Helhetlig løsning for elektronisk faktura. Otto Kristoffersen Senior Cash Management Rådgiver DNB Bank ASA

Transkript

1 Helhetlig løsning for elektronisk faktura Otto Kristoffersen Senior Cash Management Rådgiver DNB Bank ASA

2 Hva er elektronisk faktura? PDF faktura er ikke definert som elektronisk faktura

3 Hvorfor elektronisk faktura? Økonomi Off. sektor kan spare +100 mill. hvert år ved å innføre elektronisk faktura Den enkelte bedrift kan spare over 50% pr faktura Miljø e-handel gir miljøgevinster samtidig som virksomheten får bedre miljøprofil Sikkerhet Frigjør tid og ressurser på manuell håndtering og kan i stedet bruke tid på kontroll, oppfølging og kunderettet arbeid Økt sikkerhet ved bruk av elektroniske verktøy som bidrar til bedre arkivering og sporbarhet

4 Status på elektronisk faktura til offentlig sektor

5 Statlige virksomheter: Hva gjelder? I avtaler som inngås etter 1. juli 2012 skal statlige virksomheter kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentet i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF) Kommuner og fylkeskommuner: Høringsforslag ute om at kommuner kun skal akseptere elektronisk faktura fra 1.januar men kommuner kan likevel kreve elektronisk faktura i dag. Faktura i PDF format er ikke definert og godkjent som elektronisk faktura

6 Hva gjør Staten nå etter ? 1. Informere alle eksisterende leverandører om krav til elektronisk faktura fra 1. juli Bestemme policy ved kun mulig leveranse av papirfaktura 3. Informere ansatte om krav til elektronisk faktura ved alle kjøp, samt policy for fortsatt mottak av papirfakturaer 4. Reforhandle/drøfte løpende avtaler om levering av elektronisk faktura 5. Tilrettelegge standard anbudstekst med krav om leveranse av elektronisk faktura

7 Eksempel på brev fra det offentlige

8 En løsning for alle Stor bedrift Sende og motta via: EHF Faktura fil direkte i nettverket (sftp) Medium bedrifter Banknettverket Off. sektor Faktura fil via Bedriftsnettbank Aksesspunkt Små Webfaktura (utsteder) Klikk&Betal (mottaker)

9 Hvilken strategi har din bedrift i forhold til elektronisk faktura? Kun tilfredsstille kravene? Eller noe mer?

10 Alternative løsninger 1. Enkle løsninger som Webfaktura og Klikk & Betal 2. Integrerte løsninger for inn- og utgående elektronisk faktura 3. Komplett og helhetlig løsning for alle fakturaer

11 Alternative løsninger 1. Enkle løsninger som Webfaktura og Klikk & Betal 2. Integrerte løsninger for inn- og utgående elektronisk faktura 3. Komplett og helhetlig løsning for alle fakturaer

12 Enkle løsninger WebFaktura Enkelt å tilfredsstille offentlige krav Ingen investeringer, ingen integrasjon mot regnskapssystem Arkiv Få fakturaer

13 Slik gjøres det Obligatoriske felt: - Org.nr på kunde - Deres ref

14 Viktig De som har eget økonomisystem Fakturadata i webfaktura er ikke salgsdokumentet Legger inn fakturanummer fra papirfaktura NB! Papirfaktura må legges ved som pdf Dette er selgers salgsdokument og kjøpers kjøpsdokument De som ikke har eget økonomisystem Skriver inn fakturadetaljer i Webfaktura i bedriftsnettbanken Ikke krav om å legge ved originalfaktura Fakturanummer genereres av webfaktura NB! Bedrift kan kun bruker en webfakturaløsning

15 Enkle løsninger Klikk & Betal Forenklet registrering av faktura Ingen investeringer, ingen integrasjon mot regnskap Arkiv Få fakturaer

16 Klikk & Betal

17 Alternative løsninger 1. Enkle løsninger som Webfaktura og Klikk & Betal 2. Integrerte løsninger for inn- og utgående elektronisk faktura 3. Komplett løsning for alle fakturaer

18 Integrerte løsninger Filutsteder Integrasjon mot regnskapssystem Sende elektronisk faktura til både person- og bedriftskunder, samt statlige virksomheter Engangsoppsett Inkludert tilgang til aksesspunkt Kombinasjon med factoring

19 Løsningsskisse for utgående AP Statlige virksomheter AP Fakturautsteder efaktura B2B Validering Konvertering Adresseoppslag B A N K E R Klikk & Betal for bedrift Fil til Work-flow system efaktura Privat i nettbank Print av faktura håndteres av fakturautsteder

20 Integrerte løsninger Filmottaker Integrasjon mot fakturaflyt- og regnskapssystem Motta fra privat- og offentlig sektor Engangsoppsett Mottak via aksesspunkt ( valgfritt)

21 Løsningsforslag inngående AP Virksomheter AP Faktura til fakturahåndteringssystem efaktura B2B Validering Konvertering Adresseoppslag B A N K E R Webfaktura i bedriftsnettbanken Filutstedere Papirfaktura håndteres i bedriften

22 Alternative løsninger 1. Enkle løsninger som Webfaktura og Klikk & Betal 2. Integrerte løsninger for inn- og utgående elektronisk faktura 3. Komplett og helhetlig løsning for alle fakturaer

23 Helhetlig løsning for alle fakturane Miks mellom papirfaktura og elektronisk faktura Oppdatert på hvem som kan motta elektronisk faktura Konsekvens manuell håndtering forsinket saksgang begrenset kvalitetssikring Forventet utfasing av papirfaktura Gevinsten og forspranget ligger i evnen til å automatisere fakturahåndteringen

24 Løsningsforslag med fakturaprint AP Statlige virksomheter AP Fakturautsteder efaktura B2B Validering Konvertering Adresseoppslag B A N K E R Klikk & Betal i bedriftsnettbanken Fil til Work-flow system efaktura Privat i nettbank Papirfaktura

25 efaktura B2B m/fakturaprint Ingen intern manuell håndtering av print, pakking og frankering Enkel håndtering av all utgående fakturering Alt via en kanal Mulighet for elektronisk fakturaarkiv Enkel returhåndtering Nets sin portoavtale med Posten

26 efaktura B2B m/ Fakturascanning og verifisering Opprettes egen postboks som brukes som ny fakturaadresse Postmottak og forbehandling Tolking Arkivering PDF tolk

27 Oppsummering Offentlig sektor har tatt initiativet De største bedriftene i privat sektor følger etter efaktura B2B Modulbasert Plukk & Miks Kompatibel med offentlige krav Godkjent Aksesspunkt og støtter EHF formatet Standardisert løsning med høy sikkerhet Tenk på fakturaene dine; Velg en helhetlig løsning for dine fakturaer

28

29 Fra avtale til bruk av tjenesten Bedriften ønsker å ta bruk efaktura B2B. Bedriften kontakter banken. (velger tjenester) Bedriften inngår avtale på ønskede tjenester Nets godkjenner testen og bedriften kan ta bruk tjenestene 1 1 Tekniske avklaringer Implementering og Test 4 Kunde/ leverandør aktivering

30 Hvordan komme i gang? Avtaleinngåelse Teknisk oppsett Aktivere