Lisensvilkår for Sticos Oppslag Kommune

Transkript

1 Lisensvilkår for Sticos Oppslag Kommune Generelle vilkår for abonnement på Sticos Oppslag Kommune 1. Avtalens omfang Denne avtalen gir kunden rett til bruk av produktet Sticos Oppslag Kommune i avtaleperioden for det avtalte antall brukere. Bruk av Sticos Oppslag Kommune skal til enhver tid skje i henhold til de betingelser som fremgår av denne avtalen, brukervilkår, samt opplysninger oppgitt i tilbud og kundens bestilling. Avtalen kan ikke overføres til en tredjepart, uten etter skriftlig samtykke fra Sticos AS. 2. Produktet Sticos Oppslag Kommune er et elektronisk, web-basert faglig oppslagsverk som i hovedsak dekker fagområdene kommuneregnskap, bokføring/kostra, merverdiavgift, lønn, trygderett og arbeidsrett. Produktet gir informasjon om regelverk og praktiske løsninger innenfor de nevnte fagområder, med eksempler, veiledning og kobling mot lover og forskrifter, faglitteratur, standarder og andre relevante kilder. Utvalgte verktøy og praktiske hjelpemidler innenfor de nevnte fagområdene inngår også i produktet. Produktet gir videre kunden mulighet til å lagre egen informasjon på lukkede områder. Produktet inkluderer fagsupport. Fagsupport ytes kun til brukere med gyldig personlig lisens og som av administrator er opprettet som supportberettiget i samsvar med avtalen. Fagsupporten dekker generelle spørsmål innenfor de fagområder som er omfattet av produktet, og omfatter ikke råd eller veiledning om tolkning, forståelse eller anvendelse av regelverket i forhold til den enkelte kundes situasjon. Sticos AS forbeholder seg retten til å svare muntlig pr. telefon på alle spørsmål til fagsupport. Produktet inkluderer nødvendig teknisk kundestøtte i forbindelse med pålogging og bruk av produktet. Teknisk brukerstøtte gis via telefon eller fjernstyring. Med mindre annet er særskilt avtalt med kunden, har alle kundens brukere rett til å melde inn behov om teknisk brukerstøtte. Sticos Oppslag Kommune vil oppdateres og vedlikeholdes løpende, og kunden vil gis informasjon om større endringer i produktet. Det blir tatt sikkerhetskopi av alle data som kunden oppbevarer hos Sticos AS. Det oppbevares løpende sikkerhetskopi for de siste 7 dager. Kunden er selv ansvarlig for lagring og sikkerhetskopiering av data som kunden lagrer lokalt hos seg. En utfyllende beskrivelse av produktet er tilgjengelig på 3. Brukerbegrensninger Med mindre annet er skriftlig avtalt, plikter den enkelte kunde å oppgi korrekt antall brukere ved oppstart av avtalen, og skal videre melde ifra skriftlig om endringer i antallet brukere i løpet av avtaleperioden. Lisensavtale Sticos Oppslag Kommune Side 1 av 10

2 Det tillates ikke at en brukerlisens deles av flere personer. Tilgang til systemet gis kun for de personlige brukere som omfattes av denne avtalen. Hver enkelt bruker identifiseres i systemet gjennom en individuell registrering. Det er ikke adgang til å opprette tilgang for brukere utenfor kundens egen organisasjon om ikke annet er skriftlig avtalt. Kunden plikter å sikre at produktet eller deler av dette, ikke skal kopieres eller på annen måte gjøres tilgjengelig for de ansatte i kundens virksomhet som ikke har en personlig lisens for bruk av Sticos Oppslag Kommune. Kunden plikter videre å sikre at produktet ikke gjøres tilgjengelig for tredjeparter, herunder andre selskaper innenfor kundens konsern/organisasjon, eller til ansatte i slike selskaper. 4. Tilgjengelighet Oppslagsverket vil normalt være tilgjengelig alle dager i tidsrommet til Fagsupport sendes til Sticos AS gjennom egen supportfunksjon i produktet. Teknisk brukerstøtte og administrative spørsmål kan sendes til Sticos AS hele døgnet pr. epost eller via egen supportfunksjon i produktet. Sticos AS sitt sentralbord er også åpent for mottak av slike supportsaker innenfor normal kontortid. Sentralbordets åpningstider publiseres på Dersom det oppstår feil utenfor normal arbeidstid, vil feilretting påbegynnes neste arbeidsdag. Utilgjengelighet som følge av vedlikehold vil så langt det er mulig foretas utenfor normal arbeidstid. 5. Tekniske systemkrav Produktet kan benyttes med operativsystemer og nettlesere som er mest vanlige i markedet til enhver tid. Fullstendig oversikt over systemkrav publiseres på Endringer i systemkrav som kan påvirke kundens bruk av systemet varsles med minimum 30 dagers varsel. 6. Priser og betalingsbetingelser Produktet har en etableringspris og en årlig avgift for bruk, vedlikehold og support. I tillegg kommer pris for eventuell lagring av kundens data som overstiger 10 GB totalt for alle produkter kunden har fra Sticos AS. Kunden vil varsles når grensen for avtalt lagringsmengde er nær. Kunden må skriftlig bekrefte avtale om økt lagringsmengde. Nødvendig teknisk brukerstøtte i forbindelse med pålogging og bruk av produktet inngår i abonnementet. Ved feilsituasjoner meldt til Sticos sin tekniske brukerstøtte som er forårsaket av kundens brukere, kundens infrastruktur eller tredjeparts leverandører som kunden benytter, kan Sticos AS fakturere kunden for den tid som går med til feilsøking og utbedring av feilen. Gjeldende priser for datalagring og betalbar teknisk brukerstøtte publiseres på Alle priser justeres én gang i året. Sticos AS fakturerer årsavgiften forskuddsvis pr. 1. januar hvert år for kommende avtaleperiode (12 måneder). Ved inngåelse av avtale i løpet av året gis det en forholdsmessig reduksjon av den årlige Lisensavtale Sticos Oppslag Kommune Side 2 av 10

3 abonnementsavgiften. Konsekvensene ved oppsigelse av avtalen i løpet av året er regulert i avtalens pkt. 12. Eventuelle endringer i løpet av avtaleperioden som medfører krav om tilleggsbetaling, f eks. økning i antall brukere eller økt lagringsmengde, faktureres fortløpende om ikke annet er avtalt. Betalingsbetingelsene er pr. 30 dager fra fakturadato. Ved forsinket betaling beregnes forsinkelsesrente i henhold til Lov om renter ved forsinket betaling. Sticos AS tilbyr elektronisk faktura. Om kunden ønsker papirfaktura, kan Sticos AS ta fakturagebyr som dekker deler av merutgiftene med dette. Bestemmelsene i dette punktet kan fravikes gjennom skriftlig avtale. 7. Eiendomsrett Sticos AS har opphavsrett og alle andre immaterielle rettigheter til databasen og oppslagsverket som omfattes av denne avtalen. Dette gjelder ikke kundens egne data. Kunden og kundens brukere har ikke rett til å kopiere innholdet i oppslagsverket utover det som er nødvendig for bruk av systemet, uten etter skriftlig samtykke fra Sticos AS. 8. Personvern Sticos AS lagrer følgende informasjon om sine kunder; informasjon som er avgitt i forbindelse med avtaleinngåelsen, samt senere informasjon om tjenester og produkter som kunden bestiller. Opplysningene benyttes som grunnlag for oppfyllelsen av avtalen, herunder fakturering og regnskapsførsel. Sticos AS vil oppbevare opplysninger om Kunden også etter utløpet av Avtalen med tanke på senere fornyelse av abonnementsforholdet, og for utsendelse av informasjon om Sticos AS produkter og tjenester. Sticos AS vil ved opprettelse av tilganger og ved bruk av produkt og tjenester registrere informasjon om brukeren. Nærmere informasjon om dette er tilgjengelig på Nærmere bestemmelser om databehandling er regulert i egen databehandleravtale som følger som vedlegg 1 til denne avtalen. 9. Databehandling I den utstrekning systemet gjør det mulig for kunden å lagre egne opplysninger hos Sticos AS, vil dette innebære at Sticos AS ved oppbevaring av personopplysninger for kunden opptrer som en databehandler. Kunden er ansvarlig for at behandlingen av opplysningene er i henhold til gjeldende lovgivning. Sticos AS skal behandle alle data i samsvar med kravene i den til enhver tid gjeldende lovgivning. Nærmere bestemmelser om databehandling er regulert i egen databehandleravtale som følger som vedlegg 1 til denne avtalen. 10. Konfidensialitet Lisensavtale Sticos Oppslag Kommune Side 3 av 10

4 Sticos forplikter seg å bevare absolutt taushet overfor uvedkommende om forhold og opplysninger selskapet kommer i befatning med som følge av kundeforholdet. Taushetsplikten gjelder også opplysninger om tredjepart som kommer Sticos til kjennskap som følge av kundeforholdet, som f.eks. klientopplysninger, regnskapsdata og opplysninger om ansatte. Sticos vil sørge for at alle ansatte utviser aktsomhet ved behandling av sensitive opplysninger og at tekniske systemer er på plass for å sikre at ikke informasjon kommer på avveie Taushetsplikten er tidsubegrenset og gjelder også etter at avtaleforholdet er opphørt. 11. Ansvar Sticos AS er ikke ansvarlig for feil eller følger av feil i produktets innhold og funksjoner eller for opplysninger gitt i forbindelse med fagsupport. Om produktet i vesentlig grad skulle være utilgjengelig for kunden hverdager mellom kl. 07:00 og kl. 19:00 grunnet forhold som Sticos AS er ansvarlig for, ytes forholdsmessig prisavslag. For å sikre kvaliteten på systemet bør eventuelle feil som kunden blir oppmerksom på meldes til Sticos AS så snart som mulig. 12. Mislighold Ved betalingsmislighold har Sticos AS rett til å sperre tilgangen til oppslagsverket og fagsupporten uten nærmere forvarsel, frem til betaling har funnet sted. En slik sperring reduserer ikke kundens forpliktelse til å betale årsavgiften for avtaleperioden. Sticos AS har rett til umiddelbart å si opp avtalen dersom kunden eller kundens brukere misligholder abonnementet. Opphør av avtalen medfører at tilgangen til oppslagsverket blir sperret. På samme tidspunkt opphører tilgangen til fagsupport. Kunden har i slike tilfeller ikke krav på å få refundert årsavgift for den resterende del av avtaleperioden. Ved vesentlig mislighold av avtalen fra Sticos AS sin side, og som Sticos AS ikke har klart å rette innen rimelig tid etter skriftlig varsel fra kunden, kan kunden heve avtalen med øyeblikkelig virkning. Vesentlig mislighold av avtalen fra Sticos AS sin side medfører forholdsmessig refusjon av betalt årsavgift for avtaleperioden. 13. Varighet og oppsigelse Avtalen trer i kraft fra det tidspunkt Kunden bestiller abonnement på Sticos Oppslag Kommune og løper inntil avtalen sies opp skriftlig av en av partene. Oppsigelsen får virkning fra 1. januar kommende år, med mindre annet er skriftlig avtalt. 14. Tvister Avtalen er underlagt norsk lov. Lisensavtale Sticos Oppslag Kommune Side 4 av 10

5 Tvister mellom partene skal søkes løst ved forhandlinger. Dersom det ikke lykkes å oppnå en enighet i løpet av en periode på 60 dager, har hver av partene rett til å bringe tvisten inn for rettslig behandling. For tvister som oppstår i forbindelse med denne avtalen benyttes den rettskrets hvor Sticos AS har sitt hovedkontor som verneting. 15. Vedlegg Vedlegg 1: Databehandleravtale Lisensavtale Sticos Oppslag Kommune Side 5 av 10

6 Vedlegg 1 til lisensavtale for Sticos Oppslag Kommune Databehandleravtale Sticos Oppslag Kommune I henhold til General Data Protection Regulation (GDPR) art. 28. mellom Kunden heretter kalt behandlingsansvarlig og Sticos AS heretter kalt databehandler Lisensavtale Sticos Oppslag Kommune Side 6 av 10

7 1. Avtalens hensikt Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter General Data Protection Regulation, heretter kalt «GDPR» eller «forordningen. Avtalen skal sikre at personopplysninger om de registrerte ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende. Avtalen regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse. Avtalens punkt 3 flg. gjelder tilsvarende så langt det passer for andre data enn personopplysninger Sticos behandler som følge av avtaleforholdet. 2. Formål og opplysningskategorier Formålet med databehandlingen på vegne av behandlingsansvarlig er å håndtere nødvendige opplysninger for å tilgjengeliggjøre og tilpasse en best mulig bruk av produktet til kundens brukere, samt legge til rette for enkel oppstart igjen dersom abonnementet nylig er avsluttet. Databehandler vil ikke behandle opplysninger ut over formålene som er angitt. 2.1 Opplysningskategorier og eksempler på personopplysninger: Personalia, kontaktopplysninger, og opplysninger om avtalen Formål for behandlingen: Administrasjon av abonnement og avtale mellom partene, samt dokumentasjon etter reglene i bokføringsloven. Navn, telefonnummer, e-post, brukerid, virksomhetstilknytting og innlogginger tilhørende kontaktperson. Navn, e-post, brukerid, virksomhetstilknytting og innlogginger tilhørende registrerte brukere av produktet. Ordre, inkludert eventuelle kommentarer fra kunde vedrørende avtalen. Administrative forespørsler fra kontaktperson, vedrørende endringer i avtalen, som f.eks. endring av brukere. Loggdata og innloggingsinformasjon Formål for behandlingen: Håndtering av brukertilgang, rettigheter og tekniske løsninger, inkludert kontroll av lisenser i bruk og varsling av kunde ved ubrukte lisenser. BrukerID, brukernavn, e-post, navn, innloggingstidspunkt. Søkelogg Formål for behandlingen: Forbedre søkefunksjon i produkt og identifisere aktuelt innhold som kan fremheves. Anonymiserte opplysninger om søkeord og tidspunkt. Lisensavtale Sticos Oppslag Kommune Side 7 av 10

8 Registrering av innhold i veivisere og sjekklister Formål for behandlingen: Nødvendig behandling for at veivisere og sjekklister skal kunne fylles ut og fungere etter sin hensikt. Fritekstfelt og utfyllingsfelt, brukernavn, brukerid, tidspunkt for opprettelse og endring. Registrering av brukertilpassinger i produkt Formål for behandlingen: Nødvendig behandling for at kunde og bruker skal kunne gjøre egne tilpassinger, som f.eks. kommentarer eller kontoplaner. Kommentartekst, navn og tidspunkt. Kontoalias. Innstillinger og favoritter. Virksomhetens egne dokumenter, linker, mv. Formål for behandlingen: Tilrettelegge for at kunden skal kunne legge inn lokalt innhold, som egne dokumenter og linker til interne systemer. Navn på forfatter, sist endret Opplastede filer med innhold Opplysninger avgitt ved fagsupport eller teknisk support Formål for behandlingen: Nødvendige opplysninger for å avtale og håndtere kontakt mellom Sticos og kunde, og for å gi svar på tekniske eller faglige spørsmål. Avdekke produktforbedringsbehov eller kompetansebehov. Referanse for nye henvendelser om samme sak, og dokumentasjon på kontakt og svar som er gitt med tanke på mulige tvister. Navn og kontaktopplysninger. Beskrivelse av sak lagt inn av kunde, inkludert eventuelle vedlegg. 3. Databehandlers plikter Databehandlers behandling av opplysninger skal skje innenfor de instrukser og rammer slik de er beskrevet i denne avtalen og tilknyttede lisensavtaler og brukervilkår. Databehandler skal bistå behandlingsansvarlig med å sikre at kravene i artikkel 32 til 36 om informasjonssikkerhet og avvikshåndtering ivaretas. Databehandler plikter å gi behandlingsansvarlig tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon, og bistå, slik at behandlingsansvarlig kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift. Behandlingsansvarlig har, med mindre annet er avtale eller følger av lov, rett til tilgang til og innsyn i personopplysningene som behandles og systemene som benyttes til dette formål. Databehandler plikter å gi nødvendig bistand til dette. Lisensavtale Sticos Oppslag Kommune Side 8 av 10

9 Databehandler plikter, så langt det er mulig, å bistå behandlingsansvarlig i å oppfylle krav til innsyn mv. i kapittel III i forordningen. Databehandler har taushetsplikt om dokumentasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til iht. denne avtalen. Denne bestemmelsen gjelder også etter avtalens opphør. 4. Bruk av underleverandør Behandlingsansvarlig gir databehandler fullmakt til å inngå avtale om bruk av underleverandører i den utstrekning det er hensiktsmessig og forsvarlig. Databehandler forplikter seg til å påse at underleverandører overholder samme avtalemessige og lovmessige forpliktelser som databehandler. Dersom databehandler benytter seg av underleverandør eller andre som ikke normalt er ansatt hos databehandler skal dette informeres om skriftlig til behandlingsansvarlige før behandlingen av personopplysninger starter. Dersom behandlingsansvarlig motsetter seg ny bruk eller bytte av underleverandør har partene rett til å si opp avtalen med virkning fra dato for oppstart av behandling hos underleverandøren. Databehandler benytter seg av følgende underleverandører ved behandling av personopplysninger: ITSjefen AS, Pirsenteret, Havnegata 9, 7010 Trondheim, Org.nr.: o Drift og vedlikehold av servere og linjer. Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der bruk av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse. 5. Sikkerhet Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter forordningen, jf. særlig forordningens artikkel 32 om informasjonssikkerhet. Databehandler skal dokumentere rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig på behandlingsansvarliges forespørsel. Avviksmelding etter forordningens artikler 33 og 34 skal skje ved at databehandler melder avviket til behandlingsansvarlig. Behandlingsansvarlig har ansvaret for at avviksmelding sendes Datatilsynet og de berørte registrerte. 6. Sikkerhetsrevisjoner Behandlingsansvarlig kan gjennomføre sikkerhetsrevisjoner eller inspeksjoner av systemer og annet som omfattes av denne avtalen. Databehandler plikter å medvirke til at dette gjennomføres innen rimelig tid fra behandlingsansvarlig retter forespørsel om dette. 7. Avtalens varighet Avtalen gjelder så lenge databehandler behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig i samsvar med abonnementsavtale på ett eller flere av Sticos produkter eller tjenester. Lisensavtale Sticos Oppslag Kommune Side 9 av 10

10 Ved brudd på denne avtale eller personopplysningsloven kan behandlingsansvarlig pålegge databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning. 8. Ved opphør Ved opphør av denne avtalen plikter databehandler, på forespørsel, å tilbakelevere alle personopplysninger som er mottatt på vegne av den behandlingsansvarlige og som omfattes av denne avtalen. Slik forespørsel må rettes Sticos innen 6 måneder etter avtalens opphør. 6 måneder etter opphør skal databehandler slette eller forsvarlig destruere alle dokumenter, data mv, som inneholder opplysninger som omfattes av avtalen, med mindre annet er skriftlig avtalt eller følger av lov. På forespørsel kan opplysninger slettes omgående. 9. Meddelelser Meddelelser etter denne avtalen skal sendes skriftlig til personvern@sticos.no eller til kundens (administrator/avtaleansvarlig hos kunden) sist oppgitte epostadresse. 10. Lovvalg og verneting Avtalen er underlagt norsk rett og partene vedtar den rettskrets hvor Sticos AS har sitt hovedkontor som verneting. Dette gjelder også etter opphør av avtalen. Lisensavtale Sticos Oppslag Kommune Side 10 av 10