Prosjektveiviser Ehandel Endring og endringsledelse v/petter Vinje,

Transkript

1 Prosjektveiviser Ehandel Endring og endringsledelse v/petter Vinje,

2 Å lykkes med e-handel er enkelt, men ikke lett!

3 Endring og Endringsledelse ved Ehandel Endring vil si forandringer i rammevilkår, mål, strategier, planer, prosesser, organisering, kultur kompetanse, teknologi osv. som må/bør skje ved innføring av Ehandel. Endringsledelse er den form for ledelse vi bruker for å ivareta den menneskelige siden ved endring.

4 Konsept Planlegge Gjennomføre og avslutte Realisere Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Forberede presentasjon av e- handel for ledelsen. Gjennomføre presentasjon Få godkjenning for analysefasen. Forstudie Gjennomføre e-handel analyse. Presentere analyse og anbefalinger. Få godkjenning for prosjektoppstart. Forprosjekt Utarbeide prosjektmandat Få godkjenning for prosjektmandat Design og utvikling Detaljplanlegge. Anskaffe, tilpasse og teste tekniske og organisatoriske løsninger. Implementering og overlevering Implementere - teknisk og organisatorisk løsning. Overlevere Måle og rapportere Vedlikeholde og forbedre Avslutte Videreutvikle Endringsledelse Endringsledelse Endringsledelse Endringsledelse Forstå hva som er situasjon og hvorfor den må endres. Forstå hvordan Ehandel kan bidra Forstå hva som må endres i egen organisasjonen og hvordan man skal få det til. Planlegge, implementere og sikre at alle forstår, kan, vil og har mulighet for å bidra til endring. Tiltak for å sikre varig endring og videre utvikling.

5 Endring krever en metodisk tilnærming - eksempel på modell. 1. Erkjenne og forstå behov for endring 5. Følge opp og sikre varig endring 2. Analyse og endringscase Interessenter 4. Implementere endringsplan 3. Planlegge endring Dato

6 Endring starter nesten alltid med en situasjon Motivasjon for endring Nå situasjon +/- Ønsket situasjon For at vellykket endring skal skje må misnøye med nå-situasjon > enn toleransen for den. Endring som krever støtte av ledelsen MÅ være interessant for ledelsen bidra til å nå et mål, løse et problem, gi en forbedring, skape noe nytt.

7 Ehandel analysen nå situasjon og ønsket situasjon Interessenter og rammevilkår Anskaffelser og praksis Kontekst E-handelsløsning Endrings- og utviklingsbehov Organisasjon Mål Forstå HVA og HVEM som må endres og HVORDAN

8 Eksempel på nå-situasjon, analyse og endringscase Innkjøpsrelaterte kostnader* ,-* Antall leverandører 2653 antall unike leverandører Varegruppe C har 122 unike leverandører. Kontorrekvisita: 40 unike leverandører Ant. Fakt. Gjsnt. pr. leverandør og verdi. Gjennomsnittlig omsetning pr leverandør , , ,- Leverandør fordeling 12% av leverandørene (323) står for 85% av volumet. 80% av leverandørene (2039) leverer til kun én enhet. Leverandører med rammeavtaler 130 leverandører som representerer 50 millioner Avtalelojalitet Reskontroanalyser avslører lekkasjer. Vanskelig å kvantifisere verdien av lekkasjene, men reduksjon vil medføre gevinster.

9 Eksempel på nå-situasjon og analyse Konto Antall unike leverandører pr. konto i perioden A 23 B 22 Datautstyr 25 Diverse mindre inventar 44 Krevende å følge opp Forenkling og besparelser å hente ved å redusere antall leverandører og sortiment C 122 Arbeidsklær og verneutstyr 25 D 25 Kontorrekvisita 40 Trykkingsutgifter, innbinding 67

10 Eksempel på nåsituasjon Anskaffelser og praksis som er en og samme sak!!

11 Vi må endre prosesser/praksis for å endre resultater X Resultatmål X X = Avvik Resultat X

12 Eksempel på gevinster vi kan gjøre ved å endre prosesser, praksis Ehandel Planlegging Konkurranse Bestilling Varemottak Betaling Oppfølgning Koordinerte og riktigere bestillinger Færre leveranser Færre fakturaer Økt avtalelojalitet Bedre betingelser Færre lever Riktig data gir høy match % God måling Redusert behov for returtransport Red. antall Kreditnota Mindre vedlikehold av leverandør register Med det antall leverandører og bestillinger som virksomheten har, vil dette kunne gi reduserte prosesskostnader på anslagsvis kr. 1.9 millioner. Legger man til gevinsten ved å kunne måle og bruke data i anbudskonkurransene vil man få ytterligere store besparelser i pris for varer og tjenester. Effektivisering 1.9 millioner

13 Endring er enklere når man vet både nåsituasjon og ønsket situasjon Nåsituasjon Endringsbehov Ønsket situasjon

14 Ønsket situasjon: Utnytte Ehandel maksimalt Volum 40 20% 50 Systembruk

15 Ønsket situasjon Det gode innkjøp = De gode innkjøpsprosesser» Planlegging Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning milliarder Det gode innkjøp Kvalitet, Innovasjon, Miljø, samfunnsansvar. Tid, Kostnader Kostnader Kontroll E-handel - en riktig strategi for å oppnå Det gode innkjøp

16 Endring: Hva må endres for å komme fra nåsituasjon til ønsket situasjon?

17 Eks. på oppsummering endringsbehov - hovedtrekk Dimensjon Interessenter og rammevilkår Organisering og Ledelse Strategi og policy Endrings-/utviklingsbehov Organisasjonen skal slås sammen med en annen. Prosjektet bør allerede nå tilrettelegge for ny organisering. Prosjektleder bør få ansvar for Ehandel med støtte av bestiller og en superbruker organisasjon. Dersom dette viser seg å ikke være tilstrekkelig med tanke på ny organisasjon må det tilføres mer ressurser. Ehandel bør innføres som prinsipp og hovedstrategi for utvikling av innkjøp. Mennesker og kompetanse Partnere og leverandører IKT Anskaffelsesprosessen e Måling og rapportering Oslo 11/12/08 Det må avsettes nødvendige ressurser til opplæring. Spesielt viktig er det å gi bestillere og superbrukere nødvendig opplæring og motivasjon. Antall leverandører og sortiment må reduseres. Avtaledekning må økes. Betingelser forbedres. Det bør lages en plan for leverandørutvikling. Vi får ett integrert system. Bestillings- til betalingsprosessen må defineres og standardiseres. Rutiner, rollebeskrivelser og opplæring baseres på prosesser som vedlikeholdes og forbedres av Ehandel ansvarlig. Det må etableres rutiner for måling og rapportering. For eksempel månedsrapport på fremdrift og resultater. Samt årsrapport som strategigrunnlag. Ehandel ansvarlig har ansvar for å adressere avvik og drive forbedringsarbeid/utvikling.

18 Hjelp i endringsarbeid Tidlig involvering av interessenter Forventningsstyring Klart mandat, mål og støtte fra ledelsen Kommunikasjonsplan Prosesskart Rollebeskrivelser Opplæring Ansvarsmatrise for å ivareta helheten Motstandsplan Oppfølgningsplan Oslo 11/12/08

19 Det store spørsmålet kan og vil vi endre oss? Endringskultur 2. Vil, men kan ikke endre seg. 1. Verken kan eller vil endre seg. 4. Kan og vil endre seg. 3. Kan, men vil ikke endre seg. Endringsmulighet

20 Presentasjon for ledelsen Be om presentasjons IKKE beslutningsmøte Be om minst 45 minutter Presentere en (prosjekt)plan for Ehandel Ta med Difi hvis mulig.

21 Forventningsstyring er viktig organisasjonsutvikling er den langsomste prosessen! Mål Oslo 11/12/08

22 Skal organisasjonen bidra til endring må den ha en klar innretning(prinsipper, strategi) og mål for utviklingen. Overordnede mål er alltid vanskelig å nå, hvis de ikke brytes ned på enheter. Mål er brutt ned på enhetsnivå

23 Strategi for utrulling I første omgang Katalog Webshop / punchout Fritekst Dersom dere ikke vet helt HVA dere vil oppnå og HVORDAN. Sørg i alle fall for at dere har en retning og et mål så får detaljene komme etter hvert.

24 Bruk prosesskartene for å identifisere roller og prosess aktiviteter. Roller Aktiviteter

25 Bruk ARK-analysen for å sikre sammenhengen mellom prosess(aktiviteter), prosedyrer og kompetansekrav. ID Aktivitet Risiko Kompetanse Trinn Input Beskrivelse Output Verktøy, dokumentasjon som benyttes Feil og risiko Tiltak Kunnskaper Ferdigheter Metode 1 Kontrollere om det finnes rammeavtale for e handel Oslo 11/12/08 Behov Kontrollere avtaleoversikt a) E katalog b) Rammeavtale med fritekst c) Rammeavtale Avklaring Intranett, se område innkjøp og anskaffelser Brukerne sjekker ikke på kommunens intraweb om det er avtale, og kjøper derfor utenfor avtale. Risiko for at e handel ikke blir benyttet. Også risiko for at avtaler og kataloger ikke er oppdatert Utarbeide rutinebeskriv else for oppdatering av kataloger. Innføre avtaleverktøy Opplæring Politikk/sanksj oner Holdningsend ring Forbedre synliggjøring av området innkjøp og anskaffelser på forsiden av intraweb siden. Sertifisering av bestiller. Vurdere antall bestillere. Kunnskap om at rammeavtale r og e handel er obligatorisk på de avtaler som kommunen har inngått. Kunnskap om offentlig anskaffelser og fullmakter i inneværende stilling. Opplæring i bruk av anskaffelsesve rktøy. Element i opplæring av bestillere og ledere.

26 Bruk rolle og ansvarskartet for å en god organisering Oslo 11/12/08

27 Et viktig endringsbehov å forstå Funksjon Funksjon Funksjon Bestilling til betaling Resultat

28 Ta med organisasjonsutviklingen i rapportene Oslo 11/12/08

29 Status pr. april 2012 Org Påmeldt Avtale Oppsett Klart til drift Startet I bruk Obligatorisk 100% Kommune Kommune Kommune Dette er et eksempel på hvordan Ole Henrik Fjeld i BTV viser fremdrift i et prosjekt. Når man viser en slik presentasjon i serie, får man et godt bilde av fremdrift. Denne er også viktig for å kommunisere hva som må skje FØR man får resultater.

30 Status pr. juni 2012 Org Påmeldt Avtale Oppsett Klart til drift Startet I bruk Obligatorisk 100% Kommune Kommune Kommune Dette er et eksempel på hvordan Ole Henrik Fjeld i BTV viser fremdrift i et prosjekt.

31 Når problemene tårner seg.. 2. Kan ikke? Har ikke muligheter til Vær prinsipiell og pragmatisk Forvente og tillat motstand ingen fasit Legg mest arbeid i planleggingsfasen Ingen fasit Forstå og forklar Lurt å pilotere Sørg for støtte i politikk og retningslinjer vedtatt av ledelsen Fokus på roller, ikke person Etabler support med kort responstid Loggfør henvendelser og lær av det som skjer

32 Takk for oppmerksomheten lykke til Spørsmål? Ring Petter,