Prosess: Fra behov til betaling

Transkript

1 1. Formål: Etablere en forankret og ensartet rutine for bestilling av transporttjeneste fra DHL 2. Målgruppe: Ansatte, rekvirenter, innkjøpere og BDM-er på alle enheter. 3. Hyppighet: Etter behov. 4. Rutineansvarlig: Innkjøpssjef 5. Risikoforhold: Uklar dokumentasjon av behov kan resultere i feil innkjøp (feil vare/tjeneste og/eller feil pris). Bestillinger foretas uten budsjettdekning. UiO kan opptre i strid med regelverket for offentlige anskaffelser. Feil kontering. Manglende sporbarhet mellom bestilling og faktura. 6. Kommentar: Bestilling av frakt fra DHL innebærer registrering i bestillingssystemet og opprettelse av transportdokumenter på DHL sine nettsider 7. Gjennomføring: Rutinen gjennomføres når enhetene skal foreta kjøp og betaling av frakt- og transporttjenester fra DHL. Side 1

2 Utførende Steg Oppgave/Aktivitet Referanse 1. Definere og melde innkjøpsbehov Ansatt UiO/Behovs- Haver Ansatte melder behov for transporttjeneste fra DHL ved å fylle ut en E- rekvisisjon med nødvendig informasjon, dersom dette er en innarbeidet rutine på enheten. Viktig informasjon er vekt, lengde, høyde, bredde, verdi, destinasjon og hva som skal forsendes. Gjelder transporten kjølevare eller farlig gods, må opplysninger om dette oppgis. Se UiOs avtalekatalog om transport av farlig gods. Gjelder transporten inn- eller utførsel av varer, se egne retningslinjer på Regnskapsseksjonens nettsider. Ved varekjøp fra utlandet skal mva-sats alltid være 0 og mva-kode 12 (unntaksvis 00 eller 13). Obligatoriske felt SKAL fylles ut, de øvrige kun ved behov. Bestillingsinformasjonen skal være konkret og nøyaktig. Når skjemaet er ferdig utfylt, sendes denne til enhetens rekvirent for saksbehandling. Rekvirent 2. Motta innmeldt behov, eventuelt behandle og kontrollere innkommet E- rekvisisjonsskjema Ved mottak av skjema, kontrollerer rekvirenten følgende: at alle obligatoriske felt er utfylt at alle opplysninger som trengs for å lage transportdokumentene er med (vær obs på særskilte krav til forsendelse av farlig gods, kjølevarer og om forsendelsen gjelder innførsel eller utførsel av varer) at behovet er tilstrekkelig konkretisert Eventuelle feil og avvik vurderes og korrigeres. Lete fram pris på forsendelsense UiOs avtalekatalog. Side 2

3 Rekvirent 3. Opprette anmodning i bestillingssystemet Rekvirent oppretter anmodning i bestillingssystemet. I feltet «Skal bestilling sendes til leverandør?» velges «Nei». Anmodningen sendes til BDM for godkjenning. BDM 4. Godkjenne anmodning - anvisning Personer med rettigheter til å godkjenne anmodninger på behovshavers enhet, mottar anmodningen til godkjenning i bestillingssystemet. Anmodningen gjennomgås og blir enten godkjent, sendt i retur eller forkastet. Ved kontroll og godkjenning skal BDM påse følgende: at disposisjonen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler at det er budsjettmessig dekning for forsendelsen at kontering er gyldig og korrekt Når anmodningen er godkjent, sendes den innkjøper for bestilling. Innkjøper 5. Bestilling Innkjøper kvalitetssikrer anmodningen ved å: Kontrollere at riktig avtale er benyttet og at kontrakt er tilknyttet bestillingen Kvalitetssikre pris ut fra opplysninger om forsendelsens egenskaper Kontrollere konteringsinformasjonen da særlig arten i kontostrengen Ved fullføring av bestillingen, blir den ikke sendt DHL, siden det er valgt «Nei» i feltet «Skal bestilling sendes til leverandør» når anmodningen ble opprettet. Det genereres et bestillingsskjema i systemet med et unikt bestillingsnummer som skal påføres i feltet «Shippers reference» i transportdokumentene (se under). Innkjøper/ Rekvirent 6. Utfylling av transportdokument på DHLs nettside Innkjøper går inn på DHLs nettside og logger inn på egen kundeprofil i feltene under «I have a login» og fyller ut DHLs transportdokumenter med nødvendig informasjon. Dette gjøres under siden som heter «Start shipping». Har du ikke en kundeprofil hos DHL, må du opprette dette under «Not yet registered? Register now». Vanlige transportdokumenter som skal følge forsendelsen er: a) Fraktbrev b) Proforma faktura (kun ved innførsel/utførsel) Tips ved utfylling: a) Ved innførsel/utførsel av en vare, skal man huke av for proformafaktura (feltet «Yes, I would like to create my invoice using Side 3

4 DHL Online Shipping for dutiable shipment»). I feltet «Shippers account number» settes UiOs kundenummer (se DHLs avtaleside på UiOs nettsider). Huk av for «Schedule Pick up» under «Service Options» b) I feltet Shippers reference legges bestillingsnummeret fra bestillingssystemet inn. Fraktbrevet skal skrives ut og festes på forsendelsen på vanlig måte. Avslutningsvis trykker man på «Schedule Pick up», og legger inn eventuell tilleggsinformasjon for opphenting. Bestillingen er så fullført. Side 4

5 Rekvirent 7. Varemottak i bestillingssystemet - attestasjon Prosess: Fra behov til betaling Rekvirenten sjekker at forsendelsen er blitt levert til rett sted, og varemottak registreres i bestillingssystemet. Varemottak må ikke registreres i bestillingssystemet før innkjøper eller rekvirent er trygg på at forsendelsen er kommet fram. Dersom forsendelsen gjelder midlertidig innførsel/utførsel sendes dokumentasjon til fortolling@admin.uio.no når forsendelsen er utført. Dette gjelder ved testing av utstyr, demoer, reklamasjoner, reparasjoner eller lignende. Fakturabehandlere 8. Fakturabehandling Hvis beløpet på bestillingen stemmer med fakturabeløpet vil fakturaen automatisk gå til betaling. Faktura endes til manuell avviksbehandling dersom: det er angitt kostnadsplitt/kontroll i bestillingen avvik mellom bestillings- og fakturabeløp varemottak ikke er utført i bestillingssystemet faktura er i annen valuta enn bestillingen Side 5

6 Bestilling til betaling til DHL for UiO Leverandør Motta bestilling Utføring av transportoppdrag Utsteder faktura Behovshaver/ ansatt Definere og melde innkjøpsbehov (erekvisisjon) Rekvirent / Økonomikonsulent Motta e-rekvisisjon Opprette rekvisisjon Varemottak i bestillingssystemet Manuell avviksbehandling av faktura BDM Godkjenne rekvisisjon Innkjøpskonsulent Bestilling Utfylling av fraktbrev Varemottak i bestillingssystemet Systemer og dokumenter E-rekvisisjon Ticket i RTQ Opprette data Side 6