Siden Nif sin database er master, er det viktig at denne databasen er oppdatert og riktig.

Transkript

1 Nif oppgaver for integrasjon Her følger oppgaver og steg som må opp utføre for at synkronisering mellom Nif og Medlemsnett skal kunne gjøres på en riktig måte: Siden Nif sin database er master, er det viktig at denne databasen er oppdatert og riktig. Du bør derfor gå gjennom medlemmene der og sjekke at alle disse er riktige og at det ikke finnes duplikater der. Vi har også laget en hjelpevideo som viser disse oppgavene: Oppdatere i klubbadmin: Logg inn hos Nif, og gå inn på nettsidene til KlubbAdmin. Her vil du se alle medlemmer som Nif har registrert på din klubb. Hensikten med disse oppgavene er å ha samme antall medlemmer i Nif, som det er medlemmer i medlemsnett som har en Nif-id. Oppgave Fjerne ikke aktive medlemmer Fjerne duplikater. Beskrivelse Du må gå gjennom alle medlemmer og fjerne alle som ikke er aktive lenger. Et verktøy for denne oppgaver en å ta ut en rapport over alle aktiver medlemmer i medlemsnett, som har en nif-id. Dette gjøres via avansert søk. Dersom du ser duplikater i listen til Nif, så kan disse markers som duplikater. Dette gjøres ved å krysse av i avkrysningsboksen til duplikatene som hører sammen, og klikke på knappen Flere valg, og velg Marker som duplikatet. Se bilde nedenfor. Medlemsnett oppgaver Følgende oppgaver setter opp medlemsnett til å kunne overføre data til Nif sin database. Oppgave Knytte enheter til Nif Knytte enheter til Nif-enheter og grener Beskrivelse Masseoppdatering av enheter. 1) Funksjon for å hente/oppdatere alle enheter på nytt fra nif 2) Valg liste for å velge Nif-enhet Dette må settes opp slik at vi kan knytte medlemmet til grupper og enheter hos Nif. 1

2 Knytte Medlem til nif Dette gjøres via masse oppdatering under Administrator Nifintegrasjon eller ved redigering og opprettelse av medlem. For medlemmer som systemet ikke finner riktig Nif-id, så skal søkefunksjonen benyttes for å finne riktig id. Det er viktig å gjøre dette slik at vi unngår duplikater i Nif sin database. Sjekk hjelpeteksten i funksjonen for tips om hva du kan gjøre for å finne riktig person. Husk også om medlemmet har flyttet, så kan hen være registrert hos Nif med en annen adresse. Sjekk av riktig nif-id for medlem Opprette nye medlemmer hos Nif Sletting av medlemmer Roller og enheter Funksjonen for massesjekk av Nif-id. Denne finner du som en del av knytting av medlem til Nif. Viktig at søkefunksjonen benyttes. Dersom et nytt medlem har flyttet, så kan medlemmet være registrert for en annen klubb. Dersom et medlem med Nif-id slettes i medlemsnett, så slettes den også hos Nif. Dersom medlemmet er et duplikat må Nif-id settet til blank og lagres, før de kan slettes. Når du legger til roller og enheter for et medlem, så vil dette også bli lagret hos Nif. Der vil dette vises under Grupper og grener i KlubbAdmin. Masse oppdatering av enheter for å knytte dem til grupper hos Nif. Husk at bare enheter som inneholder medlemmer som skal rapporteres til Nif, trenger en Nif-enhet. 2

3 Grupper og grener kan også knyttes fra egenskapene til enheten. Masse oppdatering av medlemmer Funksjonen henter ut alle medlemmer i valgt enhet som ikke har Nif-id. Pass på at alle medlemmer som skal rapporteres til Nif har en Id. Sjekk søketipsene nedenfor for tips hjelp til å finne medlemmet. 3

4 Rapportering av innbetaling av medlemskap til Nif Dette er en ny funksjonalitet som sender innbetalinger av medlemskap til Nif. 4

5 For at denne funksjonen skal fungere, må følgende settes opp i produktregisteret: Produktkategori: Produktkategorien som benyttes til medlemskap må markeres. Produktregister Et eller flere produkter må knyttes til kategorien som er merket av som Medlemskap. Nb! Husk at bare medlemskontingent må benyttes av denne kategorien. Fakturering Ved fakturering når et eller flere produkter er av type medlemskap, så må Medlemskapets gyldighet legges til. Gyldigheten må være i hele år. Når denne fakturaen blir betalt, så vil dette også registrert som innbetaling hos Nif. 5

6 Innbetalinger Når en faktura blir betalt via bank (OCR) eller om du legger den inn som manuell innbetaling, så vil eventuelle produkter som er medlemskontingent bli rapportert til Nif. Medlemmer som har Gratis medlemskap, blir også rapportert til Nif. Disse blir sendt inn med 0 som beløp. 6