser må trekkes inn i beslutningsprosessen før avtale kan inngås i det enkelte tilfellet. NB! Når det gjelder utvidet/forlenget engasjement for personell som allerede er tilsatt ved KHiB, gjelder følgende: 1. Ingen kan utbetales lønn fra KHiB for mer enn 100 % stilling, med mindre det er pålagt overtid. 2. For ekstraengasjementer skal det kun betales for faktisk medgått tid til den aktuelle oppgaven. 3. Alle planer om slike avtaler skal for den enkelte arbeidstaker forelegges individuelt for personalsjef i god tid på forhånd, slik at eventuelle konsekvenser for mulig krav om utvidet stilling kan være avklart før avtale inngås. 4. Ekstraarbeid som personell tilsatt ved KHiB (uansett stillingsprosent) påtar seg for KHiB, vil bli utbetalt som lønn. 5. KHiB kan ikke engasjere egne tilsatte som næringsdrivende. Gjestelærere /næringsdrivende: Betaling til gjestelærere skal som hovedregel behandles som lønn/arbeidsinntekt. For å kunne betale pr faktura til selvstendig næringsdrivende (enkeltmannsforetak) eller andre selskapsformer må både de som utfører arbeidet og de som skal ha utført arbeidet, forsikre seg om at vilkårene for næringsvirksomhet er oppfylt (jfr. KHiBs nettsider og retningslinjer for dette). Norske selvstendig næringsdrivende (enkeltmannsforetak) utbetales via lønnssystemet. Andre selskapsformer som sender faktura for utførte konsulenttjenester, m.v. vil få godtgjørelsen utbetalt via økonomisystemet Agresso. Vilkår for næring må uansett være oppfylt. 7

8 8. Oversikt budsjettdisponeringsmyndighet 2015 BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET 2015 Rektor Gerd Tinglum Høgskoledirektør Cecilie Ohm Prorektor Johan Sandborg Dekan Aashild Grana (fra ) Dekan Mona Larsen Økonomisjef Øivind Skaar BUDSJETTENHET/-OMRÅDE Bud. enh. Spesifisert prosjekt Delegert Disse har budsjettdisponeringsmyndighet Generell alle budsjettområder budsjett X X X KAP 260 HOVEDBUDSJETTENHETER Fellesnivået generelt X X X Felles institusjonen 10 X X Generell X X Faglige tildelinger 11 Tildelte prosjekt X X X Bibliotek 12 Hovedbibliotekar X Enhet for avdelingsstøtte 13 X IKT 14 IKT-leder X Bygningsdrift 15 Driftsleder X Personal 16 X Enhet for kvalitetsutvikling 17 X Prosjekt nytt bygg 19 Prosjektleder X X Personalsjef Vidar Lidtun Leder avdelingsstøtte Signe Solberg* Leder kvalitetsutvikling Kari B. Johnsen Adm. leder PKU Geir Strøm Styreleder PKU Cecilie Broch Knudsen Avdeling for kunst X X Avdeling for design X X KAP 260 ANDRE BUDSJETTOMRÅDER EVU, BOA, NFR Generell X X X Videreutdanning 10 61xxx MA Kuratorpraksis Koordinator X X Etterutdanning 17 62xxx EVU-kursvirksomhet X X Bidrags- og oppdragsprosj xxx Bidragsprosjekter X X X (BOA) xxx Oppdragsprosjekter X X X Norges forskningsråd (NFR) * Prosjektleder X X Kap 280 Generell X X X KHiBs stipendiater 27 71xxx Stipendiater Avdeling for kunst X X KHiBs stipendiater 49 71xxx Stipendiater Avdeling for design X X KHiBs prosjektprogramtild xxx Prosjektprogramprosjekter X X X KHiBs utstyrsmidler (kap 281) xxx Utstyrsprosjekter X X X Kap 280 Program for kunstnerisk xx Generelt X X X utiklingsarbeid xx Stipendiatprogrammet X X X xx Prosjektprogrammet X X X 8

9 9. Strategiske tiltak 2015 og budsjettansvarlige Oversikten viser budsjettenhet/prosjektnummer for disponible strategiske midler for 2015, inkludert hvem som er delegert budsjettansvar. Bud. Budsjettenhet Prosjekt Spesifisert Ny ramme 2015 Overførte midler 2014 Formål 01 Formål 02 Sum disp. budsjett 2015 Budsjettansvar* KU-Komite og organisering Rektorat KU-Prosjektpott Rektorat Aktive prosjekter og overførte KU-pott I henhold til tildeling Publikasjonspott Rektorat Publikasjonsptt (aktive prosjekter/overført pott) I henhold til tildeling BA-utstilling Leder EFA Galleri Fisk Galleri Fisk Rekruttering-/portfoliedag Leder EFA ROM Leder EKU/Prorektor KU undervisningsprosjeker (aktive prosjekt/overført pott) Rektorat Budsjettpott såkorn/kompteanse faglige Rektorat Kompetanse/såkorn faglige aktive prosjekt/overført pott I henhold til tildeling Kompetansepott faglige tekn/adm. kurs Personalsjef Kompetansepott adm. tekn/adm. kurs Personalsjef BOA-midler Leder EKU Organisasjonsutviklingsprosesser Høgskoledir PPU-utvikling/læringssenter Leder EKU Forberedelse vitenskapelig høyskole - - Leder EKU Visuell identitet og web-utvikling Høgskoledir/Leder EKU El. sak- og arkivsystem, Public Prosjektleder (Anja) Økonomisystem oppgraderinger, og FDV-system Økonomisjef/ personalsjef BIBSYS konvertering Hovedbibliotekar Utvikle BAS (BrukerAdministrasjonsSystem) Leder EFA / IKT-leder Byggesaken - * - Rektor/direktør MA kuratorpraksis Dekan Avd. for kunst EVU kurs og utvikling Leder EKU Struktur- og strategiarbeid Rektor Kvalitetsutvikling Leder EKU Strategiske faglige formål Strategiske institusjonsformål * Disponible midler gjennom forskuttert brukerutstyr 9

10 10. Arbeidsflyt faktura og reiseregning Bestilling/fakturaflyt elektronisk faktura (BASWARE) Behov for en vare/tjeneste Godkjenning budsjettdisponering (BDM) G2 Bestilling Kopi/melding om bestilling til attestant G1 Levering av vare/ tjeneste Fakturamottak/ skanning (på Alnabru) Forkontroll regnskap KHiB Attestasjon (G1) Anvisning av BDM (G2) Etterkontroll regnskap Bokføring Til økonomisystem og utbetaling Basware Invoice BI (system for elektronisk faktura) Utenfor system for elektronisk faktura Reiseregningsflyt (ESS/SAP) Reise som skal gjennomføres Godkjenning budsjettdisponering (BDM) G2 Reise bestilles og gjennomføres Reiseregning skrives i ESS, Bilag leveres Reiseregning mottas i ESS Bilag mottas Av G1 Kontroll av reise (G1) Attestasjon Av reise (G1) Anvisning av BDM (G2) Til utbetaling og Økonomisystem ESS / SAP Utenfor system for elektronisk faktura 10