Merk! Du kan benytte alle løsningene på samme firma/klient. Det gjør det mulig å sette enkeltkunder til alternativ løsning hvis dette er ønskelig.

Transkript

1 Visma AutoInvoice Innledning Avtale / Priser / Lisenser Hvordan inngå avtale? Oppstart Egenskaper Firmaopplysninger Kontrollere kunder mot Visma AutoInvoice (fakturamottakere) Kunder (fakturamottakere) Ordreregistrering Viktig å merke seg Fakturering DI Office Fakturering Etter at faktura er sendt DI Office Fakturering Diverse Feil på sending Innledning Med Visma AutoInvoice kan du produsere elektroniske faktura og kreditnota. Dette gjelder både elektroniske faktura til firmakunder og til privatkunder via B2C (efaktura rett i nettbanken). Statlige virksomheter, helseforetak og alle norske kommuner er lovpålagt å motta elektronisk faktura på nye kontrakter. Det er også frivillig registrert en stor andel private selskaper som også ønsker å motta faktura elektronisk. De fleste mottakere tar imot elektronisk faktura i EHF formatet (Elektronisk handelsformat). Elektroniske faktura som sendes mellom aksesspunktene i Norge vil være i EHF formatet, og mottakerens aksesspunkt vil sørge for nødvendig konvertering til korrekt format ved behov. NB! Dette avsnittet inneholder kun beskrivelse av Visma AutoInvoice, det vil si en løsning hvor elektroniske faktura automatisk lages og sendes mottaker i faktureringsrutinen. Skal du benytte den manuelle løsningen, finnes et eget avsnitt. Merk! Du kan benytte alle løsningene på samme firma/klient. Det gjør det mulig å sette enkeltkunder til alternativ løsning hvis dette er ønskelig. Avtale / Priser / Lisenser Avklar følgende med din selgerkontakt før du starter med å sette opp integrasjon mellom Visma DI og Visma AutoInvoice: Kjøp og aktivering av integrasjonslisens Orientering om kostnadene i bruk av Visma AutoInvoice

2 I tillegg må du registrere deg i Visma AutoInvoice før du kan ta i bruk sending av elektronisk faktura til Visma AutoInvoice. Merk! Dersom du får feilmelding og transaksjonen må sendes på nytt, belastes ny sending med transaksjonspris. Hvordan inngå avtale? Avtalen inngås ved å gå til autoinvoice.visma.com. For mer informasjon og brukertips om Visma AutoInvoice får du ved å gå til AutoInvoice/. Når du har inngått avtale vil du få 2 nøkler, en API nøkkel og en Firma UUID. Disse kan du se under Firmainnstillinger i Visma AutoInvoice, og inneholder en lang rekke med tall og siffer, som i dette eksemplet: Disse nøklene må settes opp på klienten i Visma DI. Vi anbefaler at disse kopieres og limes inn i Visma DI. Se hvor du limer inn disse i eget avsnitt. Oppstart Egenskaper Du kan lage elektroniske faktura og kreditnota i DI Office Fakturering, DI Office Husleie, DI Office Portal Fakturering og. Det er avhengig av hvilke lisenser du har. Integrasjonen mot Visma AutoInvoice krever lisens. Valget for å benytte AutoInvoice for firmaet/klienten er felles for alle produktene. AutoInvoice aktiveres på klienten ved å fylle ut API nøkkel og Firma UUID (som du har fått fra AutoInvoice). Dette settes under firma /klientopplysninger og vedlikeholdes ved å åpne klienten og velge <Klientens navn> Egenskaper Integrasjoner: Rekkefølge for forsendelsesmetode hos AutoInvoice Hva som bestemmer hvordan oversending av faktura til mottaker skjer for firmakunder er: Først sjekkes det om det er satt organisasjonsnummer på kunden. Er organisasjonsnummer satt sjekker AutoInvoice om dette finnes i et elektronisk mottakerregister og sender så elektronisk faktura dit. Mangler organisasjonsnummer på kunden eller kunden ikke er registrert for mottak av elektronisk faktura, sjekker da AutoInvoice om det er satt e postadresse for fakturamottak på kunden, og sender da en PDF faktura til denne e postadressen. Dersom du har valgt å sende alt til AutoInvoice, og det mangler både organisasjonsnummer og e postadresse for fakturamottak på kunden, vil det bli generert en papirfaktura som sendes kunden pr. post. Dersom du ikke har valgt å sende alt til AutoInvoice vil du få en e post tilbake med beskjed om at faktura ikke kan sendes mottaker.

3 Er kunden en privatkunde og det er aktivert for B2C på klienten i AutoInvoice, gjelder rekkefølge i eget avsnitt for B2C. Merk! Det er samme e postadresse for fakturamottak til kunden som blir benyttet for sending av e postfaktura fra Visma DI som også sendes med til Visma AutoInvoice. Er det ikke satt opp e postadresse for fakturamottak benyttes e postadresse fra kundekortet. Sende alt til AutoInvoice På samme sted som oppsett av kodene (<Klientens navn> Egenskaper Integrasjoner) har du også mulighet for å sette om alle fakturaer skal sendes til AutoInvoice automatisk. Står denne egenskapen på vil i utgangspunktet samtlige fakturaer sendes til Visma AutoInvoice for videre behandling. Unntak til dette er: Kunder som er satt til å benytte manuell EHF behandling Kunder i det er satt andre EDI fakturaformater på. Merk! Du må aktivere for utskriftsfunksjon på klienten i Visma AutoInvoice dersom du ønsker å sende alle fakturaer dit. B2C / efaktura rett i nettbanken Dersom det er aktivert for B2C faktura (sending av elektronisk faktura til private personer for mottak direkte i nettbanken) i AutoInvoice, blir det generert en elektronisk B2C faktura dersom disse vilkårene er oppfylt: Kunden er en privatkunde Organisasjonsnummer er ikke satt på kunden Landkode er satt til NO (Norge) Faktura e postadresse og / eller mobilnummer er fylt ut Dersom det ikke er sendt elektronisk faktura til kunden før fra klienten vil kunden motta en SMS / e post med informasjon om at selskapet ønsker å sende en elektronisk faktura til sin nettbank. Dersom kunden godtar dette må han/hun åpne den tilsendte linken og logge seg på med BankID eller BankID for mobil for å akseptere avtalen. Blir ikke dette gjort innen tre dager blir det i stedet generert en papirfaktura som sendes kunden pr. post. Er ikke kunden satt opp som privatkunde vil rekkefølge i eget avsnitt om rekkefølge for forsendelsesmåte hos AutoInvoice gjelde. Merk! Det er samme e postadresse for fakturamottak til kunden som blir benyttet for sending av e postfaktura fra Visma DI som også sendes med til Visma AutoInvoice. Er det ikke satt opp e postadresse for fakturamottak benyttes e postadresse fra kundekortet. Firmaopplysninger Registrer/kontroller nødvendige opplysninger på firmaet/klienten. Merk! Firmaopplysninger MÅ inneholde organisasjonsnummer, postadresse (Adresse1), postnummer, poststed og bankkontonummer (for innbetaling). Er ikke disse opplysningene registrert, får du ikke valgt Visma AutoInvoice. DI Office Fakturering / DI Office Husleie (leietaker)

4 Merk! Har du, må SAMME organisasjonsnummer ligger i firmaopplysninger der.

5 Kontrollere kunder mot Visma AutoInvoice (fakturamottakere) Du kan kontrollere alle kundene på en klient mot Visma AutoInvoice og velge hvilke kunder du ønsker å sette som mottakere av elektronisk faktura via Visma AutoInvoice i en og samme rutine. DI Office Fakturering / DI Office Husleie (leietaker) Velg Kontroller mot AutoInvoice i kundelisten (velg alle kunder): Systemet går da gjennom alle kundene dine, og du får en liste over de kundene som er funnet i AutoInvoice: Du kan fjerne haken for de kundene du ikke ønsker å oppdatere med elektronisk fakturadistribusjonsmåte Visma AutoInvoice. Trykk Oppdater for å oppdatere de valgte kundene. Velg Verktøy Visma AutoInvoice Kontroll/oppdater:

6 Systemet går da gjennom alle kundene dine, og du får en liste over de kundene som er funnet i Visma AutoInvoice: Du kan fjerne OK for de kundene du ikke ønsker å oppdatere med elektronisk fakturadistribusjonsmåte Visma AutoInvoice. Trykk OK for å oppdatere de valgte kundene. Kunder (fakturamottakere) For de av kundene som skal faktureres med elektronisk faktura, må kundeopplysningene inneholde nødvendig informasjon. Hvilke firma som kan motta elektronisk faktura finner du ved å benytte linken: handel/artikler/mottakere i elma På denne linken kan søke på bestemte navn/organisasjonsnummer: Merk! På kunden MÅ du sjekke at postadresse (Adresse1), postnummer og poststed er utfylt. Er kunden et firma / organisasjon må også organisasjonsnummer være utfylt. Er ikke disse opplysningene registrert, får du ikke sendt elektronisk faktura til Visma AutoInvoice. Legg merke til at det er postadresse og ikke besøksadresse som benyttes. Det kan være hensiktsmessig å bruke oppslag i Bizweb firmadatabase som kan oppdatere organisasjonsnummer og adresser. Husk at det er postadresse som skal oppdateres. De kunder/fakturamottakere det skal sendes elektronisk faktura til, må merkes som mottaker av elektronisk faktura på kundekortet. Visma AutoInvoice er kun tilgjengelig dersom avtalen er opprettet på firmaet som skal fakturere kunden.

7 DI Office Fakturering / DI Office Husleie (leietaker) Velg Egenskapsbildet på kunden. Valg av distribusjonsmåte finner du under gruppen Elektronisk faktura. EDI operatør (aksesspunkt) og EDI adresse kan fylles ut dersom kunden tilhører et aksesspunkt som ikke er tilknyttet eller synkronisert med Visma AutoInvoice. Dersom disse feltene er fylt ut blir disse benyttet ved innsending av elektronisk faktura til denne kunden. Standard er at disse feltene ikke fylles ut og Visma AutoInvoice tilordner disse adressene ved innsending basert på kundens organisasjonsnummer. Kode for om kunden skal motta manuell elektronisk faktura finner du i kundebildet under flippen Fakturamåte. Du kan velge mellom de alternativer elektronisk faktura som er definert på firmaet/klienten. EDI operatør (aksesspunkt) og EDI adresse kan fylles ut dersom kunden tilhører et aksesspunkt som ikke er tilknyttet eller synkronisert med Visma AutoInvoice. Dersom disse feltene er fylt ut blir disse benyttet ved innsending av elektronisk faktura til denne kunden. Standard er at disse feltene ikke fylles ut og Visma AutoInvoice tilordner disse adressene ved innsending basert på kundens organisasjonsnummer. Bestillingsnummer Enkelte kunder krever bestillingsnummer. Dette kan du registrere i samme bilde. På ordren er det da lagt inn en sjekk når den settes til fakturaklar. Du får du melding dersom bestillingsnummer mangler. PDF kopi av faktura sammen med forsendelsen Enkelte kunder ønsker en PDF kopi av faktura sammen med forsendelsen. PDF kopi av fakturaen legges automatisk med i den elektroniske faktura filen når denne produseres.

8 Ordreregistrering Når ordre skal registreres i henholdsvis DI Office Fakturering, DI Office Husleie, DI Office Portal Fakturering og DI Fakturering skal det skje på samme måte som ved vanlige fakturautsendelse. Merk! Dersom fakturamottaker mottar faktura på EHF formatet krever dette formatet at Deres ref. er utfylt. Er ikke Deres ref. utfylt på ordren vil Visma AutoInvoice automatisk fylle inn «Contact reference missing» i dette feltet for å tilfredsstille kravet i formatet. Noen kommuner benytter andre betegnelser på feltet, slik som Ressursnummer. Viktig å merke seg vil ta hensyn til leveringsadresse om dette benyttes. Det betyr at dersom du registrerer leveringsadresse i, vil denne benyttes. Hvis ikke, benyttes postadresse. Elektronisk samlefaktura kan ikke benyttes. Eventuelle innkjøpsreferanser eller kontraktreferanser anbefales lagt i feltet for Deres ref., eller som egen tekstlinje på faktura. Alle tekstlinjer overføres. Fakturering DI Office Fakturering I DI Office Fakturering velger du hvilke ordrer som skal faktureres. Før faktura sendes, får du valg om fakturadato. Deretter er faktura dannet og oppfølging skjer via fakturalisten. De fakturaene som skal sendes via Visma AutoInvoice blir sendt umiddelbart. Merk! Ønsker du å sende faktura med vedlegg, les om dette i eget avsnitt. I velger du hvilke ordre som skal sendes, og setter ordren i status 3 (klargjort). Deretter kjøres Utfakturering og du skriver ut faktura. De fakturaene som skal sendes via Visma AutoInvoice blir sendt umiddelbart og vil ikke skrives ut på skriveren. Ønsker du å få en papirkopi av fakturaen, kan du kjøre en omskrift (Faktura Omskrift) Merk! Ønsker du å sende faktura med vedlegg, les om dette i eget avsnitt. Etter at faktura er sendt DI Office Fakturering Ordrelisten vil ikke vise mer informasjon. Oppfølging av fakturaene som er sendt via Visma AutoInvoice skjer fra fakturaspørring. To nye kolonner viser status: Distribusjonsmåte og Distribusjonsstatus. Distribusjonsmåte Distribusjonsstatus Distribusjonsmåten viser hvorvidt faktura er distribuert til skriver, e post, Visma AutoInvoice, DI AutoFakt eller manuelt i EHF format. Distribusjonsstatus indikerer at fakturadistribusjon er vellykket eller ei. Under fakturalisten kan du se aktivitetsloggen som vises for hver faktura.

9 Når faktura er sendt fra fakturaavsender, vil status være Faktura sendt til Visma AutoInvoice. Når du har sendt faktura via Visma AutoInvoice kan du oppdatere status på sending til fakturamottaker. Du kan sjekke på enten den/de faktura du har valgt eller alle faktura som er overført Visma AutoInvoice. For å sjekke at faktura er oversendt til fakturamottaker må du oppdatere informasjonen. I kan du følge opp faktura som er overført via ordrelisten, så lenge status er 3* (fakturert, men ikke oppdatert). Etter oppdatering foregår oppfølging via Fakturahistorikk. Merk! Sjekk at koden for oppdatering av Fakturahistorikk er krysset av under Egenskaper Oppdatering/Kontering For å oppdatere status på sending trykker du på disse knappene i Verktøylinjen: Dette er henholdsvis for de du markerer eller for alle elektroniske faktura som er sendt via Visma AutoInvoice. Merk! Dersom du mangler kolonnen for distribuert status, Distr. Status, kan du hente inn denne ved å høyreklikke i kolonneoverskriften og velge Feltvelger. Dra så inn feltet på ønsket plassering.

10 Diverse Feil på sending I DI Office Fakturering vil du se feilmeldingen i aktivitetsloggen for faktura. I vil feilmeldingen automatisk komme på skjermen. Noen av feilmeldingene kommer fra Visma AutoInvoice og kan ha engelsk tekst. Dersom du får feil på en faktura og den må sendes på nytt, må du gjøre følgende: I DI Office Fakturering / DI Office Husleie Dersom fakturaen er avvist på grunn av feil i organisasjonsnummer, postadresse, postnummer/ sted, kan du endre dette på kunden/fakturamottaker og sende fakturaen på nytt. Du sender fakturaen på nytt i Verktøylinjen under Elektronisk faktura Distribuer på nytt. Skyldes feilen feil i ordren, må ordren krediteres og ny ordre registreres og sendes på nytt. I Ordren må krediteres og ny ordre registreres og sendes på nytt.