Databehandleravtale. Fellesforbundet avdeling.. Fellesforbundet

Transkript

1 Databehandleravtale I henhold til personopplysningslovens 13, jf. 15 og personopplysningsforskriftens kapittel 2. mellom Fellesforbundet avdeling.. Org.nr.:. Behandlingsansvarlig og Fellesforbundet Org.nr.: Databehandler

2 1. Avtalens hensikt Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter Lov av 14. april 2000 nr. 31om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift av 15. desember 2000 nr (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at personopplysninger ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende. Avtalen regulerer databehandlers behandling av personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse. 2. Definisjoner (personopplysningsloven 2) Personopplysninger Med personopplysning menes opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkelt person. Behandling Med behandling menes enhver bruk av personopplysninger, som f.eks. innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter. Behandlingsansvarlig Med behandlingsansvarlig menes den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Databehandler Med databehandler menes den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige. 3. Formål Formålet med databehandleravtalen er å beskytte personopplysningene med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Dette gjelder personopplysninger om ansatte, valgte og medlemmer av Fellesforbundet avdeling og andre som på ulike måter blir berørt av de behandlinger som gjøres i slike tilfeller. 4. Behandling Følgende personopplysninger behandles: fødsels- og personnummer fagforeningsmedlemskap opplysninger som gir medlemmer grunnlag for å søke bistand fra avdeling eller forbund og opplysninger som er en konsekvens av dette som helseopplysninger, problemer i arbeidsforhold, mistanker om lovbrudd osv. opplysninger om ansatte (personalsaker i personalmappene)

3 Følgende behandlinger omfattes av denne avtalen: kvalitetssikring og journalføring i avdelingens arkiv- og saksbehandlersystem ACOS Websak Fokus på kundenummer I tillegg til inngått avtale om leveranse er føringer gitt i følgende dokumenter som er overlevert til den behandlingsansvarlige og gjennomgått av partene i forbindelse med inngåelse av denne avtalen: Rutiner for saksbehandlere i ACOS Websak Fokus Fellesforbundets avdelinger m/vedlegg Saksbehandlingsrutiner for avdelinger Håndbok for tillitsvalgte Retningslinjer til avdelingene for avtaler, juridiske saker og organisasjonsarbeid. 5. Databehandlers plikter 1. Databehandler skal følge de rutiner og instrukser som er avtalt ved inngåelsen av kontrakten. 2. Databehandler plikter å gi behandlingsansvarlig tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon, og bistå, slik at behandlingsansvarlig kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift. 3. Behandlingsansvarlig har, med mindre annet er avtalt eller følger av lov, rett til tilgang og innsyn i personopplysningene som behandles og systemene som benyttes til dette formål. Databehandler plikter å gi nødvendig bistand til dette. 4. Databehandler har taushetsplikt om dokumentasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til iht. denne avtalen. Denne bestemmelsen gjelder også etter avtalens opphør. 5. Databehandler forplikter seg til å ha avtaler som sikrer samme forpliktelser overfor teknisk driftsleverandør. 6. Databehandler har ikke råderett til personopplysningene, og kan således heller ikke behandle disse til egne formål. 6. Behandlingsansvarliges plikter Behandlingsansvarlig plikter i samsvar med personopplysningslovens 18 innen rimelig tid å besvare forespørsler fra de registrerte, tilsynsorganet eller publikum forøvrig om behandlingen som omhandles i denne avtalen. 7. Bruk av underleverandør 1. Dersom databehandler benytter seg av underleverandør eller andre som ikke normalt er ansatt hos databehandler skal dette avtales skriftlig med behandlingsansvarlig før behandlingen av personopplysninger starter. En slik avtale gjøres som et tillegg til denne avtalen. 2. Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der bruk av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse.

4 8. Sikkerhet 1. Skjer databehandlers behandling av personopplysninger helt eller delvis ved hjelp av elektroniske hjelpemidler skal databehandler ha sikringstiltak som ivaretar konfidensialiteten, integriteten og tilgjengeligheten for deres behandling av personopplysningene i henhold til personopplysningsforskriftens kapittel Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven og personopplysningsforskriften, herunder særlig personopplysningslovens med forskrifter. Databehandler skal dokumentere rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig på behandlingsansvarliges forespørsel. 3. Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens 2-6 skal skje ved at databehandler melder avviket til behandlingsansvarlig. Dersom avviket har medført til uautorisert utlevering av personopplysninger hvor konfidensialitet er nødvendig, skal behandlingsansvarlig varsle og meddele Datatilsynet resultatet av avviksbehandlingen. 9. Sikkerhetsrevisjoner Behandlingsansvarlig vil gjennomføre sikkerhetsrevisjoner etter personopplysningsforskriften 2-5. Revisjonen kan omfatte gjennomgang av rutiner, stikkprøver, stedlige kontroller og eventuelle andre avtalte og egnede kontrolltiltak. 10. Avtalens varighet, endring og opphør 1. Avtalen gjelder fra den er signert av begge parter og så lenge databehandler behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig. 2. Avtalen kan ikke endres på en slik måte at forutsetningen med behandlingen kommer i strid med formålet i denne avtalen. Ved endringer ut over formålet skal avtalen sies opp og ny inngås. 3. Behandlingsansvarlig kan ved brudd på denne avtalen eller på bestemmelsene i personopplysningsloven eller personopplysningsforskriften pålegge databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning. Behandlingsansvarlig kan ved brudd, si opp denne avtalen med minst 14 dagers varsel. 4. Ved opphør av denne avtalen plikter databehandler å tilbakelevere alle personopplysninger som er mottatt på vegne av den behandlingsansvarlige og som omfattes av denne avtalen. Alternativt skal databehandler slette eller forsvarlig destruere alle dokumenter, data, disketter, cd-er mv, som inneholder opplysninger som omfattes av avtalen. Dette gjelder også for eventuelle sikkerhetskopier. 5. Databehandler skal skriftlig bekrefte eller dokumentere at sletting og eller destruksjon er foretatt i henhold til avtalen innen rimelig tid etter avtalens opphør. 6. Alle påløpne kostnader som påløper ved opphør av avtalen dekkes av behandlingsansvarlig forutsatt at databehandler har oppfylt sine forpliktelser i henhold til denne avtalen, jf. pkt. 11 i Driftsavtale Lokalt arkiv- og saksbehandlersystem ACOS Websak Fokus mellom Fellesforbundet og Fellesforbundets avdeling.

5 11. Meddelelser Meddelelser etter denne avtalen skal sendes skriftlig til: Fellesforbundet Fellesforbundet avdeling Postboks 9199, Grønland 0134 OSLO Kontaktperson: Cathrine Nordahl Slungaard Kontaktperson: 12. Lovvalg og verneting Avtalen er underlagt norsk rett og partene vedtar Oslo tingrett som verneting. Dette gjelder også etter opphør av avtalen. *** Denne avtale er i 2 to eksemplarer, hvorav partene har hvert sitt. Sted og dato Oslo, den.. For Fellesforbundet avdeling For Fellesforbundet.. Grethe Thenderup Jensen