BRUKERVEILEDNING E-HANDEL GODKJENNER

Transkript

1 BRUKERVEILEDNING E-HANDEL GODKJENNER

2 Om denne brukerveiledningen Brukerveiledningen hvordan man godkjenner bestillinger i det elektroniske bestillingssystemet i Agresso (Agresso e-handel). Veiledningen er aktuell for alle ledere/prosjektleder med BDM (Budsjettdisponeringsmyndighet) og som normalt godkjenner faktura i Agresso. Innhold Om denne brukerveiledningen... 2 Varsel om godkjenning av rekvisisjon... 3 Enkel behandling av rekvisisjon... 5 GODKJENNE... 6 AVVISE... 7 INFORMERE... 7 PARKERE... 9 Ønsker du å justere på konteringen? E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 2 av 10

3 Varsel om godkjenning av rekvisisjon Når en Bestiller oppretter en rekvisisjon skal denne godkjennes i tråd med fullmaktstrukturene i Agresso før bestillingen sendes til leverandøren. Dette sikrer at kjøpet er godkjent av leder med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Når en Bestiller har laget en rekvisisjon og sendt denne til godkjenning, vil du som BDM motta en epost i løpet av få minutter. E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 3 av 10

4 Når du har mottatt en slik epost skal du snarest logge inn i UBW for å ta stilling til og godkjenne rekvisisjonen. Som prosjektleder eller leder med BDM på kostnadsstedet, er det ditt ansvar å kvalitetssikre bruken av konteringsverdiene (arbeidsordre, prosjekt og mva kode). E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 4 av 10

5 Enkel behandling av rekvisisjon Klikk på en av rekvisisjonene som ligger til godkjenning Klikk på hver enkelt varelinje for å se beskrivelse av varen, leverandørnavnet og sjekke konteringen. E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 5 av 10

6 GODKJENNE Bifaller du kjøpet, klikk på «Godkjenne» for å godkjenne alle varelinjene og rekvisisjonen er godkjent. Hvis du er....prosjektleder, vil rekvisisjonen sendes videre til leder med Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) på koststedet.. leder med BDM, vil rekvisisjonen blir en ordre og sendes til leverandøren med mindre den er over ,- (skal da godkjennes av Instituttleder) eller over ,- (skal da også godkjennes av NMBUs Økonomidirektør) E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 6 av 10

7 AVVISE Om du ikke vil godkjenne kjøpet, klikker du på «Avvis». Rekvisisjonen sendes så i retur til Rekvirenten så nødvendige endringer kan gjøres eller rekvisisjonen kan stenges/avsluttes. Det anbefales å legge inn en godt forklarende kommentar om årsaken til avvisningen. Du kan godkjenne eller avvise rekvisisjonen i sin helhet, eller på linjenivå. INFORMERE Gir deg mulighet til å informere andre Agresso brukere om hva du gjør. Du kan for eksempel informere andre prosjektledere om at dette nå kjøpes inn, så andre ikke trenger gjøre det samme. Det er ikke nødvendig å informere rekvirent (bestiller), da han/hun automatisk vil få beskjed så snart rekvisisjonen er godkjent og sendes til leverandøren I hovedbildet, klikk på knappen «Informer» En dialogboks åpnes hvor du kan søke frem brukere du vil informere og skrive en felles eller individuelle beskjeder. Du legger til/fjerner brukere fra listen ved å bruke pilene mellom de to feltene. Klikk på «Send» når du er klar. E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 7 av 10

8 Rekvisisisjonsbildet og beskjeden sendes til valgte mottakere i Agresso, og kan finnes igjen på oppgavelisten deres. Det sendes ikke et eget mailvarsel til mottakere om dette, inforamsjon vises kun i Agresso. E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 8 av 10

9 PARKERE Gir deg mulighet til å parkere rekvisisjonen (og andre oppgaver i Agresso, som faktura). Dette er praktisk når det er behov for å sjekke om kontering stemmer, om behovet for varen er reell, eller annet. Når rekvisisjonen får status «Parkert» kan andre se at det bevisst er gjort en handling til at rekvisisjonen ikke er endelig behandlet (godkjent / avvist). I hovedbildet, klikk på knappen «Parker» Tast inn en kommentar om hvorfor rekvisisjonen er parkert og ikke endelig behandlet. Klikk så knappen «Parker». Rekvisisjonen blir liggende på oppgavelisten din, klart merket som parkert. Kommentaren vedr parkeringen kommer også tydelig frem. E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 9 av 10

10 Ønsker du å justere på konteringen? Klikk på varelinjen du ønsker å endre så den vises mørkere blå under «Rekvisisjonsdetaljer». Du kan se konteringsverdiene på linjenivå både øverst til høyre på topplinjen, og nederste skjermbildet. Det er i linjen under «kontering» det er mulig å endre verdier. Ønsker du å gjøre endringer, kan du søke frem eller taste inn de nye verdiene direkte i de ulike konteringsfeltene. Du kan taste inn både selve verdien (for eksempel prosjektkoden) eller du kan søke på navn/beskrivelse i feltene. E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 10 av 10