ETTER TILBUD TIL DET OFFENTLIGE

Transkript

1 ETTER TILBUD TIL DET OFFENTLIGE

2 PLANLEGGE (FØR) Avklare salgsstrategi Organisere salgsapparat Forberede dokumenter

3 GI TILBUD (UNDER) Analysere konkurransen Skrive tilbudet Levere tilbudet

4 LEVERANSE (ETTER) Implementere Levere og følge opp kontrakt Evaluere og avslutte

5 VELKOMMEN En liten oppfriskning: UNDER TILBUD Direktoratet for forvaltning og IKT

6 ET TILBUD MOTTAKER FORSTÅR Skriv tilbudet slik at det er enkelt å forstå hva du mener Vær konkret! Besvar det som etterspørres! Ikke bruk for mye fremmedord, fagtermer og forkortelser Bruk gjerne eksempler Å levere offentlige tilbud er direktemarkedsføring! Direktoratet for forvaltning og IKT

7 KONTRAKTSINNGÅELSE «Den som har gjort hjemmeleksa vinner!» Direktoratet for forvaltning og IKT

8 FOREDAGSHOLDERE INNKJØPSKONTORET Ole Henrik Fjeld Partner Innkjøpskontoret AS Mobil: Roy Pettersen Partner/Daglig leder Innkjøpskontoret AS Mob:

9

10 Inngåelse Rutiner, innsyn og tildeling Hverdagen til nummer 2 og 3 Gjennomføring av minikonkurranser MINIKONKURRANSER

11 Før kunngjøring Før tilbudsfrist Forhandlinger Etter tildeling DIALOG MED OPPDRAGSGIVER

12 Krav om innsyn Sladding Forretningshemmeligheter Klage/Beklagelse Karenstid og midlertidig forføyning Hva kan du klage på og til hvem? KLAGER OG INNSYN

13 Dialog med oppdragsgiver ta vare på bestillerne! Når det nærmer seg slutten Prolongering Tvister Endringer HVORDAN VÆRE EN GOD LEVERANDØR

14 Følg oss på: LinkedIn, Facebook, Twitter, Youtube

15 FOREDAGSHOLDER Levere og følge opp kontrakt Jan André Mærøe DIFI E-post: Mobil: Direktoratet for forvaltning og IKT

16 Hvorfor standardisere i offentlig sektor Leverandør utvikling Ressursbruk Antall Kvalitet Effektiv forvaltning av samfunnets ressurser Nærings utvikling Bærekraftig utvikling Virksomhetens behov Samfunnets behov Forutsetninger Konsekvenser Vi effektiviserer når vi: Bruker mindre ressurser på samme antall tjenester og kvalitet. Øker antall tjenester med samme kvalitet og ressursbruk. Øker kvalitet med samme antall tjenester og ressursbruk. Ev. kombinasjoner

17 Hvorfor skal en leverandør gå fra manuelle til elektroniske prosesser? I avtaleperioden Presise bestillinger basert på gode kjøpsbeslutninger Effektiv kommunikasjon med dine kunder via elektroniske kanaler Implementering av avtale Mindre behov for stort salgskorps ved implementering av ny avtale Bedre synlighet og fleksibilitet gjennom elektronisk EHF katalog Oppgjør og oppfølging Redusere feil eller avvik Kjøper har tilgang til egen statistikk Økt avtalelojalitet Mulighet for raskere oppgjør

18 Standardisering EHF Katalog, ordre og faktura Offentlig virksomhet Fagsystem Kunngjøring Konkurransegrunnlag Katalog med tilbudte varer og tjenester Evaluering tildeling Katalogverktøy Bestilling Automatisering og måling Vise interesse Svar på konkurranse med blant annet en katalog EHF Katalog Mottak av bestilling EHF Faktura Leverandør- Fagsystem

19 Koordinert standardisering i Norge og Europa EHF Anbudskatalog CEN BII Workshop

20 Hvordan sende meldingene mest mulig effektivt? Direktoratet for forvaltning og IKT

21 Klar kravstilling Synliggjøring av kravoppnåelse Pågående standardisering av kataloger i anbudsprosessen. Krav om elektronisk innlevering Verktøy skal utformes og tilgjengeliggjøres (Difi) Verktøy og standarder klare i kontraktsoppfølgingsfasen Kodeliste for merkeordninger Direktoratet for forvaltning og IKT

22 Innkjøpsopplevelse: Kvalitet i elektronisk katalog sikrer god kommunikasjon Direktoratet for forvaltning og IKT

23 Innkjøpsopplevelse Påvirkning via synliggjøring Direktoratet for forvaltning og IKT

24 Måling Endre bestillingsadferd Katalogprosess Ordreprosess Varemottaksprosess Fakturaprosess Datakilder: Ny konkurranse Katalogverktøy Bestillingsverktøy Direktoratet for forvaltning og IKT

25 Elektronisk samhandling Ledelse Målinger Informasjon Teknologi Endre adferd Gevinstrealisering Målesystem Hva skal måles for å gi bedre prosesser? Kjøpere Leverandør Systemleverandører Konferanser ERP systemer Standardisering (EHF) Leverandør Elektronisk handelsprosess EHF Krav til EHF Faktura Opplæring Samhandlingsavtale Guider Veiledere Verktøy Support Prosessmodeller Oppfølging av gevinstrealisering Regulering Kompetanse Støtte Metode Direktoratet for forvaltning og IKT

26 Spørsmål Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

27 FORBEREDE ORGANSASJONEN Sjekkliste: Aktiviteter om ditt tilbud vant Lag en felles grensesnittsavtale med all vesentlig informasjon fra kontrakten Finn ut hva som var suksesskriteriene ved vinnertilbudet Gjenbruk gjerne det som var godt med ditt tilbud, men kopier aldri rett av fra en konkurranse til en annen Husk å tilpasse leveransen til tilbudet. Tilbudet er bindende i hele avtaleperioden

28 FORBEREDE ORGANSASJONEN Sjekkliste: Aktiviteter om ditt tilbud ikke vant Innhent tilstrekkelig begrunnelse fra oppdragsgiver Hvorfor tapte din virksomhet? Evaluer hva som kan gjøres bedre neste gang

29 KORT SJEKKLISTE BØR JEG KLAGE? 1. Har oppdragsgiver kunngjort i henhold til kunngjøringsreglene? 2. Kunne alle interesserte tilbydere få levert ut konkurransedokumentene og supplerende opplysninger på samme tid? 3. Fikk alle samme frist for å levere inn tilbudet? 4. Tok oppdragsgiver med et tilbud i evalueringen, selv om det ikke overholdt frister eller ikke oppfylte de absolutte krav i konkurransegrunnlaget? 5. Hadde du mulighet for å finne ut av hvem som hadde levert tilbud i tillegg til deg selv? 6. Ble alle tilbud evaluert på samme måte som beskrevet i konkurransegrunnlaget? 7. Fikk alle lik tilgang til infomasjon i den dialog vedrørende konkurransegrunnlaget og dets innhold? 8. Fikk alle tilfredsstillende informasjon i begrunnelsen av valg av tilbud? 9. Fikk alle potensielle tilbydere like vilkår, eller ble noen diskriminert eller favorisert?

30 KLAGEMULIGHETER Hvis oppdragsgiver ikke har fulgt reglene i LOA/FOA kan du klage For å kunne klage må du ha saklig interesse Hvordan går du frem ved mistanke om regelbrudd? 1. Snakk med oppdragsgiveren 2. Snakk med din bransjeforening 3. Send inn klage til KOFA/domstol

31 ENDRING I KONTRAKTSPERIODEN Kontrakten gjelder gjennom hele kontrakts-/avtaleperioden. Alle endringer av krav og sanksjoner i kontrakten har en pris Hvis du skal be om endringer må dette skje før tilbudsfrist Husk at endringer etter tilbudsfrist endrer også tilbudet Vesentlige endringer er et kontraktsbrudd og gjør kontrakten ugyldig Direktoratet for forvaltning og IKT

32 ETABLERE ROLLER OG SAMHANDLINGSRUTINER Godt samarbeid og dialog i hele avtaleperioden Det er nå vi skal bli sterke sammen! Kunden kan bli en bedre kunde som stiller bedre krav og har større kunnskap om mulighetene i markedet Du har samtidig mulighet til å utvikle deg sammen med kunden slik at ditt firma er optimalt posisjonert ved neste konkurranse. Direktoratet for forvaltning og IKT

33 IMPLEMENTERING AV AVTALEN Når leveransen har startet, er det enkelt å glemme hva som står i avtalen Steg 1 - Informasjon om avtalen Steg 2 - Implementeringsmøte Steg 3 - Definering av roller Koordinering med evalueringsmal ref. evalueringsmal fra anskaffelser.no Direktoratet for forvaltning og IKT

34 LEVERE OG FØLGE OPP KONTRAKT Leveranse Registrere bestilling Levere Sende faktura Direktoratet for forvaltning og IKT

35 STATUSMØTER Leverandør bør sikre at det gjennomføres statusmøter Gå gjerne gjennom sentrale deler av evalueringsskjemaet: Har leveransene skjedd på avtalt tid og avtalt sted? Har kvaliteten på leveransen vært som beskrevet i avtalen? Er service og oppfølgingsnivået som beskrevet i avtalen? Er fakturering som beskrevet i avtalen? Er e-faktura og e-handel implementert og i drift? Et nært samarbeid med fokus på disse overordnede målsetningene vil samtidig utvikle både kunde og leverandør Informere og avtale: Forventet prisendring Produkt-/ tjenestesamensetning Fremtidige muligheter Direktoratet for forvaltning og IKT

36 SLUTTEVALUERING Har avtalen har fungert som forventet? Burde det vært gjort endringer i konkurransegrunnlaget? Er det produkter/tjenester som ikke var dekket inn i konkurransen? Det er opp til oppdragsgiver å bestemme om innspillene dere kommer med skal være med i neste konkurranse Direktoratet for forvaltning og IKT

37 AVSLUTTE KONTRAKT Gjennomfør et oppsummeringsmøte før avtalen avsluttes Alle taper på en vanskelig overgang mellom gammel og ny avtale En fornøyd kunde vil innebære en god referanse og det er alltid mulighet for nye konkurranser fra samme kunde En ryddig avslutning er derfor viktig for å bygge bro til neste konkurranse Direktoratet for forvaltning og IKT

38 SISTE FILM HUSK EVALUERINGEN Direktoratet for forvaltning og IKT

39 LEVERANSE ("ETTER") IMPLEMENTERE LEVERE OG FØLGE OPP KONTRAKT EVALUERE Kontraktsinngåelse Opplæring av kunde Sluttevaluering Etablere roller/ samhandlingsrutiner Lag kort informasjonsskriv/ referat av kontrakt Statusmøter Registrere bestilling Avslutte kontrakt Forberede organsiasjonen til den nye leveransen Levere Implementering av avtale Sende faktura Direktoratet for forvaltning og IKT

40 TAKK FOR OSS Elisabeth Sundholm E-post: Telefon: Tanja Huse-Fagerlie E-post: Telefon: