P360-veiledning for ny arbeidsavtale - supplement til rutine for mottak av nye ansatte

Transkript

1 P360-veiledning for ny arbeidsavtale - supplement til rutine for mottak av nye ansatte Dette dokumentet er ment å være et supplement til og i samsvar med den nye rutinen som gjelder for mottak av nye ansatte. Veiledningen beskriver stegene i P360 for arbeidsavtalen og tilhørende dokumenter mer utfyllende. Sideantallet i parentes i teksten under her henviser til side i denne veiledningen. Altså, kort forklart når du skal følge den komplette hovedrutinen; Start alltid med å kvalitetssikre den offentlige personalmappen om den finnes fra før (IKKE lag ny!), samt opprette/kvalitetssikre kontaktkortet (s.2-3). Bestill deretter alltid arbeidsavtalen via Portalen uavhengig av type arbeidsavtale (s.5) Via Portalen får du spørsmål om hvilke dokumenter du ønsker at avtalen skal opprette i P360. Når det gjelder nyansettelser skal alle 3 opprettes (velkomstbrev (s.4), arbeidsavtale (s.5) og HTA-brev (s.6)). Velkomstbrevet er viktig og i tråd med ledelsens ønske om mottak av nye ansatte! Alle saksdokumentene som systemet oppretter i P360 vil være i status Reservert (under arbeid på ditt skrivebord). Følg brukerveiledningen for videre arbeid med hvert enkelt. Ferdigsignert arbeidsavtale og HTA-brev fra den ansatte via Postens signeringsportal skal inn i P360 som «Dokument inn» til deg (s.7). HUSK Å EKSPEDERE Det gjelder alle dokumenter som er ferdige, godkjent og i orden i P360! Lønn er avhengig av at dokumentene de skal gjenfinne informasjon i er ekspedert, ellers får de ikke tilgang til filene eller godkjenningsflyten. Status Reservert betyr «kladd/konsept under arbeid». Melding til Lønn (s.8) opprettes når alt annet på saken er ferdig og ekspedert. Denne ekspederes først når den er godkjent av BDM-leder. Ikke send epost med viktig informasjon til Lønn, men send det via notat i P360! Er dokumentasjonen viktig og forpliktende for NMBU, skal dette notatet på godkjenningsflyt til leder med BDM før den ekspederes til Lønn. Informasjon som feiler/ikke dokumenteres kan ramme arbeidstaker/-giver negativt. Personalmappen skal inneholde all vesentlig dokumentasjon. Ved en eventuell konflikt, vil personalmappens innhold kunne brukes som (retts-)dokumentasjon. 1

2 Personalmappe og privatperson-kontaktkort Før du gjør noe som helst annet, må du sikre at privatperson-kontakten og personalmappen dersom de finnes fra før i P360 er oppdatert for å ivareta transport av dokumenter fra portalen. 1. Først kontaktkortet; Søk opp privatperson ved å klikke på «Avansert søk» øverst i P360, og velg «Kontakt». Fyll inn riktig informasjon i de to første linjene, og klikk på «Søk» under søkefeltene. Klikk for å åpne kontakten du får treff på nederst i bildet, og klikk deretter på «Rediger egenskaper». I redigeringsbildet fyller du ut det som evt. mangler av adresse, mobilnummer. og epostadresse kun privat info skal inn her. Dersom den nye ansatte ikke har kontaktkort for privatperson i P360, lager du det nå. Det gjør du via «Meny» helt øverst til høyre, «Kontakt» og «Privatperson». Fyll inn privat informasjon. 2. Deretter søker du opp den offentlige personalmappen; Dersom den nye ansatte virkelig er helt ny og ikke tenkes å ha noen personalmappe ved NMBU fra før, hopper du over dette punktet. Er den ansatte hos oss fra før og har søkt og fått en fast stilling eller lignende, bør du søke for å finne den offentlige personalmappen. Finner du den ikke, skyldes det enten at du mangler tilgang eller at den ikke finnes. Kontakt Dokumentsenteret via Dokhjelp på Skype for evt. hjelp. Om du finner den og du har tilgang, åpner du den, og sørger for at den inneholder korrekt tilgangsgruppe, tittel, og fødselsnummer. «Personalmappe offentlig - Fornavn Mellomnavn Etternavn - enhet/akronym» Tittelen må skrives slik uten tilføyinger av noe slag, og skal kun ha vanlig kort bindestrek som i tittelen nevnt her, og ingen lang tankestrek mellom informasjonene i tittelfeltet. Systemet vil deretter søke opp denne saken eller opprette en ny for overføring av de nye dokumentene. Du skal altså ikke opprette ny offentlig personalmappe i P360! 3. Det siste du skal gjøre er å kople privatpersonkortet til personalmappen se neste side! 2

3 Kople kontaktkortet til personalmappen som sakspart For tryggere og mer effektiv bruk av riktig kontaktperson i denne saken fremover, kopler du privatpersonkortet til personalmappen som sakspart på denne måten; Stå i personalmappen, og klikk på «Saksfunksjoner» og «Rediger egenskaper». Så går du inn i fanen «Ekst. kontakter» og klikker på «Legg til eksisterende kontakt» og velger «Sakspart». Du kommer nå til bildet «Søk kontakt». Klikk på fanen «Historikk» og sjekk om kontakten ligger der etter at du kvalitetssjekket/opprettet den. Hvis ja, klikk til venstre for linjen (markerer), og deretter på «Legg til kontakt». Hvis kontakten ikke vises i historikkoversikten, gjør som følger; 1. Klikk på fanen «Hurtigsøk» 2. Skriv navnet i feltet for søkeord. 3. Klikk på «Søk» Er det flere privatkort på samme person (altså uten enhetstilknytning ved NMBU), så må du åpne disse for å velge det som inneholder mest og riktig informasjon. Gi gjerne Dokumentsenteret beskjed dersom du ser det er flere privatkontaktkort da de vil deaktiveres. 4. Velg linjen som har privatadresse ved å huke av til venstre i boksen. 5. Klikk på «Legg til kontakt». 6. Lagre til slutt saken igjen. Gjenbruk av sakspart i dokumenter ut til eller inn fra den som saken gjelder (den ansatte) Når du skal legge inn den ansatte som avsender/mottaker i dokument inn/ut, så trenger du ikke søke opp personen, men hente denne inn via sakspart. Klikk på kontaktikonet helt til høyre for linjen for avsender/mottaker, og marker den ansatte i feltet du nå får opp. Avsender/mottaker-feltet har nå fått inn den ansattes korrekte kontaktkort. 3

4 Velkomstbrevet til den nye ansatte Første brev som skal sendes/ekspederes er velkomstbrevet til den ansatte. Brevet inneholder informasjon om prosessen. Gå inn på saksdokumentet, klikk på «Dokumentfunksjoner» og «Rediger egenskaper». Rett opp evt. feil og mangler i registreringsbildet så det blir tilsvarende slik bildet her viser. Behold tittelen slik den er. Deretter må du inn i selve filen og redigere den. Fjern det som ikke skal beholdes, og sett inn informasjon om leder. Du må gjerne legge til ønsket informasjon dersom denne mangler. Skriv inn signatur i slutten av brevet om det mangler i filen. Ekspeder brevet på vanlig måte fra P360. Klikk på «Ekspeder». I ekspederingsboksen som kommer opp, klikker du på pilen til høyre for «Utskrift» og velger «Epost». Da sendes den elektronisk. Du vil se at den er sendt via fanen «Kontakter». Lenke til epost vises til høyre for mottakers navn. 4

5 Arbeidsavtale ut til den nye ansatte Gå inn på saksdokumentet «Arbeidsavtale», klikk på «Dokumentfunksjoner» og «Rediger egenskaper». Rett opp feil og mangler i registreringsbildet så det blir tilsvarende slik bildet her viser. Behold tittelen slik den er. Deretter må du inn i selve filen og redigere det som ikke lot seg ordne i portalen mv. Kontering eller kontonummer til den ansatte skal ikke inn i arbeidsavtalen, men i Melding til lønn-filen! Saksdokumentet sendes leder med BDM på godkjenningsflyt via P360. Dette tilsvarer leders signatur på avtalen. NB! Godkjenningsflyt er overflødig dersom leder er den som utfører arbeidet i P360. Forsendelse; Når alt er gjennomført, klikker du på de 3 små prikkene til høyre for filen og «Send til PDFkonvertering». Mellomlagre PDF-filen så du kan dra den fra filutforsker/browse den over til signeringsportalen etterpå. Så følger du rutinen igjen, og går via Postens signering for å sende avtalen i PDF ut til den ansatte (se egen brukerveiledning for Postens signeringsportal). Ekspeder i P360 etterpå. Trenger du å redigere avtalen etter at den er utsendt for signering? Stå i P360 på det utgående dokumentet med arbeidsavtalen som skal redigeres. Klikk på de 3 små prikkene til høyre for filen (kontekstmenyen) og velg «Vis versjonshistorikk». Åpne den siste Wordfilen og mellomlagre denne. Så importerer du filen til et nytt utgående dokument til den ansatte. Rediger avtalefilen, og følg samme prosedyren for godkjenning og utsending igjen. 5

6 HTA (hovedtariffavtalen) ut til den nye ansatte Følg rutinen! Det er naturlig å ha en dialog med den nye ansatte underveis, og HTA-dokumentet skal gjenspeile det som har blitt sagt/avtalt. Gå inn på saksdokumentet, klikk på «Dokumentfunksjoner» og «Rediger egenskaper». Rett opp feil og mangler i registreringsbildet så det blir tilsvarende slik bildet her viser (status «Reservert» inntil du har ekspedert det). Behold tittelen slik den er kommet inn i P360 (kan avvike noe fra bildet). Benytt 13.1 og ikke 26 femte ledd dersom kontonummer blir nevnt i filen! Deretter må du inn i selve filen og redigere slik at innholdet er i samsvar med det som har blitt sagt/avtalt. Brevet sendes til den ansatte via Postens signeringsportal. Følg veiledningen som ved arbeidsavtalen både prosessen ut til den ansatte, og også ved registrering av signert HTA. Ekspeder dokumentet når den er signert og alt er i orden (slik som med arbeidsavtalen). 6

7 Den ferdigsignerte arbeidsavtalen Du vil motta en epostmelding fra Posten om at avtalen er signert. Du må deretter følge lenken og logge inn på signeringsportalen for å hente ut avtalen. Mellomlagre filen eller dra den over fra Postens signering over til P360 om du får det til. Fullfør registrering i P360 tilsvarende slik bildet her viser. NB! Bruk frasebiblioteket slik at tittelen blir slik den pleier å være for arbeidsavtaler (type, periode, enhet). PS! Legg merke til at det IKKE er Lønn som er mottaker av denne, men du/din enhet! Lønn skal ikke motta noen av dokumentene som hittil er beskrevet i denne veilederen. Det siste du registrerer på saken er signert HTA. Den registrerer du som innkommet dokument på samme måte som arbeidsavtalen. Ekspedere, tenker du? Det slipper du! «Dokument inn» er allerede ekspedert (sendt) fra avsender, og vi har derfor ingen knapper til å ekspedere disse når vi mottar de. 7

8 Melding til Lønn Når alle saksdokumentene du har sendt ut er ekspedert, signerte dokumenter mottatt og registrert i personalmappen, er alt klart for at Lønn skal registrere den nye ansatte inn i UBW. Opprett Melding til Lønn. Det er dette skjemaet som varsler Lønn om den nye ansatte, og det er kun dette dokumentet som skal adresseres til Lønn! Gå til bestillingssiden/portalen der du lagde arbeidsavtalen og velg Melding til Lønn. Fyll ut skjemaet. Dette kommer så over til personalmappen i P360 slik de øvrige dokumentene gjorde. Gå inn på saksdokumentet «Melding til Lønn», klikk på «Dokumentfunksjoner» og «Rediger egenskaper». Rett opp feil og mangler i registreringsbildet så det blir tilsvarende slik bildet her viser. Behold tittelen slik den vises for deg (avviker noe fra bildet da systemet har fått noen utbedringer). Benytt 13.1 og ikke 26 femte ledd dersom kontonummer blir nevnt i filen! Rediger filen for evt. justering av informasjon. Siden dette dokumentet også gjelder lønn og kontering som forplikter NMBU, må også dette på godkjenningsflyt til leder med BDM. Dette tilsvarer leders signatur på dokumentet. Dersom leder er den som utfører arbeidet i P360, så er godkjenningsflyt overflødig. Ekspeder til slutt notatet (etter at det er godkjent)! PS! Det er du som skal stå i feltet «Ansvarlig», og ikke Lønn de skal inn som valgt mottaker! 8