Velkommen. Bankenes løsning for mer effektiv fakturahåndtering

Transkript

1 Velkommen Bankenes løsning for mer effektiv fakturahåndtering

2 Agenda Hva er en elektronisk faktura? Hvorfor er elektronisk faktura et aktuelt tema? Hvordan er modenheten i markedet? Pause Hva tilbyr bankene? Hva skal til for en bedrift å ta i bruk elektronisk faktura? Pause Eksempel på bankenes løsning i praksis - demo Eksempler på bedrifter med elektronisk utveksling Lise Andersen, SpareBank 1 Gruppen AS, Gro Gillebo, Nordea Bank Norge ASA, Stein A. Pallesen, SpareBank 1 SR-Bank

3 Hva er elektronisk faktura? En elektronisk faktura er: Elektronisk fil som lages i ERP-system/fakturamodul og sendes til en kunde Elektronisk fil som mottas fra en leverandør og distribueres elektronisk internt i bedriften med et workflow system Faktura som mottas og betales i nettbanken Faktura som lages og sendes i nettbanken Elektronisk faktura er ikke: Papirfaktura som sendes postalt Pdf. av faktura som sendes pr.

4 Hva er elektronisk faktura? Hva er en elektronisk faktura? Elektronisk faktura Leverandør Kunde Kundereskontro Utskrift Postforsendelse Sortering Scanning Ankomst registrering Leverandør reskontro

5 Hvorfor er elektronisk faktura et aktuelt tema? Kostnadsbesparelser Fakturautsteder Redusere direkte kostnader ved fakturautstedelse Store besparelser på porto, papir, print Redusere bruk av menneskelige ressurser Behandlingskostnader Oppdatert kundereskontro Raskere distribusjon av fakturaer Forbedret arkivering Raskere innbetalinger Korrekt faktura - og betalingsinformasjon Miljøvennlig profil

6 Kostnadseksempel fakturautsteder (forsiktige anslag på tidsbruk og timelønn) Hvorfor er elektronisk faktura et aktuelt tema? Utskrift og bretting av fakturaer Ilegg i konvolutter Frankering Totalt Timelønn økonomimedarbeider 230/time Kostnad per faktura i ren arbeidstid Porto, papir Total kostnad 1 min 2 min 1 min 4 min 15,33 kr 8,00 kr 23,33 kr (Ikke medregnet ledetid, fakturaens dager i posten, alternativ bruk av ressurser etc)

7 Hvorfor er elektronisk faktura et aktuelt tema? Kostnadsbesparelser Fakturamottaker Redusere bruk av menneskelige ressurser åpning av faktura, intern postgang, lete etter bortkommet faktura Effektiviserer arbeidsprosessene Flere fakturaer kan betales til rett tid Færre feilkonteringer Oppdatering av leverandørreskontro Bedre kontroll på fakturaflyten Økt sikkerhet og kvalitet Bidrar til en miljøvennlig profil

8 Kostnadseksempel fakturamottaker (forsiktige anslag på tidsbruk og timelønn) Hvorfor er elektronisk faktura et aktuelt tema? Mottak/åpning av konvolutt/ankomststempel Sortering av fysisk papirfaktura Anvisning/attestering av fysisk papirfaktura Innleggelse av data i erp system Alt. Scanning og tolking av faktura Totalt Timelønn økonomimedarbeider 230/time Kostnad per faktura i ren arbeidstid 2 min 2 min 3 min 3 min 3 min 10 min 38,33 kr (Ikke medregnet ledetider, alternativ bruk av ressurser, sosiale kostnader på medarbeider etc.)

9 Staten vil kreve elektronisk faktura fra sine leverandører Stortingsmelding nr. 36 "Det gode innkjøp" Hvorfor er elektronisk faktura et aktuelt tema? 1. Innen 1. juli 2010 skal alle statlige virksomheter være i stand til å motta elektronisk faktura på et fastsatt standardformat. 2. Regjeringen tar sikte på å pålegge norske kommuner og fylkeskommuner å bruke samme standardformat som staten innen 1. juli Mål om å pålegge næringslivet å levere elektronisk faktura innen 1. juli 2012 på fastsatt standardformat. Danmark har gode erfaringer med påbud

10 Hvordan er modenheten i markedet? Norge / Norden er ledende innenfor elektroniske fakturatjenester Fakturavolum i Norge: B2C 160 Millioner B2B 240 Millioner Totalt 400 Millioner 2/3 går til etablerte kundeforhold (B2B) Nasjonalt potensial for besparelse: Utsteder 1.9 Milliarder Mottaker 2,5 Milliarder Totalt 4,4 Milliarder

11 Hvordan er modenheten i markedet? Hva påvirker modenheten i markedet? ERP og økonomisystemene: Eks; Visma, Mamut, Agresso, IFS, SAP Uni Micro er første system med standard efaktura modul. Efaktura løsningene som tilbys banknettverkets løsninger og andre leverandørers løsninger. Noen drivere: Når store bedrifter krever av sine kunder og leverandører at efaktura skal benyttes. Eksempel på dette er Skanska, Bladsentralen, Brønnøysundregistrene mfl. Statlige krav, eller forventing om dette. For eksempel efaktura i staten. Sum = Generelt trykk og fokus i markedet.

12 Hvordan er modenheten i markedet? Norge: Antall bedrifter (2008) Antall bedrifter i Norge: bedrifter har over 250 ansatte bedrifter har ansatte bedrifter har ansatte har ansatte har ansatte har 4-9 ansatte har 1-4 ansatte er enkeltmannsforetak Store Bedrifter 625 Mellomstore bedrifter Små Bedrifter Enkeltmannsforetak % av bedriftene har < 50 ansatte bedrifter Alle bedrifter har en bankforbindelse

13 Hva tilbyr bankene? Bankenes rolle i verdikjeden Verdikjede - selger og kjøper Nytt kundeforhold Ordre Vare- / fakturaflyt Betaling Støttetjenester Tradisjonell bankvirksomhet efaktura B2C efaktura B2B Verdiøkende tjenester

14 vi gjør det enklere og billigere å komme i gang!.. Hva tilbyr bankene? Tradisjonelle efaktura B2B løsninger en-til-en implementeringer Banknettverkets efaktura løsning alle-til-alle løsning = en implementering Fakturautsteder Fakturamottaker Fakturautsteder Fakturamottaker BANK

15 Hva tilbyr bankene? Bankenes løsning Inngående faktura Utgående faktura BANK Filfrakt Bedriftskunde Workflow Elektronisk Elektronisk faktura lages Faktura i nettbank fra samarbeidsnettverk faktura Elektronisk mottas fra leverandør (bedrifter) Fakturasystem BANK Filfrakt Presenteres i nettbank bedrifter og forbruker Elektronisk faktura sendes til mottaker (bedrifter) Papirfaktura mottas fra leverandør Arkivering av fakturaer inn og ut Papirfaktura sendes til mottaker (forbrukere eller bedrifter)

16 Hva tilbyr bankene? Fordeler med bankenes løsning efakturaid Alle-til-alle løsning Juridisk ektehet Samarbeid

17 Hva skal til for en bedrift å ta i bruk efaktura? Viktige avklaringer med programleverandør for fakturautsteder Kan ERP/fakturamodulen lage filer i relevant format (e2b eller Finvoice)? Kan ERP-systemet legge inn BIC og IBAN i filene? Hvilke tilpasninger er nødvendige? Hva er omfanget av tilpasningen (tidsperspektiv og kostnader)

18 Hva skal til for en bedrift å ta i bruk efaktura? Viktige avklaringer med programleverandør for fakturamottaker Kan workflow systemet ta i mot filer i relevant format (e2b eller Finvoice)? Hvilken visningsmal skal brukes? Finnes det en standard visningsmal? Hvilke tilpasninger er nødvendige? Hva er omfanget av tilpasningen (tidsperspektiv og kostnader)

19 Kundecase og erfaringer Roller og forretningsmodell Erfaringer og eksempler fra kunder Aktiveringsprosjekt hva gjøres og hvordan bankene kan bidra

20 Bankenes forretningsmodell System Leverand. Faktura utsteder Forretningsmessig avtale System Leverand Faktura mottaker Service byrå Service byra Avtale om distribusjon i banknettverket Avtale om innsamling via banknettverket Bank Bilateral utvekslingsavtale mellom 2 banker Format og rutiner som avtalt Bank

21 Roller og avtaler Fakturautsteder På fil og med mulig kombinasjon med print Både faktura til privatpersoner og til bedrifter webfakturaavtale i nettbanken med mulig kombinasjon med print Fakturamottaker På fil eller med Klikk & betal i nettbanken og mulig kombinasjon med skanning

22 Ulike kunder og ulike behov Kunder og eksempler: Troms Kraft, fakturautsteder; b2c + b2b + print BKK, fakturautsteder Bladcentralen - BC, fakturautsteder; b2b + b2c Rørlegger Arve Hagen Brønnøysund registrene, fakturautsteder b2b Mottakere har vært og er driverne i markedet

23 Troms Kraft som case Komplekse behov Innovativ og ledende i sin region Startet med efaktura til privatpersoner efaktura til bedrifter: Fakturafiler i emu-format Programvareleverandøren konverterer disse til e2b som blir sendt til banken Kombinerer fakturafiler med print Valgte en av sine mest krevende kunder som første mottaker (Tromsø kommune)

24 Kundeaktivering - eksempler

25 Melding fra BKK til kunder Hei Vi viser til din henvendelse om å motta elektronisk faktura fra Kundetjenester AS. Kundetjenester har valgt DnB NORs løsning for efaktura, som en del av bankenes nettverk. Dette vil bety at din bedrift kan motta elektronisk faktura fra Kundetjenester via deres banks løsning. Kundetjenester AS er nå i ferd med å implementere løsningen, og vil fra 1. september kunne sende elektronisk faktura til alle våre kunder. For å kunne motta elektronisk faktura må din bedrift inngå avtale om tjenesten med deres bank. Når avtalen inngås, vil banken tildele bedriften en unik efakturaid (adresse) som identifiserer dere som efakturamottaker. Ta derfor kontakt med din bedrifts bank for å bestille efakturaid, og å få informasjon om hva som må til for å tilrettelegge for tjenesten fra deres side. Vennlig hilsen Kjetil S. Eriksen Kundetjenester AS Fakturerer og mottar betaling på vegne av BKK og Fjordkraft. Telefon direkte: Mobiltelefon: Telefaks: E-post: kjetil.eriksen@bkk.no

26 Brev fra Bladcentralen BC

27 Faktura eksempler i mottak

28 Eksempel på fakturaer med få varelinjer

29 Faktura fra Brønnøysund til SpareBank 1 SR-Bank

30 Rørleggerbedriften Arve Hagen AS i Brumundal Har både private og bedrifter som kunder Startet med webfaktura Mindre øye til hånd - Flott at det blir enklere, sier økonomiansvarlig hos Arve Hagen AS, Kristin Yildirim. - I dag medfører fakturaene mye øye til hånd arbeid. Med elektronisk faktura-tjenester fra banken reduseres denne typen arbeidsoppgaver og tida kan anvendes til annet arbeid, som for eksempel oppfølging av fordringer, sier hun.

31 Oppsummering Det fleste bedrifter har mange leverandører og mange kunder Valg av løsning bør gjøre det så enkelt som mulig for alle Svært mye en til en tilrettelegging er krevende og standardisering med alle til alle løsninger forenkler! Besparelser for både små og store bedrifter! Banken bidrar med aktivering av bedriftens kunder! Kom i gang nå!