E-faktura Autoinvoice. Kathrine H. Løken Systemkonsulent/rådgiver

Transkript

1

2 E-faktura Autoinvoice Kathrine H. Løken Systemkonsulent/rådgiver

3 Agenda Hva er E-faktura og sendingsformidlere? Fordeler med E-faktura Registering i Autoinvoiceportalen, samt gjennomgang av tilleggstjenestene Sende E-faktura (innstillinger på kunde og faktura/kreditnota) Mottak E-faktura Legge til vedlegg E-faktura til private B2C Spørsmål

4 Hva er elektronisk faktura? «En elektronisk faktura er en faktura i et strukturert dataformat som blir overført elektronisk fra selger til kjøper, og som kan importeres i kjøper sitt økonomisystem og behandles maskinelt.» Fakturaløsning Mottakerløsning

5

6 Avsender Mottaker Aksesspunkt Aksesspunkt Aksesspunkt Aksesspunkt

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16 Oversikt over kostnader pr mnd

17

18 Merk dere at de som får «feil» i status ikke forsvinner og krever gode interne rutiner for håndtering

19 Hvem kan motta elektronisk faktura?

20 Nye brukere Anbefaler at det benyttes generell bruker til integrasjonene!

21 Nye firmaer

22 Andre innstillinger - Ta stilling til hvem skal motta feilmeldingene? - Hvordan vil dere motta faktura fra Autoinvoiceportalen? - Vil dere aktivere printtjenesten? - Har dere dok.senter og skal motta elektroniske fakturaer? - Hvis printtjenesten er aktivert, vil dere sende deres egen pdf faktura i posten eller skal Visma lage en fra den elektroniske filen? - Ønsker dere å endre passord?

23

24

25

26

27

28

29 Avansert oppsett

30

31 Bizweb Visma Business

32 Bizweb i Visma Global

33 Merking av faktura hva er viktig? Krav i EHF Må felt og kan felt Begrensninger

34 Merking i Visma Business

35 Merking i Visma Global

36 NB! Viktig å bruke rett skriv ut knapp. Gjelder både for Visma Business og Visma Global

37

38 Utskrifter til Autoinvoice fra Global

39 Utskrift til Autoinvoice fra Global

40 Om Autoinvoice ligger nede så kan alt resendes herfra senere Dokumentarkivet i VB

41

42 Samlefaktura Hva er utfordringene på tidligere versjoner? Hvordan kan det løses? Svar: Gruppering fungerer ikke og referansefeltene kommer ikke med før versjon 10.13

43 Mottak av E- faktura

44

45

46 Hente dokumenter med nyere dato enn angitt dato Oppstart Bytte server

47 Hvordan se hva som er kommet inn fra Autoinvoice?

48 Hvordan gå mellom XML og PDF formatet?

49 Ordrevedlegg ved sending

50 Ordrevedlegg Man må ha versjon 8 eller nyere i Visma Business og 7.8 eller nyere av Visma Global Koble vedlegg til ulike type ordre (faktura, pakksedler, ordrebekreftelser etc.) Kommer både på print, pdf og i e-post, samt Autoinvoice.

51 Ordrevedlegg VB Hvordan? I Visma Business: Stå hvor som helst i ordrehode og legg til vedlegg

52 Ordrevedlegg VB Søk opp vedlegg (NB! Må være pdf!) Knytt vedlegget til ordredokumentet Om man glemmer det, synes ikke vedlegget!

53 Ordrevedlegg VB NB! I forbindelse med Autoinvoice må det være valgt PDF og ikke TIFF i bedriftsopplysninger fram til versjon (i versjon 10 er det flere valg for PDF avhengig av man har problemer med innebygde fonter etc.)

54 Ordrevedlegg VB Hvordan se hva man har lagt til? Har du repeterende ordre? Husk da å slette knytningen på vedlegget fra gang til gang

55

56 Tilleggstjenester i Autoinvoice Printtjenesten Scanningstjenesten

57

58

59

60

61

62

63 Avtaleinngåelse Etter at avtalen er fylt ut og sent fra Autoinvoiceportalen får man en aktiveringsmail fra Visma Nå kan man begynne å sende E- faktura rett i nettbanken til privatkunder Når man sender den første fakturaen får kunden en aktiveringsepost eller sms som de må behandle før fakturaen kommer inn i nettbanken

64

65 B2C Om kunden ikke godkjenner aktiveringsmailen eller sms n innen 3 dager - sendes fakturaen på epost eller i posten til kunden NB! Printtjenesten i Autoinvoice må aktiveres ved B2C

66

67 B2C Husk å aktivere printtjenesten inne i Autoinvoice hvis du vil starte med B2C Fra versjon 10 kan man styre om alt skal til Autoinvoice via bedriftsoppl.tabellen i VB

68

69 TID «Den beste løsningen kommer alltid i morgen.» S y s t e m e n e s k a l i k k e t a t i d, d e s k a l gi t i d

70 Spørsmål?

71