Tips og triks. Ved Hilde Mona Hilsen

Transkript

1 Tips og triks Ved Hilde Mona Hilsen 1

2 Innholdsregister Side Hurtigtaster 3 Dagbok 4 Post mot post føring i dagbok 5 Periodisering 6 Periodisering med avdeling 9 Kontoplan 11 Dimensjoner 13 Mengde 15 Spørring på konto 16 Utskrift søk i hovedbok 19 Masseendring av verdier 20 2

3 Hurtigtaster I programmet finnes funksjonstaster for de fleste funksjonene. Du kan velge mellom å bruke mus eller taster Følgende funksjonstaster er tilgjengelige: PgUp PgDn ESC F1 F2 F5 = Bla forover. = Bla bakover. = Avslutte registrering. = Hjelpefunksjon. = Korreksjon av linje. = Oppslag på poster. F6 eller PgDn = Gjenta forrige linje i dagbok. F7 F8 F9 Alt+F4 Ctrl+F4 Insert Delete Shift + F10 Alt + O Alt + 1 Alt + 2 Alt + 0 Alt + Tab Alt + Ctrl = Valutakalkulator. = Periodisering = Generell søketast = Avslutte programmet = Lukke et vindu = Sette inn linjer = Slette linjer = Viser tilgjengelige koder i feltet ( Se i momskodefeltet) = OK = Søk på kunder i dagbok = Søk på leverandører i dagbok. = Søk på hovedbok i dagbok. = Skift mellom programmer. = Skift mellom aktive moduler i scenario. 3

4 Dagbok I dagboken er det en del å hente i forbindelse med hurtigtaster. Søk Spesielt søk i dagboken på kunder/leverandører og hovedbokskontoer. F9 er den tasten som brukes som søketast generelt i systemet men her vil jeg foreslå at dere prøver dere med følgende taster. Alt + 1 Alt + 2 Alt + 0 Kunder Leverandører Hovedbok Noen ganger så vil man kanskje se hva som er mulig å legge inn av verdier i et felt. Et eksempel er momskode feltet. Da kan vi trykke Shift + F10 Legg merke til at når du bruker F9 eller Shift + F10 så dukker bildet opp der musa er. 4

5 Post mot post føring i dagboken. Når man fører bank transaksjoner mot kunder eller leverandører bruker man F5 for å slå opp poster. Husk at du bruker bilagsart 10 eller 11. Du kan stå hvor du vil på registreringslinjen når du trykker F5. Legg merke til at det er sorteringen som endrer seg. Ønsker du å velge flere poster samtidig bruker du Ctrl +.. for å markere poster. Da vil du se at summen i høyre hjørne endrer seg og viser totalen. Mangen ønsker å se kundenavn i tillegg. Da velger du Alternativ visning. NB Når du oppdaterer dagboken marker for saner. For å overføre poster til historikk 5

6 Periodisering Når du skal periodisere så må du lage en mal. Periodiserings mal lages under dagbok/ oppsett Det er en stor fordel å ha flere maler til forskjellige typer periodisering. Årsaken er at man ikke ønsker en sekkepost i balansen med beløp man ikke har oversikt på. Her er et eksempel på periodisering av husleie. Jeg velger fordelingsmaler og havner i feltet Malnr. Legger inn et nummer og trykker Enter. Fyller inn navn på malen og trykker Enter igjen. På type velger jeg periode fordi periodiseringen skal gå over tid. Trykker Enter og havner i feltet Fordeling. Her velger jeg Likt, perioder angis fordi jeg ønsker å bestemme tidsintervallet under bokføring. Trykker Enter igjen og havner i feltet Konto. Her fyller man inn kontoen som skal brukes som interim. I kontoplanen har jeg opprettet konto 1700 Forskuddsbetalt leie som jeg legger inn her. Trykker Enter og bekrefter å lagre fordelingsoppsett. 6

7 Føring av bilag med periodisering Bilaget føres som en vanlig inngående faktura. Fyller inn en passende tekst som beskriver bilaget og trykker F8( Periodisering ) Da kommer teksten fordeling opp. Trykker Enter og får opp bildet for periodisering. Du kan søke med F9 dersom du ikke vet hvilken mal du ønsker. Angir fra til periode og svarer ja på fordeling. Da får du resultatet av fordelingen opp. Teksten du la inn på bilaget har fulgt med hele veien. Du har (a) i tekstfeltet dvs. at bilaget er periodisert. Dette er noe som er godt å vite når du ser på bilag lengre frem i tid. 7

8 Er det slik at man har mye periodisering kan det være greit å sette disse i en egen perm og med eget bilagsnummer serie Mister du oversikten på hvilken fordeling som er laget i hvilken hensikt kan du legge inn malnr på konto. 8

9 Periodisering med avdeling Jeg går inn på fordelingsmaler på nytt. Gir nummer og navn. På type velger jeg avdeling fordi dette skal fordeles over avdelinger. Siden jeg også skal fordele over tid fyller jeg inn mal nr 1. Legger inn avdelingsnummer og prosentsats. Totalen skal bli lik 100 % Da må jeg huske å fylle inn på kontoen dette gjelder at jeg bruker avdeling. Legger inn den inngående fakturaen. På konto 6300 kommer feltet avdeling opp den trykker jeg bare Enter forbi. 9

10 Trykker F8 og får bildet opp på fordeling. Setter inn mal nr 2 og fra til periode og utfør fordeling. Da får du en fordeling som går på avdeling og over tid. 10

11 Kontoplan For å få ut Saldobalansen gruppert slik man ønsker. Gå inn på hovedbok ajourhold og slå opp kontoene. Legg inn i feltet Gruppering nummeret det skal komme ut på utskrift Husk å planlegg hvilken rekkefølge du ønsker å ha på utskriften før du legger inn nummer Her velger man om utskriften skal sorteres på Gruppering 11

12 Saldobalanse 12

13 Dimensjoner Dimensjoner er ekstra sorteringsfelt i hovedboken. De opprettes under modulen Ajourhold. Aktivitet og Objekt er to dimensjoner som kan brukes til flere ting. Spesielt vist man har i hovedbok flere spesifiserte kontoer for biler eller ansatte som man ønsker å få ut oversikt over. Da får man følgende gevinst Kontoplanen blir ikke så lang Man får utskrift på pr konto pr objekt/ aktivitet eller resultat Har man begge deler kan man bruke ansatt på aktivitet og biler på objekt. Ellers så kan man bruke aktivitet for å se kostnader på for eksempel julebord etc Her legges de inn med nummer og navn. Neste skritt er å åpne på de hovedbokskontoene du ønsker å bruke dimensjon på. 13

14 Dimensjon under bokføring Når du tar en konto i bruk som har markert at de har dimensjon så kommer det en ekstra registreringsboks opp i bildet Feltet er søkbart med F9. Fyller inn nr og trykker Enter. Fortsetter registrering. 14

15 Mengde På hovedboken konto har vi et felt som heter mengde. Dette er et akkumulator felt som kommer fram etter beløpet på registreringslinjen. Den har en IB og UB på utskrift fra konto. Slik kommer den fram under bokføring. Slik ser det ut på utskrift. Det er mange som bruker mengde i forbindelse med en Eurokonto for å gjøre det litt lettere å avstemme kontoutskriften. 15

16 Spørring på konto Når man går på spørring på konto så ser man at skjermbildet er delt inn i celler. Klikker man på overskriften får man sortert i den rekkefølgen. Spesielt bra vist man letter etter bilag på beløp eller dato. Du har også noe som heter saldospørring eller postspørring. For å gjøre det enklere å se de tallene som man ønsker kan man lagre spørringen for å senere hente dem opp på listen Forhåndsdefinert spørringer. Her har man også mulighet for å skrive ut spørringen man ser på skjermen ved å trykke Skriver på høyre side. For å få utskrift av spørringen man ser Trykk for å lagre spørring Mulighet for å se liste på aktuelle spørringer 16

17 Eksempler på spørringer Oversikt på rød bil Oversikt blå bil Omsetning 17

18 Gå i dybden Dobbelklikk på bilag for å se føring Detter er en grei måte for å se kontoer med poster med samle summer. Tips er feilføring og momskontoer 18

19 Utskrift søk i regnskap Leter man etter beløp, bilagnummer etc i regnskapet kan man gå på utskrift av dagbokhistorikk og sette fra til verdi for å slå opp. Her kan man fylle inn beløp osv 19

20 Kunder og leverandører Må du endre på de faste verdiene på kunder og leverandører har du her mulighet for å endre flere samtidig. Valget finner du under rutiner på kunder og leverandører. Den samme muligheten finnes også under hovedbok. Takk For meg 20