Prosjektveiviseren.no

Transkript

1 Prosjektveiviseren.no Introduksjonsdag Prosjektveiviseren for bruk i e-handelsprosjekter august 2013 Gevinstrealisering teori, veileder og praktisk eksempel v/ Seniorrådgiver Arve Sandvoll Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte

2 Gode anskaffelser

3

4

5 Hva er gevinstrealisering? Utgangspunktet for gevinstrealisering er at gevinster av noen typer prosjekter som regel ikke realiseres av seg selv så snart et prosjekt er avsluttet. Fra å være et prosjekt i en prosjektorganisasjon vil det i mange tilfeller være linjeorganisasjonen som overtar ansvaret for å følge opp og realisere gevinstene av prosjektet I denne delen gis det en introduksjon av gevinstrealisering og redegjør for sentrale begreper. I tillegg omtales forholdet mellom gevinstrealisering og øvrige styringsprosesser. Direktoratet for forvaltning og IKT

6 Gevinstrealiseringsforløp i et prosjekt Prosjektfasen Identifisere og planlegge gevinstmuligheter Gevinstuttak hvis mulig Driftsfasen Følge opp og realisere gevinster etter avsluttet prosjekt TID Prosjektorganisasjon Kvantitative gevinster Kvalitative gevinster Planleggingsfasen og Gjennomføringsfasen Direkte gevinster Indirekte gevinster Linjeorganisasjon Direktoratet for forvaltning og IKT

7 Hva er gevinstrealisering. Gevinster I de fleste prosjekter ligger det forventninger om realisering av gevinster, som for eksempel konkrete ressurs- besparelser og/eller kvalitetsforbedringer ved en tjeneste. Prosjekter kan medføre ulike gevinster både for virksomheten/organisasjonen, brukerne og samfunnet for øvrig. Gevinster er positive størrelser og kan være kvantitative eller kvalitative: Kvantitative gevinster lar seg tallfeste, for eksempel antall frigjorte årsverk eller timeverk. - Gevinster som lar seg kvantifisere kan ofte også verdsettes i kroner, for eksempel gevinsten av innsparte ressurser i form av reduserte driftsutgifter. Kvalitative gevinster gir gjerne uttrykk for kvalitetsegenskaper ved en tjeneste som for eksempel brukertilfredshet, rettssikkerhet eller tillit tilknyttet utøvelsen av en offentlig tjeneste. - Kvalitative gevinster er av en natur som gjør dem vanskelig å tallfeste i kvantitative størrelser, spesielt i kroner. - I noen tilfeller er det imidlertid mulig å tallfeste kvalitative gevinster, for eksempel i form av reduksjon av antall feil/klager eller antall positive tilbakemeldinger ved en tjeneste. Direktoratet for forvaltning og IKT

8 Hvorfor følge opp gevinster? Ved å følge opp og rapportere resultater ift. et utvalg av gevinster kan man vise til at investeringer gjort i innføring av e-handel bidrar til å forbedre innkjøpsfunksjonen og resultere i både direkte og indirekte gevinster Direkte gevinster: Gevinster som tas ut rett etter implementeringen av e-handelsplattformen, (feks. oversikt over varer og tjenester som virksomheten kan bestille, reduserte adm. kostnader etc.) Indirekte gevinster: Gevinster som først kan hentes ut etter at e-handel er implementert og vært i drift en periode (feks. bedre informasjonsgrunnlag, oversikter, rapporter, sporbarhet etc.) Men ikke alle gevinster er hensiktsmessig å følge opp, derfor: - Velg gevinster der det er størst potensiale ift. innkjøpsfunksjon (se gevinstmeny!!) - Planlegg realiseringen og oppfølgingen av disse - Evaluer om forventede resultater fra prosjektet oppnås Direktoratet for forvaltning og IKT

9 Prosjektveiviseren.no Introduksjonsdag Prosjektveiviseren for bruk i e-handelsprosjekter august 2013 Gevinstrealisering Utdrag av Difi s veileder v/ Seniorrådgiver Arve Sandvoll Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte

10 Veiledning i gevinstrealisering ved innføring av elektronisk handel I dette dokumentet er fremgangsmåten for å realisere gevinster beskrevet i en steg for steg guide Forutsetninger Virksomheten gjennomfører et større eller mindre forbedringsprogram for innkjøpsfunksjonen Det er gjennomført relevante analyser som for eksempel forbruksanalyse, modenhetsanalyse, prosesskartlegginger, kartlegging av forpliktelser. Det er beregnet en basislinje og identifisert potensielle økonomiske gevinster Det er utarbeidet en liste over tiltak for forbedring av innkjøpsfunksjonen Elektronisk handel er et prioritert tiltak for å forbedre innkjøpsfunksjonen

11 Hvorfor følge opp gevinster? Innføring av elektronisk handel vil kunne gi offentlige virksomheter en hel rekke gevinster. Vi har utarbeidet en ikke uttømmende liste over slike gevinster; en gevinstmeny. Basert på de gevinstene man velger å hente ut, må man igangsette tiltak for å realisere disse. Ved å følge opp og rapportere resultater i forhold et utvalg gevinster kan man vise til at investeringer gjort i innføring av e handelsløsningen bidrar til å forbedre innkjøpsfunksjonen og resulterer både i direkte og indirekte gevinster. Direkte gevinster: gevinster som kan tas ut rett etter implementering av e handels plattformen (eks: oversikt over hvilke varer og tjenester virksomheten kan bestille) Indirekte gevinster: gevinster som først kan hentes ut etter at elektronisk handel er implementert og har vært i drift en periode (eks: bedre informasjonsgrunnlag).men ikke alle gevinster er hensiktsmessig å følge opp Virksomheten bør realisere gevinster på de områder som er har størst potensial i forhold til å forbedre innkjøpsfunksjonen. Å følge opp noen utvalgte gevinster kan for enkelte organisasjoner være et bedre utgangspunkt mht. effektiv oppfølging og styring, enn å prøve å følge opp alle potensielle gevinster innføring av ehandel kan gi. Virksomheten bør derfor velge ut 3 5 gevinster for oppfølging.

12 Steg 1: Velg ut gevinster planlegg realiseringen og oppfølgingen av disse Planen skal beskrive en utvelgelse av relevante gevinster ved innføring av ehandel, hvordan disse skal realiseres og senere følges opp. Vi har utarbeidet en meny med potensielle gevinster som virksomheter kan ta utgangspunkt i ved utvelgelsen, og vi har evaluert gevinster opp mot Difi s anskaffelsesprosess for å vise hvilke innkjøpsdimensjoner ehandel påvirker. Gevinstrealiseringen beskriver de tiltak man må igangsette i virksomheten for å kunne realisere de gevinstene man valgte ut i gevinstplanen. Tiltakene vil variere mellom ulike virksomheter, men noen vil være generelle. Vi har satt opp forslag til noen smarte tiltak. Oppfølgingen beskriver det praktiske arbeidet rundt å måle og evaluere gevinster. Her fastsettes det også hvor ofte en gevinst skal måles og hvem som har ansvar for oppfølgingen. Steg 2: Evaluer om forventede resultater fra prosjektet oppnås Gevinster vil naturlig nok bare realiseres dersom prosjektet i seg selv realiseres. Grad av utnyttelse av ehandel henger sammen med størrelse på gevinster som tas ut.

13 Steg 1: Utvelging av gevinster I tabell 1 Gevinstmeny på neste side finner du en ikke uttømmende meny over gevinster som innføring av elektronisk handel vil kunne gi, totalt 14 gevinster og 26 tilhørende effekter (en gevinst vil kunne ha flere effekter). For å vite om man har fått realisert en gevinst må man ha en resultatindikator som forteller noe om dette. En resultatindikator kan fortelle om man har fått en gevinst eller ikke, og en den måles opp mot et ønsket nivå. For hver gevinst med tilhørende effekter er det i tabell 1 satt opp et forslag til en resultatindikator. Videre finner du også forslag i tabell 1 til hvordan og hvor man vanligvis kan finne data for å måle resultatindikatoren. Hvor man kan hente ut data/rapporter vil variere fra virksomhet til virksomhet. Noen gevinster kan være vanskeligere å måle enn andre, og da spesielt de som gir indirekte forbedringer. At gevinster er utfordrene å måle betyr nødvendigvis ikke at den ikke finnes.

14 Kategori Direkte forbedringer Potensielle gevinster/forbedringspotensialer Oversikt over hvilke varer og tjenester som kan bestilles Effekt Resultatindikator Hvordan resultatindikator måles og hvor data kan finnes (forslag) Flere riktige varer og tjenester bestilles Andel feilleveringer som skyldes feilbestilling Avvik i bestillings- og fakturasystem, kreditnota Flere korrekte utfylte bestillinger Tid brukt på å håndtere avvik Kartlegge ca tid brukt på avvik hos de som bestiller og behandler faktura Mindre tid på å bestille? Tid brukt på å foreta en bestilling Kartlegge ca tid brukt på å foreta en bestilling Reduserte administrative driftskostnader Automatisk matching mellom bestilling og faktura/varemottak og kontrakt Leverandører sparer porto, telefonutgifter og utgifter til blanketter etc En slipper manuell behandling av faktura innenfor den definerte avviksgrensen Kostnader Andel faktura med match mellom bestilling, varemottak og kontrakt x kostnader brukt på manuell behandling av faktura Hente ut av rapporter fra økonomisystemet oversikt over antall bestillinger innenfor varer og tjenestekategorier som handles elektronisk x virksomhetens estimerte kostnad per bestilling Hente ut av rapporter fra økonomisystemet oversikt over antall faktura innenfor varer og tjenestekategorier som handles elektronisk (herunder de som mathces) x virksomhetens estimerte tidligere kostnad for manuell behandling av faktura Indirekte forbedringer Oppdaterte oversikt over hvem som er bestiller/tilgang til systemet (vedlikehold av tilganger) Flere innkjøp/bestillinger i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser Økt gjennomsiktighet Færre avvik mellom bestilling og faktura/varemottak Tid medgått til avviksbehandling Hente ut data fra økonomisystemet over hvor mange avvik det er mellom faktura og ordremottak x virksomhetens estimerte tidsforbruk ved avvik Redusert antall purregebyrer Antall purregebyrer Hente ut oversikt over transaksjoner som inneholder purregebyrer En slipper å koble faktura og kontrakt manuelt Andel elektroniske bestillinger Hente ut rapport over transaksjoner i økonomisystemet som er resultat av henholdsvis manuelle og elektroniske bestillinger Kan finne ut fra systemet hvem som har bestilt fra hvem og hva som er bestilt Andel faktura som har bestillerid (Hente ut rapporter over transaksjoner som er håndtert manuelt på bakgrunn av mottatt faktura) Kan se hvor bestillingen er i prosessen Andel elektroniske bestillinger Hente ut rapport over transaksjoner i økonomisystemet som er resultat av henholdsvis manuelle og elektroniske bestillinger Flere bestillinger under eksisternde avtaler Antall bestillinger under eksisterende avtaler Hente ut oversikt fra økonomisystemet andel transaksjoner (faktura) som kan matches med eksiterende avtaler Omdisponering av ressurser fra kontrollformål til proaktive aktiviteter Ressursomfang knyttet til kontrollformål Her må virksomheten estimere kostnader knyttet til kontroll opp mot bortfall av dette behovet Mindre risiko for underslag og korrupsjon Antall revisjonsanmerkninger? Sjekke de årlige revisjonsrapportene som går på innkjøpsområdet Enklere oppfølging av forbruk innenfor spesifikke varer og tjenester (unngår overforbruk) Overforbruk Ta stikkprøve innenfor en kategori på forbruk før og etter og justere dette for tallet på ansatte Mindre rutinearbeid Kan få reduserte kostnader brukt på innkjøp Kostnader brukt på innkjøp Gjennomføre AS IS spend-analyse for de kategorier hvis varer kan handles elektronisk Mer motivasjon for innkjøpere Motivasjon Måling ved hjelp av spørreundersøkelser Bedre utnyttelse av kompetanse/profesjonalisering av innkjøp Profesjonalisert arbeidsmiljø (andel tid brukt på verdiskapende arbeid) Måling ved hjelp av spørreundersøkelser Oversikt over hvilke leverandører Oversikt over alle leverandørene i ehandelsløsningen virksomheten har kontrakt med (som er med i ehandelsløsningen) Innkjøp over de avtalene virksomheten har i ehandelsløsningen Økt avtalelojalitet Usikker på dette representerer en gevinst fordi gevinsten egentlig vil være å ha oversikt over VARER og TJENESTER som bestilles uavhengig av leverandører Andel innkjøp foretatt med leverandør mot avtalen innenfor definert kategori Får data fra leverandør som må sammenlignes med data fra eget regnskap innenfor aktuell kostnadskonto Enklere å gjennomføre forbruksanalyser fordi datakvaliteten er bedre (leverandør ID er legges inn i systemet ved mottak av elektronisk faktura) Antall dobbelføringer av en leverandør Utrekk fra reskontro og hovedbok Økt kontroll gjennom godkjenning Reduserer overforbruk Innkjøpskostnadene innenfor gitte kategorier Utrekk fra reskontro og hovedbok innenfor sammenlignbare tidsperioder (må Bedre styringsdata i forhold til budsjett Oppdatert oversikt over løpende forpliktelser Oppdatert forpliktelsesregnskap I innkjøpssystemet Bedre datakvalitet Bedre informasjonsgrunnlag Tilrettelegger for mer riktig kontering i forhold til aktivitet og kostnadssted Lettere tilgjengelig informasjon om brukerbehov (hvem kjøper hva) Gjennomsiktighet ned til varelinjenivå Økt andel innkjøp som er ført på riktig kostnadssted Oversikt over innkjøp ned til varelinjenivå Stikkprøver på bilag Utrekk av statistikk fra innkjøpssystemet Mer attraktiv som samarbeidspartner/kunde? Effektivisering av leverandørens ordremottaks- og faktureringsprosess Antall ordre som leverandør mottar elektronisk (forutsetter integrasjon mot ehandel.no)

15 Hver gevinst fra tabell 1 er vurdert opp mot innkjøpsdimensjonene i Difis anskaffelsesmodell, se tabell 2 nedenfor. Gode anskaffelser Siste kolonne og siste rad, totalscore, angir hvor mange berøringspunkter gevinsten har i forhold til innkjøpsdimensjonene i Difi s anskaffelsesmodell.

16 Direkte forbedringer Potensielle gevinster/ forbedringspotensialer Oversikt over hvilke varer og tjenester som kan bestilles Reduserte adminstrative driftskostnader Automatisk matching mellom bestilling og faktura/varemottak og kontrakt Oppdaterte oversikt over hvem som er bestiller/tilgang til systemet (vedlikehold av tilganger) Forbedring vil potensielt kunne føre til følgende effekt Policy og strategi Dimensjoner ved innkjøp som blir påvirket av innføring av ehandel Måling og Kontroll, rapportering læring og forbedring Anskaffelse Organisasjon s-prosesser og ledelse Mennesker Partnere og og leverandøre kompetanse r Dire kte kostnader x Datagrunnlag Total score Flere riktige varer og tjenester bestilles x x 2 Flere korrekt utfylte bestillinger x x x 3 Mindre tid på å bestille? x x 2 Leverandører sparer porto, telefonutgifter og utgifter til blanketter etc x x 2 En slipper manuell behandling av faktura innenfor den definerte avviksgrensen x x 2 Færre avvik mellom bestilling og faktura/varemottak x x 2 Redusert antall purregebyrer x x x x 4 En slipper å koble faktura og kontrakt manuelt x x 2 Kan finne ut fra systemet hvem som har bestilt fra hvem og hva som er bestilt x x x 2 Kan se hvor bestillingen er i prosessen x x x x x 4 Indirekte forbedringer Flere innkjøp/bestillinger i henhold til lov og forskrift om offentlige Flere bestillinger under eksisternde avtaler x x x 3 anskaffelser Omdisponering av ressurser fra kontrollformål til proaktive aktiviteter x x 2 Økt gjennomsiktighet Mindre risiko for underslag og korrupsjon x x x x 4 Enklere oppfølging av forbruk innenfor spesifikke varer og tjenester (unngår overforbruk) x x x x 3 Kan få reduserte kostnader brukt på innkjøp x 1 Mindre rutinearbeid Mer motivasjon for innkjøpere x x 2 Bedre utnyttelse av kompetanse/profesjonalisering av innkjøp x x 2 Oversikt over hvilke leverandører virksomheten har kontrakt med (som Oversikt over alle leverandørene i ehandelsløsningen er med i ehandelsløsningen) x x 1 Innkjøp over de avtalene virksomheten har i Økt avtalelojalitet (innkjøpere følger de faktiske avtalene man har) x x 1 ehandelsløsningen Enklere å gjennomføre forbruksanalyser fordi datakvaliteten er bedre (leverandør ID er legges inn i systemet ved mottak av elektronisk faktura x x x x x 4 Økt kontroll gjennom godkjenning Reduserer overforbruk x x x 3 Bedre styringsdata i forhold til Oppdatert oversikt over løpende budsjett forpliktelser x x x 2 Bedre datakvalitet Tilrettelegger for mer riktig kontering i forhold til aktivitet og kostnadssted x x x 2 Bedre informasjonsgrunnlag Lettere tilgjengelig informasjon om brukerbehov (hvem kjøper hva) x x x x 3 Gjennomsiktighet ned til varelinjenivå x x x 2 Mer attraktiv som samarbeidspartner/kunde Effektivisering av leverandørens ordremottaks- og faktureringsprosess x x 2 Score per dimensjon

17 Figur 1 ovenfor illustrerer hvor mye score hver dimensjon har fått Figur 1: Dimensjoner ved innkjøp som blir påvirket av innføring av e-handel Figuren viser at dimensjonene Måling og rapportering, Anskaffelses prosesser, Mennesker og kompetanse og Datagrunnlag blir mest positivt påvirket ved innføring av elektronisk handel. Dimensjonen Direkte kostnader treffer ikke så mange gevinster som de overnevnte dimensjonene. Den økonomiske gevinsten innenfor direkte kostnader kan i midlertidig være betydelig.

18 Siden hver gevinst er vurdert i forhold til dimensjonene som beskrevet i figur 1, er det også mulig å se på hver gevinst isolert i forhold til hvor mange av dimensjonene denne påvirker, se figur 2 og 3. Figur 2: Direkte forbedringer, hvor mange dimensjoner hver gevinst påvirker

19 Figur 3: Indirekte forbedringer, hvor mange dimensjoner hver gevinst påvirker Disse to figurene viser hvilke gevinster som påvirker flest dimensjoner disse er market med grønt.

20 Fokus på å forbedre innkjøpsdimensjoner med utgangspunkt i Difi s anskaffelsesmodell: Et alternativ for å velge ut gevinster er å ta utgangspunkt i resultater fra Difi's selvevaluering og dimensjonene hvor virksomheten har størst forbedringspotensial. Deretter velge ut gevinster som treffer de aktuelle dimensjonene og vurdere om disse er aktuell for systematisk oppfølging. Fokus på hver enkelt gevinst: Et annet alternativ for å velge ut gevinster er å ta stilling til listen over gevinster og vurdere for hver gevinst i hvilken grad den er aktuell for din virksomhet og deretter om den er aktuell for systematisk oppfølging. Det kan være gunstig å velge ut de gevinstene som scorer på flere dimensjoner. Man kan selvfølgelig velge ut gevinster basert på en kombinasjon av begge alternativene som beskrevet ovenfor: Det viktige er at hver organisasjon selv velger ut de gevinstene som er hensiktsmessige å følge opp.

21 Kopier de utvalgte gevinstene som skal måles med tilhørende effekt, resultatindikator og forslag til hvor data kan hentes, inn i fanen gevinstrealiseringsplan Nå kan man starte planleggingen av gevinstoppfølgingen. Bestem følgende: hvem som er ansvarlig for målingen hvordan resultatindikator måles og hvor data kan finnes hvem resultatet skal rapporteres til frekvens på målingen hva resultatindikatoren er ved start av måling (dagens status) tidspunkt for neste måling (defineres ut fra bestemt frekvens) hva som er ønskelig oppnådd nivå ved neste måling Når disse feltene er utfylt er man klar til å starte selve målingene.

22 Steg 2: Evaluer om forventede resultater fra prosjektet oppnås Skal en virksomhet hente ut gevinster som følge av elektronisk handel fordrer dette at de ansvarlige i virksomheten faktisk bruker plattformen i sin anskaffelsesprosess. Før man kan måle realisering av gevinster må plattformen faktisk blir tatt i bruk. Dersom ehandelsplattformen ikke blir tatt i bruk, bør man avvente å måle gevinstene og sette i verk tiltak for å få øke bruken av plattformen. Bestem og fyll inn følgende i fanen Måling bruk av plattform : hvem som er ansvarlig for målingen hvordan resultatindikator måles og hvor data kan finnes hvem resultatet skal rapporteres til frekvens på målingen hva resultatindikatoren er ved start av måling (dagens status) tidspunkt for neste måling (defineres ut fra bestemt frekvens) hva som er ønskelig oppnådd nivå ved neste måling Når disse feltene er utfylt er man klar til å starte målingene. Basert på målingene må man vurdere hvorvidt det er akseptabelt å forvente gevinster, dvs at ehandelsplattformen utnyttes i henhold til forventet bruk.

23 Prosjektveiviseren.no Introduksjonsdag Prosjektveiviseren for bruk i e-handelsprosjekter august 2013 Gevinstrealiseringsplan Eksempel fra Aurskog-Høland kommune v/ Seniorrådgiver Arve Sandvoll Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte

24 Hva er gevinster og gevinstplan Når i prosjektet Hvorfor gevinstplan Hvem bør involveres Hvordan realisere gevinster Prosjektets resultatmål og virksomhetsledelsens gevinster Hvordan måle og følge opp Mal for gevinstplan Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

25 1. HVA ER GEVINSTER OG GEVINSTPLAN Gevinster er nyttevirkninger eller positive effekter som kan forventes oppnådd med et prosjekt eller tiltak. Gevinstplan for e-handel er en oversikt over potensielle gevinster av et prosjekt, og sentrale forutsetninger for at disse realiseres Når i prosjektet Gevinstplanen utarbeides i planfasen av prosjektet og ideelt sett i forbindelse med en e-handelsanalyse (se veileder for e-handelsanalyse) Hvorfor gevinstplan Hensikten med gevinstplanen er å vise hvordan et e-handelsprosjekt kan sette mål for prosjektet og mål for virksomheten (gevinster). Mål og gevinster ved et prosjekt er gjerne sammenfallende, ettersom både mål og gevinster er noe man ønsker å oppnå og vurdere oppnåelse av i etterkant. Gode mål er en forutsetning for å måle resultater av innføring av e-handel, for deretter å vurdere nødvendige tiltak. Målene bør være avledet av den enkelte virksomhets innkjøpsstrategi dersom det foreligger, som igjen bør være avledet av virksomhetens formål eller visjon Hvem bør involveres E-handelsprosjektet dreier seg hele tiden om interessenter; hvem gjør vi dette for, hvem andre kan bli påvirket, hvem er beslutningstakerne, hvem kan bli eller er negative til innføring av e-handel. Ingen e-handelsprosjekter i et endringsperspektiv kommer utenom å ta stilling til spørsmålet om motivasjon. I e-handelssammenheng handler motivasjon om vilje til å ta i bruk e-handel med nye ansvarsoppgavefordeling det medfører. For å lykkes med hente ut gevinster av denne innføringen, bør man derfor gjennomføre en interessentanalyse og involvere interessentene i utarbeidelsen av planlagte gevinster for e- handel. Har man begrenset med ressurser vil det være hensiktsmessig at en person får hovedansvaret for å utføre arbeidet, men med bidrag fra andre Hvordan realisere gevinster Det er ikke nok å lage en gevinstplan for å realisere gevinster. På e-handelsområdet anbefaler vi at det utarbeides en operativ handlingsplan (gevinstrealiseringsplan) med tiltak på bakgrunn av e- handelsanalysen. Følgende områder bør håndteres i en gevinstrealiseringsplan: Interessenter kommunikasjon Anskaffelser prosess og rutiner E handelsløsning kataloghåndtering Organisasjon roller og ansvarsfordeling

26 1.1. Prosjektets resultatmål og virksomhetsledelsens gevinster Et e-handelsprosjekt skal legge til rette for at virksomheten kan ta ut gevinster av innføring av e-handel. Prosjektet i seg selv skal ikke stå ansvarlig for å måle og følge opp gevinstene. Prosjektet skal en dag overlevere driften av e-handel og dermed overlate ansvaret til ledelsen for å ta ut gevinstene. Derfor er det viktig å skille mellom hva som er prosjektets resultatmål og ledelsens mål for gevinstuttak. Det kan gjøres ved å spørre seg hvorfor prosjektet er etablert (gevinster), og identifisere hva prosjektet skal oppnå (resultatmål). I tabellen nedenfor gis det eksempel på dette: Mål Forklaring Eksempel Gevinster Beskriver hva virksomhetsledelsen skal oppnå (tilrettelagt av prosjektet i prosjektperioden). Resultatmål Beskriver hva prosjektet skal oppnå. 15 prosent reduserte innkjøpskostnader. 100 prosent kompetente bestillere 1.2. Hvordan måle og følge opp Resultatindikator eller styringsparameter er størrelser som benyttes til å måle og følge opp i hvilken grad virksomheten oppnår sine mål. Etablering av resultatindikatorer (også kalt KPI--er) kan knyttes til flere dimensjoner av gevinstene og resultatmålene. Det må vurderes i hvert enkelt tilfelle hva som er hensiktsmessig å måle for å gi et riktig bilde avutviklingen. Hovedtyper av resultatindikatorer er volum, kroner, produktivitet, kvalitet og effektivitet. Eksempel på resultatindikator: Mål Eksempel på mål Eksempel på resultatindikator Gevinst 15 prosent reduserte Antall kroner. innkjøpskostnader. Resultatmål Kompetente bestillere Antall sertifiserte bestillere.

27 Gevinstplan for Aurskog-Høland kommune Mål Resultat Resultatindikator Resultatmål (prosjektmål) Hva oppnås; beskrivelse av en ønsket tilstand eller et ønsket resultat Arbeidsprosesser knyttet til identifisering av behov til betalt faktura skal reduseres med 30 minutter per bestilling. Innen 4 år skal 100 % av høyvolum/lavkost bestillinger over på e-handel. Høyne avtalelojaliteten i forhold til prefererte og rabaterte produkter gjennom x % økning i avtalelojalitet. Redusere antall feilleveranser med 50 % og øke kvaliteten på håndtering av feilleveranser. Hva skal måles; størrelser som benyttes til å måle og følge opp om mål og gevinst er oppnådd (feks antall) Tidsbruk knyttet til alle skritt i arbeidsprosessen fra behov til betaling. Antall transaksjoner innen medisinsk forbruksmateriell, rørleggerprodukter gjennom Brødrene Dahl og renholdsprodukter som går gjennom e-handløsningen kontra gjennom manuelle bestillinger. Antall bestillinger av prefererte produkter kontra totalleveranser fra enkeltleverandører Intervjuer med bestillere og varemottakere for å identifisere omfang av feilleveranser. Telle antall kreditnotaer og sammenholde med antall feilleveranser.

28 1.1. Metode for måling av resultat Arbeidsprosesser Arbeidsprosessene kartlegges gjennom intervjuer med de parter som er involvert i prosessen fra identifisering av behov til leveranse og betaling av faktura. Hvert trinn av arbeidsprosessene tidsfestes. Gjennom gjentagelse av intervjuer etter henholdsvis 1, 2, 3 og 4 år etter implementering måles uthenting av effektiviseringspotensiale Høyt volum/lav kost Det foretas en intervjuer av bestillere i forhold til nåsituasjonen. Det telles antall Dagens omsetning overfor aktuelle leverandører sammenholdes med innkjøpsvolum etter 1, 2, 3 og 4 år. Innkjøp via e-handelsplattformen sammenholdes med leverandørreskontro fra regnskap overfor samme leverandører for å få andel kjøpt via e-handelsplattform Avtalelojalitet Avtalelojalitet måles gjennom gjennomgang av alle bestillinger gjennomført siste måned før utrulling av e- handel. Resultatet vises som prosentandel kjøp av prefererte produkter kontra totalomsetning på leverandør. Målingen gjennomføres etter 1, 2, 3 og 4 år Reduksjon av feilleveranser Antall feilleveranser avklares ved at varemottakere går gjennom alle leveranser i løpet av en måned. Resultatet identifiseres gjennom intervjuer med innkjøpere og varemottakere ved et sykehjem og storkjøkkenet. Det hentes samtidig ut kreditnotaer for å se hvor mange leveranser som krediteres. For å identifisere graden av oppfølgning av feilleveranser sammenlignes antall feilleveranser i løpet av målingsperioden med antall kreditnotaer som utstedes for fakturaer utstedt for leveranser i perioden. Målet er at alle feilleveranser som skyldes leverandør krediteres. Punktene måles siste måned før implementering av e-handel og deretter i samme måned 1, 2, 3 og 4 år etterpå.

29 Spørsmål? Hvis ikke, takk for meg! Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Department for Public Procurement Mobil: E post: ars@difi.no