Eric Haugen, forretningsrådgiver EFFEKTIVISERING AV INNKJØPSPROSESSER

Transkript

1 Eric Haugen, forretningsrådgiver EFFEKTIVISERING AV INNKJØPSPROSESSER

2 TEMA OG STRUKTUR Definisjoner Virksomhetenes utfordringer Spesifisering av prosjektramme EVRYs metodikk for innkjøpsprosjekter

3 INNKJØPSPROSESSEN DEFINISJON En betegnelse på prosessen fra et behov oppstår til kjøpet er betalt og bokført

4 EKSEMPLER PÅ BEHOV Innkjøp av kontorrekvisita på rammeavtale Inngåelse av husleieavtaler og månedlig behandling av husleiefakturaer Innkjøp av julepresanger til de ansatte Bestilling av rørlegger ved en akutt lekkasje Innkjøp av mobiltelefoner Innkjøp av rådgivningstjenester i forbindelse med innføring av et innkjøpssystem

5 INNKJØPSLØSNINGER OG E-HANDEL Innkjøpssystem E-handel

6 INNKJØPSLØSNINGER OG E-HANDEL Det er mulig å innføre et innkjøpssystem uten å innføre e-handel, men det er ikke mulig å innføre e-handel uten et innkjøpssystem. Et innkjøpssystem er et elektronisk system for skriftlig registrering av bestillinger, normalt med mulighet for arbeidsflyt med eller uten muligheter for å bestille direkte på elektroniske markedsplasser eller i elektroniske kataloger (altså e-handel) vanligvis med mulighet for å registrere varemottak Mulig å matche innkommende fakturaer med bestillinger og varemottak

7 INNKJØP VANLIGE UTFORDRINGER Forskjellig praksis i forskjellige avdelinger Varer og tjenester bestilles uten at budsjettansvarlige har mulighet til å påvirke det Liten lojalitet til inngåtte avtaler Vanskelig å vite hvor mye som er igjen på budsjettet Uklar rollefordeling hvem er rekvirent, bestiller, attestant og anviser for hva? Mange av leverandørene kunne sendt e-fakturaer, men få eller ingen innkommende fakturaer er e-fakturaer Fakturabehandling tar mye tid

8 UTFORDRINGER VED INNKJØPSPROSJEKTER Vi kan dele inn innkjøp langs mange forskjellige akser Strukturert innkjøp (katalogvarer)/ikkestrukturert innkjøp (gravearbeider, rådgivning)

9 VIRKSOMHETENES SITUASJON Mange virksomheter har store utfordringer på innkjøpsområdet?

10 PROSJEKTRAMME til rammeavtaler Valg av leverandør til løpende avtaler Transaksjonsprosess ved enkeltkjøp rutiner arbeidsflyt verktøy - for bestilling og fakturabehandling etter at leverandør er valgt

11 RESKONTROANALYSE Kategorier: Bestillinger Avtaler og løpende kostnader

12 RESKONTROANALYSE Hente ut reskontrodata for fjoråret eller de foregående 12 mnd. Så langt mulig: kategorisere reskontroen i følgende grupper: Bestillinger (bestillinger på rammeavtaler, hastebestillinger, engangsbestillinger osv. og hvis man ønsker å endre på dagens praksis på det området innkjøp i butikk hvor utlegg blir refundert). Avtaler (husleie, abonnementer, telefoni, katalogoppføringer, eksterne driftsavtaler etc.) og løpende kostnader (bankgebyrer, avgifter etc.) denne delen av reskontroen er uinteressant å se på ved innføring av et bestillingssystem, men for fakturabehandlingens del må vi ta hensyn til også disse fakturaene.

13 RESKONTROANALYSE Følgende data er blant dem man gjerne vil ha ut: Samlet antall bestillingstransaksjoner Samlet omsetning, helst kategorisert på bestillinger/andre Liste over de største bestillingsleverandørene etter antall transaksjoner Liste over de største bestillingsleverandørene etter omsetning Hvor mange av bestillingsfakturaene er større enn de interne beløpsgrensene for protokollføring/innhenting av tilbud fra flere leverandører/utlysning? Hvor mange leverandører og bestillingsleverandører har virksomheten totalt sett? Det kan være interessant å se om det er noen innkjøpsområder eller enkeltleverandører som peker seg ut hvor virksomheten ikke har rammeavtale, men kanskje burde hatt det Antallet engangsleverandører kan være interessant Antallet leverandører med veldig lav omsetning kan være interessant

14 PROSESS- OG KOMPETANSEKARTLEGGING Kartlegg hvilke interne regler og rutiner som gjelder i tillegg til lovpålagte krav, terskelverdier osv. Prøv å kartlegge forekomsten av avvik fra dagens regler og rutiner Gjennomfør intervjuer med rekvirenter, bestillere, varemottagere og fakturabehandlere i forskjellige avdelinger Det kan være en god idé å fremstille dagens situasjon i et prosessdiagram

15 DEFINERE MÅL Enhver endring er en belastning for organisasjonen og medfører motstand. Hvis prosjektet ikke har klare mål, blir det vanskelig å begrunne hvorfor endringen er nødvendig, og hvorfor det er nødvendig å gjennomføre den nå.

16 DEFINERE MÅL Lag prosessdiagram for transaksjonsprosessen etter innføring av innkjøpssystemet. Lag en liste over de positive følgene man forventer at innføringen vil få. NB! Sett realistiske mål.

17 EKSEMPLER PÅ POSITIVE FØLGER Automatisk matching og bokføring av fakturaene fra utvalgte leverandører. Dette gir en besparelse det bør være mulig å tallfeste. Økt andel innkommende e-fakturaer færre fakturaer å scanne, mindre risiko for feil. Arbeidsbesparelsen på scanning er det mulig å tallfeste. Etter opplæring og innkjøring: Enklere å bestille katalogvarer. Dette gir en besparelse det er mulig å tallfeste. Bedre oversikt over hvor man står sett opp mot budsjettet. Bedre kontroll med at fullmaktsmatrisen overholdes. Arbeidsflyt på bestillinger gir budsjettansvarlige mulighet til å stoppe bestillinger før de sendes til leverandør. Bedre oversikt over det faktiske innkjøpet i ettertid, bedre kort på hånden ved reforhandling/fremforhandling av ny avtale. Enklere å begrense bestilling til de leverandørene virksomheten faktisk har avtale med. Sender et signal til omverdenen, inkludert potensielle medarbeidere, om at virksomheten tenker fremtidsrettet. Det er en uunngåelig og ønskelig utvikling at stadig mer av innkjøp skjer via elektroniske kanaler. På et eller annet tidspunkt vil virksomheten uansett innføre en elektronisk innkjøpsløsning, og nå er det klare gevinster å hente ut. Dette er ingen uttømmende liste.

18 ENDRINGSLEDELSE & GEVINSTREALISERING Forankring hos ledelsen Interessentanalyse Utarbeide kommunikasjons- og opplæringsplan Utarbeide plan for å takle motstand Utarbeide gevinstrealiseringsplan

19 PROSJEKTPLAN Teknisk innføring Endringsledelse Prosjektplan Gevinstrealisering

20 OPPSUMMERING AV METODIKK Reskontroanalyse Prosess- og kompetansekartlegging Definere mål Endringsledelse og gevinstrealisering o o o o o Forankring hos ledelsen Interessentanalyse Utarbeide kommunikasjons- og opplæringsplan Utarbeide plan for å takle motstand Utarbeide gevinstrealiseringsplan Utarbeide integrert prosjektplan teknisk innføring, endringsledelse, gevinstrealisering

21 NESTE STEG Hovedprosjekt

22 APPELL Vi ser gang på gang at kunder i sin fullt forståelige iver etter å kutte kostnader fjerner flest mulig av de prosjektaktivitetene som de ikke ser som absolutt nødvendige, og da er det gjerne kostnader til endringsledelse, gevinstrealisering og opplæring som ryker. Dette er forferdelig kortsynt og risikabelt, og det fører til at verden er full av virksomheter, både offentlige og private, som har betalt i dyre dommer for IT-systemer og løsninger som de kun får utnyttet en brøkdel av potensialet av, eller som aldri har tatt i bruk overhodet. Derfor: Når dere utlyser leveranse av innkjøpssystem eller et hvilket som helst annet IT-system, så sørg for at dere samtidig forlanger estimater og planer for leverandørenes arbeid med endringsledelse, gevinstrealisering og opplæring.

23 OPPSUMMERING Definisjoner Virksomhetenes utfordringer Spesifisering av prosjektramme EVRYs metodikk for innkjøpsprosjekter

24 KONKLUSJONER Innkjøp er et komplisert område Innføring av et innkjøpssystem krever mye endringsledelse for å lykkes Gode prosjekter for innføring av innkjøpssystemer krever en metodikk som griper problemstillingene riktig an

25 Spørsmål? Kontakt: Mobil

26