Offentlig e-handel. Hvilke utviklingstrekk ser vi fremover? Daglig leder Prosjektservice - Rolf-Inge Sleipnes

Transkript

1 Offentlig e-handel. Hvilke utviklingstrekk ser vi fremover? Daglig leder Prosjektservice - Rolf-Inge Sleipnes

2 Målsetning med SIIS-prosjektet Utvikle en lokal markedsplass for åtte kommuner og deres leverandører. Premissgiver for utvikling har vært SIIS. Brukt ca. 11 millioner kroner fra eierne på utvikling. Salten-kommunene hadde i 2008 et mål om at å være i front i Norge på å innføre offentlig e-handel. Fokus har vært på varekataloger, ordre og ordresvar i et regionalt samarbeid mellom åtte kommuner. Løsningen var i 2008 til 2010 et uttalt alternativ til den nasjonale markedsplassen fordi en ønsket å sikre bedre konkurransevilkår for lokalt næringsliv i den enkelte kommune i Salten, og få valgte leverandører kunne opererer på nasjonal standard. Fra 2011 har strategien vært fullt ut å integrere løsningen mot den nasjonale standarden og nå den europeiske standarden (EHF).

3 Transport - infrastruktur Kommune SML Leverandør EHF Mottakerregister ELMA EHF Aksesspunkt A Aksesspunkt B

4 Leverandør Kjøper «Det gode innkjøp» - prosessen Før avtaleinngåelse Etter avtaleinngåelse Identifiser behovet Forberede konkurranse grunnlag Utlysing Evaluering Kontrakts inngåelse Ordre plassering Mottak Kontrakts styring/ betaling Kontroll Laste inn dokumenter Doffin Anbudskatalog Katalog Bestilling og ordre bekreftelse Pakk seddel Faktura og kreditnota Purring Hente konkurransegrunnlag Salg og markedsføring Tilbud Kontrakts inngåelse Ordre mottak Vare og tjeneste håndtering Faktura kontroll Oppfølging

5 Fokus fremover Hva vil vi prioritere?

6 Bli eget aksesspunkt Et aksesspunkt skal opptre som et postkontor og sende meldinger videre til riktig aksesspunkt eller endepunkt. Prosjektservice as blir eget aksesspunkt for katalog, ordre, ordresvar, faktura og trolig også pakkseddel. Vi er allerede innmeldt i PEPPOL. Vi støtter xcbl-formatet, og støtter fra sommeren-2014 også EHFformatet, og både kommuner og leverandører vil da kunne inngå avtaler med oss om aksesspunkt. I dag er punch-out og elektronisk mottak av varekataloger, og elektronisk sending av ordrer mellom kommune og leverandører «business-to-business»-avtaler. Aksesspunkt og krav om EHF gjør at dette vil endres.

7 Tilby tjenester på aksesspunktet For de offentlige kundene: Sende ordre, få ordresvar, administrere og drifte kataloger Ta imot e-faktura (EHF_INVOICE) for en kunde Behandle denne i innkjøpssystemet Kun godkjente fakturaer sendes videre til økonomisystemet Alle fakturaer som kommer frem til kunden vil da være godkjente og kan uten videre behandling betales (enkel integrasjon mot økonomi) For leverandørene Katalogtjenester for leverandører uten egen webløsning og e-faktura på EHF-formatet

8 Legge inn all næringsliv i SIIS Alle kommunene har fått tilsendt en egen liste/regneark der de skal legge inn alle lokale bedrifter og virksomheter som leverer til offentlig sektor. Det gjør vi uten kostnader for verken kommune eller leverandør. Vi organiserer disse leverandørene inn i region, kommune og kategori som en kan velge fra. Etter hvert kan vi legge inn det meste av leverandører i Nordland.

9

10 Utvikle en egen leverandørportal Snart «åpnes» Ajour Innkjøp for leverandørene. I første omgang får leverandørene brukernavn og passord for å kunne vedlikeholde og endre egen informasjon. Det kan være passord, kategorier, kommune, adresser mv. Det er gratis innlegging, men en pris på kr. 250 pr. år for vedlikehold og oppdatering av informasjonen.. Innen vil leverandørene kunne legge inn elektroniske tilbud/svar her ved forespørsler under terskelverdi i stedet for fysisk innsendelse, og det er et mål om å ta ut rapporter på salg på den enkelte varekatalog. Vi ser også for oss å kunne tilby leverandørene e-faktura på EHFformatet som sikrer at de kan levere til offentlige sektor, og også at v i markedsfører kurs/kompetanse her for leverandørsiden.

11 KGV for nasjonale/eu-konkurranser Vi er i gang med å utvikle løsningen til også å omfatte kjøp over terskelverdi med integrasjon mot DOFFIN og elektronisk mottak av tilbud. Det vil medføre at kommunene; Får støtte elektronisk i å gjennomføre miniikonkurranser der det er inngått parallellavtaler Får støtte elektronisk til å gjennomføre lokale konkurranser under terskelverdi der det har tilgang på alle bedriftene i egen kommune og region og i tillegg kan legge til egne. Får støtte elektronisk til å gjennomføre nasjonale/eu-kjøp over terskelverdi på større prosjekter (særlig teknisk etat) og der en ikke bruker innkjøpskontoret i Bodø (ferdig årsskiftet 14/15)

12 Aktører i SIIS-prosjektet Bodø kommune som vertskommune. Det er 4 ansatte ved innkjøpskontoret i Bodø som utlyser konkurranser på vegne av alle eller noen av kommunene. Innkjøpskontoret lyser ut, forhandler og inngår alle kontrakter og legger til rette for at alle varekatalogene legges ut til bestillerne (de som gjør avrop) elektronisk. Den enkelte kommune utarbeider organisasjonsplaner for hvem som skal være bestillere (gjøre avrop på rammeavtaler), hvem som skal kunne gjennomføre minikonkurranser der det er inngått parallellavtaler, og hvem som skal kunne gjennomføre direkteanskaffelser. Kommunene er også ansvarlig for lederforankring, samt opplæring av bestillere og kjøpere.

13 Aktører i SIIS-prosjektet Bestillere og kjøpere i kommunene de har tilgang til en katalogtjeneste som viser alle aktive rammeavtaler for hver kommune, og de kan handle på alle avtalene. Avhengig av teknologien til ordre- og økonomisystemet til leverandørene går bestillingene enten via epost, direkte inn i ordresystemet eller ved automatisk innlogging i leverandørens nettbutikk (punch-out). Næringsforeninger/næringsetater - Det har vært invitert til møter i den enkelte kommune for å involvere det lokale næringslivet.