VIKTIG FØR OPPGRADERING TIL NY VERSJON

Transkript

1 Versjonsbrev Visma Avendo Økonomi 40 versjon 5.0 November 2009 Innhold INNLEDNING 2 VIKTIG FØR OPPGRADERING TIL NY VERSJON 2 SIKKERHETSKOPIERING 2 INNLOGGING TIL VISMAONLINE (KREDITTOPPLYSNING) 2 TESTFIRMAET 2 NYHETER 3 STØTTE FOR WINDOWS 7 3 AVTALEFAKTURERING 3 SENDE SMS FRA VISMA AVENDO 4 ENDRINGER OG FORBEDRINGER 5 NYE STARTSIDER OG MENYSTRUKTUR 5 SALGSOVERSIKTEN 6 TABELLEN TILBUD 6 TABELLEN ORDRE 7 TABELLEN FAKTURAGRUNNLAG 7 TABELLEN FAKTURAER 7 TABELLEN UBETALTE FAKTURAER 7 TABELLEN ALLE POSTER 8 AVSLUTNING AV ORDRE 8 ENDRE KUNDE PÅ ORDRE 8 LEVERANDØRFAKTURAER OG INNKJØP 9 INNKJØPSOVERSIKTEN 9 TABELLEN LEV.FAKTURA IKKE BOKFØRT 10 TABELLEN LEV.FAKTURA IKKE BETALT 10 TABELLEN ALLE POSTER 11 NY HOVEDBOKSLISTE 11 OPPRETTE NYTT REGNSKAPSÅR 11 FAKTURAJOURNAL TIL VISMA BUSINESS 11 UTVALGSFILTER I TABELLER 12 UTSKRIFT AV ADRESSEETIKETTER 12 DIVERSE RETTINGER OG FORBEDRINGER 12 KONTAKTINFORMASJON 12 1

2 Innledning I dette versjonsbrevet beskriver vi de nyheter og endringer som har skjedd i versjon 5.0 av Visma Avendo Økonomi 40. I versjon 5.0 har vi gjort til dels store endringer i programmet. Dette har vi gjort for å øke brukervennligheten og gjøre det enklere for våre kunder å håndtere de ulike oppgavene i programmet. Vi har brukt mye energi på å forenkle funksjoner, gjøre det enklere å navigere og få bedre oversikt. Før du oppgraderer til ny versjon anbefaler vi også å se opplæringsfilmen eller lese installasjonsveiledningen som finnes på det første bildet som dukker opp når du starter installasjonen (fra nedlasting eller CD-plate). For mer detaljert hjelp i programmet henviser vi til den elektroniske hjelpen. Husk at du kan trykke på F1 tasten for å få aktuell hjelp om det skjermbildet du til enhver tid står i. Dessuten finnes det mye supportinformasjon på Infoline. Her finner du blant annet nyttig informasjon om programmet, faglige oppdateringer og relevante supportdokumenter og opplæringsfilmer. Viktig før oppgradering til ny versjon Sikkerhetskopiering Du bør utføre en sikkerhetskopi i programmet før oppgradering. Dette gjør du under Fil Sikkerhetskopiering Aktivt firma. Innlogging til VismaOnline (Kredittopplysning) Etter oppgraderingen til versjon 5.0 må du legge inn brukernavn og passord til VismaOnline (Kredittopplysning) på nytt. Dette gjør du under Fil Bruker og velger den brukeren du er logget inn i programmet med. Har du ikke brukernavn og passord til VismaOnline, ta kontakt med oss så hjelper vi deg med dette. Tilgangen til VismaOnline er helt gratis. Testfirmaet Når du oppgraderer programmet blir testfirmaet skrevet over. Dersom du vil ta vare på dataene i testfirmaet, må du ta en sikkerhetskopi som du leser inn igjen etter at du har installert den nye versjonen. Når du skal gå inn i testfirmaet etter oppgradering, så er brukernavnet automatisk fylt ut. Du trenger kun å klikke på OK for å logge inn. 2

3 Nyheter Støtte for Windows 7 Fra og med versjon 5.0 er det støtte for å kjøre programmet på operativsystemet Windows 7. Dersom du oppgraderer ditt nåværende operativsystem til Windows 7 så kreves det at du avinstallerer Visma Avendo og installerer programmet på nytt. Avtalefakturering I versjon 5.0 har vi innført en ny funksjon for avtalefakturering. Dette er en rutine som håndterer faste avtaler som faktureres jevnlig ut bra bestemte intervaller. Du oppretter nye avtaler fra menyen Arbeid med - Salg Avtalefakturering Vedlikehold av avtaler. Her registrerer du avtalen tilsvarende en normal ordre og legger inn intervall for hvor ofte det skal faktureres. B! I skjermbildet for vedlikehold av avtaler kan du velge at avtaleperioden skal vises på fakturaen ved fakturautskrift. Dette er nye felter som kommer inn på fakturablankettene i versjon 5.0, og gjelder derfor kun standardblankettene i programmet. Dvs. at hvis du har en egendefinert fakturablankett, så må disse feltene legges inn manuelt via Malredigering. Kontakt support hvis du trenger hjelp til dette. Etter at avtalen er registrert, så oppretter du fakturaer løpende fra menyen Arbeid med - Salg Avtalefakturering Avtalefakturering. Du vil også få melding om at det er avtaler som skal faktureres når du er inne på startsiden Salg. 3

4 Her oppretter du fakturagrunnlag for aktuell måned, som du senere kan skrive ut som fakturaer fra salgsoversikten. Les mer om rutinen Avtalefakturering i den elektroniske hjelpen. Sende SMS fra Visma Avendo Fra versjon 5.0 er det mulig å sende SMS til dine kontakter eller medarbeidere direkte fra programmet. Du kan sende SMS for eksempel fra kundebildet, eller inne fra en ordre. Du kan også sende SMS til flere kontakter samtidig. Det kreves at du har en brukerkonto på VismaOnline for å kunne ta i bruk tjenesten. Denne tilgangen er gratis. Hvis du ikke har tilgang, ta kontakt med oss så hjelper vi deg med dette. 4

5 Endringer og forbedringer I versjon 5.0 har vi gjort til dels store endringer i programmet. Dette har vi gjort for å øke brukervennligheten og gjøre det enklere for våre kunder å håndtere de ulike oppgavene i programmet. Vi har brukt mye energi på å forenkle funksjoner i programmet og gjøre det enklere å navigere og få bedre oversikt. Nye Startsider og menystruktur Vi har endret på Startsidene i programmet for å gjøre det enklere å finne de funksjonene man skal jobbe med. Startsidene i versjon 5.0 er nå delt inn i følgende hovedmenyer: Regnskap, Salg, Innkjøp og Rapportering. Vi har slått sammen startsidene Salg og Kundereskontro til en startside som heter Salg. Her finner du menyer for salg (tilbud, ordre, fakturering) og kundereskontro (varsel og rente, innbetalinger). Noen menyvalg fra versjon 4.2 vil du ikke finne igjen på Startsiden, men du vil finne igjen samme funksjonaliteten under menyen Salgsoversikt. På samme måte har vi slått sammen startsidene Lev.fakturaer og Utbetalinger til en startside som heter Innkjøp. Her finner du menyer for leverandørfaktura og utbetalinger. Noen menyvalg fra versjon 4.2 vil du ikke finne igjen på startsiden, men du vil finne igjen funksjonaliteten under menyen Innkjøpsoversikt. 5

6 Salgsoversikten Inne på startsiden Salg finnes det nå en meny som heter Salgsoversikt. Salgsoversikten består av tabeller som du enkelt velger ved å klikke på knappen for den tabell du ønsker å jobbe med. Knappene er sentrert over tabellen. På de ulike knappene ser du hvor mange poster det finnes i respektive tabell. Den aktive tabellen er markert ved at knappen for tabellen er svart, mens de øvrige knappene er hvite. Det finnes tabeller for tilbud, ordre, fakturagrunnlag, fakturaer (ikke bokført), ubetalte fakturaer og alle poster. For hver tabell finnes det funksjoner du kan utføre for de ulike postene i tabellen. Disse funksjonene aktiveres av knappene til høyre i skjermbildet. Her finnes også knapper for å velge alle poster i tabellen, eller respektive velge ingen. Hver tabell kan enkelt sorteres ved å klikke på headingen i de ulike kolonnene. Tabellene kan også tilpasses slik at du får frem den informasjonen som er viktig for deg. Ved å klikke på høyre musetast i tabellen får du opp et valg for tabelloppsett. Her kan du velge hvilke kolonner som skal finnes i tabellen og i hvilken rekkefølge de skal være. Du kan også gjøre utvalg i de ulike tabellene ved å bruke søkeraden på den øverste raden. Her kan du søke fritt eller bruke de forhåndsdefinerte valgene du finner her. Tabellen Tilbud I tabellen med tilbud finnes alle tilbud du har sendt til kunder og som ikke er ferdig behandlet. Tilbudet finnes i tabellen til det overføres til en ordre eller avvises. Dette gjør at du får en rask oversikt over hvilke tilbud du har ute hos kunder til enhver tid, eller som er under arbeid. Vil du se hva tilbudet inneholder, kan du klikke på +-tegnet til venstre på linjen. Vil du se flere detaljer på tilbudet eller gjøre endringer, kan du åpne det. 6

7 I tabellen ser du raskt hvilken status hvert tilbud har, om det er nytt eller sendt til kunde. Når kunden har bestemt seg så overfører du enkelt tilbudet til en ordre ved å klikke på knappen Overfør til salgsordre. Tilbudet flyttes da fra tilbudstabellen og over til tabellen Ordre. Dersom kunden avviser tilbudet, klikker du på knappen Avvise og angir en årsak til avvisningen. Tilbudet havner da i historikken under Alle poster. Tabellen Ordre I tabellen Ordre ser du de ordrene som ikke er fakturert eller overført til fakturagrunnlag. Ordrer kan ha ulike statuser som ny og bekreftet. For å se hvilke artikler som finnes i de ulike ordrene kan du klikke på +-tegnet til venstre på linjen. Vil du se hele ordren eller gjøre endringer på den, så klikker du på knappen Åpne. Hvis du vil skrive ut en ordrebekreftelse eller pakkseddel, så kan dette enkelt gjøres ved å benytte knappene på høyre side. Du kan også skrive ut en faktura direkte ved å klikke på knappen Skriv ut faktura. Tabellen Fakturagrunnlag Hvis du jobber med fakturagrunnlag, så finner du disse i tabellen Fakturagrunnlag. Du finner her alle ordrer som er klargjort og godkjent for fakturering. Du markerer de du ønsker å skrive ut faktura på, og klikker på Skriv ut faktura. Tabellen Fakturaer I denne tabellen havner alle fakturaer etter at de har blitt skrevet ut. Her har du mulighet til å skrive ut fakturakopier, eller nye originalfakturaer dersom noe har gått galt med utskriften. Når du er klar så bokfører du alle fakturaene i tabellen ved å klikke på knappen Bokfør alle fakturaer. Regnskapet er da oppdatert. Dersom du har på innstillingen for Bokfør fakturaer direkte etter utskrift, så vil denne tabellen alltid være tom. Tabellen Ubetalte fakturaer I tabellen Ubetalte fakturaer finner du alle fakturaer som ikke er fullstendig betalt. Tabellen er sortert etter forfallsdato og de postene som forfaller først havner øverst i tabellen. Du får da raskt oversikt over når fakturaene forfaller. Dersom en faktura har forfalt så blir det en negativ verdi i kolonnen Dager til forfall, og disse blir farget rødt. Under linjene i tabellen finnes også en summering der du kan se hvor mye som er i utestående fordringer totalt, og fordelt på ulike intervaller. Summeringen vises for alle linjene i tabellen, men du kan også gjøre utvalg. Det er også her du jobber med kundereskontroen med tanke på endring av forfallsdato, varsel og rentebehandling, m.m. 7

8 Når fakturaer har blitt betalt, så markerer du de aktuelle fakturaene i tabellen og klikker på knappen Lag innbetaling. Nå åpnes innbetalingsvinduet, der fakturabeløpene allerede ligger inne. Du jobber da videre med innbetalinger på normal måte. Dersom du ønsker et bilag pr innbetaling, så velger du en faktura om gangen. Det samme gjelder hvis du håndterer fakturaer med valuta. Dersom du skal kreditere en faktura, så klikker du på knappen Krediter faktura. Du får da opp et forslag på en kreditnota på hele fakturaen. Hvis du ønsker å se flere detaljer for en faktura i tabellen, klikker du på +-tegnet til venstre i linjen. Som standard vises bilagsføringen til fakturaen, men du kan endre til å vise artiklene ved å markere Vis detaljer som Artikkelrader nede til høyre i skjermbildet. Tabellen Alle poster I tabellen Alle poster finner du alle poster som har blitt generert under salgsprosessen. Her finnes både pågående tilbud og ordre, samt ferdigbehandlete fakturaer og innbetalinger. Du får enkelt en oversikt over historikken til en kunde her inne. Du søker opp en kunde ved hjelp av søkeraden øverst i tabellen. Her kan du også kopiere tidligere poster, lage kreditfakturaer og du kan også manuelt kjede sammen poster, og eventuelt oppheve kjeder. Avslutning av ordre Vi har endret litt på måten en ordre avsluttes på, Du vil nå få opp en del valg direkte i ordrebildet der du raskt og effektivt kan velge om du vil skrive ut en faktura, opprette fakturagrunnlag, m.m. Endre kunde på ordre Det er nå mulig å endre kunde på et tilbud eller en ordre som allerede er opprettet eller lagret. Hvis du har registrert feil kundenummer, er det bare å gå og endre til et annet. Dette kan også være nyttig hvis du ønsker å kopiere en ordre fra en kunde til en annen. Du henter da opp ordren fra salgsoversikten, kopierer den og endrer kundenummeret. 8

9 Leverandørfakturaer og innkjøp I versjon 5.0 registrerer du leverandørfakturaer fra startsiden Innkjøp. Vi anbefaler å åpne menyen Innkjøpsoversikt og opprette leverandørfakturaene herfra. Du får da full oversikt over hele prosessen fra fakturaene blir registrert til de er ferdig utbetalt. Skjermbildet for leverandørfaktura er uendret fra tidligere versjoner, men du avslutter registreringen på en ny måte. Du klikker på Lagre og ny hvis du skal registrere flere, og Lagre når du er ferdig. Deretter kommer du til en oversikt over de leverandørfakturaene du har registrert i innkjøpsoversikten. Du har da mulighet til å kontrollere postene og skrive ut regnskapsgrunnlag om ønskelig. Deretter klikker du på Bokfør alle. Innkjøpsoversikten Inne på startsiden for Innkjøp finnes det nå en meny som heter Innkjøpsoversikt. Innkjøpsoversikten består av tabeller som du enkelt velger ved å klikke på knappen for den tabell du ønsker å jobbe med. Knappene er sentrert over tabellen. På de ulike knappene ser du hvor mange poster det finnes i respektive tabell. Den aktive tabellen er markert ved at knappen for tabellen er svart, mens de øvrige knappene er hvite. Det finnes tabeller for leverandørfakturaer som ikke er bokført, leverandørfakturaer som ikke er betalt og alle poster. 9

10 For hver tabell finnes det funksjoner man kan utføre for de ulike postene i tabellen. Disse funksjonene aktiveres av knappene til høyre i skjermbildet. Her finnes også knapper for å velge alle poster i tabellen, eller respektive velge ingen. Hver tabell kan enkelt sorteres ved å klikke på headingen i de ulike kolonnene. Tabellene kan tilpasses slik at du får frem den informasjonen som er viktig for deg. Ved å klikke på høyre musetast i tabellen får du opp et valg for tabelloppsett. Her kan du velge hvilke kolonner som skal finnes i tabellen og i hvilken rekkefølge de skal være. Du kan også gjøre utvalg i de ulike tabellene ved å bruke søkeraden på den øverste raden. Her kan du søke fritt eller bruke de forhåndsdefinerte valgene du finner her. Tabellen Lev.faktura ikke bokført I tabellen Lev.faktura ikke bokført finner du alle leverandørfakturaer som ikke er bokført. Her bokfører du fakturaene ved å klikke på knappen Bokfør alle. Du kan også forhåndsvise eller skrive ut et regnskapsgrunnlag før du bokfører. Det er også her inne du oppretter nye leverandørfakturaer. Etter at leverandørfakturaer er registrert havner de i denne tabellen, slik at du får full oversikt før du velger å bokføre. Tabellen Lev.faktura ikke betalt I tabellen Lev.faktura ikke betalt finner du alle leverandørfakturaer som ikke er betalt ennå. Tabellen er sortert etter forfallsdato og de postene som forfaller først havner øverst i tabellen. Du får da raskt oversikt over når fakturaene forfaller. 10

11 Dersom en faktura har forfalt så blir det en negativ verdi i kolonnen Antall dager til forfall. Under linjene i tabellen finnes også en summering der du kan se hvor mye som er i utestående fordringer totalt, og fordelt på ulike intervaller. Summeringen vises for alle linjene i tabellen, men du kan også gjøre utvalg. Når du skal registrere utbetalinger gjør du det ved å klikke på knappen Registrer utbetaling. Vinduet for Utbetalinger åpnes da og du jobber videre med utbetalinger på samme måte som i tidligere versjoner. Dersom du har sendt en remitteringsfil til banken, kan du lese inn returfilen ved å klikke på knappen Marker som betalt. Hvis du ønsker å se flere detaljer for en faktura i tabellen, klikker du på +-tegnet til venstre i linjen. Som standard vises bilagsføringen til fakturaen, men du kan endre til å vise artiklene ved å markere Vis detaljer som Artikkelrader nede til høyre i skjermbildet. Tabellen Alle poster I tabellen Alle poster finner du alle poster som har blitt opprettet. Her finner du pågående leverandørfakturaer, men også betalte leverandørfakturaer og utbetalinger. Du får enkelt en oversikt over historikken til en leverandør her inne. Du søker opp en leverandør ved hjelp av søkeraden øverst i tabellen. Her kan du også kopiere tidligere poster, lage kreditfakturaer og du kan også manuelt kjede sammen poster, og eventuelt oppheve kjeder. Les mer om dette i den elektroniske hjelpen. Ny hovedboksliste Hovedbokslisten er i versjon 5.0 endret slik at den er mer komprimert. Det betyr at du vil få ut mer informasjon pr side, og du vil begrense antall sider som skrives ut. Opprette nytt regnskapsår Det er nå mulig å opprette nytt regnskapsår direkte fra menyen der du velger regnskapsår (Fil Velg regnskapsår). Hvis du oppdager at du ikke ennå har opprettet regnskapsåret du skal begynne å jobbe med, kan du da enkelt klikke på linken Opprett nytt regnskapsår. Fakturajournal til Visma Business I versjon 5.0 har vi gjort noen endringer i formatet til fakturajournalen til Visma Business. Tidligere lå mva føringer i en egen linje i filen. Selv om det kunne se ut som om mva ville bli beregnet dobbelt i Visma Business, ble konteringen korrekt. Men for å gjøre dette tydeligere, sendes ikke mva føringen lengre med i filen fra versjon

12 Utvalgsfilter i tabeller I ulike tabeller i programmet kan du lage utvalg i søkeraden som du finner øverst i tabellen. Du kan enten skrive inn en tekst direkte eller benytte de valgene som finnes i nedtrekks menyen. Utskrift av adresseetiketter Vi har laget en ny liste som gjør det mulig å skrive ut en kundeliste tilpasset standard adresseetiketter. Listen finner du i Utskriftssentralen, under mappen Kunder. Listen heter Adresseetiketter. Diverse rettinger og forbedringer I tillegg til punktene ovenfor har vi gjort en rekke små rettinger og endringer i programmet som vi håper at du som bruker vil sette pris på. Vi vil oppfordre alle brukere til å komme med innspill til oss på ønsker og synspunkter i programmet. Vi jobber kontinuerlig med å gjøre programmet så brukervennlig som mulig, slik at våre kunder skal bli mest mulig effektive i sin hverdag. Vi utfører også en produktundersøkelse pr e-post årlig. Vi setter pris på om så mange som mulig besvarer denne. Kontaktinformasjon Support Sentralbord/Salg Telefon: Telefon: E-post: support@vismaavendo.no E-post: info@vismaavendo.no Web: Åpningstider: Mandag: 09:00-16:00 Tirsdag: 08:00-16:00 Onsdag: 08:00-16:00 Torsdag: 08:00-18:00 Fredag: 08:00-16:00 12