Adra Match Accounts Brukermanual Adra Match Accounts versjon 14

Transkript

1 2012 Adra Match Accounts Brukermanual Adra Match Accounts versjon 14 Denne manualen inneholder brukerveiledning med beskrivelse av funksjonalitet. Adra Match 2012

2 Innhold Brukermanual for Adra Match Accounts... 4 Forberedelser... 4 Daglige Rutiner... 5 Pålogging... 5 Velkomstside... 6 Oppsett av konto og kontogrupper... 6 Legg inn inngående Legg Workflow-innstillinger til kontogrupper Importer Legg til Import XML-import Innstillinger Kolonner Valgfrie felter Filer og mapper Import Kontroll av saldo etter import Veiviser for import Automatisk avstemming Scheduled Automatisk Avstemming Manuell avstemming Nyttige tips Avstem med differanse Avstemte transaksjoner Periodeavslutning - Levér en avstemming inn til Workflow Rapporter Vis historiske data Innhold i rapportene Spesialtilpassede rapporter Legg til en Spesialtilpasset rapport Workflow Administrasjon Legge til eller endre klienter Brukermanual Adra Match Accounts Page 2

3 Legg til eller endre brukere Brukerrettigheter og Roller Single Sign-On Legg til eller endre opplysninger om selskapet Legg til eller endre lisensnøkkel Ta sikkerhetskopi, legge tilbake sikkerhetskopi Lag sikkerhetskopi Hent sikkerhetskopi Innstillinger for manuell avstemming Angre import og avstemming Manuell registrering av poster Rutiner for automatisk avstemming Avstemmingstype Avansert avstemming Avstem med Avvik eller Splitt Anbefalte rutiner etter import Databerikelse med Regular Expressions (Finn uttrykk og legg til ny) Kort oppsummering Brukermanual Adra Match Accounts Page 3

4 Brukermanual for Adra Match Accounts Adra Match Accounts er en løsning som avstemmer data automatisk. Løsningen kan håndtere mange ulike typer avstemming, fra ulike kilder, systemer og filformater. Denne brukermanualen beskriver funksjonaliteten i løsningen, og når det vises til eksempler, er det i all hovedsak brukt eksempler fra bankavstemming. I brukermanualen vil AMA heretter bli referert til som AMA. Forberedelser - Eksporter en tekstfil med kontoutskrift fra regnskapssystemet med de kontoer du vil avstemme. I de fleste systemer gjøres dette ved hjelp av en funksjon for Rapportering eller Eksport i regnskapsystemet o o o o o o Opprett en mappe på en nettverksdriver med et logisk navn for lagring av filene, f.eks. G:\AccountMatch\(navn på regnskapsystem). Opprett en mappe for backup, som importerte filer flyttes til, f.eks. G:\AccountMatch\(regnskapsystemets navn)\backup. Filen(e) må være på tekstformat. Excel-filer kan benyttes dersom de lagres som Tab-separerte filer. Eksporter kontoutskrift fra banken på tekstfil-format. Bankene har forskjellige prosedyrer for å eksportere kontoutskrift til fil på. Vanligvis lastes filen ned fra bankens web-side eller via et online-system. Kontakt din bank for ytterligere informasjon. Opprett en mappe på en nettverksdriver med et logisk navn for lagring av filene, f.eks. G:\AMAccounts\(bankens navn). Opprett en mappe for backup, som importerte filer flyttes til, f.eks. G:\AccountMatch\(bankens navn)\backup. Brukermanual Adra Match Accounts Page 4

5 Daglige Rutiner Nedenfor foreslås noen rutiner som anbefales uavhengig om du avstemmer daglig, ukentlig, månedlig eller om du følger andre tidsintervaller. - Last ned tekstfilen med kontoutskrift fra regnskapsystemet - Last ned tekstfilen med kontoutskrift fra banken - Logg deg inn i AMA - Importer fil fra regnsskapssystemet og banken inn i Adra Match Acconts - Kontroller at saldoen i AMA etter import av filene stemmer med saldoen i regnskapssystemet og banken for den aktuelle perioden - Kjør automatisk avstemming - Poster som ikke ble avstemt automatisk, avstemmes manuelt, og de poster som ikke lar seg avstemme dokumenteres. - - Skriv ut Rapporter Pålogging Logg på med brukernavnet og passordet du har fått tildelt. Brukeren kan senere selv endre passord. Huk av for Change Password, skriv inn nytt passord og bekreft det nye passordet ved å skrive det en gang til, og trykk Login. Brukermanual Adra Match Accounts Page 5

6 Velkomstside Det første vinduet som vises etter pålogging er en velkomstside med oversikt over klienter og tilhørende kontogrupper som den påloggede brukeren har tilgang til. Velkomstsiden fungerer som et dashboard og viser de klienter og kontogrupper som er tilgjengelige for brukeren som er logget på. Man velger klient øverst i høyre hjørne, og velkomstsiden vil da vise alle tilgjengelige kontogrupper i klienten. Oppsett av konto og kontogrupper Ved første gangs bruk av programmet, eller senere ved oppstart av nye kontoer i løsningen, må du registrere et sett med grunndata på kontoen(e) du vil legge inn i AMA. Under fanen Oppsett av konto og kontogrupper kan du legge til, endre og slette kontoer og kontogrupper. Registrer inngående saldo for kontogruppene, slett alle transaksjoner eller slett alle avstemte transkasjoner før en bestemt dato Velg Vedlikehold Oppsett av konto og kontogrupper. Brukermanual Adra Match Accounts Page 6

7 Klikk på Ny og gi kontogruppen et navn. Deretter klikker du på Lagre. Velg Kontoinnstillinger, klikk på Ny og registrer kontonummeret. Merk av for Interim hvis du vil at debet- og kreditbeløp skal kunne avstemmes på kontoen. Huk av for Unik hvis kontonummeret er unikt for hele Engasjementet. Dette gjør det mulig å importere på Engasjementsnivå, dvs. man kan importere til alle klienter samtidig. Avslutt ved å klikke Lagre. Denne prosedyren må gjøres for alle kontoer du ønsker å avstemme i programmet. Brukermanual Adra Match Accounts Page 7

8 Brukermanual Adra Match Accounts Page 8

9 Velg fanen Kontogrupper, og husk å velge riktig kontogruppe. Velg en eller flere Tilgjengelige konti. Deretter flytter du kontonumrene opp til hhv. regnskap og bank ved å bruke pil-knappene. Dersom du ønsker andre kontotyper enn regnskap og bank er det mulig å velge det i dropdown menyen. Husk å trykke på Lagre Brukermanual Adra Match Accounts Page 9

10 Legg inn inngående Når en konto legges inn i AMA, må saldo og åpne poster fra den forrige manuelle avstemmingen registreres. Dette gjøres kun ved første gangs oppstart av en konto. Klikk på knappen Legg inn inngående. I Saldo-feltet registrerer du saldoen for måneden eller perioden du skal begynne å avstemme. Saldoen for bank skal legges inn med motsatt fortegn av det den faktisk har. Fortsett deretter med å registrere de åpne postene. På samme måte som for banksaldoen, må poster i banken registreres med motsatt fortegn. Når alle postene er registrert, skal feltet Resterende sum til registrering nederst vise 0,00. Hvis differansen ikke er 0,00 skyldes det trolig en feilregistrering eller at en eller flere poster mangler. Du må da gå tilbake og korrigere. Trykk Fullfør når alt stemmer. Brukermanual Adra Match Accounts Page 10

11 Legg Workflow-innstillinger til kontogrupper Workflow kan kjøpes som en tilleggsmodul til AMA. Når Workflow-modulen er lagt til, vil den vises som en fane under Oppsett av konto og kontogrupper. For å benytte Workflow må du knytte ønsket kontogruppe(r) til Workflow og angi ønsket startperiode. Velg først ønsket kontogruppe(r) og huk av for Bruk Workflow på denne kontogruppen. Så kan du velge startperiode fra dropdown menyen og legge til Avstemmere og Godkjennere for denne kontogruppen. Du kan velge mer enn en bruker for hver gruppe. Du kan fjerne Avstemmere og Godkjennere fra listen ved å velge Slett Avstemmer eller Slett Godkjenner. En kontogruppe kan fjernes fra Workflow ved å huke ut Bruk Workflow på denne kontogruppen. Du kan sette innstillinger for Workflow for flere kontogrupper og lagre alt til slutt. Importer AMA inneholder et antall importmoduler som leveres som standard i programmet. Dersom du trenger en annen type importmodul, vil denne bli lagt til denne listen. Brukermanual Adra Match Accounts Page 11

12 Gå til Vedlikehold og velg Importer for å velge en forhåndsdefinert import, legge til en XMLimport eller lage en Egendefinert import. Hvis det er blitt laget en import for ditt selskap, vil denne være tilgjengelig på listen over importer. Velg Vedlikehold Importer. Velg Legg til for å legge til en ny import, eller velg Rediger eller Slett hvis du vil endre en av de eksisterende importene. Det er for øvrig kun mulig å redigere eller slette importer av typen XML-import eller Egendefinert import. Importer av typen Fil kan ikke redigeres eller slettes. Brukere med Administrator-rettigheter kan importere til alle klienter ved å huke av for Engasjement-modus. Klikk på Vis XML for å se på koden til en eksisterende XML-import eller Egendefinert import. Legg til Import Klikk på Legg til for å legge til en XML-kode, eller lag din egen brukerdefinerte import.gi importen et navn i feltet for Importnavn. Velg deretter Wizard for å lage en egendefinert import, eller XML for å legge til en XML-kode. Brukermanual Adra Match Accounts Page 12

13 XML-import Velg XML. Skriv inn eller lim inn XML-koden i vinduet, og lagre informasjonen. Brukermanual Adra Match Accounts Page 13

14 Egendefinert import (Wizard) Innstillinger Filtype Velg Posisjon dersom feltene i tekstfilen har fast feltlengde. Velg Separert dersom feltene i tekstfilen er separert med tabulator eller komma. Fjern Tegn brukes for å fjerne Wrappers. Hvis du for eksempel har en CSV-fil som har anførselstegn på begge sider av et tekstfelt som i strengen, ,400.00, BankAcc.,, vil anførselstegnene tas bort. Encoding eller tegnkoding. Velg fra listen riktig tegnkoding for filen. Hvis du ikke vet hva tegnkodingen er, bruk standarden Western European (Windows)(1252)(Windows-1252). Statisk konto Huk av for Statisk konto dersom tekstfilen ikke inneholder noe kontonummer eller kontonavn. Skriv inn kontonummeret i feltet Kontonummer lenger ned på siden. Debet/Kredit kolonner Denne skal hukes av dersom Debet- og kreditbeløpene står adskilt i to separate kolonner i tekstfilen. Snu fortegn Ved å huke av for denne snus fortegnet. Pluss (+) gjøres om til minus (-) og minus til pluss. Brukermanual Adra Match Accounts Page 14

15 Gangeverdi beløpet i tekstfilen multipliseres med den verdien som settes inn i feltet. For eksempel vil 1000 multiplisert med 0.01 bli et beløp på Start på linje Bruk denne funksjonen dersom transaksjonsdataene tekstfilen ikke starter på første linje. På enkelte filer kan den eller de første linjene i filen være en overskrift eller annen informasjon, og dette skal ikke være med i importen. Decimaltegn Hvis beløpet har denne formen 100,000.00, vil verdien være.. Grupperingssymbol for sifre Hvis beløpet har denne formen 100,000.00, vil verdien være,. Brukermanual Adra Match Accounts Page 15

16 Kolonner Kolonnenummer Kolonnenummer brukes ved separerte filtyper. Skriv inn nummer for plassering av kolonner i tekstfilen. Fra Lengde Denne funksjonen brukes for filer med faste feltlengder. Skriv inn startposisjone og lengde på kolonnene. Obligatoriske felter Kontonummer Kontonummeret i datafilen. Beløp (Debet/Kredit) Transaksjonsbeløpet i filen. Hvis du valgte innstillingen Debet/Kreditkolonner, vil beløpet bli delt inn i en Debet-kolonne og en Kredit-kolonne. Dato Her settes transaksjonsdato inn. Referanse Referansenummer, bilagsnummer eller en annen type id-nummer som det skal avstemmes på i datafilen. Valgfrie felter Klientnummer Et unikt nummer eller navn i datafilen. Fortegn Feltet brukes kun dersom tegnene +/- eller d/k står i separate kolonner i datafilen. BDato Bdato refererer til bilagsdato i datafilen. Husk at datoformatet må være det samme som i datafilen. Tekst Teksten som (eventuelt) tilhører transaksjonene i datafilen. Fritekst Fritekstfeltet er et tilleggsfelt for tekst, som kan redigeres i AMA. EkstrafeltDersom datafilen inneholder flere kolonner enn de som er nevnt her, kan man opprette separate felter for disse. Velg Ekstra felt, og gi feltet et navn. Oppgi deretter kolonnenummeret, eller i hvilken posisjon kolonnen starter og hvor langt feltet er. Filer og mapper Her setter du opp filstien til mappen du skal importere datafilen fra. Det anbefales også å legge opp en egen mappe for sikkerhetskopi, dvs. en mappe som datafilen kopieres til når den er importert. Brukermanual Adra Match Accounts Page 16

17 Oppsett av filsti for import og sikkerhetskopi gjøres kun en gang per valgt import og klient. Man kan også sette opp filsti for import på engansjementsnivå. Velg Vedlikehold Filer og mapper. Velg importen du vil legge opp filsti for. Velg deretter stien til mappen hvor filen(e) ligger. Legg eventuelt opp en sti for sikkerhetskopi av importerte filer. For at brukeren kun skal kunne se datafilene som skal inporteres i AMA, kan du definere dette i Filter. Hvis filen slutter med txt, kan du sette *.txt slik at brukeren kun ser tekstfiler i importbildet. Hvis filen har et fast navn, kan dette skrives inn og kun filen med dette navnet vil vises i importbildet. Det er også mulig å definere en filsti for import på engansjementsmodus. Man kan da importere filer til alle klienter samtidig. Velg Engasjementsmodus før du velger importer og filstier. Det står mer om dette i avsnittet Anbefalte rutiner etter import. Brukermanual Adra Match Accounts Page 17

18 Import Import av datafiler gjøres under fanen Import. Det er her brukeren importerer filer fra bank, regnskapssystem, fagsystemet eller andre kilder. Klikk på Import. Klikk en gang til på fanen Import, og du får en liste med tre valg. De innstillinger den enkelte bruker velger her blir lagret for den påloggede brukeren og pc en det gjøres fra. - Importer til alle klienter Det er mulig å importere til to eller flere klienter samtidig, hvis kontoene det imprteres til er satt til Unik under Vedlikehold Oppsett av konto og kontogrupper Kontoinnstillinger. Man kan også importere til to eller flere klienter dersom de har et klientnummer som er definert under Vedlikehold Administrasjon - Klienter. Husk at klientnummeret må finnes i datafilene som skal importeres. - Ekskludér transaksjoner som er importert før Denne funksjonen ekskluderer transaksjoner på datafilen som er importert tidligere. Du kan altså bokføre transaksjoner i regnskapet på en periode som allerede er avstemt, eksportere en ny datafil for perioden, og importere datafilen inn i AMA for å avstemme de sist bokførte transaksjonene. Ved import vil AMA kun importere de nye transaksjonene, og utelate de som allerede er importert. - Vis avanserte innstillinger Med denne funksjonen kan du importere en del av filen ved å begrense på dato. Velg Import. Når filstiene er definert under Filer og Mapper, vil filen(e) vises i importvinduet automatisk, og du kan klikke Importer nederst til venstre. AMA vil da starte import av filen(e). Du kan velge om du vil importere en eller flere filer om gangen. Hvis du kun vil importere en fil av gangen, velger du den aktuelle filen ved å klikke på filstien med musen. Import av flere filer samtidig gjøres ved å markere linjene med filstier. Filer som skal importeres men som ikke har en predefinert filsti, letes frem ved å bruke knappen Legg til. Brukermanual Adra Match Accounts Page 18

19 Kontroll av saldo etter import Når filen er importert, vil AMA vise en oversikt over antall importerte transaksjoner, og oppdatert saldo. Når du har kontrollert at saldoen er riktig, trykker du Godkjenn for å bekrefte imprten. Ved å trykke på forstørrelsesglasset lengst til høyre, får du se transaksjonene som er importert. Dersom noe gikk feil under importerten, for eksempel at oppdatert saldo ikke er riktig, vil denne oversikten kunne gi en indikasjon på hva som er feil. Trykk Lukk. Brukermanual Adra Match Accounts Page 19

20 Husk å importere fil både fra regnskap og bank. Veiviser for import Veiviser for import brukeren på en enkel møte å lage en importmal. Klikk på knappen Veiviser for import nederst til høyre. Et nytt vindu for Veiviser vil vises. Brukermanual Adra Match Accounts Page 20

21 Import Wizard Step 1 (Select File screen) Du har nå følgende to valg: Velg en fil med feltseparator (filmodus) Lim inn data fra en Excel fil eller en tabulatorseparert fil i feltet nedenfor (lim inn) Hvis du velger filmodus og laster opp en tekstfil, vil innholdet i filen presenteres i en forhåndsvisning før du går videre. Hvis du velger å lime inn data, vil AMA føre deg direkte videre til Veiviser for Import Veiviser for Import trinn 1 (Velg fil forhåndsvisning av innhold i fil) Brukermanual Adra Match Accounts Page 21

22 AMA vil foreslå Encoding, men du kan selv velge en annen Encoding hvis den AMA foreslår er feil. Klikk Neste for å gå videre. Veiviser for Import trinn 2 (Velg filformat) Beskriv/spesifisér filformatet. Mulighet 1: Med fast bredde (hver kolonne har fast feltlengde). Brukeren kan markere hvor kolonnene skal separeres, gitt at det er mulig å se innholdet i kolonnene i importfilen. Mulighet 2: Avgrenset (kolonnene er separert ved hjelp av en spesifikk karakter). Her må du spesifisere hvilket tegn som er brukt som separator mellom kolonnene under dropdown menyen Separator, og AMA vil dele kolonnene inn deretter. Du må også oppgi om det er brukt text wrapper på innholdet i kolonnene. Når kolonnene er identifisert kan du trykke Neste. Veiviser for Import trinn 3 (Tilordne kolonner) I denne visningen skal hver kolonne tilordnes rett kolonnenavn. Klikk på en kolonne, og velg rett kolonnenavn fra dropdown menyen ovenfor. Brukermanual Adra Match Accounts Page 22

23 Dersom filen inneholder en rad øverst i form av en overskrift eller annen informasjon som ikke skal med i importen, kan denne utelates ved å huke av for Fjern overskrift (slett første rad). NB: Kolonnenavnet Klient nr. Vil kun være tilgjengelig dersom du huket av for Importer til alle tilgjengelige klienter før du begynte på Importveiviseren. Når alle kolonner er tilordnet et kolonnenavn, trykker du Neste for å gå videre. Brukermanual Adra Match Accounts Page 23

24 Veiviser for Import trinn 4 (Obligatoriske felt) Dette trinnet er valgfritt og visningen kommer bare opp dersom et eller flere av de obligatoriske feltene ikke ble tilordnet i det foregående trinnet. Innholdet du ser på skjermen er dynamisk. Det er bare de kolonnene som mangler fra det forrige trinnet som vises. Verdiene som angis i denne visningen vil oppføre seg som statiske verdier når importmalen er ferdig. NB: Kolonnenavnet Klient nr. Vil kun være tilgjengelig dersom du huket av for Importer til alle tilgjengeligeklienter før du begynte på Importveiviseren. Så snart alle felt er korrekt tilordnet, vil Importer-knappen bli aktiv og du kan starte import av filen. Brukermanual Adra Match Accounts Page 24

25 Veiviser for Import trinn 5 (Visning av resultatet av importen) Når importfilen er lest inn vil AMA presentere en oversikt over oppdatert saldo og antall importerte transaksjoner. Ved å klikke på Tilbake-knappen blir importen avbrutt og veiviser for import vil lukkes. Status på kontoen vil være som før du forsøkte å importere, dvs. det er ingen endringer på saldo. Klikk Godkjenn for å bekrefte importen. Veiviser for Import trinn 6 (Lagre import)) Importen du har laget ved hjelp av importveiviseren kan lagres som en mal ved å huke av for Lagre denne importen. Importen kan da brukes for fremtidige importfiler med samme format. Hvis du godkjenner importen etter at Lagre ny import er huket av, vil saldoene på kontoen(e) oppdateres og den nye importmalen vil bli lagret. Hvis du klikker Angre, rulles importen tilbake og saldoen(e) blir ikke oppdatert men importmalen vil lagres. Brukermanual Adra Match Accounts Page 25

26 Importnavn: Gi den nye importmalen et navn. Importsti: Angi hvor datafilene skal lastes opp fra. Backup katalog: Angi hvor datafilene skal flyttes når import av datafilene er gjort (valgfritt felt). Importfilter: Angi et navn eller deler av et navn slik at AMA kun viser potensielle importfiler (valgfritt felt). Når importen er lagret, vil en ny linje med importmalens navn legges til under Importer i applikasjonen. Brukermanual Adra Match Accounts Page 26

27 Automatisk avstemming Start med å kjøre automatisk avstemming. For kunne kjøre automatisk avstemming, må regler for avstemmingene være definert på forhånd. Mer informasjon om dette finnes i avsnittet Rutiner for automatisk avstemming. Velg fanen Automatisk. Ved å klikke på Automatisk en gang til får du to valg. Det er mulig å kjøre automatisk avstemming på alle tilgjengelige klienter og kontogrupper samtidig. Huker du av for Vis bare kontogrupper, vil AMA skjule avstemmingsrutinene. Hvis du ikke huker av for noen av valgene, viser programmet alle tilgjengelige kontogrupper på den aktuelle klienten, samt tilhørende avstemmingsrutiner for hver kontogruppe. I så fall kan du også velge om vi vil kjøre alle avstemmingsrutinene fortløpende, eller kun noen av dem. Automatisk avstemming kan alltid avbrytes ved å trykke Stopp. Brukermanual Adra Match Accounts Page 27

28 Når avstemmingen er ferdig, vises antall avstemte og gjenværende åpne poster nederst til høyre. Resultatet av avstemmingen vises også både i antall og prosentvis. Scheduled Automatisk Avstemming Avstemmingen kan settes opp til å starte automatisk avstemming på gitte tidspunkter. Slik Scheduled avstemming kan settes opp til å kjøres daglig, ukentlig, månedlig, på bestemte dager eller klokkeslett, og på spesifikke klienter og kontogrupper. Slik Schedulert automatisk avstemming forutsetter at filer er importer og at saldoer er godkjent. Dersom du ønsker å få standardisert avstemmingsarbeidet ytterligere ved å sette opp en slik løsning, ta kontakt med Adra Match. Engasjementsmodus Det er mulig i AMA å kjøre Schedulert avstemming i Engasjementsmodus, eller på klientnivå. Klientnivå AMA kan settes opp til å kjøre schedulert avstemming på alle avstemmingsruntiner på en klient, eller bare noen av dem. For å sette opp en scheduler-jobb må filene AMAScheduler.dll and ScheduleJob.xml legges på samme område som AMA er installert. For å starte filen ScheduleJob.xml må det lages en Task Scheduler. Oppsettet lages i Windows Task Scheduler. Velg Create Task og sett opp tidspunktene du ønsker at jobben skal startes. Brukermanual Adra Match Accounts Page 28

29 Passordet må være en Windows-bruker, og merk av for Password never expires. NB: Hvis du endrer navnet på en kontogruppe eller en klient som det er referert til i ScheduleJob, må dette også endres i ScheduleJob. Brukermanual Adra Match Accounts Page 29

30 Manuell avstemming Under Manuell avstemming etterbehandles de postene som ikke ble avstemt automatisk. Søk, sortér, summér og filtrér for å finne transaksjoner som matcher men som ikke hadde egenskaper som passet til rutinene for automatisk avstemming. Velg Manuell. Velg Manuell en gang til, og AMA viser en liste over ulike valg. - Avstem Avstemmer de merkede transaksjonene hvis summen av dem er 0 (eller hvis avviket er innenfor den tillatte grensen for kontogruppen). - Søk Søker etter en transaksjon blant de åpne/avstemte transaksjonene. - Avstem når summen er null Avstemmer transaksjonene uten melding til brukeren når summen av de merkede transaksjonene (to eller flere) er 0. - Vis avstemte poster Viser avstemte poster på den valgte kontogruppen. - Bruk høy contrast Viser transaksjonene fra venstre side og høyre side i fargene blått og gult i høyere kontrast. - Tilpass radhøyden i forhold til teksten Justerer høyden på raden i forhold til innholdet i tekstkolonnen. - Gjenopprett kolonnerekkefølge Gjenoppretter rekkefølge og bredde på kolonner til det opprinnelige oppsettet. Start med å klikke på overskriften Beløp for å sortere etter beløp. Legg merke til at beløpene sorteres i absolutt rekkefølge, dvs. etter beløp uavhengig av om det er debet- eller kreditbeløp. Gå gjennom transaksjonene for å finne like beløp fra hver side (blå og gule linjer). Det er også mulig å avstemme to transaksjoner på samme side mot hverandre. Dette kan være aktuelt f.eks. hvis det er gjort korreksjoner. Marker transaksjonene og trykk Avstem eller klikk ALT+A for å avstemme transaksjonene. Når transaksjonene er avstemt, flyttes de bort fra listen over åpne transaksjoner og over i fanen Avstemte. Brukermanual Adra Match Accounts Page 30

31 Når du har avstemt transaksjoner med likt beløp, kan du velge en annen sortering, f.eks. Dato eller Bdato. Prøv så å finne en eller flere transaksjoner fra regnskap som stemmer med beløp i bank. Kalkulatoren øverst i høyre hjørne summerer antall og beløp og viser nettodifferansen. Når Gjenstående sum er lik 0 eller innen for det tillatte avviket, vil Avstemknappen aktiveres. Klikk på Avstem for å avstemme, og gjenta prosessen for de resterende transaksjonene til du ikke finner flere poster som stemmer. Brukermanual Adra Match Accounts Page 31

32 Nyttige tips I Kommentar-feltet kan du skrive inn tilleggsinformasjon på transaksjonene, for eksempel hvorfor en transaksjon ikke ble avstemt. Du kan velge flere transaksjoner ved å dra musepekeren over flere rader. Hvis du velger beløpskolonnen vil summen av beløpene som er markert vises nederst i venstre hjørne. Høyreklikk og velg Merk poster, eller velg Ta bort merking av poster. Velg et ord eller en streng med tall, eller deler av et ord eller en tallstreng fra en tekstkolonne. Høyreklikk og velg Inneholder for å sette filter på strengen du har valgt. Du kan også høyreklikke på en enkelt celle i en kolonne og velge Er Lik. Dato og Beløp kan filtreres på Større enn eller lik, eller Mindre enn eller lik. Det er også mulig å sette filter på flere kolonner samtidig. Brukermanual Adra Match Accounts Page 32

33 Brukermanual Adra Match Accounts Page 33

34 For å ta bort et filter på en kolonne, klikk på trakten i kolonneoverskriften. Høyreklikk og velg Fjern filter for denne kolonnen. Huk av avkrysningsboksen til kolonnen med en V som overskrift for å velge alle åpne eller filtrerte transaksjoner. Velg Fjern filter. Om du foretrekker å bruke hurtigtaster, kan du benytte disse: Ctrl+Z for å oppheve den sist manuelt avstemte transaksjonen. Ctril+U for å hoppe opp til den neste avkryssede transaksjonen. CTRL+D for å hoppe ned til den neste avkryssede transaksjonen. Høyreklikk et sted i vinduet som inneholder transaksjoner og velg Send transaksjoner via (Outlook), hvis du vil sende transaksjonene til en annen person. Brukermanual Adra Match Accounts Page 34

35 Høyreklikk et sted i vinduet og velg Kopier transaksjoner til Excel. Brukermanual Adra Match Accounts Page 35

36 Søk etter Åpne Transaksjoner AMA har også en annen og mer avansert funksjon for å søke etter åpne transaksjoner på. Den finnes under Manuell Søk. Med denne funksjonen kan du gjøre utvidede søk blant åpne transaksjoner. Du kan søke på spesifikke verdier, eller søke på til- og fra-verdier. Beløp: Søk på eksakt beløp, eller fra- og til-beløp. Du søker på eksakt beløp ved å skrive inn beløpet i feltet Beløp. AMA vil da søke på dette beløpet og liste opp alle transaksjonslinjer på den kontogruppen, uansett fortegn. Så lenge du søker på et eksakt beløp, heter feltet Beløp. Hvis du fyller ut Til Beløp i tillegg, vil navnet på feltet endres til Fra Beløp. Eksempel: Hvis du søker på Fra Beløp 1400,- og Til Beløp 1500,- vil AMA vise alle beløp mellom disse to verdiene. Brukermanual Adra Match Accounts Page 36

37 Feltet Til Beløp kan kun brukes når feltet (Fra) Beløp er fylt ut. Dato: Du kan velge om du vil søke etter en spesifikk dato, eller et tidsintervall (Fra Dato-Til Dato). Når kun Dato er fylt inn vil AMA søke etter en den spesifikke datoen. Hvis både Fra Dato og Til Dato er fylt inn, vil AMA søke etter alle datoer innenfor intervallet som er oppgitt. Når du søker etter eksakt dato, vil navnet på feltet være Dato. Hvis du fyller ut Til Dato i tillegg, endres navnet på feltet til Fra Dato. Til Dato kan bare benyttes når Fra Dato er fylt ut. Kommentar: Søk etter tekst eller tall gjøres ved å skrive inn hele teksten eller tallet, eller deler av det. Tekst: Søk på hele eller deler av teksten. Referanse: Søk på hele eller deler av teksten. Brukermanual Adra Match Accounts Page 37

38 Avstem med differanse Det er mulig å avstemme transaksjoner med avvik, dvs. avstemme poster selv om de ikke går i 0. Skal du avstemme med avvik må du først sette en øvre grense for Tillatt differanse under Innstillinger for manuell avstemming. Gå til oversikten over transaksjoner under Manuell og velg poster som skal avstemmes. Dersom du får et avvik og avviket er innenfor Tillatt differanse, vil knappen Avstem bli aktiv og du kan avstemme. Ved avstemming med avvik må du ta stilling til om avviket er en Splitt eller en Differanse. Velg Splitt hvis du vil at differansen skal lagres for å kunne avstemmes senere. Funksjonen lagrer tekstfelt og dato fra den eldste transaksjonen med det største beløpet fra regnskapssiden. Hvis du avstemmer Bank mot Bank eller Regnskap mot Regnskap, blir tekstfelt, Bdate og Dato fra den eldste transaksjonen med det største beløpet lagret. En avstemmings-id legges på i tekstfeltet. Velg Differanse hvis du vil ha et bilag som kan brukes ved korreksjon I regnskapet. Funksjonen lagrer tekstfelt og dato fra den eldste transaksjonen med det største beløpet på regnskapssiden. Hvis du avstemmer Bank mot Bank eller Regnskap mot Regnskap vil tekstfelt, Bdato og Dato fra den eldste transaksjonen med det største beløpet bli lagret. Referansen blir kopiert til tekstfeltet og blir tildelt en avstemmingsid. Referansefeltet vil få en ny referanse med formen Differanse: ####. Transaksjoner avstemt med Differanse kan printes ut på et separat bilag. Brukermanual Adra Match Accounts Page 38

39 Brukermanual Adra Match Accounts Page 39

40 Avstemte transaksjoner Velg fanen Avstemte. Her kan du oppheve avstemte transaksjoner, søke etter avstemte transaksjoner, se når poster ble avstemt, hvem som har avstemt, og om en transaksjon er avstemt automatisk eller manuelt. Dersom du ønsker å se på transaksjoner avstemt etter en spesifikk dato kan du velge Avstemt etter. AMA vil da vise transaksjoner fra og med den datoen du valgte. Hvis du vil oppheve en transaksjon, velg avkrysningsboksen på den avstemte transaksjonen du vil oppheve og AMA vil automatisk finne motposten. Klikk på Opphev-knappen for å returnere til åpne poster. Brukermanual Adra Match Accounts Page 40

41 Søk i avstemte poster Denne funksjonen muliggjør søk etter avstemte transaksjoner på Beløp, Kommentar, Dato, Tekst og Referanse. Beløp: Du kan velge om du vil søke etter eksakt beløp, eller beløp innenfor et intervall.søk etter et eksakt beløp ved å skrive inn beløpet i Beløp-feltet. AMA vil da søke etter dette spesifikke beløpet, og vise alle beløp pålydende det du skrev inn uavhengig om det er debet eller kredit-beløp. Så lenge AMA skal søke etter et spesifikt beløp, heter søkefeltet Beløp. I det du skriver inn et beløp i Til Beløp-feltet, endres Beløp til Fra Beløp. Skriver du for eksempel inn Fra Beløp 120,- og Til Beløp 245,- vil AMA vise alle beløp mellom disse to verdiene. Til Beløp-feltet kan kun benyttes når (Fra) Beløp-feltet er fylt ut. Dato: Du kan velge om du vil søke på en spesifikk dato, eller et tidsrom (Fra-Til Dato).Når bare Dato-feltet er fylt ut vil AMA søke for den spesifikke datoen. Når både Fra Dato og Til Dato benyttes, vil AMA søke etter alle datoer. Til Dato-feltet kan kun brukes når Fra Dato-feltet er fylt ut. Brukermanual Adra Match Accounts Page 41

42 Avstemt dato: Feltene Avstemt dato, Fra avstemt dato og Til avstemt dato fungerer på same måte som datofeltene for øvrig. Kommentar: Her kan man søke etter tekst eller tall. Skriv inn hele strengen av tall eller tekst, eller deler av den. Tekst: Her kan du søke på hele eller en del av teksten. Referanse: Her kan du søke på hele eller deler av referansestrengen. Trykk Nullstill dersom du ønsker å nullstille søket. Dette gjelder alle feltene. For å oppheve avstemte transaksjoner, huk av den transaksjonen du ønsker å oppheve. AMA vil da lete frem motposten til denne transaksjonen, dvs. poster som ble tildelt samme Avstem id da de ble avstemt. Trykk deretter på Opphev. Brukermanual Adra Match Accounts Page 42

43 Periodeavslutning - Levér en avstemming inn til Workflow Avstemming for en periode kan sendes inn til periodeavslutning ved hjelp av Workflow. Funksjonen finner du under Manuell avstemming og dette kan gjøres på flere måter. 1. Første gangs innlevering En avstemming kan leveres inn til en periode mellom startperioden for avstemmingen og de neste 12 månedene. Trykk på den grå knappen til høyre i vinduet for å levere inn avstemmingen. Velg måned for periodeavslutningen fra dropdown menyen. Du kan også legge kommentarer til innleveringen. Når du trykker Legg til, vises en melding som ber deg bekrefte innleveringen. Brukermanual Adra Match Accounts Page 43

44 Status-knappen vil nå endres fra grå til oransje farge, og den vil vise en melding som sier Venter på godkjenning for periode yyyy-dd, i dette eksempelet Innlevering etter godkjennelse Du kan levere inn avstemmingen til workflow igjen etter at den er godkjent for en periode. Dette kan kun gjøres for godkjente perioder og kommende perioder. Status-knappen til høyre vil endre fagre til grønn og du kan klikke på den for å levere inn på nytt. Velg periode og legg eventuelt til kommentarer. 3. Innlevering etter at en avstemt periode sendt til workflow er avvist eller tilbakekalt. Hvis en periode som er levert til workflow blir avvist eller tilbakekalt, kan du sende inn på nytt for den siste innleveringsperioden. Dette gjøres omtrent som beskrevet under punkt 1. Status-knappen vil da få rød farge. Brukermanual Adra Match Accounts Page 44

45 Rapporter Under fanen Rapporter finnes et sett standardrapporter. Du kan skrive ut rapporter for en eller flere kontogrupper eller en eller flere klienter. Klikk på fanen Rapporter. Velg ønsket type rapport, sortering og kontogruppe(r) eller klient. Under Velg type kan du også velge om du vil at AMA skal vise konti tilhørende den aktuelle klienten (Vis aktiv klient), eller om programmet skal vise alle kontogrupper tilhørende de klienter du har tilgang til. Det er mulig å skrive ut rapporter på flere kontogrupper samtidig. Velg mer enn en kontogruppe ved å holde venstre museknapp nede og så dra musen over kontogruppene. Du oppnår det samme ved å holde Ctrl-knappen nede og velge ønskede kontogrupper med musen. Den tredje muligheten er å velge den øverste kontogruppen, og scrolle ned til den nederste mens du holder Shift-knappen nede. Angi hvilken dato rapportene ble skrevet ut på ved å velge dato fra kalenderen i Per datofeltet. Hvis du ikke velger en dato aktivt, vil dagens dato komme på rapporten. Ved å huke av for Vis historiske data, tar AMA med Per dato, Dato eller Bdato. Velg ønsket type format, trykk deretter Vis rapport og skriv ut rapporten. Rapportene kan forhåndsvises i formatene PDF, RTF, TXT, XLS og Report Viewer. AMA leveres med et sett standardrapport. Ulike bedrifter og bransjer har ulike behov for rapporter og Adra Match lager skreddersydde rapporter etter kundenes spesifikasjon. Dersom du har spesielle ønsker for hva du ønsker å vise på en rapport og hvordan rapporten skal se ut, ta gjerne kontakt for å høre mer om hvilke muligheter som finnes. Brukermanual Adra Match Accounts Page 45

46 Brukermanual Adra Match Accounts Page 46

47 Vis historiske data En historisk rapport kan inneholde data over Åpne poster, Åpne poster bankavstemming eller Saldoliste. - Per dato rapporten vil inneholde alle transaksjoner som er importert, og ikke de som er avstemt Innhold i rapportene - Åpne poster Denne inneholder liste over åpne poster på en gitt kontogruppe, klient eller alle klienter brukeren har tilgang til. I tillegg vil saldo for hver kontogruppe og antall åpne poster på hver kontogruppe oppgis. Listen kan sorteres etter dato, beløp, tekst og referanse. Brukerens navn, klokkeslett og dato er også opplysninger som automatisk tas med på rapporten. - Åpne poster bankavstemming Denne rapporten er kun tilgjengelig dersom kontotypen til høyre er regnskap, og kontogruppen til venstre er bank, eller motsatt. Rapporten splitter på debet og kredit bank/regnskap og viser summen av disse. - Avstemte transaksjoner Denne rapporten viser avstemte transaksjoner etter den datoen som oppgis i feltet Avstemt etter. Antall transaksjoner, klokkeslett, datoen rapporten ble laget og brukernavn på personen som skrev ut rapporten kommer også med. - Saldoliste Saldo og summen av de åpne postene på alle kontogrupper som er tilgjengelig for den påloggede bruker vises, i tillegg til klokkeslett og brukerens navn. - Korrigerte poster Dette er en rapport som viser alle transaksjoner som er avstemt med avvik. Størrelse på avviket, det totale beløpet, antall transaksjoner som er avstemt med avvik, klokkeslett og brukerens navn vises også. Brukermanual Adra Match Accounts Page 47

48 Spesialtilpassede rapporter Trenger du rapporter som er bedre tilpasset din bedrift eller bransje, eller det er andre forhold som gjør at du trenger en annen type rapport enn de som tilbys som standard, kan Adra Match lage rapporter etter spesifikasjon. Legg til en Spesialtilpasset rapport Spesialtilpassede rapporter blir normalt tilsendt kunden på e-post. For å legge rapporten inn i AMA, må du først lagre filen med rapporten på din desktop. Start AMA, og logg deg inn. I e- posten vil det også følge med en skermdump som illustrerer innstillingene som må settes opp i løsningen for at rapporten skal kunne brukes. Velg Vedlikehold Rapporter. Velg Legg til.1. Skriv inn et navn på rapporten. 2. Velg rapportfil (RPT. 3. Velg innstillingene rapporten er designet for (Rapport arkfane) 4. Velg Output type (CRV er Crystal Reports Viewer) Lagre innstillingene. Brukermanual Adra Match Accounts Page 48

49 Rapporten kan gjøres aktiv kun for en klient, for alle klienter, eller den kan begrenses til å være tilgjengelig kun for brukere med administratorrettigheter. Lagre og Lukk vedlikehold, og rapporten er klar til bruk. Brukermanual Adra Match Accounts Page 49

50 Workflow Denne fanen representerer alle workflow-detaljer relatert til den valgte klienten. Hovedtabellen gir en oversikt over workflow-detaljer for hver kontogruppe og du kan filtrere workflow ved å velge Velg periode og Status filter. Hovedtabellen vil automatisk vise detaljer for den kontogruppen som ligger øverst, i visninge Detaljer nedenfor. Hvis du vil se detaljer for en annen kontogruppe, trykker du på raden den kontogruppen ligger i i hovedbildet. I workflow opererer AMA med ulike nivåer for status: Venter på innlevering Avstemt periode er ikke sendt inn ennå. Gå til Manuell avstemming for å levere inn avstemt periode. Venter på godkjenning Når en avstemming er levert inn til en periode. Godkjent Hvis du har rolle som Godkjenner kan du godkjenne ved å trykke på Godkjenn-knappen. Avvis Hvis du har rolle som Godkjenner kan du avvise en innlevert periode. Tilbakekall En bruker med rolle som Avstemmer kan tilbakekalle en innsendt periode. Under behandling Innsendt periode befinner seg i status Venter på godkjenning fra en tidligere periode. Stengt for innlevering Periode mellom startdato og innsendt periode vil vises som Stengt for innlevering. Brukermanual Adra Match Accounts Page 50

51 Du kan godkjenne, avvise eller tilbakekalle workflows ved å klikke på rett knapp. Godkjenn Avvis - Tilbakekall Detaljer på kontogruppen vil ikke vises dersom workflow status er Under behandling, Venter på innsending eller Stengt for innsending. Detaljer Denne visningen inneholder saldo, antall åpne transaksjoner og forløp av hendelser i workflow. Flere detaljer Du kan se flere detaljer om transaksjonene i workflow ved å trykke på knappen Flere detaljer nederst til høyre. Brukermanual Adra Match Accounts Page 51

52 Administrasjon Fra dette menyvalget styres brukere og klienter. Velg Vedlikehold Administrasjon. Legge til eller endre klienter Velg Legg til for å legge til en ny klient. Feltet Navn er obligatorisk, så gi klienten et navn. Det er derimot valgfritt om du vil fylle ut feltet for adresse, postnummer og poststed. Gi eventuelt klienten et nummer i feltet Klient nr. Klientnummeret brukes til å finne riktig klient når man importerer til mer enn én klient. Du kan velge om du vil legge til brukere nå eller gjøre det senere. Husk å trykke Lagre. For å endre på en eksisterende klient, velger du den klienten du vil endre ved å trykke på klienten. Gjør de endringer du ønsker, og lagre. Brukermanual Adra Match Accounts Page 52

53 Legg til eller endre brukere Brukerrettigheter og Roller AMA tilbyr fem standard roller. Gruppert fra høyest (alle rettigheter) til lavest tilbyr løsningen følgende roller: Admin Super User User Restricted User Viewer Admin er det øverste brukernivået og en bruker med disse rettighetene har fulle rettigheter i programmet. En Superuser har full kontroll på alle klienter som den aktuelle brukeren har tilgang til. En Superuser har tilgang til å gjøre alt med unntak av å endre lisens, brukere og klienter og denne rollen kan heller ikke ta backup. Med en rolle som User kan du utføre typiske brukeroppgaver i programmet, slik som: o o Velge klient Velge kontogruppe Importere Avstemme Skrive ut rapporter Importere datafiler Avstemme automatisk Avstemme manuelt (Manuell Avstemming) Oppheve avstemte o Eldre enn o Oppheve poster some r automatisk avstemt Avstemme med avvik Brukermanual Adra Match Accounts Page 53

54 o Skrive ut rapporter Tilgjengelig under Vedlikehold Oppheve import Legg inn oppstartsgrunnlag En bruker med begrensede rettigheter, Restricted User, har nesten de samme rettighetene som en User. Unntaket er Vedlikeholdsmenyen, hvor kun Angre import er tilgjengelig. Rollen som Viewer er ment for personer som kun skal ha innsyn i programmet, men ikke gjøre noe. En slik person kan typisk være økonomisjefen eller revisor og hensikten med denne rettigheten kan være å foreta it- og regnskapsrevisjon av arbeid som allerede er gjort, hvordan det er utført og av hvem. En Viewer har tilgang til: o o Manuell avstemming Se på manuelle poster Skrive kommentar til de åpne postene Sende kopi av manuelle poster på eller til Excel Rapporter Se på og skrive ut rapporter Brukermanual Adra Match Accounts Page 54

55 Velg fanen Brukere fra fanen Lisensinnstillinger. Velg så Legg til. Skriv inn et brukernavn, passord og angi ønsket språk. De andre feltene er valgfri, dvs. det er ikke obligatorisk å skrive inn informasjon. Dette gjelder feltene Fornavn, Etternavn og . Under Rolle velger du om den aktuelle bruker skal være Admin, Super User, User, Restricted User eller Viewer. For brukere som ikke er Admin, må en person som har rollen Admin tildele klient(ene) brukeren skal ha tilgang til. Lagre til slutt. Hvis du fjerner avkryssingen for In Use, vil ikke bruekren lenger kunne logge seg på programmet og brukeren vil legges tilbake til Tilgjengelige brukere.muligheten for tildelingen av Roller er ment å være en dynamisk funksjonalitet. Skulle din bedrift ha behov for roller med en annen sammensetning av rettigheter enn de som tilbys som standard, kan Adra Match lage andre roller med skreddersydde rettigheter. Brukermanual Adra Match Accounts Page 55

56 Single Sign-On Brukere kan settes opp til å bli logget på Adra Match Account automatisk. Hvis du registrerer Windows brukernavn DOMAIN\USERNAME som brukernavn i AMA, og så krysser av for Windows authentication, vil brukeren automatisk bli logget på neste gang vedkommede starter AMA. Hvis du kun har én administrator (Admin), ikke huk av for Windows authentication. Legg til eller endre opplysninger om selskapet Velg fanen Lisens. Skriv navn og adresse på selskapet, og tryk på Lagre. Legg til eller endre lisensnøkkel Velg fanen Lisens. Velg Endre lisensnøkkel. Lim inn strengen med lisensnøkkel som er blitt tilsendt fra Adra Match og velg Legg til. Brukermanual Adra Match Accounts Page 56

57 Ta sikkerhetskopi, legge tilbake sikkerhetskopi Hvis din SQL-server ikke er satt opp til å ta sikkerhetskopi automatisk, kan du gjøre selv manuelt. Velg Vedlikehold Ta Sikkerhetskopi / Legg tilbake sikkerhetskopi Lag sikkerhetskopi Let frem filstien for sikkerhetskopi. Velg Lag sikkerhetskopi. Hent sikkerhetskopi Let frem filstien for sikkerhetskopi. Velg Hent sikkerhetskopi. Sikkerhetskopien vil alltid få navnet AmBackup YYYY-MM-DD HH-MM-SS.xml. Skulle det oppstå problemer med programmet og Adras supporttjeneste ber om å få tilsendt sikkerhetskopi, finn mappen sikkerhetskopien ligger i, høyreklikk på filen AmBackup YYYY- MM-DD HH-MM-SS.xml og velg Send til Compressed (zipped) Folder. Send deretter zip-filen du nettopp laget til Adra Match supporttjeneste. Brukermanual Adra Match Accounts Page 57

58 Innstillinger for manuell avstemming Angi tillatt avvik for manuell avstemming. Når man avstemmer med avvik, vil avviket, eller differansen mellom beløpene som avstemmes, bli lagret som en åpen post i AMA. Lag et korreksjonsbilag i regnskapet og når det er gjort kan du eksportere en ny fil som inneholder det korrigerte beløpet, og importere filen inn i AMA. Videre kan du utligne avviket som oppsto ved avstemming mot det korrigerte beløpet i regnskapet. Velg Vedlikehold Innstillinger for manuell avstemming Velg den kontogruppen du vil endre verdier for. Angi det avviket du ønsker å tillate i feltet Tillatt avvik. Hvis du har store megder åpne poster, kan du her bestemme hvor mange åpne transaksjoner du vil at programmet skal vise pr. side i manuell avstemming og hvilken sortering de skal følge. Trykk Lagre og Lukk Vedlikehold. Brukermanual Adra Match Accounts Page 58

59 Brukermanual Adra Match Accounts Page 59

60 Angre import og avstemming Du kan angre eller rulle tilbake en import med poster som er avstemt. De avstemte transaksjonene må først oppheves, og deretter kan du angre import av filen. Velg Vedlikehold Angre import. Velg filen eller filene du vil rulle tilbake. En bruker som er logget på som Admin, får tilgang til å se importerte filer til alle klienter ved å huke av for Engasjementsmodus. Velg Angre import, og Ja for å bekrefte. Hvis filen eller filene du vil angre ikke finnes på denne oversikten, vil du finne dem på Avstemte importer. Brukermanual Adra Match Accounts Page 60

61 Før du opphever avstemmingen for en eller flere filer, kan du under valget Detaljer se hvordan saldoen påvirkes av at importen rulles tilbake. Brukermanual Adra Match Accounts Page 61

62 Brukermanual Adra Match Accounts Page 62

63 Manuell registrering av poster Det er mulig å registrere poster manuelt på en konto i AMA. Velg Vedlikehold Manuell registrering av poster. Velg den kontogruppen du ønsker å legge til poster på. Registrer postene i det øverste vinduet, og husk å registrere postene på riktig konto. I det nederste vinduet vil saldoen(e) oppdateres etterhvert som postene registreres. Når du er ferdig med å registrere postene, trykk på Sett inn-knappen for å legge postene til avstemmingen. Brukermanual Adra Match Accounts Page 63

64 Rutiner for automatisk avstemming I dette menyvalget defineres regler for automatisk avstemming. Regler for hvordan AMA skal avstemme automatisk settes opp ved oppstart av en kontogruppe i løsningen. Løsningen kan avstemme automatisk en post mot en post, en post mot mange poster på den andre siden eller omvendt, eller mange poster mot mange poster. Det er mulig å avstemme på parametrene tekst, beløp og dato. Velg Vedlikehold Rutiner for automatisk avstemming. Avstemmingstype Avansert avstemming Rutiner Avstem med den samme tekststrengen for regnskap og bank - Posten vil bli avstemt dersom informasjonen i tekstfeltet i på regnskaps- og banksiden er den samme. Et eksempel kan være at det står OCR i tekstfeltet på begge sider. Avstem innenfor en konto (interim debet/kredit) Denne rutinen avstemmer et debetbeløp mot et kredit-beløp innenfor samme konto. For at dette skal kunne skje må postene være innenfor det tillatte datoavviket, og kontoen må være satt til Interim (se Vedlikehold Oppsett av konto og kontogrupper Kontoinnstillinger). Avstem innenfor en konto med summering (interim) Denne rutinen avstemmer en eller flere poster med samme tekststreng på samme konto. Dersom summen av postene stemmer og er innenfor det samme datoavviket, avstemmes postene. Kontoen må være satt til Interim for at denne rutinen skal fungere (se Vedlikehold Oppsett av konto og kontogrupper Kontoinnstillinger). Avstem når det bare fines ett alternativ Postene avstemmes forutsatt at det kun finnes ett alternativ innenfor det angitte datoavviket. For at denne rutinen skal fungere trenger du kun å opprette en rutine og gi den et navn, huke av for Avstem når det bare fines ett alternativ, angi tillatt datoavvik og trykke Lagre. Datoavvik Med datoavvik menes et avvik i dato mellom poster på den ene siden og poster på den andre siden, f.eks. at datoen på postene på regnskapssiden er en annen den motsvarende post på banksiden. Datoavviket kan settes til å avstemme poster som er bokført før eller etter transaksjonen du skal avstemme. Brukermanual Adra Match Accounts Page 64

65 Mange poster fra Angi om du vil avstemme En mot Mange, Mange mot En eller Mange mot Mange. Hvis postene i bunten du vil avstemme er bokført på forskjellige datoer, må du angi hva som skal være datoavviket i Datoavvik innenfor bunt. Indeksering Adra Match Account har to forksjellige indekstyper. Indekstypen Standard lager indeks ved å splitte på mellomrom eller annet. Du kan også velge hvilket Felt du vil lage en indeks fra, hvorvidt strengen kun skal gjelde tall, og bestemme lengden på tekststrengen. Indekstypen RegEx lager en indeks fra verdien av en navngitt avstemmingsrutine i regulære uttrykk (Regular expressions). Du finner mer informasjon om Regular Expressions på internett. Brukermanual Adra Match Accounts Page 65

66 Lag en rutine for En mot En avstemming Det er enkelt å sette opp en regel som avstemmer en post på venstre side, som regel regnskap, mot en post på høyre side, som regel bank, innefor det samme datoavviket. Start med å velge Rutiner for automatisk avstemming fra Vedlikehold. Velg Kontogruppen du skal lage en avstemmingsrutine på, og trykk Legg til. Gi avstemmingsrutinen et navn. Navnet bør forklare hva avstemmingsrutinen gjør, slik at det senere er enkelt å skille denne avstemmingsrutinen fra andre avstemmingsrutiner. I dette tilfellet vil vi avstemme poster med likt beløp, men med et datoavvik på +/- 5 dager. Angi hhv. -5 og 5 dager i datoavvik som på bildet nedenfor, og Lagre. Du kan også lage en En mot En avstemmingsrutine som sjekker om en tekststreng, eller deler av en tekststreng er like på to poster. I eksempelet under er postene som skal Brukermanual Adra Match Accounts Page 66

67 avstemmes fra samme konto, dvs. debet- og kredit-beløp. Datoen og referansenummeret er det samme. Nedenfor ser du hvordan rutinen settes opp. Du kan bruke RegEx (regulære uttrykk) indeksering her også. En rutine med RegEx kan se slik ut (\2/{6}\w{2}): Brukermanual Adra Match Accounts Page 67

68 Lag en rutine som avstemmer En mot Mange eller Mange mot En I vinduet nedenfor ser du to betalinger på bankkontoen, som har én motpost på regnskapssiden. Betalingene på banksiden er bokført på den samme datoen og har valuteringsdato hhv. 3 og 4 dager senere enn bokføringen i regnskap. Teksten på de to bankpostene er identisk. Nå skal vi definere en avstemmingsrutine for eksempelet ovenfor. Velg Legg til, og i neste vindu gir du rutinen et beskrivende navn. I eksempelet ovenfor er det 3 dager mellom bokføringsdato i regnskap og de to postene i banken. Sett datoavvik lik 3 i feltet til høyre. Siden vi vet at det er mer enn én post på bank og de er bokført på den samme datoen, skal du huke av for Mange poster fra Bank. Ettersom bankpostene har samme bokføringsdato, skal datoavvik innenfor bunt være lik 0 (dvs. 0 dagers avvik). I feltet Indeksering velger du Tekst-felt, og velg så Lagre til slutt. Brukermanual Adra Match Accounts Page 68

69 Avstem med Avvik eller Splitt Velg merk boksen Avstem med Avvik eller Splitt lenger ned på bildet for å aktivere funksjonen for automatisk avstemming med Avvik eller Splitt. Denne funksjonen kan benyttes på alle avstemmingsrutiner, bortsett fra når du velger Avstemming innenfor en konto med summering (interim). Postér differansen på Angi om differansen skal postéres på regnskap eller bank. Lagre informasjon fra den siste/eldste differanseposten Hvis du avstemmer mange mot en eller mange mot mange, kan du velge om AMA skal lagre informasjon fra den siste eller eldste posten. Avstem med eksakt avvik (+ eller -) Merk av for dette valget dersom det kun skal avstemmes på eksakt avvik. Hvis du for eksempel skal tillate avstemming der beløpet på banksiden er lavere enn på regnskapssiden, huker du av for dette valget og setter Tillatt +/- beløpsdifferanse til Avstem med differanse i prosent (%) Merk av for dette valget hvis du vil tillate et avvik i prosent. Beløpsintervall til avstemming, Større enn / Mindre enn Skriv inn tillatt (+/-) beløpsintervall. Hvis du f.eks. skriver vil rutinen avstemme alle poster der beløpet/beløpene på høyre side er beløpsenheter mindre enn motposten(e) på venstre side. Negative beløp skrives slik; Tillatt +/- prosentavvik Skriv inn (+/-) avvik i prosent du vil tillate. Hvis du skriver 1.50, vil rutinen avstemme alle poster der beløpet på høyre side er mellom 1.50% mindre til 1.50% større enn beløpet på postene på venstre side. Tillatt +/- beløpstoleranse på differansen Dette valget er kun aktivt hvis du har market av for Avstem med eksakt avvik (+ eller -). Skriv inn eksakt beløp i + eller du vil akseptere. Hvis du skriver 0.10 i denne verdien, og har et eksakt avvik på 1.00, vil rutinen avstemme poster der beløpet på høyre side er 0.90 til 1.10 enheter større enn beløpet på venstre side. Brukermanual Adra Match Accounts Page 69

70 Beløpsintervall til avstemming, Større enn / Mindre enn Denne verdien velger hvilken post som skal avstemmes. Hvis du skriver 0.99 i den første boksen og 1.00 i den andre, vil poster med beløp på høyre side og på vesntre side bli avstemt. Største tillatte differansebeløp, Større enn / Mindre enn Dette valget vil kun være aktivt hvis du har valgt Avstem med differanse i prosent (%). Hvis du skriver inn 1.00 i den første bpksen og i den andre, vil rutinen bare avstemme poster fra til -100 og 1.00 til Brukermanual Adra Match Accounts Page 70

71 Bestem rekkefølgen i rutiner for automatisk avstemming Klikk på dropdown menyen i kolonnen Sortering for å sette avstemmingsrutinene i prioritert rekkefølge. Det anbefales å starte med den enkleste rutinene først. Med andre ord bør du sette One to One rutine til å avstemme for One to Many og Many to One avstemming. Anbefalte rutiner etter import Nedenfor følger noen anbefalinger om rutiner du bør følge etter import. Databerikelse med Regular Expressions (Finn uttrykk og legg til ny) Denne funksjonen kan ved hjelp av Regulære Uttrykk, heretter kalt Regular Expressions, finne et uttrykk i en tekstkolonnesom finnes i den valgte importen og databasen, og føye en ny verdi til en eksisterende eller ny kolonne. Dette lar seg kun gjøre på den importerte filen. Velg import. Merk av for Finn uttrykk og legg til ny, og klikk på knappen til høyre. Et vindu hvor innstillingene settes vil da åpnes. Skriv inn et uttrykk / Regular Expression i kolonnen med navn Finn uttrykk. Hvis du skriver inn et nummer eller en tekst i kolonnen Finn uttrykk, vil funksjonen søke etter uttrykket i kolonnen Fra (dropdown meny). Skriv teksten og/eller nummeret du vil sette inn i den nye eller eksisterende. Verdien vil bare bli satt inn dersom den importerte tekstkolonnen (Fra) inneholder verdien i Finn uttrykk. Skriv navnet på den nye eller eksisterende kolonnen i Inn i kolonne og velg en konto. Lagre til slutt. Regular Expressions kan brukes med nummererte grupper. La oss si at du skal trekke ut tall fra en tekstkolonne der teksten er Check no Skriv inn uttrykket Check no. (\d{4}) i kolonnen Finn uttrykk og $1 i Sett inn tekst-kolonnen, og nummeret 4358 vil bli satt inn i den nye eller eksisterende kolonnen. Brukermanual Adra Match Accounts Page 71

72 Brukermanual Adra Match Accounts Page 72