Brukere og fullmakter

Transkript

1 1 Versjon: Brukere og fullmakter B01) Vedlikeholde/opprette fullmakter og brukere i regneark Innhold Utfylling av regneark for brukere og fullmakter Formål: Veiledning for utfylling av bruker og fullmater Sikre at alle endringer i fullmaktsstruktur for attestanter og godkjennere skjer i henhold til fastsatte rutiner. Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken Ansvar Tidspunkt Handling Leder virksomhet Ved første gangs registrering og endringer Ansvaret for å utfylle nye regneark for brukere og fullmakter i Contempus.Invoice. Plasser ansvaret for å utfylle bruker og fullmakter i Contempus.Invoice. Virksomhet Ved endring av Utfylling av regneark for bruker og fullmakter fullmaktsstruktur og Fyll inn regnearket for brukere og fullmakter. For hjelp til utfylling, brukere se veiledning nedenfor. Veiledning for utfylling av brukere og fullmaktsstruktur Innholdsfortegnelse: 1 Innledning Generelt Roller i arbeidsflyten Brukere av Contempus.Invoice Generelt Feltforklaring Fullmaktstruktur Generelt Feltforklaring Flyten mellom attestant og godkjenner Hovedregel Ett-trinns godkjenning... 7

2 2 1 Innledning 1.1 Generelt Alle som skal ha tilgang til Contempus.Invoice må være registrert som brukere av systemet. Registrering av brukere skjer på regnearket, kunde@xx.yymmdd.xls. skilleark brukere (XX byttes ut med firmakode og yymmdd byttes ut med dato for endring). Dersom en bruker av Contempus.Invoice skal ha tilgang til å godkjenne (utøve BDM) en faktura må personen ligge med fullmakt i regnearket, kunde@xx.yymmdd.xls skilleark kostsentre. (XX byttes ut med firmakode) 1.2 Roller i arbeidsflyten Nedenfor ser dere en oversikt over hvilke roller og hva deres oppgave er i arbeidsflyten. Rolle Bestillerreferanse (Attrib1) Attestant Godkjenner Beskrivelse Det er LoginID (brukernavn) på den som skal motta fakturaene først i virksomheten. Se neste punkt Attestant. Bestillerreferansen skal alltid oppgis ved enhver bestilling. Den som mottar fakturaen først og som skal kontere og attestere fakturaen. Person med budsjettdisponeringsmyndighet. Denne personen vil kunne godkjenne faktura dersom hun/han har fullmakt til dette i henhold til fullmaktsstrukturen. Faktura kan ankomme denne personen på tre måter: 1. Personen er den første i fullmaktsrekkefølgen som har tilstrekkelig (høyt nok beløp) med fullmakt til å godkjenne faktura på den kontering som Attestant har benyttet. 2. En annen mulighet er at Attestant har valgt godkjenner direkte. Personen kan da godkjenne faktura dersom hun/han har fullmakt til dette i henhold til fullmaktsstrukturen. 3. En faktura kan også komme til godkjenner dersom det er satt et 1-tall bak brukeren under kolonnen R (gå alltid innom denne brukeren uansett beløp).

3 3 2 Brukere av Contempus.Invoice 2.1 Generelt En person må alltid opprettes som bruker av Contempus.Invoice for å få tilgang til systemet. Ved utfylling er det viktig å sørge for at brukerne blir gitt et eget brukernavn (NTLogin), bestillerreferanse, og at personen blir knyttet til riktige grupper. En bruker kan gis tilgang til flere brukergrupper. For å bytte mellom brukergruppene må vedkommende gå på til menypunktet Mine innstillinger i Contempus.Invoice og bytte brukergruppe. I tillegg er det mulig å knytte brukerne opp mot tilleggsbrukergrupper. Disse tilleggsbrukergruppene kan gi brukeren utvidet tilganger til å se fakturaer eller til systeminnstillinger. Attestanter og godkjennere tilhører den samme brukergruppen, Godkjenner (G). 2.2 Feltforklaring Feltforklaringen nedenfor brukes som hjelpemiddel ved utfylling av regnearket, kunde@xx.yymmdd.xls. Felt Virksomhet NTLogin Gruppe Beskrivelse Her skal det fylles inn virksomhetskoden. Brukerens LoginID til Contempus.Invoice. NB! Opprettelse av LoginID må gjøres i henhold til etablert struktur. Alle virksomheter får en 4-siffret kode som identifiserer virksomheten. Deretter følger initialene (2-6 bokstaver) på brukeren. Brukergrupper: Regnskap (R) - Brukere i denne gruppen utfører operasjoner knyttet til fakturaer i forkontroll, avvikshåndtering og etterkontroll. Medlemmer i denne gruppen har tilgang til å overstyre handlinger utført av godkjennere og ta kontrollen over fakturaer. Godkjenner (G) - Brukere i denne gruppen vil utelukkende ha tilgang til å godkjenne/attestere fakturaer som er sendt til dem for behandling. Controller (C) - Kun leserettigheter. Tilgang til å søke etter åpne og avsluttede fakturaer, tilgang til Oversikt og Rapporter. For å få tilgang til linker i Oversikt må brukeren ha tilgang til tilleggsbrukergruppen Master (M)

4 4 Fullt navn E-post adresse Overordnet Bestillerreferanse Kundeadministrator (KunAdm): Begrenset brukertilgang som blant annet gir brukeren rettighet til å administrere passord og lese inn fullmaktsfiler. Tilgang til administratorrollen gis kun manuelt av SSØ, og ikke via regnearket (Jf. Rutine B03). Tilleggsbrukergrupper: Master (M) - Gir brukeren tilgang til å se fakturaer i andre arbeidslister enn sin egen ved å bruke søkefunksjonen. Dette gjelder likevel ikke fakturaer merket som konfidensielle. Konfidensiell (K) - Gir brukeren tilgang til å se fakturaer som er merket som konfidensielle selv om disse ikke ligger hos brukeren i øyeblikket. Fornavn Etternavn på brukeren av Contempus.Invoice. Brukerens e-postadresse. Denne brukes av systemet til å sende e-post for å varsle at fakturaer er sendt til behandling samt påminnelser. Dersom bruker ikke behandler faktura etter x antall timer etter 2.purring, vil fakturaen eskaleres/sendes til overordnede. Kun godkjennere skal velges som overordnede. Dette er den bestillerreferansen som skal oppgis til leverandør ved bestilling av varer og tjenester. Faktura vil automatisk i Contempus.Invoice gå til den personen som er oppgitt som bestillerreferanse.

5 5 3 Fullmaktstruktur 3.1 Generelt Fullmaktsstrukturen avgjør om brukeren har fullmakt til å godkjenne en faktura. Når en bruker trykker handling godkjenn vil konteringen på den aktuelle faktura bli kontrollert opp mot fullmaktsstrukturen. Dersom brukeren som har godkjent ikke har tilstrekkelig fullmakt vil faktura gå til regnskap for avvikshåndtering eller til kostnadseier (bruker 3 i regnarket). Erfaring viser at best practice er en enkel fullmaktstruktur. Det innebærer at man kun har en dimensjon som styrer hvor fullmakten gjelder. Vi har tre dimensjoner til disposisjon (for eksempel konto, koststed og prosjekt). Vedlikeholdet ved en enkel fullmaktsstruktur er mye enklere og man risikerer ikke huller i fullmaktsstrukturen. Huller oppstår dersom det er verdier i en dimensjon eller kombinasjoner av verdier hvor ingen har fullmakt. 3.2 Feltforklaring Felt Celle C5 i regneark Selskap GEN Bestilt av Hoder Dimensjonsnavn Fra Til Beskrivelse Man kan om ønsket opprette opp til tre dimensjoner i regnearket. Hvilke dimensjoner som benyttes er valgfritt. Kombineres flere dimensjoner får man en mer komplisert fullmaktsstruktur og vanskeligere vedlikehold. D0 = Konto D1 = Dimensjon 1 i Agresso D2 = Dimensjon 2 i Agresso Osv Her skal det fylles inn virksomhetskoden. Brukeren(e) som fylles inn her vil ha tilgang til alle kostnadssteder i virksomheten. Hvilke verdier som legges inn her bestemmer hvilke verdier (for eksempel koststed) som brukeren har tilgang til å godkjenne faktura på (utøve budsjettdisponeringsmyndighet). Her har man mulighet til å legge inn intervaller. Dersom det kun skal ligge et koststed her brukes kun feltet fra og ikke fra/til. Hvem i virksomheten (for- og etternavn) som har fylt ut regnearket. Hvor mange godkjennere man ønsker i godkjenningsteget. Standard iht. økonomireglementet er en attestant og en godkjenner (fyll inn tallet 2).

6 6 Bruker 3 NT Login Beløp Bruker 4-20 NT Login Beløp R R Bruker 3 Er alltid kostnadseier (først i fullmaktsrekkefølgen). Det innebærer at faktura går til godkjenning til denne personen først, dersom vedkommende har tilstrekkelig fullmakt på kostnadsstedet. Fullmaktsrekkefølgen kan omgås dersom man aktivt velger mottaker når man attesterer eller at man setter 1 (gå alltid innom) etter for eksempel bruker 4. NTLogin angi LoginID her (dvs. Brukernavn). Beløp Her må det angis hvilken beløpsgrense som gjelder for brukeren (angitt LoginID). U = ubegrenset beløp. R Alternativene er 0, 1 og F. 0 Gå ikke innom denne bruker dersom fakturabeløpet er for stort i forhold til beløpsgrensen til brukeren (default). 1 Gå alltid innom brukeren selv om maks beløpsgrense er oversteget. F Utenfor orden Denne bruker kan godkjenne, men vil kun motta fakturaer hvor attestant aktivt har satt inn mottaker. Bruker 4 Er neste i fullmaktsrekkefølgen for gjeldende kontering. For forklaring av kolonner, se feltforklaring over. Bruker 5 20 er de neste i fullmaktsrekkefølgen. For forklaring av kolonner, se feltforklaring over.

7 7 4 Flyten mellom attestant og godkjenner 4.1 Hovedregel Etter attestasjon er hovedregel at fakturaen går til første bruker med stor nok beløpsmessig fullmakt. Unntak er dersom det er denne brukeren selv som har attestert fakturaen. Den vil da gå videre til neste bruker med stor nok beløpsmessig fullmakt. Hovedregelen gjelder dersom attestant ikke har fylt inn bruker i mottakerfeltet i Contempus.Invoice. Dersom det oppgis mottaker går faktura direkte til denne og man omgår fullmaktslogikken i Contempus.Invoice. 4.2 Ett-trinns godkjenning Ett-trinns godkjenning kan benyttes om virksomheten ønsker det. I så fall legges beløpsgrensen inn i selskapsegenskapene i Contempus. På fakturaer med totalbeløp mindre enn den definerte grensen, vil attestanter som også har BDM på aktuell kontering både attestere og godkjenne konteringslinjen i en og samme handling.