Regnskapskurs for store foreninger. Innføring i regnskapsprogrammet Mamut

Transkript

1 k u r s Regnskapskurs for store foreninger Innføring i regnskapsprogrammet Mamut

2

3 Studentliv - Regnskapskurs for store foreninger Regnskapskurset for store foreninger gir en grundig innføring i regnskaps- og budsjettarbeid for økonomiansvarlige i studentforeninger med stor økonomi. Med store foreninger tenker vi her ikke på antall medlemmer i foreningen men størrelsen på foreningens budsjett og økonomi. Kursheftet du holder i hånden tar utgangspunktet i presentasjonen fra kurskveld 2 og 3, og tanken er at du skal sette deg tilbake i kurssituasjonen. Kursheftet går også noe dypere inn i stoffet enn det dere gikk gjennom på kurset. Alle eksempler og oppgaver i kursheftet er oppdatert ut i fra bokføringsregler og mva-satser gjeldende for Vær oppmerksom på at disse kan ha endret seg etter ferdigstillelsen av dette kursheftet. Målgruppe Kurset retter seg mot økonomiansvarlige i store studentforeninger. Dette inkluderer foreninger som har omfattende bardrift, betaler moms og benytter seg av mer avanserte regnskapsprogram. Heftets forfatter: Kursheftet er utviklet og skrevet av Morten Ramberg i samarbeid med Studentliv. Morten har vært økonomiansvarlig for realistforeningen og Biørnegildet under MatNat-fakultetet ved Universitetet i Oslo. Han har også jobbet hos i supportavdelingen til Mamut ved siden av studiene. Innholdet eies av Studentliv og kan ikke kopieres uten tillatelse fra eier. Blindern, Oslo april 2007

4 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 1 Innledning... 4 Kap. 1 - Firmadatabase... 5 Kap. 2 - Navigasjon... 6 Moduler... 6 Menylinje... 6 Fokusmeny og flytskjema... 7 Verktøylinje... 7 Kap. 3 - Innstillinger... 8 Brukerinnstillinger... 8 Firmainnstillinger... 9 Regnskapsinnstillinger Opprettelse av nytt regnskapsår... 9 Sikkerhet Opprette ny bruker Kap. 4 - Sikkerhetskopiering Utføre sikkerhetskopiering Innstillinger for sikkerhetskopiering Tilbakeføre sikkerhetskopi Kap. 5 - Kunder og leverandører Kap. 6 - Kontoplan Regnskapsposter Mva-innstillinger Kap. 7 - Bilagsarter Kap. 8 - Bilagsregistrering Generelt Inngående saldo Inngående faktura Utgående faktura Bankbilag - Ut-/innbetaling av faktura Overføring til Hovedbok Posteringsjournal Kap. 9 Reskontro Oversikt over ubetalte fakturaer Føring av betalinger Match/link poster Koble fakturaer mot betalinger

5 Kap Revisjon Er regnskapet korrekt? Revidering Balanse Bankavstemming Hovedboksutskrift Resultat Hovedbok Kap Avslutte periode / Mva-rapport Kap Årsavslutning Avslutte regnskapsår Disponering av overskudd/underskudd og overføring av balanse Kap Mamut Support

6 Innledning Å føre et regnskap for en forening over et helt år, kan virke som en uoverkommelig oppgave. Dessuten er Mamut Business Software tilsynelatende et stort og komplisert program, og det kan virke som en stor oppgave å sette seg inn i det. Men når man først har kommet godt i gang med å føre regnskapet inn i Mamut, ser man etter hvert at hverken regnskapet eller programmet er så innviklet som man først trodde. Målet med Regnskapskurs for store foreninger, kveld 2 og 3 og dette tilhørende kursheftet, er å beskrive de enkelte stegene i arbeidet med å føre et årsregnskap for en forening, slik at man raskt skal kunne sette seg inn i dette arbeidet. Det legges vekt på hvordan Mamut brukes i dette arbeidet. Dette kursheftet kan brukes som et oppslagsverk over de moduler og funksjoner som man trenger for å føre årsregnskapet i en forening inn i Mamut. Presentasjonen av disse modulene er bygget opp om strukturen til et årsregnskap, slik som figur 1 viser. Årsregnskap steg for steg Kunde og leverandører Kontoplan og bilagsarter Inngående Balanse Kontering Bilagsregistrering Se på Resultat og Balanse Revidere, avslutte perioder og levere mvaoppgaver. Årsavslutning Figur 1: Stegene i et årsregnskap. 4

7 Kap. 1 - Firmadatabase I Mamut kalles et regnskap for en firmadatabase. Når man oppretter firmadatabasen inneholder den ingen tall eller data. Man kan si at man oppretter blanke ark hvor man etterpå kan bl.a. legge inn bilag, registrere kunder og legge inn andre opplysninger om foreningen som er relevant for regnskapsføringen. Det er mulig å føre flere parallelle regnskap i Mamut. Dette gjøres ved å opprette flere firmadatabaser, og kan være aktuelt dersom man bare har én PC med én Mamut-installasjon, mens foreningen har flere fraksjoner som ønsker å føre separate regnskap. En firmadatabase opprettes ved å gå til Fil -> Ny firmadatabasei. Hvis man har flere firmadatabaser, kan man gå fra den ene til den andre ved å velge Fil -> Åpne firmadatabase (se figur 4). Da åpnes en liste over alle firmadatabasene som er opprettet, og man kan velge fra denne. 1 2 Figur 2: Nye firmadatabaser opprettes under Fil Ny firmadatabase, og man kan velge blant de eksisterende under Åpne firmadatabase (1). Navnet til den firmadatabasen man til enhver tid har åpnet, står i rammen til Mamut (2). 5

8 Kap. 2 - Navigasjon Moduler Programmet Mamut Business Software er bygget opp av moduler. Stort sett finnes det en modul for hver operasjon man kan tenke seg å gjøre i arbeidet med regnskapsføringen. Det finnes f.eks. en Bilagsregistrering-modul for registrering av bilag, en Kontakt-modul hvor man kan registrere og holde orden på kunder og leverandører, og en Rapport-modul hvor man har tilgang til en hel del rapporter over regnskapstallene. Det finnes i all hovedsak to måter å navigere mellom modulene i Mamut på, og disse måtene er beskrevet i avsnittene nedenfor. Menylinje Mamut er bygget opp rundt et Windows-grensesnitt, og for brukere av Windows vil det derfor være lett å kjenne seg igjen i programmet. Bl.a. har Mamut en verktøylinje øverst i hovedvinduet, akkurat slik som standarden er for alle Windows-programmer. Fra denne verktøylinjen kan man nå alle funksjoner og moduler i programmet. Figur 3 viser denne verktøylinjen og dessuten hvordan man eksempelvis kan nå modulen Bilagsregistrering ved å gå til Vis -> Regnskap -> Bilagsregistrering. Figur 3: Her er brukeren i ferd med å velge modulen Bilagsregistrering ved å velge Vis -> Regnskap -> Bilagsregistrering fra menylinjen. 6

9 Fokusmeny og flytskjema Modulene i Mamut er også tilgjengelige via fokusmenyen til venstre i hovedvinduet (se figur 4). Ved å velge en av kategoriene i fokusmenyen, får man tilgang til et flytskjema av knapper som åpner de forskjellige modulene i denne kategorien. 1 2 Figur 4: Man kan nå modulen Bilagsregistrering (1) ved å velge kategorien Regnskap (2) i fokusmenyen. Verktøylinje Så å si alle vinduene (modulene) i Mamut er utstyrt med en verktøylinje som likner på den vi er vant til fra de standard programmene i Windows. Denne linjen inneholder knapper for å utføre standard operasjoner som å Opprette Ny, Lagre, Slette, Angre etc. (se figur 5). Disse knappene er plassert helt til venstre på verktøylinja. Helt til høyre finnes Hjelpog Lukk, mens midten av verktøylinja er satt av til spesialknapper for den enkelte modul. F.eks. inneholder verktøylinja i Bilagsregistrering-modulen knapper for å Overføre til Hovedbok, Redigere Kontoplan, og Bilagsart-innstillinger Figur 5: Verktøylinja inneholder standard knapper til venstre (1) og høyre (3), mens modulens spesialknapper er plassert midt på (2). 7

10 Kap. 3 - Innstillinger Brukerinnstillinger Figur 6: Brukerinnstillinger. Her kan brukernavn og passord endres, og man kan gjøre brukertilpasninger for hver modul. Mamut åpnes ved å logge seg inn med brukernavn og passord. Både brukernavn og passord kan endres i Brukerinnstillinger (Vis -> Innstillinger -> Brukerinnstillinger). Denne modulen gir også tilgang til innstillinger for hver modul, som har å gjøre med hvordan funksjonene i disse modulene framstår for bruker (se figur 6). Dette er stort sett ikke innstillinger som påvirker hvordan funksjonene og operasjonene i programmet virker, men bestemmer snarere hvilke funksjoner som skal vises og være tilgjengelige for brukeren. Dvs. å tilpasse programmet til brukerens behov og bruksmåte. Brukerinnstillingene for hver modul kan også nås fra verktøylinja til den enkelte av modulene. Figur 7 viser hvordan dette ikonet ser ut. Figur 7: På verktøylinjen i hver enkelt modul finnes det en knapp for Brukerinnstillinger (ring). Dette eksempelet er hentet fra Bilagsreg.-modulen. 8

11 Firmainnstillinger Når man oppretter en firmadatabase må man registrere en hel del informasjon om foreningen. Dette er en del av firmainnstillingene og kan i ettertid undersøkes og endres ved å gå til Vis -> Innstillinger -> Firma (se figur 8). Der kan kan man gjøre en hel del innstillinger og registreringer som er med på å avgjøre hvordan Mamut skal virke. Bl.a. ligger mva-satsene i denne modulen. I motsetning til brukerinnstillinger som bare påvirker hvordan programmet framstår for brukeren, kan firmainnstillingene gripe inn i kalkulasjoner og operasjoner. Mengden av firmainnstillinger i Mamut kan virke overveldende, men det er viktig å være klar over at man i utgangspunktet ikke trenger å gjøre noen endringer etter at man har innstallert programmet. Imidlertid kan det hende at man har spesielle behov som likevel gjør det aktuelt å endre på noen av firmainnstillingene, så det kan være lurt å gjøre seg kjent med denne modulen i alle fall. Figur 8: Firmainnstillinger. Her registreres informasjon om bedriften/foreningen, og man kan påvirke hvordan programmets operasjoner skal virke. Regnskapsinnstillinger Opprettelse av nytt regnskapsår For de fleste foreninger som bruker Mamut primært til regnskapsføring, og ikke benytter seg av så mange av de andre modulene og funksjonene, er regnskapsinnstillingene litt mer relevante enn firmainnstillingene. Her finner man innstillinger bl.a. Kontoplan og Bilagsarter, som er nærmere beskrevet i hhv. kapittel 6 og 7. I tillegg opprettes nye regnskapsår i denne modulen (se figur 9). Det er slik i Mamut at det er mulig å føre i flere regnskapsår samtidig. Dette er ofte aktuelt like etter nyttår, dersom man ikke har blitt helt ferdig med å føre det gamle året, men likevel ønsker å begynne å føre litt i det nye for å ikke komme i bakleksa. Da kan man velge Aktivt Regnskapsår i regnskapsinnstillingene, og bilagene vil komme i riktig regnskapsår i henhold til dette valget. Vær oppmerksom på at bilagsdatoen man registrerer i Mamut 9

12 ikke bestemmer hvilket regnskapsår bilaget kommer med i; det avhenger kun av hvilket Aktivt Regnskapsår man har valgt. Det betyr at dersom 2007 er valgt som Aktivt Regnskapsår, og man ønsker å føre et bilag som skal være med i 2008, så må man bytte Aktivt Regnskapsår før denne føringen utføres. 1 2 Figur 9: Regnskapsinnstillinger kan man opprette nye regnskapsår (1), og veksle mellom ulike aktive regnskapsår (2) dersom flere er opprettet. Sikkerhet Opprette ny bruker I en forening hvor flere personer bruker Mamut, kan det være aktuelt å opprette flere brukere slik at man kan logge inn med ulike brukernavn og passord. Videre er det mulig å gi de forskjellige brukerne ulik tilgang til moduler og operasjoner i Mamut. For eksempel kan det tenkes at lederen i foreningen ønsker å ha tilgang til å se på regnskapstallene, men ikke skal ha tilgang til å gjøre registreringer. Regnskapsansvarlig derimot, bør ha full tilgang til alle moduler. Når Mamut er innstallert, ligger det allerede inne en bruker, men det kan opprettes nye ved å gå til Vis -> Innstillinger -> Sikkerhet -> Brukeradministrasjon. Her er det også mulig å regulere tilgangen til hver enkelt bruker. 10

13 Kap. 4 - Sikkerhetskopiering Utføre sikkerhetskopiering Alt arbeid som gjøres i Mamut lagres i programfilene der hvor Mamut er installert (F:\Program Files\Mamut\). I tillegg er det lurt å ta sikkerhetskopi av disse dataene, i tilfelle det skulle skje noe med den disken hvor regnskapet ligger. Sikkerhetskopien bør derfor lagres et annet sted enn programfilene til Mamut, f.eks. på en nettverksdisk eller en annen ekstern lagringsplass (f.eks. en USB-penn eller på en cd). I utgangspunktet vil Mamut automatisk gi brukeren mulighet til å ta sikkerhetskopi hver gang programmet slås av. Da legges sikkerhetskopien i programfilene (F:\Program Files\Mamut\Data\Backup\). Men det er også mulig for brukeren å aktivt velge å gjøre dette når programmet er skrudd på ved å gå til Fil -> Sikkerhetskopiering -> Utfør sikkerhetskopiering. Med denne metoden, vil det også være mulig å velge hvor sikkerhetskopien skal legges, f.eks. på en nettverksdisk, på en USB-penn eller i en folder på maskinens lokale disk. Sikkerhetskopi bør tas med jevne mellomrom, og i alle fall ved strategiske tidspunkt, som f.eks. ved periodeavslutninger og årsavslutning. Og som nevnt ovenfor bør denne lagres utenfor den maskinen Mamut er installert på. Figur 10: Innstillinger for sikkerhetskopiering. 11

14 4.2 Innstillinger for sikkerhetskopiering I innstillingene for sikkerhetskopiering er det mulig å bl.a. angi hvor ofte man vil at programmet skal ta automatisk sikkerhetskopi, og dessuten hvor denne skal legges (se figur 11). Dersom man er knyttet opp mot en nettverksdisk, kan det være lurt å legge sikkerhetskopien der, i fall det skulle skje noe med den lokale disken. Innstillingene for sikkerhetskopiering finnes under Vis -> Innstillinger -> Sikkerhet - > Innstillinger eller Fil -> Sikkerhetskopiering -> Innstillinger. Tilbakeføre sikkerhetskopi Dersom man er så uheldig å miste dataene som ligger i programfilene til Mamut, eller at regskapsdataene skulle bli skadet på ett eller annet vis, kan man kopiere inn dataene slik de var da sikkerhetskopiering ble utført. Dette gjøres ved å gå til Fil -> Sikkerhetskopiering -> Tilbakefør sikkerhetskopi. Da kommer man inn i et filbehandlingsvindu, og kan velge den folderen hvor sikkerhetskopien ligger. 12

15 Kap. 5 - Kunder og leverandører Fakturaer som føres i Mamut må knyttes opp mot Kunder (utgående faktura) eller Leverandører (inngånde faktura). Kunder og Leverandører kalles med et fellesnavn for Kontakter, og legges inn i Kontakt-modulen. Denne modulen finner man ved å gå til Vis - > Kontakt -> Kontaktoppfølging eller under fokusmenyen Kundeoppfølging. På hver Kontakt kan man registrere en hel del informasjon, sånn som kontaktens navn, adresse, telefonnummer, epost og kontonummer. Det viktigste er imidlertid å huke av for om konakten er en Kunde eller Leverandør (se figur 12). Denne innstillingen avgjør om kontakten kommer opp når det registreres en utgående eller en inngående faktura i Bilagsregistrerings-modulen. Figur 12: Kontaktmodulen. Husk å huke av for om kontakten er en Kunde eller en Leverandør (ring). 13

16 Kap. 6 - Kontoplan Regnskapsposter Kontoplanen viser de kontoene, dvs. regnskapsposter, som beløp kan føres til og fra i regnskapet. Hvilke kontoer som finnes i programmet legger dermed premissene for hvordan regnskapet skal føres. Av den grunn bør kontoplanen settes opp så fullstendig som mulig allerede før man setter igang med å føre bilag. Det skal nevnes at det hverken er noen regnskapsmessige eller tekniske begrensninger mot å opprette kontoer etter at bilagsregistreringen er igang. Når Mamut installeres legges Norsk Standard for Kontoplan (NS4102) automatisk inn som kontoplan. Dette er et generelt forslag til hvordan en kontoplan burde være organisert. Figur 13 viser hovedlinjene i denne organiseringen. Resultat og balanse i kontoplanen Balanse 1000-tallet: Positive konti 2000-tallet: Negative konti MEN de debeteres og krediteres underveis! Resultat 3000-tallet: Salg/inntekter (negativ) 4000-tallet: Innkjøp for videresalg (pos.) 5000-tallet: Lønn (positiv) 6000 og 7000-tallet: Andre utgifter (positiv) 8000-tallet: Finansielle innt. og utg. (neg./pos.) Figur 13: Standard inndeling av kontoplan. Med denne kontoplanen som utgangskpunt, bør man gjøre endringer og lage en kontoplan som er tilpasset foreningens drift. F.eks. har Norsk Standard for Kontoplan kun én konto for salg med høy mva, mens en forening som har pubdrift bør ha en slik konto for hver varegruppe (salg av øl, salg av vin, salg av mineralvann etc.). Denne redigeringen foregår i Kontoplan-modulen (figur 14), som kan nås ved å gå til Vis -> Regnskap -> Kontoplan eller ved å trykke på Kontoplan-ikonet på verktøylinjen i Bilagsregistrerings-modulen. 14

17 Det er mulig å slette og redigere eksisterende konti, samt å opprette nye. Av figur 14 går det fram at det er mulig å registrere en hel del informasjon og innstillinger for hver konto. Men langt fra alle innstillingene er nødvendige. Her kommer en oversikt over de viktigste punktene: 1. Navn Alle konti må som et minimum ha et navn. For mange konti er dette den eneste nødvendige innstillingen. 2. Standard fokus Denne innstillingen har ingen effekt på kalkulasjoner og operasjoner som gjøres i programmet. Den bestemmer bare hvordan pekeren skal bevege seg inne i Bilagsregistrering. Når man skriver inn en konto i Konto-kolonnen i Bilagsreg. og deretter trykker på Enter, vil pekeren flytte seg til kolonnen som er valgt som Standard fokus. Dette er nyttig dersom man har kontoer som stort sett føres med det samme fortegnet hver gang. For eksempel bør salg- og inntektskonti ha Kredit som Standard fokus, siden disse så å si alltid krediteres, og Debet for innkjøp- og utgiftskonti, siden disse alltid debeteres. 3. Avgiftskode er nærmere beskrevet i neste avsnitt (Mva-innstillinger). 4. Oppstillingsplan Her kan man velge hvilken overskrift kontoen skal sorters under. Dette kommer til syne på en del rapporter hvor disse overskriftene er med, og postene under samme overskrift summeres sammen (f.eks. Resultatrapport). Man kan velge blant de overskriftene som allerede finnes, men også opprette nye. Nye og egne overskrifter kan være nyttig, siden de som finnes i programmet i utgangspunktet er veldig generelle og lite tilpasset den spesielle driften og regnskapsføringen til hver enkelt forening eller bedrift. 5. Avansert Dette fanekortet inneholder en hel del valg og innstillinger, men den viktigste er nok avhukningen Skal være med i utgående omsetning (se figur 15). Dersom dette punktet er avhuket, vil føringer på denne kontoen komme med i grunnlaget for mva-rapporten. Det er derfor viktig at denne avhukningen gjøres på alle salgskonti, og andre konti som skal være med på mva-rapporten. Figur 14: Kontoplan-modulen 15

18 Figur 15: Denne avhukningen inkluderer føringer på denne kontoen i grunnlaget for mva-rapporten. Mva-innstillinger Ved registrering av bilag i Mamut er det bruttobeløp som føres inn, dvs. summen av nettobeløp og evt. mva. Deretter skiller programmet automatisk ut hvor mye av beløpet, og fører nettosum (dvs. bilagssummen ekskludert mva) og mva hver for seg. Dette gjøres i henhold til de innstillinger som er gjort på den enkelte konto. La oss se på et eksempel. Steg ,- skal brukes fra pengekassa (1910 Kasse) for å kjøpe øl. Dermed må innkjøpskontoen 4010 Innkjøp, øl debeteres og kassa 1910 Kasse krediteres. Figur 16 viser at brukeren er iferd ved å taste inn 5000,- i debetkolonnen. Dette er brutto innkjøpssum. Figur 16: Her føres 5.000,- fra 1910 Kasse til 4010 Innkjøp,øl. 16

19 Steg 2. Etter at bilagssummen er tastet inn og man har trykket på Enter, fordeler bilagslinjen i figuren ovenfor seg på de forskjellige kontoene. Vi ser at 1910 Kasse krediteres med de 5000,- som skal brukes på øl, men av disse 5000,- som tas ut av kassen er kun 4000,- betaling for selve ølet, mens de resterende 1000,- er mva som er inkludert i bruttoprise til varen. Disse 1000,- er altså 25% av 4000,- og føres med dette bilaget automatisk på konto 2720 Inngående, høy mva (se rød ellipse på figur 17). Figur 17: Mamut deler automatisk opp bruttobeløp opp i nettobeløp og mva. Steg 3. De 1000,- i mva som er inkludert i bruttosummen 5000,- som må betales for varen i dette eksempelet, skilles automatisk ut og føres på en egen konto. Dette skjer takket være innstillingen som er gjort på konto 4010 Innkjøp, øl (se figur 18). Denne innstillingen forteller programmet at 25% mva skal trekkes fra de brutto summene som føres på konto 4010, og at denne summen skal føres på konto 2720 Inngående, høy mva. Figur 18: Kontoplan-modulen. Denne kontoen belastes med 25% inngående mva. 17

20 Kap. 7 - Bilagsarter Det er lurt å sortere bilagene sine i kategorier, og ikke bare samle alle bilagene i én stor haug. Bilagene i en kategori bør stå i en egen perm, slik at det blir like mange permer som bilagskategorier. På den måten blir det enklere å finne fram til et bilag etter at det er ført, f.eks. i forbindelse med revidering av regnskapet. Man trenger bare å lete gjennom den permen hvor bilagene av den aktuelle typen er plassert. Slike bilagskategorier kalles for bilagsarter, og i tillegg til at det er praktisk å sortere bilagene i ulike permer, har bilagsartene også noen tekniske konsekvenser i Mamutprogrammet. Dette gjelder særlig for faktura-bilag og betalings-bilag, og vil bli nærmere beskrevet i avsnittene Inngående faktura, Utgående faktura og Bankbilag - Ut- /innbetaling av faktura. Heldigvis finnes det i utgangspunktet en hel del bilagsarter i Mamut, så de fleste foreninger klarer seg fint med det som allerede finnes der. Et forslag til bilagsarter for en studentforening kan være dette (eksemplene er rettet mot en tenkt kjeller av den typen fakultetsforeningene på Blindern driver): Inngående faktura. Faktura og kreditnota fra leverandører som man kjøper varer av. Eksempel: Faktura fra Ringnes for innkjøpte varer. Utgående faktura. Faktura og kreditnota som sendes til eventuelle kunder. Eksempel: Faktura til en annen forening som har lånt kjelleren. Bank. Alle bilag som involverer transaksjoner inn eller ut av en bankkonto. Eksempel: Betalingsmeldig. Diverse. Alle andre bilag. Det vil stort sett si alle bilag som er betalt kontant. Eksempel: Kvittering på innkjøp av kontorrekvisita kjøpt på bokhandelen og betalt kontant med penger fra kontantskrinet. Inngående Saldo. Første gang man tar i bruk en firmadatabase i Mamut, må man føre inn inngående saldo, altså status for alle balansekonti i det øyeblikk man begynner regnskapet (det vil som regel si ved begynnelsen av året). Dette bilaget må føres med bilagsarten Inngående Saldo og er nærmere beskrevet i avsnittet Inngående saldo. Selv om det er lurt å sortere bilagene i bilagsarter, er det også viktig å ikke ha for mange kategorier. Fire eller fem bilagsarter, slik som i forslaget ovenfor, pleier å holde for en forening. Likevel kan det tenkes at man vil gjøre endringer i forhold til de bilagsartene som allerede finnes i Mamut. Dette gjøres i Bilagsartinnstillingene som kan nås ved å gå til Vis -> Innstillinger -> Regnskap -> Bilagsartinnstillinger... (på fanekortet Regnskapsinntillinger) eller via Bilagsartinnstillinger-ikonet på verktøylinjen i Bilagsregistrering-modulen. I denne modulen er det mulig å opprette Ny, Redigere og Slette bilagsarter (se figur 19). Hver bilagsart har sine egne initialer, og bilag i hver bilagsart tilordnes et bilagsnummer bestående av disse initialene og stigende tall fra 1. Eksempelvis vil de tre første bilagene i Inngående Faktura-bilagsarten få bilagsnumrene IF1, IF2 og IF3. Det er viktig å huske å føre dette nummeret på papirbilaget som settes i permen, og bilagene må bli stående i permen i denne rekkefølgen. På den måten blir det lett å finne igjen bilag ved en senere anledning, f.eks. i forbindelse med revidering og korrigering av regnskapet. 18

21 Figur 19: Bilagsartinnstillinger. Her kan man opprette Ny, Rediger og Slette bilagsarter. 19

22 Kap. 8 - Bilagsregistrering Generelt Bilag registreres i Mamut ved å føre dem inn i Bilagsregistrering-modulen. Skjønt, det er først når de overføres fra Bilagsregistrering til Hovedbok at tallene virkelig registreres i regnskapet. Dette er nærmere beskrevet i avsnittet Overføring til Hovedbok. Bilagsregistrering er altså en modul man jobber mye med hvis man skal føre et regnskap av en viss størrelse. For alle typer bilag er det et bestemt sett med informasjon som må legges inn, sånn som bilagsdato, valg av bilagsart, og naturligvis bilagslinjene med selve posteringene. Etter hvert vil man derfor komme inn i en rutine for hvordan denne modulen virker, slik at man kan føre mange bilag på rad i maskinelt tempo. Dette fordrer selvsagt at bilagene er kontert for hånd på en standard bilagsforside først. Bilagsdataene bør legges inn i en rekkefølge som gjør at man beveger seg fra oppe til høyre og ned mot venstre i Bilagsreg.-vinduet. Denne bevegelsen bør foregå med Tab-tasten. Det gir denne rutinen (se figur 20): 1. Opprett nytt bilag. Bilagsregistrering-vinduet oppretter og klargjør for registreringen av et nytt bilag. 2. Velg bilagsart. Valg av bilagsart spares fra forrige bilag som ble ført, så dersom man fører mange bilag på rad av samme bilagsart, så slipper man å tenke på dette valget. 3. Bilagsdato. Skriv inn datoen som står på bilaget. Trykk på Tab-tasten for å gå videre til neste rubrikk. 4. Periode. Dvs. månedsnummeret til bilagsdatoen. Riktig perioden kommer automatisk opp i denne rubrikken dersom man har brukt Tab-tasten til å gå fra Dato-rubrikker og inn i Periode-rubrikken. 5. Konto og Motkonto. Skriv inn kontoene som bilagssummen går mellom. Dette gjelder imidlertid kun dersom bilaget bare inneholder to posteringslinjer, dvs. bare to kontoer. Ved flere posteringslinjer enn to, se pkt Debet og Kredit. Registrer bilagssummen inn i én av disse kolonnen. Dette valget av fortegn vil ta effekt på kontoen i Konto-kolonnen i pkt. 5, og kontoen i Motkonto-kolonnen vil naturligvis få det motsatte fortegnet. Trykk på Enter, og de to kontoene vil automatisk foredele seg over to linjer, en for hver konto. Eventuelle automatiske mva-føringer vil også vises. Da vil det komme tydelig frem hvilken konto som er ført i debet og hvilken som er ført i kredit. 7. Lagre. Når steg 1 til 6 er utført, må bilaget lagres ved å trykke på Lagre-ikonet på verktøylinja.trykk deretter på Ny, for å registrere neste bilag. Da tømmes alle rubrikkene for data, og det registrerte bilaget flyttes ned til listen i bunnen av Bilagsregistrering-vinduet (se figur 21). 8. Konto, ved flere enn to posteringslinjer. Ved flere enn to posteringslinjer kan man ikke bruke Motkonto-kolonnen. Da må alle kontoene føres nedover i Konto-kolonnen, og den tilhørende summen til hver konto må føres inn i riktig Debet- eller Kredit-kolonne. Legg merke til at når man har ført inn en konto i Konto-kolonnen, og den tilhørende summen i Debet- eller Kredit-kolonnen, og så trykker på Enter, vil det opprettes en ny linje hvor man kan skrive inn den neste kontoen. Når alle kontoene er ført inn, lar man bare den siste nye linjen stå åpen. 20

23 Tips. Dersom man skal føre mange bilag etter hverandre, kan det virke tungvidt å måtte trykke på Lagre og Ny mellom hvert av dem. Da er det kjekt å vite at + -tasten fungerer som hurtigtast for disse to operasjonene samtidig. Dvs. at ved å trykke på +, lagrer man bilaget man nettopp har registrert, og det opprettes et nytt. Bilagsnummer. Legg merke til at bilagsnummeret til hvert bilag vises oppe til venstre i Bilagsregistrering-vinduet, dvs. rett under Ny-ikonet Figur 20: Stegene i bilagsregistreringen. Lagre Figur 21: Ved lagring flyttes bilaget ned til listen under det hvite registreringsområdet. 21

24 Inngående saldo Når en firmadatabase er opprettet er det selvsagt ikke lagt inn noen regnskapstall. Det er derfor nødvendig å føre inn de faktiske tallene for balansekontiene. Dvs. status for eiendelene gjelden og egenkapitalen til foreningen. Dette kalles Inngående Balanse eller Inngående Saldo, og registreres ved å føre et ordinært bilag som inneholder disse tallene. Dette bilaget må føres i bilagsarten Inngående Saldo. Figur 22 viser en oversikt over viktige punkter som den Inngående Saldoen består av. Figur 23 viser et eksempel på et Inngående Saldo-bilag. Inngående Balanse Eiendeler: Hva eier vi ved starten av året? Penger i banken Kontanter i kassa Utestående hos kunder Gjeld: Hva skylder vi ved starten av året? Leverandørgjeld Banklån Skyldig mva Egenkapital: Hvor mye av det vi har ved starten av året er vårt eget? Egenkapital Figur 22: Inngående balanse består av eiendeler, gjeld og egenkapital. Figur 23: Inngående Saldo-bilag som registrerer 500,- i kassa, ,- i banken, ,- i ubetalte fakturaer, og ,- i egenkapital. 22

25 Inngående faktura Føring av fakturaer i Mamut fortjener litt ekstra omtale, selv om disse føres inn som vanlige bilag slik som det er beskrevet i avsnittetet Generelt. Alle leverandørene er samlet under kontoen 2410 Leverandørgjeld, slik at fakturasummen krediteres fra denne posten (og debeteres mot innkjøpskontoer). Fakura-bilaget føres på følgende måte: 1. Velg bilagsart Inngående faktura, bilagsdato, og periode. 2. Deretter tastes konto 2410 Leverandørgjeld inn i kontokolonnen. Trykk på Enter og en liste over alle leverandørene kommer opp (se figur 24). 3. Velg den leverandøren fakturaen kommer fra. Da kommer det opp et fakturavindu (se figur 25). Skriv inn fakturanummeret som du finner på fakturaen og/eller evt. KID-nummer, og trykk OK. Da returnerer man til Bilagsreistrering-vinduet, og kan føre på fakturasummen og de resterende bilagslinjene, dvs. debeteringene mot innkjøpskontoene. Obs. Legg merke til at konto 2410 Leverandørgjeld alltid må tastes inn i Konto-kolonen, selv om denne kontoen skal krediteres ved føring av faktura. Den tilhørende fakturasummen må derfor tastes inn i Kredit-kolonnen. Figur 24: En inngående faktura må knyttes opp mot en leverandør som er registrert i Kontakt-modulen. Figur 25: Man må registrere fakuranummer og/eller KIDnummer når man fører fakturaer. 23

26 Utgående faktura Utgående faktura føres på samme måte som inngående faktura, men mens leverandørene er samlet under konto 2410 Leverandørgjeld er kundene samlet under konto 1510 Kundefordringer. Denne kontoen tastes inn i Konto-kolonnen, og riktig kunde velges fra listen som kommer opp. Fakturanummer og/eller KID tastes inn i fakturavinduet akkurat som ved føring av inngående faktura, og konto 1510 Kundefordringer debeteres mot salgskonti som krediteres. Bankbilag - Ut-/innbetaling av faktura Bankbilag er de bilagene som beskriver en transaksjon inn eller ut av en bankkonto. Disse finnes det flere typer av; kontantuttak, gebyrer som trekkes fra kontoen, renteinntekter som settes inn på kontoen, og naturligvis inn- og utbetalinger av fakturaer. De sistnevnte skal nå beskrives nærmere. I likhet med fakturabilag involverer også inn- og utbetalinger kontoene 2410 Leverandørgjeld og 1510 Kundefordringer, men nå er fortegnene motsatt. Konto 2410 Leverandørgjeld ble kreditert når fakturaen ble ført, mens den nå skal debeteres når vi betaler penger fra f.eks. en bankkonto og til leverandøren. Akkurat som ved føring av en faktura, begynner man med å taste inn konto 2410 i Konto-kolonnen, etter at man har valgt bilagsart og skrevet inn bilagsdato og periode. Trykk deretter på Enter, og igjen kommer leverandørlisten opp og man må velge riktig leverandør. Men istedenfor at vinduet for registrering av fakturanummer og/eller KID kommer opp slik som ved føring av en faktura, komme det nå opp et betalingsvindu hvor man kan velge hvilken faktura som skal betales (se figur 26). I denne listen ligger alle fakturaer som er ført mot denne leverandøren og som ennå ikke er ført som betalt. Her må man velge den fakturaen som den betalingen man er i ferd med å føre skal betale. Innbetalinger fra kunder føres på akkurat samme måte som innebetaling til leverandør, men mot konto 1510 Kundefordringer istedenfor konto 2410 Leverandørgjeld. Årsaken til at Mamut forstår at det her er en betaling som skal føres og ikke en faktura, er at bilagsarten Bank benyttes. Denne er registrert som en betalingsbilagsart (se figur 27). Det betyr at føringer mot reskontro-konti oppfattes som betalinger og ikke fakturaer. En reskontro-konto er f.eks og 2410 som har innstillinger som vises på figur 28. Obs. Det er veldig viktig å bruke riktig bilagsart når fakturaer eller betalinger skal føres. Fakturaer føres som Inn- eller Utgående faktura, mens betalinger føres under bilagsarten Bank som har innstillinger betalingsbilagsart. 24

27 Figur 26: Inn- og utbetalingsvinduet. Her har brukeren valgt å føre betalingen av faktura nummer 4257 som ble ført med bilagsnummeret IF4. Dette er en av tre for øyeblikket åpne poster på denne leverandøren. Figur 27: Denne innstillingen medfører at bilag som føres mot reskontro-kontoer (1510 og 2410) oppfattes som betalinger og ikke fakturaer. Dette vinduet nås ved å gå til Vis - > Innstillinger -> Regnskap -> Bilagsartinnstillinger... (på fanekoret Regnskapsinnstillinger), marker den aktuelle bilagsarten og trykk på Rediger-knappen. 25

28 Figur 28: Denne innstillingen gjør kontoen til en reskontro-konto. Det betyr at den knyttes mot kontakter, i dette eksempelet til leverandører, og en liste over leverandørene vil komme opp hver gang denne kontoen brukes, f.eks. ved føring av en faktura eller en betaling. Overføring til Hovedbok Bilagsregistrerings-modulen er kun et verktøy for å skrive inn bilagene. For at bilagstallene virkelig skal regnes inn i regnskapet, må bilagene overføres fra Bilagsregistrering og til Hovedbok. Dette gjøres ved å trykke på Overfør til hovedbokikonet på verktøylinjen i Bilagsregistrering (se figur 29). Figur 29: Bilag overføres fra Bilagsregistrerings-modulen til Hovedbok ved å trykke på denne knappen. Når man trykker på Overfør til hovedbok-ikonet kommer man inn i en kort vegviser som overfører bilagstallene fra Bilagsregistrering og inn i Hovedbok, dvs. inn i regnskapet. I denne vegviseren kan man gjøre visse utvalg av hvilke av bilagene i Bilagsregistrering som skal overføres til Hovedbok. F.eks. kan man velge å bare overføre bilagene som tilhører en enkelt bilagsart. Men det bør være en tommelfingerregel å overføre til Hovedbok alle bilagene man har ført, samme dag som man har ført dem inn i Bilagsregistrering, slik at det ikke ligger noen bilag i Bilagsregistrering når man skal bruke den modulen neste gang. Grunnen til at jeg gir dette rådet, er at det noen ganger 26

29 kan være fristende å vente med å overføre bilag til Hovedbok, f.eks. hvis man er usikker på om det er ført riktig eller ei. Dette kan være en farlig felle å gå i. Hvis man er usikker på om noe er gjort riktig eller ei, skal man ikke forvente at man blir sikrere ved et senere tidspunkt. Snarer tvert imot, så risikerer man å glemme ting om dette bilaget, og det blir heller vanskeligere å føre det riktig en annen gang. Moralen blir dermed som dette: Ikke ha noen løse tråder i regnskapsprogrammet, men løs problemene mens man ennå har dem friskt i minnet. Posteringsjournal Når bilag overføres fra Bilagsregistrering til Hovedbok, skrives det ut en posteringsjournal. Dette er en rapport som viser alle bilagslinjene som ble overført til Hovedbok. Disse posteringsjournalene nummereres i stigende rekkefølge, og må settes inn i en perm og tas vare på. I vegviseren for overføring til Hovedbok, får man muligheten til å se posteringsjournalen i en forhåndsvisning på skjermen. Det kan være lurt å takke ja til dette, og ta en liten titt på denne før bilagene overføres til Hovedbok, og ugjenkallelig regnes inn i regnskapet. Dersom man har skrevet inn mange bilag er denne rapporten naturligvis veldig stor, og det er ikke meningen at man skal gå over alle bilagene på nytt. Men man kan ta et par stikkprøver fra posteringsjournalen og dessuten kan man skumme raskt gjennom et par av kolonnene hvor det er lett å se et mønster. F.eks. dersom man har skrevet inn og skal overføre mange bilag i samme bilagsart, kan man skumme gjennom bilagsartkolonnen, og forsikre seg om at man ikke har gjort noen feil der Figur 30: Posteringsjournal. Figur 30 viser et eksempel på en posteringsjournal hvor seks bilag av bilagsart Diverse skal overføres til hovedbok. Alle bilagene er i utgangspunktet fra februar måned i 2007, og alle beskriver innkjøp som er gjort med kontanter fra kontantskrinet (konto 1910 Kasse). En rask titt over Bilagsart-kolonnen gir en forsikring om at alle bilagene er ført i riktig bilagsart, altså Diverse (ring nr. 3). I Bilagsdato-kolonnen helt til venstre ser man derimot bilag D6 feilaktig har fått datoen istedenfor (ring nr. 1). Dermed vil man antakelig ønske å avbryte overføringen til Hovedbok for å rette opp denne feilen. I tillegg finnes det en enda mer alvorlig feil blandt disse bilagene, og det er fortegnsfeilen i bilag D4. Her er bilagssummen debetert til konto 1910 Kasse (linje nr. 2) og kreditert fra kostnadskontoen, og siden vi vet at alle disse bilagene er forbruk av kontanter fra kontantskrinet må dette være feil. Denne feilen er kanskje litt vanskeligere 27

30 å legge merke til ved bare å ta en rask titt over posteringsjournalen, men ved litt trening vil man kanskje legge merke til at rytmen eller mønsteret mellom debet- og kreditsummer endres akkurat rundt dette bilaget, plutselig er det tre debetsummer på rad, etterfulgt av tre kreditsummer. Når man har ført mange bilag av samme type, forventer man ikke et slikt mønsterskifte, og man vil få mistanken om at det må være en feil. Denne posteringsjournalen viser definitivt at denne overføringen til Hovedbok bør avbrytes slik at feilene kan rettes opp. Legg også merke til at denne journalen har fått nummeret 4 (ring nr. 4). Denne overføringen til Hovedbok er altså den fjerde i rekken i dette regnskapsåret, og må settes inn i permen etter posteringsjournalene 1 til 3 som allered er skrevet ut. Dette gjelder selvsagt kun dersom man ikke velger å avbryte overføringen til Hovedbok, slik at posteringsjournalen faktisk blir skrevet ut. 28

31 Kap. 9 Reskontro Oversikt over ubetalte fakturaer Ved føring av en inngående faktura krediteres konto 2410 Leverandørgjeld. Senere føres betalingen av denne fakturaen, og da debeteres konto 2410 med den samme summen. Saldoen på konto 2410 vil derfor være lik null når alle fakturaer er betalt og betalingene er ført inn i regnskapet. Eller motsatt: Så lenge konto 2410 Leverandørgjeld har en negativ saldo finnes det fakturaer som det ikke er ført noen betaling av. Det kan bety at denne fakturaen ikke er betalt ennå, eller bare at betalingen ikke er ført inn i regnskapet. Uansett kan det være greit å holde orden på dette, og til dette har vi modulen Reskontro. Denne ligger under Vis -> Regnskap -> Leverandørreskontro (evt. Kundereskontro. Disse to modulene fungerer helt likt, men den ene er en oversikt over inngående faktura fra leverandører, mens den andre gjelder utg. faktura til kunder). Reskontro-modulen kan også nås via flytdiagrammet under fokusmenyen Regnskap. Reskontro-modulen viser alle føringer som er gjort mot konto 2410 Leverandørgjeld, og spesifiserer hvilke leverandører føringene (f.eks. fakturaer) er ført mot. Modulen skiller også mellom Lukkede og åpne poster. Lukkede poster. En faktura og en betaling som er ført mot hverandre med samme sum, vil gi en total saldo på konto 2410 på 0,- og bidrar ikke til ubalanse på denne kontoen. De kalles derfor for lukkede poster. Åpne poster. En faktura som ikke har noen korresponderende betaling i regnskapet, vil gi et netto negativt bidrag til saldoen på konto 2410, siden en faktura krediterer denne kontoen. For å balansere eller nulle ut dette saldobidraget, må det føres en betaling mot denne fakturaen. Innen det er gjort kalles fakturaen for en åpen post. Figur 31: Leverandørliste i Reskontro. 29

32 Figur 31 viser Reskontroen til et regnskap hvor det finnes en leverandør med åpne poster. Denne leverandøren heter Ølhund AS og har tre åpne poster (se pil). Disse fakuraene er enten ikke betalt, eller så er ikke betalingen ført ennå. NB! Reskontro-modulen er et fint redskap for å holde orden på hvilke fakturaer som er betalt, og hvilke betalinger som er ført eller ei. Føring av betalinger Avsnittet Bankbilag (...) beskriver hvordan et betalingsbilag kan føres i Bilagsregistrering. Dette gjøres ved å velge bilagsarten Bank, taste inn konto 2410 Leverandørgjeld i Kontokolonnen. Så velger man riktig leverandør i leverandørlisten som kommer opp, og deretter hvilken faktura som betalingen hører til. Dette gjøres fra listen som kommer opp over åpne poster på den aktuelle leverandøren. Det er imidlertid mulig å gjøre denne bilagsføringen direkte i Reskontro-modulen ved å markere den fakturaen eller leverandøren som det skal føres en betaling mot, og så trykke på Inn-/utbetaling-ikonet på verktøylinja (se figur 32). Da vil den samme listen over åpne poster som kommer opp i Bilagsregistrering, komme opp. Her velges på samme måte riktig faktura, og i tillegg må man velge hvilken betalingskonto betalingen skal føres fra (f.eks Bankinnskudd). Dette valget gjøres i en egen nedtrekksmeny inne i vinduet hvor man velger faktura (se figur 33). Når OK trykkes, føres dette bilaget automatisk direkte inn i Hovedbok; konto 2410 Leverandørgjeld debeteres og den valgte betalingskontoen krediteres. Det er enkelt og tidsbesparende å føre betalinger, samtidig som man kanskje føler at man mister noe av den kontrollen man har når bilaget føres helt manuelt i Bilagsregistrering. Så denne metoden anbefales til de som har jobbet en stund med programmet, og føler seg trygg på hvordan det virker. Figur 32 (til venstre): Inn- /utbetalings-ionet i Reskontromodulen. Figur 33 (til høyre): Her er brukeren i ferd med å føre betalingen av faktura IF4 fra Ølhund AS. Betalingen har gått fra bankkonto, og konto 1930 Bankinnskudd skal derfor krediteres. 30

33 Match/link poster Koble fakturaer mot betalinger Både avsnittet Bankbilag (...) og Føring av betalinger beskriver hvordan betalingsbilag kan knyttes direkte til den tilhørende fakturaen når de føres inn i Mamut. Men av forskjellige årsaker kan det tenkes at man fører både faktura og betaling inn i programmet uten å knytte de sammen. Da vil begge bli liggende som åpne poster i Reskontroen. Dette skaper en uoversiktlig situasjon. Heldigvis er det mulig å knytte poster mot hverandre etter at de er ført. Dette gjøres med Match/link-funksjonen som har sitt eget ikon på verktøylinja over detaljvinduet nederst i Reskontro-modulen (se figur 34). Figur 34 viser at det er er ført en faktura IF3 på ,- fra leverandøren Ølhund AS (se pil). Det også ført et bankbilag B2 av en betaling på ,- til denne leverandøren. Disse er ikke knyttet mot hverandre selv om de åpenbart er fakturabilaget og betalingen av samme faktura (se Fakturanr.-kolonnen). Derfor opptrer de som åpne poster i Reskontro-modulen. Men det er ønskelig å knytte disse mot hvernadre, slik at de ikke framstår som åpne poster. Dette gjøres ved å markere en av disse postene, f.eks. fakturabilaget IF3, og trykke på Match/link-ikonet (se ring på figur 34). Da kommer det opp en liste over åpne poster på denne leverandøren, inkludert bilag B2. Velg denne og trykk OK. Da lukkes disse postene mot hverandre, og vil forsvinne fra lista over åpne poster (se figur 35). Figur 34: Matching av åpne poster i Reskontro-modulen. Figur 35: Bilagene B2 og IF3 er nå matchet mot hverandre, og er ikke lenger åpne poster. Fakturaene IF4 og IF5 som vises på denne figuren er imidlertid fortsatt åpne. 31

34 Kap Revisjon Er regnskapet korrekt? Revidering Å revidere regnskapet innebærer å gå gjennom det og forsikre seg om at det er ført riktig. Dette bør gjøres med jevne mellomrom, og minimum før avslutning av perioder, innlevering av mva-rapport, og ikke minst før årsavslutningen. Det er selvsagt ikke meningen at man skal se gjennom hvert eneste bilag på nytt for å se om det er ført riktig. Regnskapet er en måte å systematisere bilag på, og summere opp alle tallene, slik at de kan presenteres på en fornuftig måte, og beskrive pengebruken og omsetningen til foreningen på en oversiktlig måte. Det er dette systemet og oversikten man må gå løs på når regnskapet skal revideres. Det er mange måter å revidere regnskapet på, og ikke minst avhenger dette av hva slags type forening og hva slags type drift det er snakk om. Forskjellige foreninger med forskjellig formål og drift, genererer forskjellige bilag. Deres regnskap kan derfor se ganske forskjellige ut, og revisjonen må legges opp deretter. Det er derfor vanskelig å gi en kortfattet beskrivelse av hvordan revisjon bør gjøres. Likevel har jeg forsøkt å gi noen generelle holdepunkter og noen eksempler i avsnittene nedenfor, og samtidig lagt hovedvekten på hvor i Mamut man bør gå for å finne den informasjonen man trenger for å revidere regnskapet sitt. Revidering av regnskapet innebærer i det store og det hele to hovedpunkter. 1. Å finne ut om alle bilag er ført. 2. Å finne ut om bilagene er før riktig. Når disse to punktene er utført, er regnskapet en sammenfatning av alle bevegelser som har skjedd i foreningens økonomi. Det er rett og slett en beskrivelse av virkeligheten; ting som virkelig har skjedd i økonomien til foreningen. Revisjon er dermed å se om regnskapet stemmer med virkeligheten. Dette høres kanskje ut som store ord, men la oss gå litt mer konkret til verks, så skal vi se at det har en hensikt likevel. Regnskapet er i hovedsak delt inn i to hoveddeler; Balanse og Resultat. Balansen består av de postene hvor det virkelig finnes verdier, enten eiendeler sånn som penger eller varer, eller gjeld, f.eks. ubetalte fakturaer som er gjeld til leverandører. Når regnskapet skal revideres, kan det være lurt å se på disse to separat. La oss begynne med Balansen. Balanse Balansen består av de kontoene som virkelig beskriver hvor mye verdier som befinner seg på et sted. Her er noen eksempler: 1460 Lagerbeholdning. Denne kontoen viser verdien av varene på foreningens lager Kasse. Denne kontoen forteller hvor stor sum av kontanter som ligger i foreningens kontantskrin Bank. Denne kontoen forteller hvor mange penger som står på en av foreningens bankkonti. 32

35 2410 Leverandørgjeld. Denne kontoen beskriver hvor stor sum med penger man skylder til leverandører, dvs. de fakturaene man har ført inn i regnskapet men ennå ikke ført noen betaling til. Balanse (revisjon) Har vi den samme summen i banken som regnskapet påstår? De kontantene som regnskapet påstår at vi har, ligger de i kassa? Leverandørgjeld: Har vi virkelig ubetalte regninger? Figur 36: Spørsmål til hjelp under revisjon av Balansen. Dersom allle bilag er ført, og de er ført riktig, skal hver av disse kontoene stemme overens med den vareverdien som faktisk finnes på lageret, de løspengene som faktisk ligger i kontantskrinet, den saldoen som faktisk står på bankkontoen, og summen av de fakturaene man faktisk ikke har betalt. Figur 36 viser noen av de spørsmålene man må stille seg i denne sammenheng, når man skal revidere balansekontoene i regnskapet. Balansen kan finnes flere steder i Mamut. Her er noen forslag: 1. Rapporten Balanse, detaljert. Denne rapporten viser saldoen på hver enkelt balansekonto, og summerer samtidig opp kontoene under felles overskrift. Figur 37 viser et eksempel hvor det ifølge regnskapet ligger 2.500,- i kontanter i kontantskrinet, og i banken står det ,-. Så må de faktiske pengene i kontantskrinet telles, og saldoen i banken sjekkes for å se om disse regnskapstallene stemmer med virkeligheten. Rapporten Saldobalanse, detaljert. Denne rapporten er noe enklere enn Balanse, detaljert. Den viser kun saldoen på hver konto og gjør ingen summeringer (se figur 38). Legg merke til at den også tar med alle Resultatkontoene som vi skal komme tilbake til i avsnittet Resultat. Hovedbok. Figur 41 i avsnitt 10.5 Hovedbok viser at saldoen på alle kontoene i regnskapet også vises fram i Hovedbok-modulen. Disse ligger under fanekortet Saldobalanse hovedbok. For å komme dit må man velge Kontoliste i menyen til venstre i Hovedbok-vinduet. 33

36 Figur 37: Rapporten Balanse, detaljert. Figur 38: Rapporten Saldobalanse, detaljert. Bankavstemming Hovedboksutskrift Det er vanskelig å snakke om revisjon av balansekonti uten å nevne rapportene Hovedboksutskrift og deres fortreffelighet når det gjelder å revidere bankkonti (f.eks. konto 1930 Bank). Hver måned sender banken ut en kontoutskrift som forteller hvilke summer som har gått ut og hvilke summer som har kommet inn på foreningenes bankkonto. Hver av disse summene svarer til et bilag som skal være ført inn i regnskapet, hverken mer eller mindre. Rapportene Hovedboksutskrift beskriver nettopp dette, nemlig hvilke summer man har ført ut og inn av en gitt konto i en valgt periode. Så når 1930 Bank skal revideres er det bare å skrive ut Hovedboksutskrift, og sammenlikne denne med kontoutskriften. 34

37 For hver sum på rapporten Hovedboksutskrift skal det finnes en tilsvarende sum på kontoutskriften. Dersom disse to rapportene er ulike, inneholder regnskapet en eller flere feil med hensyn på konto 1930 Bank. Dette er de to mulige alternativene: 1. En sum som finnes på kontoutskriften har ingen tilsvarende sum på Hovedboksutskriften. Det betyr at det har vært en transaksjon mot denne bankkontoen som ikke har blitt ført inn i foreningens regnskap. Årsaken til det kan være at man mangler dette bilaget, eller at det er ført feilaktig, f.eks. mot en annen konto enn 1930 Bank. 2. En sum som finnes på rapporten Hovedboksutskrift har ingen tilsvarende sum på kontoutskriften fra banken. Det betyr at man har ført en sum mot konto 1930 Bank i regnskapet som faktisk ikke har blitt tatt ut eller satt inn av bankkontoen i virkeligheten. Årsaken til dette kan være at man har ført et bilag flere ganger, slik at denne summen har blitt ført inn eller ut av 1930 Bank flere ganger. En annen årsak kan være at man har ført et bilag feilaktig mot 1930 Bank, mens det egentlig skulle vært ført mot noe annet. Når Hovedboksutskriften er sjekket opp mot kontoutskriften, og disse to rapportene stemmer overens med hverandre, vet man at alle bilag mot konto 1930 Bank er ført, og at de er ført riktig. Da har man allerede kommet et godt stykke på vei med å revidere regnskapet sitt, siden veldig mange bilag involverer denne kontoen. Husk nemlig det at dersom alle transaksjoner ut og inn av bankkontoen er ført riktig, så vet man også at man f.eks. har ført alle betalinger av fakturaer. Dersom man bruker Reskontro i Mamut, kan man også lett sjekke om alle fakturaer er ført, siden betalinger hvis tilhørende fakturaer ikke er ført, vil framkomme som åpne poster i Reskontroen. Revisjon av bankkontoen er altså både enkelt og sikkert, og man får i samme slengen revidert flere deler av regnskapet, slik som jeg har beskrevet i avsnittet ovenfor. Så dette er definitivt et godt sted å begynne revisjonen. Resultat Resultatet kan ikke revideres på samme måte som Balansen. I Balansen kan saldoen på hver konto sjekkes opp mot en verdimengde som faktisk finnes i virkeligheten, f.eks. saldoen på en bankkonto, kontantene i et pengeskrin, eller summen på ubetalte regninger. Saldoen på kontoene i resultatet har derimot ikke en slik tilsvarende saldo som lett kan leses av i virkeligheten. Disse saldoene er derimot oppsummeringer av hendelser gjennom en gitt periode, f.eks. det totale salget av en vare. Det finnes likevel metoder og tilnærmingsmåter for å revidere resultatkontoene. Disse stiller imidlertid litt større krav til revisors teft og evne til å forstå regnskapet. Uansett er rapporten Resultatregnskap 1, detaljert et fint sted å begynne (se figur 39). Her vises saldoen på hver konto, samt en del summeringer. Her er noen tips for hvordan man bør lese denne rapporten: 1. Underskudd/overskudd. Det totale resultatet står nederst på rapporten (se ring nr. 4 på figur 39). Dersom man har drevet en forening i et år, har man som regel en følelse av om man har drevet med overskudd eller underskudd. Dersom resultatet som fremkommer på rapporten strider mot denne magefølelsen, kan det være et første signal om at noe er galt i regnskapet. 2. Fortegn. I avsnittet Regnskapsposter og på figur 12 ble det forklart hvordan de aller fleste Resultat-konti enten bare debeteres (utgiftskonti) eller 35

38 krediteres (inntektskonti). Ved slutten av året bør altså saldoen på alle inntektskontoene være negativ, mens alle utgiftskontoene bør ha positiv saldo. På figur 39 ser vi at dette er tilfelle for alle konti foruten konto 6560 Rekvisita som er en utgiftskonto, men likevel har endt opp med en negativ saldo (se ring nr. 3). Det kan tyde på at ett eller flere bilag mot denne kontoen er ført feil. 3. Forholdet mellom innkjøp og salg av en vare. Summen man har tjent på å selge en vare, bør være noe høyere enn summen man har brukt på å kjøpe inn denne varen. Forholdet mellom disse summene bør tilsvare forholdet mellom innkjøpsprisen og salgsprisen til ett stykk av varen. Figur 39 viser eksempelvis at øl er kjøpt inn for ,- (ring nr. 2) og solgt igjen for til sammen ,- (ring nr. 1). Dette stemmer f.eks. overens med en innkjøpspris på 20,-, en utsalgspris på 28,-, og 1600 kjøpte og solgte enheter Figur 39: Resultatrapport 1, detaljert viser et overskudd på ,-. 36

39 Hovedbok I Hovedbok-modulen ligger alle bilagene som er ført inn i regnskapet (Vis -> Regnskap - > Hovedbok, eller flytskjemaet under fokusmenyen Regnskap). I denne modulen er det mulig å undersøke enkeltbilag (Bilagsliste, se figur 40), men man kan også skaffe seg en større oversikt over alle føringer på en eller flere konti (Kontoliste, figur 41). De neste avsnittene forklarer nærmere hva man skal se etter for å finne ut om regnskapet er korrekt. Figur 40: Bilagsliste-visningen i Hovedbok viser alle bilag som er ført inn i regnskapet. Her vises alle de inngående fakturaene som er ført i februar (periode 2). Figur 41: Kontoliste i Hovedbok viser en oversikt over hva som er ført på de enkelte konti. Fanekortet Saldobalanse hovedbok som vises på denne figuren (se ring) gir en oversikt over den totale saldo på hver konti. En annen nyttig oversikt finnes under fanekortet Bilagslinjer (se ring). Her vises alle bilagslinjene for en valgt konto. 37

40 Kap Avslutte periode / Mva-rapport Ved opprettelse av en firmadatabase eller et nytt regnskapsår, må man angi hvor mange mva-terminer regnskapet skal ha. Det aller mest vanlige er å ha 6 slike terminer, dvs. at man leverer inn mva-oppgave for to måneder av gangen. Mamut skriver automatisk ut mva-rapport for hver terming når månedene i terminen avsluttes. I Mamut kalles måneder for perioder slik at januar er periode 1, februar er periode 2 osv. Å avslutte en periode i Mamut betyr å stenge denne for føring. Dvs. at man ikke lenger kan føre bilag i denne perioden. Derfor må man revidere regnskapet og forsikre seg om at alle bilag for en periode er ført og at disse er ført riktig, før man avslutter perioden. Periode avslutning utføres ved å gå til Vis -> Regnskap -> Avslutte periode, eller ved å trykke på Avslutte periode-knappen på flytskjemaet for Regnskap (se figur 42). Når den andre av to perioder i en mva-termin avsluttes, skrives det ut en mva-rapport. Denne rapporten har samme utforming som den mva-oppgaven man skal fylle ut og sende inn. Dermed er det en enkel sak å fylle inn disse tallene. Figur 43 viser mvarapporten som skrives ut av Mamut. Denne rapporten kan også skrives ut fra Rapportmodulen. Den heter Avgiftsoppgave, og ligger under kategorien Regnskap. Figur 42: Periodeavslutning i Mamut kan utføre på en av disse to måtene (se piler). 38

41 Figur 43: Mva-rapport. 39

42 Kap Årsavslutning Avslutte regnskapsår Når et regnskapsår er ferdig ført og revidert, gjenstår det bare å utføre årsavslutning. Dette innebærer i det store og det hele bare å stenge regnskapsåret for ytterligere føring og dessuten overføre balansen til neste regnskapsår. Årsavslutningen utføres ganske enkelt ved å gå til Vis -> Regnskap -> Årsavslutning, eller ved å trykke på Årsavslutningknappen på Regnskaps-flytskjemaet. Disponering av overskudd/underskudd og overføring av balanse Før årsavslutning utføres må resultatet disponeres. Litt enkelt sagt betyr det å overføre et overskudd eller underskudd fra resultatet og over til balansen. En måte å gjøre det på er å føre overskuddet/underskuddet mellom konto 8960 Overføring annen egenkapital og 2050 Annen egenkapital. Figur 44 viser hvordan dette bilaget føres ved et overskudd på ,-. Når resultatet er disponert over til balansen ved årsavslutningen, er den positive og den negative delen av balansen like stor (altså i balanse). Dette er foreningens balanse idet man passerer inn i det nye året, og følgelig skal dette være den inngående balansen i det nye regnskapsåret. Avsnittet Inngående Saldo beskriver hvordan dette må føres inn manuelt når man tar i bruk en ny firmadatabase. Men ved overgangen fra ett regnskapsår til et nytt, overføres dette automatisk når årsavslutningen utføres. Det kan også legges til at resultatkontoene i det nye regnskapsåret begynner med saldo lik 0,-, og er klare til å begynne å summere opp det nye årets inntekter og utgifter. Figur 44: Dette bilaget disponerer et overskudd på ,-. 40

43 Kap Mamut Support Mamut ASA har en aktiv support-avdeling som det er mulig å ringe til, dersom man skulle støte på spørsmål eller problemer med programmet som man ikke klarer å finne ut av selv. Informasjon om dette ligger på nettsidene til Mamut ASA ( På denne nettsiden ligger det også en hel del nyttige artikler som besvarer mange av de spørsmålene man måtte ha om programmet. Denne artikkelsamlingen ligger under Support > Mamut Business Software (se figur 45). I menyen til venstre kan man skrive inn et stikkord om det man lurer på (se figur 45), og det vil helt sikkert komme opp flere artikler som er relatert til det man lurer på. Figur 45 viser et eksempel hvor det har blitt søkt på stikkordet Inngående faktura, og det har kommet opp artikler om både betaling av faktura, registrering av inngående faktura i Bilagsregistrering og om bilagsarter. Det anbefales sterkt å gjøre seg kjent med og bruke denne artikkelsamlingen. Figur 45: På nettsidene til Mamut AS ( er det mulig å søke etter artikler som kan besvare spørsmål programmet. 41

44 Kurshefte regnskapskurs for store forening Studentliv tilbyr en rekke ulike kurs til studentforeninger. Kursene er gratis og åpne for aktive i studentforeninger ved læresteder tilknyttet SiO. Kurstilbudet er under stadig utvikling. Gjennom kursene ønsker Studentliv å bidra til å utvikle og strukturere den kompetanse som eksisterer i foreningene og bevisstgjøre og motivere den enkelte kursdeltager til videre innsats. Gjennom regnskapskurs for store foreninger får deltagerne en grundig innføring i regnskaps- og budsjettarbeid for økonomiansvarlige i studentforeninger som er momsregistrerte og benytter seg av Mamut. regnskapsprogram. Dette kursheftet er tenkt som materiale kursdeltagere kan ta med seg hjem. Materialet i heftet tar utgangspunkt i temaene som gjennomgås i kursopplegget. Kursheftet er utviklet av Tobias Lynghaug Toften og Morten Ramberg i samarbeid med Studentliv. Kopiering eller viderebruk av dette heftet er ikke lov uten samtykke fra rettighetsinnehaver Studentliv Blindern, November 2005 Dette heftet er utgitt og eies av Studentliv Telefon: Postadresse: PB 94 Blindern, 0314 Oslo Besøksadresse: Idrettsbygget på Blindern, inngang fra baksiden