Endelig!! WEB påmelding og betaling i DogWeb-Arra, utstilling!

Transkript

1 DogWeb Arra NKKs system for arrangører! Endelig!! WEB påmelding og betaling i DogWeb-Arra, utstilling! Innhold Hvordan begynne å bruke elektronisk påmelding!... 3 Sjekke priser, klasser i DogWeb-Arra Endelig klargjøring for elektronisk påmelding Elektronisk påmelding fra klubbens egne Webside Oppgjør av elektroniske påmeldinger Bruke elektroniske påmeldinger i DogWeb-Arra Hvis du kjører DogWeb-Arra kan du nå motta påmeldingene direkte på internett. Nøyaktig på samme måte som NKK gjør. De store fordelene med dette er innlysende: senere påmeldingsfrist ved WEB påmelding (hvis du ønsker det) (også støtte for forsinket frist og høyere avgift) rabatt på påmeldingsavgiften (du bestemmer selv) påmeldingen går direkte inn i DogWeb-Arra når den er betalt ingen betalingskontroll kontroll av medlemskap ved påmelding og kunden kan evt. melde seg inn her hvis medlemskap mangler. direktelink til påmelding fra terminlisten på vår hjemmeside direktelink til påmelding på klubbens egen hjemmeside (hvis ønskelig) Ved våre utstillinger er det nå ca. 90% av påmeldingene som kommer på denne måten, ferdig betalt nesten uten arbeid. Andre påmeldinger legger du selv inn i DogWeb-arra på vanlig måte. Hva må du gjøre for å kunne bruke denne tjenesten. Først og fremst må du bruke DogWeb-Arra. (men det gjør nesten 100% av arrangørene). Deretter må du inn i klubbsystemet for å angi at du ønsker å bruke elektronisk påmelding på dette arrangement. Når dd markerer for dette godkjenner du samtidig avtalen mellom NKK og klubben din om dette. Du må inn i DogWeb-Arra og legge inn priser, klasser og lignende og bekrefte at alle disse er korrekte. Når dette er på plass er det bare å vente på påmeldingene. Side 1 av 12

2 Denne nye tjenesten fra NKK er nå umiddelbart tilgjengelig for ALLE arrangører som bruker DogWeb-Arra på utstillinger. Den vil etter hvert også bli tilgjengelig for prøvearrangører. Prisen for tjenesten er den samme om du har 10 eller 1000 deltagere på arrangementet. Pr. d.d koster det 6,5 % av den påmeldingsavgiften som betales gjennom systemet. Prisen vil nødvendigvis bli justert i tråd avtalene med leverandørene av våre betalingstjenester. Denne tjenesten kan sammenlignes med en WEB-butikk bare at den eneste varen er påmelding på en utstilling. Når man skal sette opp slike WEB-butikker betaler man vanligvis en etableringspris på , så skal man betale kr. pr. mnd for å ha løsningen før man har tatt imot en eneste betaling. Avhengig av leverandør skal man deretter betale 2-4% av beløpet + evt. et gebyr pr transaksjon til egen bank før pengene er på kontoen. Vi har gjort det hele mye enklere for våre samarbeidende klubber. 7,5% av innbetaling og ferdig med det! Dette dekker våre kostnader for å drifte og utvikle løsningen. Hvordan fungerer det så? Etter at klubben har registrert seg som bruker av løsningen for elektronisk påmelding er det bare å vente på påmeldingene. Når disse kommer er det meget enkelt og raskt å få dem inn i DogArra, det går nesten av seg selv. De innbetalte pengene kommer så inn til NKKs konto i løpet av en uke. Når klubben har lest inn påmeldingene i DogWeb-Arra kan den i klubben som er ansvarlig for klubbens ID og passord i terminliste systemet be om at pengene blir overført til fra NKK til klubben. Vi overfører aldri pengene automatisk. På dette tidspunktet og fram til alle resultater er registrert kan klubben få overført inntil 60 % av de innbetalte påmeldingsavgiftene. De resterende 40% blir stående på NKKs konto for å dekke aktivitetsavgiften, avgift for for sen registrering av resultater og NKKs gebyr på 7,5 %. Disse skal altså dekke avgiften for alle påmeldingene også de som klubben registrerer selv men NKKs avgift på 7,5 % er selvfølgelig KUN for de som er meldt på elektronisk. Når utstillingen så er ferdigmeldt overfører NKKs administrasjon resultatene og anerkjenner utstillingene. Samtidig med at dette skjer kjører systemet automatisk et sluttoppgjør som altså foretar et endelig oppgjør for arrangementet og overfører overskytende av de 40 % eller genererer en faktura hvis det ikke var nok penger til å dekke dette på klubbens konto. Alle klubber som bruker DogWeb-Arra og elektronisk påmelding trenger altså heller ikke å tenke på betaling av aktivitetsavgiften. Denne avregnes direkte mot innbetalingene. Vi håper klubbene vil ha stor glede og nytte av dette. Skulle det være noe dere lurer på er det bare å kontakte oss. På de neste sidene finner dere en enkel brukerveiledning på hvordan dere går fram for å bruke systemet for elektronisk påmelding. Lykke til! Side 2 av 12

3 Hvordan begynne å bruke elektronisk påmelding! Vi har valgt å skille mellom den i klubben som har tilgang på klubbsystemet og som vi heretter kaller for Klubbadmin og den/de i klubben som skal benytte DogWeb-Arra og som vi kaller for Arrabruker. Ofte kan dette være samme person, men mange klubber har flere Arrabrukere som benytter DogWeb-Arra. De registrerer påmeldingene osv. og så har klubben kun EN Klubbadmin som har tilgang til alle klubbsystemene. Klubbadmin har altså Klubbens ID og Passord og er den som har tilgang til klubbens medlemsystem og de andre klubbsystemene. Det er Klubbadmin som må registrere inn søknadene i terminliste systemet og det er Klubbadmin som kan registrere inn at klubben skal benytte DogWeb-Arra, Elektronisk påmelding og som legger inn kontoen som vi skal overføre pengene til. Først må Klubbadmin gå inn i klubbsystemet. Klubbadmin velger her vedlikeholde terminliste for årets utstillinger Og får opp en liste over alle utstillinger til klubben. Side 3 av 12

4 Klikk så på UTID til det arrangementet som du skal jobbe med. Sjekk alle opplysningene og legg inn et Arra Passord. Klikk deretter på LAGRE. Side 4 av 12

5 Lukk dette bildet og Klubbadmin kan nå kontakte en ArraBruker for å be om at denne logger seg inn på DogWeb-Arra, godkjenner bruksavtalen for dette og sjekker alle priser osv. eller Klubbadmin kan gjøre dette selv. Klubbadmin kan da bare klikke på linken Gå til arra fra terminliste oversikten. Sjekke priser, klasser i DogWeb-Arra. Den første Arrabrukeren i klubben som går inn i DogWeb-Arra må først av alt godkjenne bruksavtalen for DWA. Deretter må man velge signatur og man er inne i DWA. (Alt dette er beskrevet i brukerveiledningen for DWA) Her velger man så punkt 1. Side 5 av 12

6 1. Først må man sjekke alle påmeldingsfristene. Påmeldingsfrist = frist for vanlig manuell påmelding via posten. Påmeldingsfrist web = frist for å melde på elektronisk til ordinær pris. Påmeldingsfrist web utsatt = frist for å melde på elektronisk til en annen pris. Det er altså klubben som bestemmer og legger inn alle disse. På neste del av dette skjembildet beskrives hvordan disse kan påvirke prisen påmelderen skal betale. 2. Klasser. Her krysser du av for hvilke klasser som arrangementet skal omfatte. Resten av skjermbildet på neste side! Side 6 av 12

7 3. Legg inn prisen for vanlig elektronisk påmelding! Altså det beløpet som påmeldere som melder på innen påmeldingsfrist web angitt ovenfor. Legg inn alle prisene for alle klasser og kombinasjoner som dere ønsker å benytte. Systemet forslår automatisk å bruke samme priser som NKK men det er altså klubben som må godkjenne dette. 4. Tillegg man.påm. Her registreres det tillegget i påmeldingsavgift som de som ikke benytter elektronisk påmelding skal betale i tillegg til prisene ovenfor. 5. Tillegg utsatt påm. Her legger man inn det tillegget klubben krever av de som melder på etter ordinær påmeldingsfrist web. 6. Rabatt fra 3. Hund og rabatt %. Ønsker klubben å gi rabatt til de som melder på flere enn tre hunder så brukes denne rabattprosenten fra og med 3 hund. 7. Gratis for norske hunder. Marker her hvis klubben ønsker som NKK å la eiere av våre norske raser få melde på gratis. Gratis kan ikke håndteres elektronisk så her blir prisen 10 kr. for at det også skal være mulig å få rabatt fra 3. Hund. (utstillingen må selvfølgelig være åpen for disse rasene for at dette skal ha noen verdi) 8. VIKTIG!! Når man krysser av her godkjenner Arrabrukeren at alle prisene er korrekte slik at Klubbadmin kan gå videre for å åpne for elektronisk påmelding. 9. Her registreres det Arrabrukeren ønsker at skal foreslås som standard betaling når man legger inn manuelle påmeldinger. Gå helt nederst på skjermbildet og klikk på LAGRE. Når dette er klart har Arrabrukeren (eller klubbadmin) gjort de nødvendige forberedelsene i DogWeb-Arra for å kunne ta i mot elektroniske påmeldinger for dette arrangementet. Side 7 av 12

8 Endelig klargjøring for elektronisk påmelding. Klubbadmin går igjen inn i Klubbsystemet og går inn på terminlisten Klikker så igjen på linken for UTID. Side 8 av 12

9 Etter at Arrabrukeren nå har vært inn i DogWeb-Arra og godkjent alle priser osv. er nå feltene 1 4 tilgjengelige. Her må Klubbadmin nå markere i 1 for at klubben skal benytte elektronisk påmelding på denne utstillingen. Når Klubbadmin markere her aksepterer man også avtalen med NKK om dette. Ved å klikke på HER 2 kan man lese og skrive ut denne avtalen. Deretter må Klubbadmin oppgi et kontonummer 3 for oppgjør. Hvis det IKKE oppgis noe kontonummer her vil vi overføre pengene til den kontoen som vi overfører medlemskontingenten til. Oppgjør av elektroniske påmeldinger 4 er beskrevet i eget avsnitt. Klikk deretter på LAGRE og arrangementet er umiddelbart tilgjengelig for elektronisk påmelding i NKKs terminliste. Side 9 av 12

10 Elektronisk påmelding fra klubbens egne Webside. Når alt dette er klart går den som er Webmaster for klubbens side inn på og går inn på terminlisten. Her finner man klubbens arrangement. Hold så musepekeren over linken for Påmeldig på web og klikk på høyre musetast. I den menyen som vises velger man så kopier snarvei. Denne kan så limes inn i en link på klubbens egen Webside. Innholdet i den kopierte snarveien ser slik ut. edir=openpage/utstpaam/compregmain.html I dette dokumentet 2 linjer men disse skal være skrevet sammenhengende. Midt i denne er altså UTIDen til klubbens arrangement. Når den som skal melde på arrangementet klikker på linken på klubbens side vil vedkommende først måtte logge seg på NKKs elektroniske tjenester. Det kan altså være lurt å skrive noe om dette på klubbens side slik at brukeren vet at påmeldingssystemet kjøres via NKKs system og at vedkommende må være registrert som bruker av disse tjenestene for å kunne melde på. For alle de som har benyttet elektronisk påmelding til NKKs utstillinger er jo ikke dette noe nytt. Det er gratis å registrere seg og grunnen til at vi benytter dette systemet for registrerte brukere er for å sikre at vi har korrekte e-postadresser til de som melder på. Systemet sender automatisk ut bekreftelse etter at påmeldingene er registrert og betalt. Side 10 av 12

11 Oppgjør av elektroniske påmeldinger. Etter hvert som påmeldingene kommer inn til arrangementet blir det stående masse penger på NKKs konto. Vi vil foreta overføring av disse pengene til de klubbene som har bestilt dette EN gang i uken. Hvis Klubbadmin IKKE går inn og henter ut de inntil 60 % av påmeldingsavgiftene som til en hver tid er tilgjengelig for klubben vil alle pengene blir overført når vi foretar sluttoppgjøret. For å overføre penger underveis i arbeidet med utstillingen logger Klubbadmin seg på klubbsystemet og går inn på terminlisten og velger det arrangementet man vil hente penger for. Nederst på bildet klikker man så på linken Oppgjør av elektroniske påmeldinger og kommer inn i oppgjørssystemet. Her vises følgende: 1. Hvor mange påmeldinger som totalt er registrert på arrangementet, hvor mange som er kommet elektronisk og hvor mye som er innbetalt elektronisk. 2. Hvor mye reserverer NKK til sluttoppgjøret. 3. En oversikt over hvilke oppgjør som allerede er bestilt for dette arrangementet. 4. Hvor mye som kan hentes NÅ og man taster inn beløpet man ønsker overført og klikker Overfør. Etter at arrangementet er anerkjent vil det bli foretatt et sluttoppgjør og en bekreftelse på dette sendes pr e-post til klubbens e-postadresse. Side 11 av 12

12 Bruke elektroniske påmeldinger i DogWeb-Arra. Etter at tjenesten med elektronisk påmelding er tatt i bruk kan Arrabrukeren hele tiden sjekke og overføre til katalogen påmeldingene etter hvert som de kommer. Logg deg på DogWeb-Arra på vanlig måte og velg før arrangementet. På denne menyen velger du så 1. Arbeide med elektroniske påmeldinger fra Web og du får opp denne menyen. Velg først Importere påmeldinger og du får opp en oversikt over alle påmeldingene som ikke er overført til katalogen enda. Her velger du alle, ingen eller krysser av for en og en. Deretter klikker du på OVERFØR. Hvis noen går feil!! Dobbelt registrert osv. vil dette vises på den øverste menyen. Etter at du har overført påmeldingene er det bare å fortsette å bruke DogWeb-Arra på vanlig måte. Kjøre statistikk, legge inn dommere, kjøre katalog osv. Lykke til! Side 12 av 12