Brukermanual for Mamut Tromsøstudentenes Idrettslag. Hjelpedokument for kasserere i undergruppene. Redigert av Marte Collin

Transkript

1 Brukermanual for Mamut Tromsøstudentenes Idrettslag Hjelpedokument for kasserere i undergruppene Redigert av Marte Collin Opprettet av Marte Collin

2 2 1.0 INNLEDNING HUSKELISTE INNFØRING AV BUDSJETT BILAGSREGISTRERING OVERFØRING TIL HOVEDBOK PERIODEAVSLUTNING ÅRSAVSLUTNING RAPPORT KONTROLL AV RAPPORTER DETALJERT BESKRIVELSE AV HUSKELISTE NÅR DU STARTER MAMUT INNFØRING AV BUDSJETT BILAGSREGISTRERING Oppretting av nye kontoer i Mamut OVERFØRING TIL HOVEDBOK PERIODEAVSLUTNING ÅRSAVSLUTNING Opptetting av nytt regnskapsår i Mamut Årsavslutning etter oppretting av nytt regnskapsår RAPPORT KONTROLL AV RAPPORTER Penger avsatt til sparing Dersom tallene i rapporten viser seg å være feil 50

3 3 1.0 Innledning Her følger en brukermanual for Mamut. TSI benytter seg av regnskapsprogrammet Mamut hvor hver av undergruppene har sin egen konto. Det er mulig å logge seg inn på kassererpcen via eksternt skrivebord da kassererpcen står på TSI-kontoret som har begrensede åpningstider. For info om dette kontakt hovekasserer i TSI. Brukermanualen er delt i to fordi undergruppenes kasserere befinner seg på ulike kunnskapsnivå i bruken av Mamut. Først følger en kort og punktvis huskeliste for hva du skal gjennomføre hvert regnskapsår. Deretter følger en detaljert beskrivelse av hvert punkt på huskelisten - dersom du er usikker på hvordan punktet gjennomføres. De detaljerte beskrivelsene er skjermbilder fra Mamut som viser deg hvordan du gjennomfører handlingen steg for steg. Til slutt følger en oversikt over fristene for innleveringen av halvårsregnskap og årsregnskap samt hva som skal leveres.

4 4 2.0 Huskeliste Det er viktig at alle punktene på huskelisten gjennomføres i Mamut for at regnskapet skal bli rett. 2.1 Innføring av budsjett Det første du skal gjøre når et regnskapsår starter er å legge inn budsjettet for det neste året i Mamut. 2.2 Bilagsregistrering For å gjøre arbeidet ditt oversiktlig og enkelt bør undergruppa ha en egen perm som er inndelt i årets måneder. Kontoutskriften for hver måned settes inn i permen sammen med månedens tilhørende bilag. Et bilag er kvitteringen på det som er kjøpt inn. Alle transaksjonene på kontoutskriften skal føres i Mamut med samme dato som de har på kontoutskriften. Bilagsregistreringen består av å registrere transaksjonene fra kontoutskriften på debet og kredit (med lik sum). Når du registrerer bilag i Mamut vil du få et bilagsnummer. Dette nummeret skal du skrive bak transaksjonen på kontoutskriften og på kvitteringen. I bilagsregistreringene er skjermbildet delt i to. Den øverste viser hva du jobber med og den nederste viser lagrede bilag som ikke er ført til hovedbok. Når du har ført ett bilag og skal føre et nytt er det viktig at du lagrer det første bilaget slik at det havner i ruta under for så og trykke ny. Kontroller at hver transaksjon har sitt eget bilagsnummer slik at du ikke fører alle inn i ett bilag. Alle bilagene vil havne i ruta under etter hvert som du lagrer de. For å redigere bilagene som er i ruta under er det bare og dobbelklikke på bilaget slik at det kommer i ruta oppe. Kontroller at alle bilagene i ruta under er riktig i forhold til kontoutskriften. 2.3 Overføring til hovedbok Alle bilagene i Mamut skal overføres til hovedboken når de er kontrollert. Når bilagene er overført til hovedboken kan de ikke redigeres. Bilagene forsvinner da fra den nedre ruta i bilagsregistreringa. Du vil ikke få opp registrerte bilag i rapportene før de er ført til hovedbok (eget punkt for rapport). Etter overføring til hovedbok skal du avstemme kontoene. 2.4 Periodeavslutning Når en periode (en måned) er over kan du avslutte den i Mamut. Periodeavslutningen forutsetter at bilagsregistreringene for denne perioden er ført til hovedbok. Når du har foretatt en periodeavslutning kan du ikke føre flere bilag i denne perioden. Ved levering av halvårsregnskapet skal periode 1-6 være avsluttet. Den detaljerte beskrivelsen viser stegvis hva du skal gjøre ved levering av halvårsregnskap. Husk at fristen for innlevering av halvårsregnskap er 1. september. 2.5 Årsavslutning Når året er omme og alle transaksjoner fra kontoutskriftene er ført i Mamut kan du avslutte regnskapsåret. Dette skal gjøres når du leverer årsregnskapet. Årsavslutningen forutsetter at alle bilag for året er ført til hovedbok og at perioden er avsluttet. For å kunne foreta en

5 5 årsavslutning må du opprette neste regnskapsår og føre overskudd/underskudd i periode 13. Den detaljerte beskrivelsen viser hva du skal gjøre stegvis ved levering av årsregnskap. Husk at fristen for innlevering av årsregnskap er 1. februar. 2.6 Rapport Ved levering av halvårsregnskap og årsregnskap skal du sende to rapporter til hovedstyret. Rapportene heter Resultatregnskap detaljert og Balanse detaljert. Rapporten Resultatregnskap detaljert er en beskrivelse av hvor mye penger dere har brukt på hver post (en post er det samme som en konto eks. konto 7770 Bank og kortgebyr). Denne rapporten er også grei å bruke på deres egne styremøter. Rapporten viser også budsjettet deres og regnskapet fra året før, slik at dere kan sammenligne det med regnskapet for i år. I den nye versjonen av Mamut må du velge å vise budsjettet når du skriver ut rapporten, det kommer ikke automatisk. 2.7 Kontroll av rapporter Når du har skrevet ut rapporten Resutatregnskap detaljert kan du se på driftsresultatet hvor mye oveskudd/underskudd dere har. Står tallet på oveskudd/underskudd i minus betyr det at dere har et overskudd, dersom tallet står i pluss betyr dette at dere har et underskudd. På rapporten Balanse detaljert kan du kontrollere hvor mye penger det står at dere har på kontoen deres. Når hovedstyret skal behandle deres søknad om ordinære midler vil det bli tatt i betraktning hvor mye penger dere har på kontoen som er ubenyttet. Undergrupper som sparer penger til større innkjøp skal ikke bli trekket for det. Dersom dere sparer penger til noe må derfor dette legges inn i Mamut. Se detaljert beskrivelse dersom du er usikker på hvordan dette gjøres. Dersom noen av tallene på rapporten er feil må du kontrollere at bilagene du har ført inn i år er riktige. Foretar du en avstemming av kontoene etter hver periode er overført til hovedbok som nevnt over oppdager du raskere feil og kan rette det opp med en gang. Se detaljert punk dersom tallene i rapporten viser seg å være feil.

6 6 3.0 Detaljert beskrivelse av huskeliste 3.1 Når du starter Mamut Først skal du få se noen bilder over menyene du trenger å lære. Hovedsiden i Mamut ser slik ut: Steg 1: Etter å ha logget inn i Mamut skal du velge Regnskap på venstresiden. Det er den eneste menyen på venstresiden du skal bruke.

7 7 Steg 2: De avmerkede stedene viser hva du kan få bruk for i løpet av ett regnskapsår. Resten trenger du ikke å tenke på.

8 8 3.2 Innføring av budsjett Sted 1: I menyen øverst velger du Vis - Regnskap Budsjett Steg 2: Du får da opp dette vinduet

9 9 Steg 3: Du ønsker å legge inn budsjett for 2009 og velger da 2009 i rullegardinen. Steg 4: Jeg har allerede laget budsjett for 2009, derfor står det der. Hos dere vil det stå (Ingen).

10 10 Steg 5: Velg ny. Steg 6: Dere får opp dette vinduet og skal endre det som står der, se steg 7.

11 11 Steg 7: Lag et navn på budsjettet eks Budsjett Kryss av for standard og velg hovedbokskonto i alle feltene. Trykk deretter ok. Steg 8: Dette vinduet kommer opp og du trykker fullfør.

12 12 Steg 9: Dette vinduet kommer opp og her skal du finne kontoene dere bruker inne på salgsbudsjett og driftskostnadsbudsjett. Videre steg forteller hvordan dette gjøres. Steg 10: Velg salgsbudsjett. Du får da opp dette vinduet og skal her søke etter de kontoene dere bruker. Eks. konto 3110 Salgsinntekter, medlemskap. Trykk deretter ok. (Se Kontoplanen på vår hjemmeside dersom du ikke har kontoene du skal benytte deg av.)

13 13 Steg 11: Du får da opp dette vinduet og det står 1 i vinduet til F trykk enter. Du kommer da videre til kolonnen årets og skal legge inn det dere har budsjettert med å tjene på salgsinntekter, medlemskap i 2009 eksa Trykk deretter enter og Mamut vil fordele beløpet over alle periodene. Dette skal du ikke bry deg om i og med at det ikke har noen betydning. Steg 12: Når Mamut har fordelt det over alle periodene kan du trykke på ny og søke etter resten av kontoene dere har som begynner med 3 som første tall. Når du har ført inn alle kontoene trykker du lagre og deretter på krysset.

14 14 Steg 13: Du kommer da ut igjen til dette vinduet og velger nå driftskostnadsbudsjett. Steg 14: Her skal du søke etter kontoene dere har som begynner med 6 og 7. Eks Styre- og bedriftsforsamlingsmøter.

15 15 Steg 15: Det kommer opp 1 i kolonne F og du trykker enter. Steg 16: Du skriver så eks i kolonnen til årets og Mamut fordeler det ut over perioder (det skal du ikke bry deg om). Trykk ny og når du har lagt inn alle kontoene her er du ferdig med å legge inn budsjettet!

16 Bilagsregistrering Steg 1: Du velger Bilagsregistrering i hovedvinduet. Steg 2: Du vil da komme inn i dette todelte vinduet. Øverst vises bilaget du jobber med, mens de lagrede vises i nedre del så lenge de ikke er overført til hovedbok.

17 17 Steg 3: For å starte registreringen av bilag velger du Ny. Steg 4: Du velger bank fra listen.

18 18 Steg 5: Du endrer datoen til den datoen som det står på kontoutskriften. Steg 6: Du trykker på linjen i det hvite vinduet.

19 19 Steg 7: Alle kontoene har hvert sitt tall. Du skal registrere tallet til de to kontoene du skal benytte deg av. En god regel er å starte med tallet som skal stå i debet. I dette eksempelet er en skriver til 2000 kroner kjøpt inn. Pengene går da ut fra konto og bankkontoen skal da stå i kredit. Vi skriver derfor Kontor Utstyr 6810 først. Trykk enter. Steg 8: Vi skriver så motkontoen som er bankkontoen Trykk enter.

20 20 Steg 9: Så skal beløpet skrives inn. Skriv 2000 i kolonnen du har havnet i etter å ha trykt enter. Når du har skrevet det trykker du enter og bildet vil se slik ut. Mamut fordeler da 2000 kroner på debet og kredit. Kontroller at det er riktig fordelt. Dersom dere skal registrere en inntekt skal 1930 stå i debet og motkontoen i kredit. Husk at bankkontoen alltid skal være med i bilagsregistreringen med mindre det eks. er kontanter fra kassa. Steg 10: Trykk på Lagre.

21 21 Steg 11: Bilaget vil da vises i ruten under hvor lagrede bilag befinner seg. Du ser også bilagsnummeret som du skal skrive på kontoutskriften og på kvitteringen som hører til. Steg 12: For og registrere et til bilag trykker du på Ny.

22 22 Steg 13: Den øverste delen vil da tømmes og du kan registrere et nytt bilag på samme måte som du nettopp har gjort. Steg 14: Dersom du ønsker å endre bilaget som ligger i nedre del kan du dobbelklikke på det slik at det vises i ruten over. Du kan da endre det du måtte ønske. Husk å lagre.

23 23 Steg 15: Dersom du ønsker å slette hele bilaget trykker du på krysset i menyen. Steg 16: Du får da opp spørsmålet om du ønsker å slette linje eller bilag. Dersom hele bilaget skal slettes velger du bilag.

24 Oppretting av nye kontoer i Mamut Dersom kontoplanen ikke spesifiserer kontoene dere ønsker kan det opprettes nye kontoer som kan brukes i bilagsregistreringen. Det skal kun registreres kontoer som finnes i Kontoplanen på vår hjemmeside. Steg 1: Velg Vis Regnskap Kontoplan.

25 25 Steg 2: Du får da opp dette vinduet. Steg 3: Velg ny.

26 26 Steg 4: Dette vinduet kommer opp og du må velge et kontonummer på fire siffer. Er det en inntekt skal tallet starte på 3 og kan gå mellom 3010 til 3900, kontonummeret kan ikke eksistere fra før. Utgiftskontoene skal starte med 6 eller 7 og kan gå mellom 6100 til Kontoplanen skal brukes, her vil du finne alle kontoene TSI benytter seg av. Kontoplanen ligger på hjemmesiden under For undergrupper - Nedlastninger. Steg 5: Når du har skrevet inn kontonummerert og trykt ok kommer du hit. Da skriver du navnet på kontoen og dersom det er en 6 eller 7 er konto skal det velges debet og dersom det er en 3 er konto velges det kredit.

27 Overføring til hovedbok Steg 1: Du kan føre bilagene til hovedbok når du er inne i bilagsregistreringen ved og trykke på boken med den røde pilen. Overføring til hovedbok forutsetter ikke at perioden (måneden) er over, men du kan ikke redigere bilag du har ført til hovedbok. Kun bilag som er ført til hovedbok vil vises i rapporten (se eget avsnitt om rapport).

28 28 Steg 2: Du vil få opp denne boksen og dersom du har kontrollert alle bilagene kan du likeså godt overføre alle til hovedbok. Dersom du ikke ønsker å overføre alle velger du alle i bilagsart, men vi velger kun den perioden du ønsker i Periode. Du kan da kun overføre en og en periode. Huk vekk boksen som er avmerket. Steg 3: Du får spørsmål om du vil godkjenne utskriften og du trykker ja.

29 Periodeavslutning Ved innlevering av halvårsregnskapet skal du foreta en periodeavslutning for periode 1 til og med 6 i Mamut. Alle bilag ført i periode 1 til 6 må være ført til hovedboken og kontoene må være avstemt. Steg 1: Velg Avslutt periode i hovedvinduet. Når en periode (måned) er avsluttet kan det ikke føre flere bilag i den perioden. Avslutningen forutsetter derfor at perioden er over, at alle bilag i perioden er ført til hovedbok og at kontoene er avstemt.

30 30 Steg 2: En og en periode må avsluttes av gangen. Velg først en. Trykk neste. Steg 3: Trykk deretter fullfør og foreta prosedyren om igjen men nå velger du periode 2 osv. Periode 1-6 skal være avsluttet ved levering av halvårsregnskap.

31 Årsavslutning Ved innlevering av årsregnskapet skal du foreta en årsavslutning i Mamut. Før du foretar en årsavslutning må du opprette et nytt regnskapsår Opptetting av nytt regnskapsår i Mamut Steg 1: Velg Vis innstillinger.

32 32 Steg 2: Du får da opp dette bildet og skal velge Regnskap. Steg 3: Du får dette vinduet opp.

33 33 Steg 4: Velg ny. Steg 5: Dette vinduet kommer opp og du velger hvilket regnskapsår du skal opprette. Her viser den at 2010 skal opprettes fordi jeg allerede har opprettet Trykk ok og du er ferdig!

34 Årsavslutning etter oppretting av nytt regnskapsår Forutsetter at du har ført alle bilag til hovedbok, avstemt kontoene og foretatt Periodeavslutning for alle periodene som vist tidliger. Steg 1: Velg Årsavslutning i hovedvinduet. Steg 2: Velg regnskapsåret som skal avsluttes.

35 35 Steg 3: Følg veiviseren ved å trykke neste. Steg 4: Du får beskjed om at overskuddet eller underskuddet må disponeres. Gå ut av veiviseren. (Dersom du ikke har godkjent utskriftene når du overfører bilagene til hovedbok vil du få beskjed om at du må skrive ut Posteringsjournalen. Dette gjør du ved å gå inn i Rapport Regnskap Posteringsjournal (automatisk overføring). Her velger du Send til Skriver og

36 36 trykker Skriv ut. Dette skal i utgangspunktet ikke forekomme da du skal godkjenne utskriften når du fører til hovedbok.) Steg 5:Gå inn i bilagsregistrering. Steg 6: Bilagsregistrering.

37 37 Steg 7: Velg Ny. Steg 8: Velg Bank.

38 38 Steg 9: Skriv inn dato og årstallet. La perioden være 13. Steg 10: Trykk ok.

39 39 Steg 11: Du skal benytte deg av konto 8800 og Dersom det er overskudd skal konto 8800 debiteres og konto 2050 krediteres. Er det underskudd skal konto 2050 debiteres og konto 8800 krediteres. I dette tilfellet debiteres konto 8800 fordi veiviseren i ste sa det var et overskudd på 4800 kroner. Skriv inn kontoene og trykk enter. Skriv inn beløpet og trykk enter. Steg 12: Det vil da se slik ut. Velg lagre.

40 40 Steg 13: Det legger seg da i ruta under. Velg overfør til hovedbok. Steg 14: Følg veiviseren veg og trykke neste.

41 41 Steg 15: Trykk Fullfør. Steg 16: Godkjenn utskriften ved å trykke Ja.

42 42 Steg 17: Gå tilbake til Årsavslutningen og følg veiviseren. Steg 18: Neste.

43 43 Steg 19: Huk av for ikke å ta sikkerhetskopi. Steg 20: La det være av huket her (viktig). Trykk Fullfør.

44 44 Steg 21. Året er herved avsluttet.

45 Rapport Steg 1: På hovedsiden velger du Rapporter. Steg 2: Du får da opp dette vinduet.

46 46 Steg 3: Velg regnskap på venstresiden. Det er her rapportene du skal benytte deg av ligger. Steg 4: To rapporter skal leveres til Hovedstyret ved innlevering av halvårsregnskap og årsregnskap. Den ene heter Balanse detaljert Velg den, endre Send til slik at det står PDF og trykk Skriv ut.

47 47 Steg 5: Du får da opp dette, kontroller at det er riktig år og velg Skriv ut. Du får videre spørsmål om hvor du ønsker å lagre rapporten. Dersom du benytter deg av TeamViewer må du lagre dokumentet på Kassererpcen for så å sende det til deg selv på mail. Steg 6: Den andre rapporten heter Resultatregnskap detaljert. Velg denne, endre Send til slik at det står PDF og trykk Skriv ut.

48 48 Steg 7: Kontroller at det er riktig år, velg Budsjett i rullegardinen og trykk Skriv ut. Du får da beskjed om hvor du ønsker å lagre rapporten som viser hva dere har brukt på hver konto. Dersom du benytter deg av TeamViewer må du lagre dokumentet på Kassererpcen for så å sende det til deg selv på mail.

49 Kontroll av rapporter Steg 1: Rapporten Balanse detaljert viser en oversikt over hvor mye penger dere har på kontoen. Undergruppene kan ha flere kontoer eks bank og kasse. Eksempelet her har en rød runding rundt den ene kontoen Den nederste røde rundingen viser hvor det står Sum eiendeler viser hvor mye penger dere har til sammen på konto. Beløpet som står på kontoutskriften ved årets slutt skal stemme med tallet som står i denne rapporten på 1930 dette kalles å avstemme banken. Føres alt riktig vil tallet stemme. Alle tall skal kontrolleres banken så vel som kassen. Det kan være en fordel å avstemme banken ofte da feilen oppdages tidligere. Ha det som en regel å kontrollere dette vertfall ved levering av halvårsregnskap og årsregnskap.

50 50 Steg 2: Rapporten Resultatregnskap detaljert viser hvor mye penger dere har brukt på hver konto. Den røde rundingen viser resultatet. Står det i minus betyr det at dere har et overskudd, står det i pluss betyr det at dere har et underskudd. Dersom dere har ført regnskap for i fjor vil det vises i kolonne to, mens budsjettet for i år vises i kolonne tre. Denne rapporten er grei å bruke på deres egne styremøter for å ha en oversikt over hvor mye penger dere har brukt Penger avsatt til sparing Dersom dere sparer penger må disse pengene markeres avsatt på fond. Dette gjøres ved en årsavslutning i periode 13. Du skal gjennomføre årsavslutningen slik du lærte i punktet om årsavslutning ved og opprette et bilag i periode 13, men nå skal bu ha tre kontoer i det ene bilaget. Det skal likevel være balanse på debet og kredit. Eksempel: - Overskudd på kroner og dere ønsker å spare Debiter konto 8800 med kroner, krediter konto 2050 med 4 000, krediter konto 2001 med kroner Dersom tallene i rapporten viser seg å være feil Dersom tallene i rapporten viser seg å være feil er det alltid korrekt det tallet som står på kontoutskriften. Du har da ført noe feil i regnskapet. Du må gå igjennom og avstemme hver måned hver for seg for å se hvor feilen ligger. Start med den måneden etter siste avstemming. Du går inn på Rapporter Skriver ut rapporten balanse detaljert, men velger kun eks. periode 1 til 6 (dersom du sist avstemte periode 5).Du må så kontrollere tallet i rapporten opp mot kontoutskriften, viser alt seg å være korrekt her kan du gjenta dette men velge periode 1 ti 7 er det feil her vet du at feilen ligger i periode 7. Når du finner måneden hvor feilen ligger må du videre gå inn på bilagsregistreringen i denne måneden for å se hvilke bilag som er ført feil. Følg rapportveiledningen, men nå skriver du ut rapporten Bilagsjournal hovedbok. Du må så kontrollere bilagene i perioden det gjelder. Du kan evt. se på bilagene i hovedboken. For å rette opp feilføring fører du et bilag omvendt av hva du gjorde når du gjorde det feil det går så i null. Du lager så et nytt bilag som føres korrekt.