Ligger som et menyvalg inne ibusiness.

Transkript

1 1

2 Ligger som et menyvalg inne ibusiness. 2

3 Bankavstemming, interim, mellomværende mellom klienter. Fører bankbilag direkte. Sparer tid, opptil 100% blir avstemt automatisk! Bedre dokumentasjon, alt lagres elektronisk og letter arbeidet med gjenfinning. 3

4 Alle kjenner seg igjen på hvordan bruk av merkepenner i forskjellig farge utgjør avstemmingen, og at det ikke er uvanlig å sitte med den berømte diffen, som krever ny farge på avkryssingen! 4

5 Alle kjenner seg igjen på hvordan bruk av merkepenner i forskjellig farge utgjør avstemmingen, og at det ikke er uvanlig å sitte med den berømte diffen, som krever ny farge på avkryssingen! 5

6 Må opprette en avtale med banken for å komme i gang. 6

7 Start med å hente kontoutdrag fra banken, eksempel viser Fokus Bank. Velg ønsket konto, til og fra dato og velg å legg ut fil til regneark. Filen kan enten lagres som kommaseparert fil (<filnavn>.csv) eller som et XML-dokument (<filnavn>.xml). Dette velger man i feltet for Filtype i dialogboksen for lagre. Denne filen importeres i Visma Global. 7

8 Starter modulen avstemmingen fra Visma. Viser aktiv klient i vindu. Tre valg: Import, Kontogrupper (all visning) og Avstemming. Importerer den filen vi nettopp laget i banken. 8

9 TIPS! Filer fra bank som leveres med eks. et løpenummer som del av navn, skal det legges Inn i Filnavn med å bruke * eller?. Eks: bankfiler10205.txt, legges inn som bank*.txt i filbane. OBS! Bruk ikke * i etternavn fordi da vil også tidligere filer bli lest inn. 9

10 TIPS! Alle bankkonti for samtlige klienter kan leses i samme import, uavhengig av hvilken klient du står i. 10

11 Vi har nå importert en fil fra banken og lest den inn i Visma Global. Vi er nå klar til å avstemme bankkontoen mot f.eks hovedbokskontoen. 11

12 Velg Avstemming fra Meny. 12

13 Marker konto (blå), og trykk på knapp Avstem Avstemmingsopsjoner: Avstem til her velger du til dato kontra regnskap* Datoavvik avvik mellom bokføringsdato i bank kontra regnskap* Beløpsavvik avvik i beløp mellom beløp i Bank * Dette må settes opp på reglen 13

14 Ikke alle poster fant hverandre under automatisk bankavstemming. Disse behandles videre under manuell avstemming. 14

15 Velg kontogrupper fra Hovedmeny, dobbelklikk på konto. 15

16 Markerte poster summeres og viser som sum under hvert vindu. Differanse vises i midten, og når denne er 0,- avstemmes de markerte postene. 2878,90 har datoavvik på 4 dager derfor IKKE AVSTEMT AUTOMATISK. (KJørt med 3 dager). Alternativ : kjøre automatisk avstemming på nytt med flere dagers avvik. 16

17 Banken har registrert flere bevegelser på bankkontoen enn vi har rukket å registrere i regnskapet enda. 17

18 Bankbilag som ikke er bokført kan enkelt føres direkte på skjermen. Poster kan føres både mot hovedbok og reskontro. Marker posten(e) på banksiden som skal føres og trykk Ctrl + A (Avstem). Første eksempel viser en post som skal føres mot leverandør. Kommer inn i bilagsregistrering. Skal føres mot reskontro, slå inn kontonummer eks. 2% som viser Kontonummer som begynner på 2. Slår opp i åpne poster, og henter posten inn. Legg på bilagserie og trykk OK. Gjør det samme med de 2 gebyrpostene. Disse skal føres mot hovedbok. 18

19 19

20 Viser oppslag i åpne leverandørposter. 20

21 Henter opplysninger fra den åpne posten tilbake til bilagsregistrering. Legg på bilagsserie og trykk OK. 21

22 Eks.2 registrere bilag av bankomkostninger. 22

23 23

24 24

25 Merk postene og stå igjen med diff på 1 krone. Vise avansert søk. 25

26 26

27 Når en er ferdig å føre bilag trykk på Visma knapp øverst til høyre i vinduet. Bilag(ene) blir vist på skjerm og kan skrives ut, og blir overført til bilagsregistreringen i Visma. OBS! Knappen vil kun vises når det er poster til overføring. Hvis en ikke overfører i den manuelle behandlingen får en spørsmål ved avslutning av programmet. 27

28 Postene overføres som bunter som ligger klar til å oppdateres. En bunt pr. bilagsserie. 28

29 Når buntene er oppdatert, gå tilbake til avstemmingsvindu og trykk F5 for å hente de nye bankføringene. Marker 3500,- 800,- 800,- og 3500,- og trykk Avstem. TIPS! Avstemming av bank bør gjøres hver måned. Rapport Åpne Poster (bank) skal taes ut og oppbevares i bank-mappen sammen med kontoutskrifter. FERDIG! 29

30 30

31 31

32 Prsentasjon av Innbetaling + (Cremul) 32

33 33

34 Cremul avstemming krever ingen ekstra instillinger i Visma. OCR innbetalinger utgjør 70-95% av innbetalingen. De resterende postene Fra 5 til 30% Kommer nå på samme fil, Med den nye funksjonaliteten kan du faktisk få opptil 100% automatisk bokført! Vis hvor mye en sparer. Trykk på Kalkulator (Trykk F11 for stort vindu) Eks. 10 Innbetalinger årlig, hvorav 3 manuelle. Kostnadsbilde bedrift: 10 innbet.; 3 med feil; 4 kr m/220 kr gir (25 kr pr. manuell behanding) Tot. Kostn ,- Kostnadsbilde integrasjon: 4 timer a 1000,-;Vedl.avtale 1572,- (12%); Egiro modul 10 Nøkkeltall: Beparelse første år: 17500,- Eks. 40 Innbetalinger årlig, hvorav 6 manuelle. Kostnadsbilde bedrift: 40 innbet.; 6 med feil; 4 kr m/220 kr gir (25 kr pr. manuell behanding) Tot. Kostn ,- Kostnadsbilde integrasjon: 4 timer a 1000,-;Vedl.avtale 3936,-; Egiro modul 25 Nøkkeltall: Beparelse første år: 24564,- 34

35 Innlesing av innbetaling+ fil (Cremul fil) skjer under valget hent returdata i betalingsformidlingen. Filbane må være satt opp på forhånd 35

36 Innlesingen av Cremul fil gir inntil 3 bunter. OCR som vi kjenner i dag, som en bunt. Avstemte innbetalinger (som er de manuelle som er blitt avstemt, dvs påført motref og kreditkonto. Manuelle innbetalinger, de som ikke har funnet motref, og kred.konto men kun påført bankføringen. 36

37 Kun en innbetaling, som ikke lot seg avstemme foreløpig 37

38 38

39 39

40 Gjør dette på server. Da databasenavn skrives til registry som klienten overskriver. 40

41 DNB sender ut to forskjellige filer, derfor skal enten DNB import benyttes eller andre banker... 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49

50 Navn: Kontonummer: Regelnavn Kontonummer korreksjonsbilaget blir opprettet på. Bilagsserie: Bilagsserien korreksjonsbilaget blir opprettet på. Motpost type Er som standard utfylt med Ingen som betyr at regelen ikke oppretter motposter(bilag) automatisk. OBS! Hvis motpost type settes, husk at den regel det settes for må innholde beløpsavvik. Enkel Diff Oppretter korreksjonsbilag pr. post som avstemmes med differanse i regelen. Settes på hvis regel avstemmer med differanse, og en skal opprette korreksjonsbilag. Sum diff Samme som over, bare det at det opprettes en sum av alle poster som er avstemt i regelen med differanse. 50