Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon

Transkript

1 Anskaffelse av fakturadistribusjon for Fjellinjen AS Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon INNHOLD 1 DOKUMENTINFORMASJON INTRODUKSJON Veiledning til utfylling av tabeller ARBEIDSOMFANG... 3 OVERORDNEDE KRAV (Avtalens punkt 1.1)... 4

2 Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Side 2 av 11 1 DOKUMENTINFORMASJON Dokumentversjon Forkortelser og definisjoner Forkortelser og definisjoner Fakturafil efaktura B2C efaktura B2B Fakturadistribusjon Ord-/navnforklaring Fil generert fra Oppdragsgivers sentralsystem som inneholder faktureringsinformasjon. Filformat er definert gjennom ebrev formatet. Dokumentasjon av siste versjon ligger vedlagt. Oppdragsgiver kan sende flere filer per dag. I tilfeller hvor volumer på fakturaer blir oppgitt i beskrivende tekster, så snakkes det om totalvolum for alle filer som har blitt overført. Med efaktura B2C menes her faktura som leveres direkte til privatkunders nettbank gjennom Nets AS og bankenes løsning for elektronisk faktura. Med efaktura B2B menes her elektronisk levering av faktura på XML, PDF og eller andre formater definert av nettverk som bankenes nettverk. Med fakturadistribusjon menes her distribusjon av faktura via digitale kanaler og papir. 2 INTRODUKSJON Dette dokumentet har som hensikt å gi en beskrivelse av de behov som Oppdragsgiver ønsker å dekke gjennom tjenestene som skal anskaffes og hvilke krav som stilles til Leverandør og tjenestene. 2.1 Veiledning til utfylling av tabeller Kravene til tjenestene som skal tilbys er gitt på tabellform. Forklaring på hvordan tabellene skal leses er gitt i Tabell 1. Er det ett eller flere "skal-krav som ikke oppfylles, kan det lede til avvisning, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 20-13(1) bokstav d). Leverandøren bør beskrive hvordan hvert enkelt krav er oppfylt i sin løsningsbeskrivelse. Se for øvrig konkurransegrunnlagets pkt. 4. Oppfyllelse av bør-krav vil honoreres positivt under tildelingskriteriet kvalitet. Når det gjelder opsjoner vil prisen på opsjonene vurderes under priskriteriet, ut fra sannsynligheten for at opsjonen blir en aktualitet, jf. beskrivelsen i konkurransegrunnlaget. Tabell 1 Eksempel på tabell: 1 <TYPE KRAV> 1.1 <KATEGORI> <BESKRIVELSE AV BEHOV> <BESKRIVELSE AV KRAV>

3 Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Side 3 av 11 3 ARBEIDSOMFANG Oppdragsgiver sendte i 2013 ca. 6 millioner faktura og purringer fordelt ca. 1,2 millioner digitale faktura og resten på papir. I tillegg sendes en del informasjonsbrev til kunder. Oppdragsgiver ønsker å øke fokuset på digital distribusjon av faktura slik at det blir enkelt for kunden å betale rett beløp til rett tid og sikre levering. Oppdragsgiver tilbyr i dag Avtalegiro, kortbetaling, efaktura, B2C, Digipost og papirfaktura. Oppdragsgiver skal anskaffe en totalleverandør for fakturadistribusjon i Norge og utlandet, som opsjon ønskes også digitallevering til andre skandinaviske land med hovedfokus på Sverige. Fakturaer som ikke blir distribuert gjennom de elektroniske løsningene skal leveres på papir. Samtlige fakturaer skal også lagres i et søkbart fakturahotell som kan benyttes til oppslag. Overordnede tjenester som skal tilbys: 1) Fakturadistribusjon a. efaktura B2C (til privatkunder, faktura direkte i nettbank) b. efaktura B2B (til bedriftskunder) c. Avtalegiro d. Digipost e. eboks (Ikke operativ i dag) f. e-post g. Print og utsendelse på papir 2) Fakturahotell/arkiv med muligheter for oppslag og direkte link Overordnet prosessbeskrivelse: 1) Oppdragsgiver legger fakturafil på sin SFTP site 2) Leverandør henter fakturafil, splitter og distribuerer til de ulike kanalene. Fakturaer som ikke har blitt sendt elektronisk sendes til print. 3) Samtlige fakturaer lagres som separat pdf-fil i fakturahotell/arkiv. 4) Leverandøren sender en kvittering når alle faktura er sendt ut. 5) Leverandør tilbyr et rapportgrensesnitt e.l. som oppdragsgiver kan bruke til å undersøke hvilken kanal faktura har blitt distribuert gjennom, hvor mange faktura som er sendt etc. Oppdragsgiver ønsker tilbudt opsjoner på følgende tjenester: Digital fakturadistribusjon til Sverige Digital fakturadistribusjon til Danmark Fjellinjen gjør oppmerksom på at det kan bli aktuelt å bestille tilleggstjenester for andre elektroniske faktureringstjenester som ikke fremgår av konkurransegrunnlaget -/ kravspesifikasjonen. Det inkluderer også tjenester som ikke er kjent i dag, men som utvikles i løpet av kontraktsperioden. Dette vil eventuelt bli bestilt som en endring -/ tillegg til kontrakten, jf. kontraktsbestemmelsene pkt. 3.

4 Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Side 4 av 11 OVERORDNEDE KRAV (Avtalens punkt 1.1) En overordnet kravspesifikasjon fremkommer av tabellene nedenfor. Se del Feil! Fant ikke eferansekilden. for veiledning til utfylling og tolkning av tabellene. Tabell 2 Generelle krav til tjenestene: GENERELLE KRAV TIL TJENESTENE K-1.1 Krav til datasikkerhet og filoverføring Fakturafiler vil inneholde data som er beskyttet av personopplysningsloven og som kan misbrukes hvis de skulle komme på avveie. Det er behov for prosesser som ivaretar sikkerheten og personvernet. K Leverandør skal ha et system som sikrer adgangskontroll til sine datasystemer og systemene som Oppdragsgiver skal bruke (Logical Access Management). Datasystemene skal også være fysisk sikret mot adgang. K På forespørsel skal Leverandør kunne skrive ut en liste over personene som har tilgang til datasystemene som inneholder data fra Oppdragsgiver, samt logg som viser hvem som har vært innlogget og hvilke aktiviteter som er utført. Dette skal være tilgjengelig og sendes Oppdragsgiver etter forespørsel fra Oppdragsgiver (innen 2 virkedager). K Filoverføring mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal skje over SFTP. Leverandør er ansvarlig for oppsett av tjenesten i samråd med oppdragsgiver. K-1.2 Krav til innlesning av fakturafil Fakturafilen som sendes fra Oppdragsgiver er i dag på et format som heter ebrev (eksempel på versjonen som brukes av Oppdragsgiver ligger vedlagt). Leverandør må kunne lese og tolke denne filen. K Leverandør skal tolke mottatt fil på ebrev-format (siste versjon vedlagt). K Leverandøren skal kvalitetssikre innholdet i ebrevfilen i henhold til spesifikasjonen. K-1.3 Krav til splitting av fakturafil til ulike distribusjonskanaler Fakturafilen som sendes fra Oppdragsgiver er i dag på et format som heter ebrev (eksempel på versjonen som brukes av Oppdragsgiver ligger vedlagt). Leverandør må kunne lese og tolke denne filen. K Leverandør skal splitte mottatt fakturafil til ulike distribusjonskanaler basert på kundenummer gitt i fakturafil. K Leverandør skal håndtere returmeldinger fra de elektroniske tjenestene. Dersom en faktura ikke kan leveres elektronisk skal den sendes på papir. Merk: Kravet gjelder ikke dersom selve tjenesten for elektronisk fakturering feiler, da skal Oppdragsgiver varsles. K-1.4 Krav til layout på faktura Oppdragsgiver har flere fakturatyper og behov for ulike layout. Per i dag eksisterer det ni varianter (disse er vedlagt), men det er mulig at dette antallet vil øke. Oppdragsgiver har behov for å endre å tilpasse layout selv.

5 Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Side 5 av 11 Oppdragsgiver vil også ha behov for å kunne styre innholdet som vises på faktura etter parametre gitt i fakturafil eller andre eksterne kilder. Et eksempel på dette kan være at fakturaer adressert til kunder i Sverige skal inneholde en tekst som beskriver alternativt kontonummer. K Layout som skal brukes på faktura velges gjennom parametere gitt i faktura fil EPL koder. K Tekst på faktura som sendes gjennom de elektroniske faktureringsløsningene skal tilpasses etter parametere gitt i faktura fil eller gjennom eksterne kilder (se eksempel gitt i beskrivelse av behov over). K Det skal være mulig å legge ved vedlegg og markedsmateriell til faktura som distribueres elektronisk. K Leverandør skal tilby systemer/programvare slik at Oppdragsgiver selv kan gjøre endringer i layout og legge til vedlegg. K-1.5 Krav til produksjonsovervåkning Oppdragsgiver har behov for å kunne spore en gitt faktura gjennom produksjonen fra Oppdragsgivers sentralsystem til distribusjonskanal. Gjennom systemet skal det være mulig å få tilgang til informasjon om fakturadistribusjonen f.eks. kanalfordeling, beløp, feilmeldinger osv. Løsningen skal være integrert med arkivløsningen slik at Oppdragsgiver ikke trenger å forholde seg til flere ulike systemer. Leverandør skal tilby en løsning som muliggjør at Oppdragsgiver kan spore faktura gjennom produksjonen. K Det skal være mulig å spore på fakturanivå og filnivå slik at Oppdragsgiver kan kontrollere produksjonstid på de ulike tjenestene. Oppdragsgiver skal gjennom systemet se hvordan en faktura fil har blitt splittet, og produksjonstid gjennom hver av de ulike kanalene. K Leverandør skal tilby et system som gir Oppdragsgiver oversikt over hvor mange fakturaer som til enhver tid har blitt distribuert gjennom de ulike distribusjonskanalene og hvilke kunder som er koblet til de ulike kanalene. Oppdragsgiver skal kunne søke på faktura eller kunde og få opp informasjon om hvilken kanal kunden er koblet til og hvilke faktura som har blitt distribuert til kunden. K Systemet skal kunne vise beløpene som blir fakturert per distribusjonskanal per fil oversendt fra Oppdragsgiver. Rapporter skal kunne genereres med muligheter for å filtrere på distribusjonskanal, fakturatype, tidsperiode med mer. K-1.6 Krav til tjenestekvalitet Ved flere av tjenestene som ønskes tilbudt vil det være en tredjepartsleverandør involvert. Oppdragsgiver har behov for at Leverandør oppfyller de krav som til enhver tid stilles fra tredjepartsleverandør. K Leverandør er ansvarlig for å oppfylle de krav som stilles av tredjepartsleverandører for de tjenester som Leverandør tilbyr Oppdragsgiver. K-1.7 Krav til Brukerstøtte

6 Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Side 6 av 11 Oppdragsgiver har behov for å kunne kontakte brukerstøtte dersom hendelser skulle oppstå. K K K K-1.8 Leverandør skal tilby elektronisk brukerstøtte (mail eller annet nettbasert system) og brukerstøtte over telefon mellom på virkedager. Leverandøren skal beskrive sin prosess for feilhåndtering ved avvik Leverandøren skal beskrive sin prosess for preventiv drift og forvaltning Krav til økt digitalisering Oppdragsgiver har behov for å øke andelen faktura utsendt i digitale kanaler som efaktura, Avtalegiro, Digipost e.l. Leverandøren skal hjelpe oppdragsgiver med å oppnå økt utsendelse i digitale kanaler. K K Leverandør skal beskrive hvilken strategi de vil benytte for å hjelpe oppdragsgiver med digitalisering av fakturadistribusjon både til private og organisasjoner. Leverandør skal beskrive erfaring med digitalisering av fakturadistribusjon. Metode og verktøybruk.

7 Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Side 7 av 11 Tabell 3 Elektroniske faktureringsdistribusjon og arkivløsning: FAKTURDISTRIBUSJON OG ARKIVLØSNING K-2.1 Krav til faktureringsdistribusjon og arkivløsninger Oppdragsgiver tilbyr sine kunder fakturering via flere digitale kanaler, efaktura, B2B, Digipost, eboks, e-post samt papir. Leverandør skal håndterer både avtaleregister og fakturahotell som er godkjent for denne type tjeneste. K Leverandør skal tilby efaktura B2C. K Leverandør skal tilby efaktura B2B. K Leverandør skal tilby e-postfaktura. K Leverandør skal tilby Digipost. K Leverandør skal tilby eboks. K Leverandør skal tilby Avtalegiro. K K K K K K K K K K-2.2 Leverandør skal tilby print og utsendelse av papirfaktura, bruk av underleverandører skal beskrives. Leverandør skal håndtere fakturahotell som er godkjent av Nets AS, eller alternativt benytte seg av Nets AS sitt fakturahotell. Leverandør skal håndtere all datakommunikasjon mot Oppdragsgivers bank og mot Nets AS. Leverandør skal håndtere avtaleregister/påmeldingsregister for kunder som ønsker efaktura, e-postfaktura, Digipost, eboks eller Avtalegiro. Leverandør skal oppdatere Oppdragsgivers datasystem med registrert kanal umiddelbart Leverandør skal tilby registrering av fakturakanal gjennom mobilapplikasjon Leverandør skal sørge for at kunder blir fakturert i riktig fakturakanal i henhold til Oppdragsgivers sentralsystem. Leverandøren må sørge for at faktura med varsel om gebyr eller med gebyr på papirfaktura kun blir sendt til dem som skal ha det, altså de som mottar papirfaktura. Oppdragsgiver skal kunne se hvilken fakturakanal som er registrert på en kunde Oppdragsgiver vil nattlig oversende en fil med nye registrerte avtaler og kunder. Leverandøren må oppdatere avtaleregisteret basert på denne overføringen. Krav til efaktura B2B Oppdragsgiver tilbyr efaktura B2B til alle sine bedriftskunder. Oppdragsgiver ønsker ikke å tilby en-tilen forbindelser direkte mot sine kunder, men å koble seg opp mot eksisterende kanaler/nettverk som eksempelvis bankenes nettverk og b2bconnect. K Leverandør skal tilby efaktura B2B gjennom bankenes nettverk. K Leverandøren skal tilby efaktura via EHF formatet. Bør

8 Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Side 8 av 11 K Leverandør kan tilby efaktura B2B gjennom flere distribusjonsnettverk. Oppdragsgiver skal kunne velge hvilke nettverk som skal benyttes. Merk: De ulike nettverkene som tilbys skal listes i Bilag 7 og beskrives i Bilag 2. Bør K Leverandør skal utarbeide en enkel brukerveiledning som kan distribueres til de relevante bedriftskundene. Veiledningen skal enkelt beskrive hvordan de teknisk kan koble seg opp til nettverket. K Leverandør skal levere efaktura på en slik måte at Oppdragsgiver tilfredsstiller de krav som stilles/vil bli stilt fra offentligheten. K-2.3 Opsjon på å benytte tjenesten epostfaktura Oppdragsgiver tilbyr faktura via e-post til bedrifter, Leverandøren skal tilby dette samt e-postfakturering til privatkunder. Leverandør skal tilby en løsning for påmelding til tjenesten. Det skal ikke sendes ut epostfaktura til kunder som ikke på forhånd har valgt denne distribusjonskanalen. K Leverandør skal tilby epostfaktura der faktura distribueres gjennom sikker link sendt som epost til kunder som har valgt denne tjenesten. K Leverandør skal tilby funksjonalitet for påmelding til tjenesten. K Leverandør skal før utsendelse av epostfaktura kontrollere/oppdatere epostregister mot register lagret i Oppdragsgivers systemer, webservice. K Leverandør skal tilby nettbasert mulighet for manuell påmelding/avmelding av tjenesten slik at Oppdragsgivers kundebehandlere på forespørsel kan gjøre dette for Kunden, eller kunden selv kan gjøre det. K Leverandør skal ha en løsning som hindrer at mail med faktura havner i automatiske spamfiltre. K-2.4 Krav til arkivløsning/fakturahotell Oppdragsgiver har behov for at samtlige fakturaer som går gjennom systemet skal lagres i et søkbart fakturahotell/arkiv. K Samtlige fakturaer som sendes gjennom systemet skal lagres i et fakturahotell/arkiv i 12 mnd (dette gjelder også faktura som sendes til print). K Det skal være mulig å søke opp faktura på ulike søkekriterier som eksempelvis fakturanummer, kundenummer, KID, Kundenavn med mer. Faktura fra arkivet skal kunne lagres/printes med vannmerke FAKTURAKOPI eller KOPI. Metadata knyttet til faktura som eksempelvis utsendelsestid og kanal skal vises i arkivet. K Fakturafiler produsert etter 2. mai 2012 og frem til oppstart skal leses inn og arkiveres. K Arkivet skal også kunne brukes til lagring av andre dokumenter/brev/mail. Bør K Kun faktura som er betalt eller frafalt skal slettes fra fakturahotellet.

9 Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Side 9 av 11 Tabell 4 Øvrige krav: K-3.2 Kundens krav til behandling av personopplysninger (Avtalepunkt 9.2) Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter Lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift av 15. desember 2000 nr (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at personopplysninger om de registrerte ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende. Avtalen regulerer databehandlers (Leverandør) bruk av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige (Kunden), herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse. K Dersom informasjon/data fra Kunden overføres til utlandet må Leverandør påse at personopplysningsloven 29 og 30 og personopplysningsforskriften kapittel 6 følges. K Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens 2-6 skal skje ved at databehandler melder avviket til behandlingsansvarlig. Behandlingsansvarlig har ansvaret for at avviksmelding sendes Datatilsynet. K Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven og personopplysningsforskriften, herunder særlig personopplysningslovens med forskrifter. Databehandler skal dokumentere rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig på behandlingsansvarliges forespørsel. Dersom databehandler benytter seg av underleverandør eller andre som ikke normalt er ansatt hos databehandler skal dette avtales skriftlig med behandlingsansvarlige før behandlingen av personopplysninger starter. K Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der bruk av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse. K Databehandler plikter å gi behandlingsansvarlig tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon, og bistå, slik at behandlingsansvarlig kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift. K Databehandler har taushetsplikt om dokumentasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til iht. denne avtalen. Denne bestemmelsen gjelder også etter avtalens opphør. K-3.3 Regulering av relevante tiltak som følger av personopplysningsloven med forskrift (Avtalepunkt 9.2) Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter Lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift av 15. desember 2000 nr (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at personopplysninger om de registrerte ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende. Avtalen regulerer databehandlers (Leverandør) bruk av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige (Kunden), herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse.

10 Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Side 10 av 11 K Personopplysninger mottatt i form av fil fra Kunden og eventuelle produksjonsfiler skal slettes fra Leverandør sine systemer senest fem virkedager etter forfallsfrist på den aktuelle faktura. Etter sletting skal det ikke være mulig å gjenkonstruere fil. Krav om sletting gjelder ikke for filer i fakturahotell dersom Kunden benytter seg av opsjonen for en slik tjeneste. K-3.4 Rekonstruksjon av data (Avtalepunkt 11.6) Rutiner for sikkerhetskopiering. K K K-4.1 Det skal daglig tas sikkerhetskopi av data som er relevant for å oppfylle tjenestene beskrevet i avtalen. Leverandøren skal dokumentere test av innlesning årlig og resultat. Dette skal beskrives i driftsrapport. Mobilapplikasjon Oppdragsgiver ønsker å tilrettelegge for at kundene selv skal håndtere større deler av sitt avtaleforhold og har derfor utviklet en mobilapplikasjon. Leverandøren skal tilby et grensesnitt for å flytte data inn og ut av mobilapplikasjonen. Mobilapplikasjonen kan vise frem fakturainformasjon, motta bestillinger på brikker og avtaler, endre personopplysninger og adresse, legge til kjøretøy på avtale, slette kjøretøy fra avtale, betale faktura, påmelding til fakturadistribusjon i forskjellige kanaler. K K Leverandøren tilbyr et grensesnitt til mobilapplikasjonen som nevnt over. Leverandøren skal kunne tolke bankbetalingsfiler, OCR, for å vise frem betalingsstatus for faktura i Mobilapplikasjonen. Se vedlagt spesifikasjon for OCR fil.

11 Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Side 11 av 11 Tabell 5 Opsjoner: OPSJONER K-4.1 Digital fakturadistribusjon til utlandet Oppdragsgiver ønsker muligheten til å fakturere kunder i utlandet gjennom digitale faktureringskanaler. Ref. Krav K Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Danmark K Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Estland K Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Finland K Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Frankrike K Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Italia K Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Latvia K Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Litauen K Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Nederland K Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Polen K Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Portugal K Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Spania K Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Sverige K Leverandør skal tilby digital fakturadistribusjon til Tyskland