INTERNFAKTURERING ELEKTRONISK ARBEIDSFLYT

Transkript

1 BRUKER- VEILEDNING INTERNFAKTURERING ELEKTRONISK ARBEIDSFLYT Pr

2 Internfakturering Det er satt opp arbeidsflyt for interntransaksjonene med mulighet for å legge ved dokumenter til transaksjonene. Løsningsbeskrivelse internfakturering Ordinære internfakturaer mellom instituttene ved NMBU posteres som følgende: Inntekter 91* Kostnader 92* (posteres på dummykonto 9970 ved distribusjon + ressurs eller stedskode) Kostnadssiden gjennomgår følgende godkjenningsflyt (arbeidsflyt): Internfakturering Inntekter konto 91* og internfordelinger konto 93* Kostnader konto 9970 Automatisk godkjenning Koststed mottaker enhet Ressurs Prosjektleder Øk.medarbeider institutt Godkjent Inntekter blir automatisk godkjent i arbeidsflyten av den personen som registrerer internfakturaen, mens kostnaden sendes ut på arbeidsflyt. Kostnadslinjen sendes ut på hjelpekonto 9970 siden den som sender internfakturaen ikke alltid vet hvilken konto mottaker ønsker kostnaden på. I tillegg må kostnadslinjen påføres ressurs nummer til mottaker og kostnadssted. 2

3 Viktig at mottaker påser at transaksjonen blir kontert med arbeidsordre slik at den går videre til godkjenning hos prosjektleder. Prosjektleder påfører korrekt konto. Internfordelinger på seksjonene. En internfaktura på konto 93* trenger ingen signatur. Om det likevel ønskes en ekstra signatur på disse transaksjonene kan ressurs påføres i konteringsstrengen for å oppnå dette. Det samme er gjeldende for en internfaktura på postene 91* og 92*, hvor føringen kun er innen din budsjettenhet. Du gjennomfører hele føringen hos deg selv med en eventuell arbeidsflyt til ressurs, for eksempel prosjektleder Avvisning - Dersom en internfaktura blir avvist på brukertrinnet Godkjenning internfordeling, går faktura tilbake til regnskap institutt for korreksjon av kontering. Ved avvisning på brukertrinnet Prosjektleder internfaktura går faktura tilbake til trinnet før prosjektleder. Kontroll Dersom noen mottaksregistrerer transaksjoner på andre konti enn 91*, 92*, 93* eller konto 9970, vil faktura bli rutet tilbake til personen som mottaksregistrerte bilaget. Det er med andre ord KUN ovennevnte konti som skal benyttes i forbindelse med elektronisk føring av interntransaksjoner. Praktisk brukerveiledning Opprette internfaktura og legge til dokument For å opprette en internfaktura går du til Agresso Web. Skjermbildet ligger under mappen Regnskap Dobbeltklikk på mappen Hovedbok og velg «Mottaksregistrering av hovedbokstransaksjoner». Start med å fylle ut toppraden med periode og bilagsdato. 3

4 Fyll deretter inn inntektsraden. Når du starter å fylle ut konto med 91.. så vil systemet automatisk lete frem de aktuelle konti en kan velge mellom. Vi velger konto 9110 og ser at konteringsraden nå endrer seg i forhold til de regler som er knyttet til den aktuelle konto (se nedenfor). Videre påfører vi koststed, arbeidsordren og beløp som skal inntektsføres. Husk at inntekt alltid er et negativt beløp i Agresso. 4

5 Legg på kostnadsraden på konto 9970 og hent opp personen den skal sendes til og koststedet som skal belastes. Legg til dokument Legg deretter til dokument ved å klikke på mappen «Dokumenter». Et nytt skjermbilde åpnes. Klikk på mappen Interne fakturaer og deretter legg til eksisterende dokument. Du får nå opp skjermbildet for opplasting av dokumenter 5

6 Klikk på Browse du vil nå få opp skjermbilde fra Utforsker med mappene du har lokalt på din PC, finn riktig dokument og trykk OK. Bane her vises filstien hvor du hentet dokumentet ditt fra. Beskrivelse om du ønsker en egen beskrivelse av dokumentet som er lagt til, kan dette legges til i feltet Beskrivelse. Dokumentets navn vises som forslag. Rekvisisjonskommentar Kan benyttes til å legge til evt. kommentarer til dokumentet om ønskelig. Trykk OK for å knytte dokumentet ditt til internfakturaen Du kommer nå tilbake til skjermbildet som heter Dokumentarkiv. Ønsker du å legge til flere dokumenter til denne internfakturaen velg legg til eksisterende dokument og gjenta ovenstående. Om du ikke skal legge til flere dokumenter kan skjermbilde lukkes (kryss øverst til høyre). Du kommer nå tilbake til skjermbildet Mottaksregistrering av hovedbokstransaksjoner og er klar for å sende internfaktura ut for godkjenning. Velg knappen LAGRE oppe til venstre i skjermbildet fakturaen din får nå tildelt et bilagsnummer og fakturaen blir sendt til mottaker/godkjenner. 6

7 ENDRINGER / OMFORDELING AV FØRT BILAG. Gå tilbake til skjermbildet Mottaksregistrering av hovedbokstransaksjoner. Klikk på mappen Åpne 4 Fyll inn bilagsnummeret til bilaget du ønsker å korrigere og søk frem dokumentet. Klikk på bilagsnummeret. Og følgende boks åpner seg. 7

8 Klikk på Cancel. Da kommer du tilbake til det bilaget. Dersom du klikker på Open, så åpnes vedlegget til bilaget. Du kan nå gjøre endringer forutsatt at bilaget ikke allerede er godkjent av mottaker. GODKJENNING AV INTERNFAKTURA. Når man får en internfaktura til godkjenning vil oppgavene ligge under menypunktet Dine oppgaver i mappen Arbeidsflytoppgaver - tilsvarende leverandørfakturaer. ALLE godkjenningstrinn i arbeidsflyt for internfaktura inneholder beskrivelsen Internfaktura og ompostering + hvilken rolle du har når du får fakturaen til godkjenning. Klikk på linken for å komme inn i godkjenningsbildet. 4 4 Midt i bildet vil listen med alle internfakturaer til godkjenning ligge tilgjengelig. 8

9 Klikk på fakturaen du ønsker å godkjenne og fyll inn ønsket kontering. Husk at internfakturaer skal konteres på kontoer som stater med 92**. Fyll videre inn korrekt koststed og arbeidsordre. Ønsker du å se på dokumenter så klikk på Avslutt med å trykke på Godkjenne knappen. MERK! Du ser både inntekts- og kostnadsraden i godkjenningsskjermbildet men har kun mulighet til å godkjenne den transaksjonen du har fått til godkjenning. 4 4 Dersom du skal splitte kostanden på to linjer så klikker du på avansert modus knappen. Se for øvrig beskrivelse av dette i egen veiledning for godkjenning av faktura. Dersom du ikke er korrekt mottaker av fakturaen, så kan du avvise den ved å trykke på Avvise knappen. Du får da opp en dialogboks som krever at du legger inn en kommentar før du igjen trykker på avvise. 9

10 AVVISTE BILAG Dersom mottaker avviser fakturaen, vil denne komme opp under Arbeidsflytoppgave hos regnskap på enheten dette koststedet tilhører. Selve godkjenningsskjermbildet for håndtering av disse bilagene er tilsvarende godkjenningsbildet for Leverandørfaktura, unntaket er at dokumentet for internfaktura ikke vises på høyre side i skjermbildet. 10

11 SØKE PÅ SENDTE INTERNFAKTURAER. Velg fra menyen under Hovedbok. De med forstørrelsesglass er spørrelinker. De meste aktuelle spørrelinkene er Mottaksregistrerte hovedbokstransaksjoner, Spørring bilag Status arbeidsflyt hovedbokstransaksjoner Brukerlogg Arbeidsflyt- hovedbokstransaksjoner. 11

12 Omposteringer Det er satt opp arbeidsflyt for omposteringer med mulighet for å legge ved dokumenter til transaksjonene. Løsningsbeskrivelse Ompostering Ordinære omposteringer mellom konto, koststed og arbeidsordre innenfor instituttene ved NMBU gjøres også via skjermbildet Mottaksregistrerte hovedbokstransaksjoner. Omposteringene gjennomgår følgende godkjenningsflyt (arbeidsflyt): Ompostering Bokført trans som skal omposteres Ompostering Prosjektleder Prosjektleder Øk.medarbeider institutt Øk.medarbeider institutt BDM BDM Godkjent Godkjent Praktisk brukerveiledning Opprette omposteringsbilag og legge til dokument For å opprette et omposteringsbilag går du til Agresso Web og skjermbildet ligger under Regnskap. 12

13 Dobbeltklikk på mappen Hovedbok og velg «Mottaksregistrering av hovedbokstransaksjoner». Angi periode og dato for bilaget. I konteringsraden legger du inn informasjon som tilsvarer den bokføringen som du vil ompostere. Dette beløpet legges inn som et negativt (minus) beløp. Viktig at Konto, Koststed, Arbeidsordre og AV (mva kode) legges inn helt likt som i bilagsraden du ønsker å ompostere. Avhengig av den konto du ønsker å ompostere på kan også andre konterings begreper komme opp eks ressurs og utstyr. Legg så til ny rad hvor du legger inn den nye konteringen. Bilaget vil automatisk foreslå tilsvarende beløp som på første linje, men med motsatt fortegn. Du kan fordele beløpet på flere linjer dersom det er ønskelig. 13

14 Du legger ved et dokument på samme måte som beskrevet under internfaktura ovenfor. Omposteringen går nå ut på godkjenningsflyt i henhold til godkjenningsstrukturen beskrevet ovenfor. 14