Express Import-system

Transkript

1 Express Import-system Guide for avsendere

2 TNTs Express Import-system Et enkelt online-verktøy som gjør det enklere for avsendere og mottakere å organisere importforsendelser. TNTs Express Import-system gjør det enkelt for TNTs kunder å sende en forespørsel og betale for henting av varer fra 168 land. Du er som avsender av varene invitert til å ta del importprosessen via en invitasjon på e-post. Ved å klikke lenken i denne e-posten får du øyeblikkelig tilgang til Express Import-systemet, hvor du kan angi størrelse og vekt på de forespurte varene. TNTs Express Import-system gjør det enkelt for deg å behandle dine kunders ordrer raskt og effektivt. Slik virker Express Import-systemet: Mottaker ber om et pristilbud (valgfritt) Mottaker godtar pristilbud Mottaker legger inn en forespørsel Invitasjon sendes på e-post til avsender Avsender angir forsendelsesinformasjon Avsender mottar forsendelsesdokumenter Forsendelsen leveres til mottaker

3 1. Mottaker legger inn førespørsel Noen som ønsker å arrangere og betale for at en forsendelse hentes fra din bedrift og sendes til deres, kommer med en forespørsel. De angir informasjon om varene de ønsker å motta, i tillegg til ditt navn og e-postadresse i Express Import-systemet.

4 2. Mottaker ber om pristilbud Fordi Express Import er tilgjengelig på et stort utvalg av TNTs tjenester fra tidsdefinerte tjenester til Economy Express har mottakeren kontroll over leveringshastighet og kostnader. Mottakeren kan derfor også få et pristilbud før varene sendes. Når mottakeren velger å innhente et pristilbud sendes det en e-post som viser prisen på de tilgjengelige tjenestene basert på størrelse og vekt på varene (som angitt av deg). I det øyeblikk de velger en tjeneste, sender systemet all nødvendig forsendelsesdokumentasjon og instruksjoner for klargjøring av forsendelsen til deg. Dersom mottakeren velger ikke å motta et pristilbud, velges ønsket tjeneste når forespørselen sendes. I dette tilfellet sender systemet dokumentasjonen til deg umiddelbart etter at du har angitt forsendelsesinformasjonen. (Hvis størrelsen eller vekten på de forespurte varene ikke dekkes av den tjenesten mottakeren har valgt, vil det sendes en e-post til mottaker som viser de tilgjengelige tjenestene, med spørsmål om å velge en annen tjeneste.)

5 3. Invitasjon sendes på e-post til avsender x10 item Etter at mottakeren legger inn en forespørsel, sender Express Import-systemet deg automatisk en e-post med en lenke som fører deg til systemet for å angi forsendelsesinformasjon. Du behøver ikke noe passord, PIN-kode eller kundenummer. Selv om du har et TNT kundenummer er tilgang til Express Import-systemet kun mulig gjennom e-postinvitasjonen. Receiver Sender

6 4. Avsender legger inn forsendelsesinformasjon x10 Når du klikker på lenken vil du se informasjon om de forespurte varene som skal hentes. For å akseptere invitasjonen kan du angi størrelse og vekt på varene. Du kan også avvise invitasjonen i systemet, for eksempel hvis varene som skal sendes ikke er på lager. Når du avviser en invitasjon vil mottakeren øyeblikkelig varsles via e-post og bli opplyst om årsaken du angir for avslaget. 5. Mottaker godkjenner pristilbud x10 item Hvis mottakeren ba om et pristilbud, vil det sendes en e-post som inneholder en lenke til pristilbudet basert på den størrelsen og vekten du anga.

7 6. Avsender mottar forsendelsesdokumentasjon Når bookingen er fullført det betyr at mottakeren har valgt den tjenesten de ønsker, med eller uten godkjennelse av et pristilbud mottar du en e-post med instruksjoner om klargjøring av forsendelsen. Vedlagt til denne e-posten finnes: TNTs vilkår og betingelser fraktbrev handelsfaktura Du bes om å lese vilkårene og betingelsene, skrive ut fraktbrevet og handelsfakturaen og feste disse til forsendelsen. Merk at du må la emballasjen være åpen, slik at TNTs sjåfør kan inspisere varene.

8 7. Forsendelsen leveres til mottaker Shipment is transported. Når dokumentasjonen genereres blir forsendelsen automatisk lagt inn i TNTs bookingsystem og det blir planlagt henting. En TNT sjåfør henter pakken, og den leveres til mottaker. Så enkelt er det.

9 Spørsmål og svar Komme i gang Hva er den e-posten med en ordreforespørsel som jeg har mottatt? E-posten er en invitasjon til å delta i organisering av henting av varer som en annen part (f.eks. din kunde) ønsker å motta. Når du klikker på lenken i e-posten får du øyeblikkelig tilgang til Express Import-systemet, hvor du kan angi størrelse og vekt på de forespurte varene. Må jeg registrere meg for å bruke Express Import-systemet? Som avsender, trenger du ikke registrere deg for å benytte Express Import systemet. Hvis du ønsker å bruke systemet for å arrangere henting selv, kan du registrere deg på mytnt via Hvordan logger jeg inn på Express Import-systemet? Klikk helt enkelt på lenken i e-postinvitasjonen. Selv om du har et TNT kundenummer eller bruker mytnt, så kan ikke disse brukes til å behandle utgående forsendelser. Hvilken informasjon behøver jeg for å behandle ordren? Alt du behøver er størrelse og vekt på varene som skal sendes. Husk å legge ved en handelsfaktura for varene. Du kan også bruke Express Import-systemet for å generere en faktura. I dette tilfellet vil systemet be om at du angir ditt organisasjonsnummer, opprinnelsesland for varene og annen informasjon. Er informasjonen min trygg? Ja. Express Import-systemet er sikkert. Som en ekstra sikkerhetsforanstaltning har systemet en timeout på 15 minutter for å forhindre uautorisert bruk. TNTs vilkår og betingelser inneholder ytterligere informasjon om online sikkerhet.

10 Administrere prosessen Hva om jeg ikke har ønsket antall artikler på lager? Hvis det er er et avvik mellom det som ønskes og det du har tilgjengelig, kan du enten avvise invitasjonen eller sende en e-post direkte til mottakeren. For å hjelpe deg vil du finne mottakerens e-postadresse i ordreinformasjonen. Jeg venter på en ordre, men kan ikke se e-postinvitasjonen. Hva skal jeg gjøre? Det kan ta systemet noen minutter å behandle en ordre. Dersom du mistenker at mottakeren har skrevet e-postadressen din feil, kontakt mottakeren direkte. Express Import-systemet vil ikke varsle mottakeren direkte om en ugyldig e-postadresse. Hva om jeg ønsker å avvise en invitasjon? Det er mulig å avvise en invitasjon. Følg helt enkelt instruksjonene på skjermen og angi årsaken for avvisningen. Mottakeren vil bli varslet om at du har avvist invitasjonen, og få opplyst årsaken du har gitt. Hva om jeg gjør en feil med forsendelsesinformasjonen? Dersom du gjør en feil med forsendelsesinformasjonen og allerede har sendt den, vennligst kanseller ordren og send en e-post direkte til mottaker og be om å få en ny invitasjon. Hvordan kansellerer jeg en ordre? Hvis du allerede har angitt forsendelsesinformasjonen, og må kansellere den (for eksempel på grunn av endrede omstendigheter eller utilstrekkelig varebeholdning), klikk på lenken i e-postinvitasjonen fra mottakeren. Du vil bli ført til oversiktsskjermen i Express Import-systemet. Klikk på Kanseller -knappen, og velg årsaken til at du må kansellere ordren. Du har nå kansellert ordren, og det vil sendes en e-post til mottakeren med årsaken for kanselleringen. Hva skjer hvis jeg klikker på en lenke, og den har utløpt? Lenken i en e-postinvitasjon utløper 24 timer etter at den er sendt. Hvis du klikker på en lenke og blir ført til et skjermbilde i Express Import-systemet som sier: Ordren er ikke lenger tilgjengelig, vil det beste være å kontakte mottakeren direkte for å organisere en ny invitasjon.

11 Klargjøre forsendelsen Hvor er min forsendelsesdokumentasjon? Forsendelsesdokumentasjon (som TNTs vilkår og betingelser, fraktbrev og handelsfaktura) vil sendes til e-postadressen din (samme e-postadresse som invitasjonen ble sendt til). Dette skjer enten etter at du trykker send, eller etter at mottakeren har godkjent et pristilbud. Du få vite om mottakeren har bedt om et pristilbud etter at du har sendt forsendelsesinformasjonen. Du kan besøke dette igjen ved å klikke på lenken i e-postinvitasjonen. Hvordan klargjør jeg dokumenter for tollklarering? Som beskrevet overfor vil standard forsendelsesdokumentasjon sendes på e-post etter at du trykker Send -knappen, eller etter at mottakeren godkjenner pristilbudet. Dersom du er i tvil om du behøver ytterligere dokumentasjon, vennligst kontakt TNT kundeservice for hjelp. Hvorfor må emballasjen være åpen? Å la emballasjen være åpen for inspeksjon er en del av TNTs prosess med ukjente avsendere. Fordi du som avsender ikke autentiseres av Express Import-systemet, må varene inspiseres av sikkerhetshensyn.

12 Spore pakker og ordrer Vil mottakeren få vite at pakken ble hentet? Systemet varsler ikke automatisk mottakeren om at forsendelsen er hentet, så du må selv varsle mottakeren direkte for å informere om at den ble hentet dersom du ønsker dette. Forsendelsen kan også spores både av mottakeren og deg. Finn helt enkelt sendingsnummeret fra overvåkningsskjermen i Express Import-systemet, og legg det inn i sporingsfunksjonen på Kan jeg se gamle ordre? Ja. Ved å klikke på lenken i invitasjonen i vil du kunne se ordreinformasjonen. Behøver du mer hjelp? Du kan finne kontaktinformasjon til TNT kundeservice på hvor du også kan laste ned en kopi av Express Import-systemets guide for mottakere.