Handlingsprogram BTV Innkjøp

Transkript

1 Handlingsprogram BTV Innkjøp 1. januar 2013 til 31. desember 2013 Vedtatt av Innkjøpsrådet Side 1 av 8

2 1 INNLEDNING 1.1 Generelt Det er utarbeidet et strategidokument for BTV Innkjøp. Handlingsplanen skal konkretisere BTV Innkjøps årlige oppgaver i henhold til strategidokumentet. BTV Innkjøps overordnede mål er: Lov og forskrift om offentlige anskaffelser skal følges ved alle anskaffelser i de tre fylkeskommunene. BTV Innkjøp skal legge til rette for at målet oppnås. Oppnå bedre innkjøpspraksis i de tre fylkeskommunene og i innkjøpssamarbeidet. BTV Innkjøp skal yte høy service og skal alltid vurdere bedre innkjøpspraksis og økonomiske besparelser i forbindelse med etablering av rammeavtaler. Under vil det bli orientert om de virkemidlene BTV Innkjøp skal benytte i 2013 for å nå målene for Ressursinnsats BTV Innkjøp er finansiert av de tre fylkeskommunene. I tillegg finansierer vi en del av våre oppgaver ved at kommunene i innkjøpssamarbeidet betaler for de tjeneste vi leverer til de, og for eksterne prosjektmidler (Ehandel, Difi). Budsjett 2013 Buskerud Vestfold Telemark SUM Kostnader Budsj 2013 Budsj 2013 Budsj 2013 Budsj 2013 Lønn inkl. sos. kostnader Kontingent til VOIS og andre Arrangementkostnader/Kurs Andre driftsutgifter Overføring BFK Sum driftskostnader Sykepenger Kontingenter fra kommuner Arrangementinntekter/kurs Andre driftsinntekter konsulent Overføring fra T og V Sum driftsinntekter Netto driftskostnader Nettoresultat Side 2 av 8

3 BTV Innkjøp disponerer 13 årsverk totalt og av dette er 9 årsverk rene felles årsverk, mens resten er knyttet til andre prosjekter og oppdrag. Oversikt over ressurser: 1 Innkjøpssjef, 100%, Stab 1 Jurist, 100%, Stab 1 Ehandelsansvarlig, systemansvarlig, Bedre innkjøp, 100%, Stab 2 Prosjektrådgivere, 100%, Prosjektgjennomføringsteamet 4 Kontraktsrådgivere, 100%, Kontraktsteamet 3 Innkjøpere, 100%, Innkjøpsbordet Buskerud fylkeskommune 1 Support bestillingsløsninger, 100%, Ehandelshelpdesk 2 RAMMEAVTALER BTV Innkjøp administrerer en rekke rammeavtaler til en samlet verdi av ca 2,2 milliarder i årlig volum, og skal forvalte disse på en hensiktsmessig måte. Veier og kollektivtrafikk er ikke områder som BTV Innkjøp administrerer. 2.1 Garanterte rammeavtaler Etter prioriteringer hos fylkeskommunene og på halvårsmøtet i innkjøpssamarbeidet høsten 2012 skal følgende avtaleområder ut i 2013: Eksisterende avtaler som må ut på nytt (anslått volum pr år i parentes): Biler, kjøp og leasing (21,4 millioner) IT, Nettverkskomponenter (8 millioner) IT, Servere (13 millioner) IT, AV-utstyr (8 millioner) Renhold, papir og plast (33,2 millioner) Legemidler (22 millioner) Tannlegestoler og uniter (3 millioner) Mobiltelefoner (7,3 millioner) Lyskilder (3,7 millioner) Elektro (4,5 millioner) Rørlegger (5 millioner) Nye avtaleområder til vurdering: Utstyr til gymsaler (5 millioner) Brannalarm, røykdetektor og ledelys, brann- og slukkeutstyr, Nykjøp og Service, kontroll og vedlikehold (Volum foreligger ikke) Sprinkleranlegg, Nykjøp og Service, kontroll og vedlikehold (Volum foreligger ikke) Storhusholdningsmaskiner (Volum foreligger ikke) Dekk (Volum foreligger ikke) Forsikringsmegler TFK (Volum foreligger ikke) Side 3 av 8

4 Sikring av bygg og beredskap (Volum foreligger ikke) Før utlysing vil alle områder bli vurdert opp mot forenkling og besparelse, og BTV Innkjøp tar forbehold om at enkelte rammeavtaleområder kan vise seg å ikke egne seg for utlysing, og at det derfor ikke blir gjennomført konkurranse på området. Foranalysen av prosjektet vil da legges til grunn og rapporteres til deltakerne i innkjøpssamarbeidet. Halvårsmøtet høsten 2013 vil behandle hva som skal være garanterte rammeavtaler for Ikke-garanterte rammeavtaler Følgende avtaleområder planlegges, men garanteres ikke utlyst og gjennomført i 2013: Grus, pukk og strøsand (Nytt område) Vann- og avløpsdeler (VA) som utføres i egenregi (Nytt område) Blomster (Nytt område) Snekker- og tømrertjenester (Nytt område) IKT, Konsulenttjenester data (Nytt område) 2.3 Kvalitetskrav vedr rammeavtaler BTV Innkjøps arbeid med rammeavtaler skal skje iht et sett av kvalitetskrav. Vurderinger i forkant av utlysning Behovet for nye og eksisterende rammeavtaler skal alltid vurderes og dokumenteres i forkant av en beslutning om et nytt rammeavtaleområde. Viktige prioriterte momenter i denne vurderingen er: Har BTV Innkjøp kapasitet til gjennomføring og oppfølging av avtaleområdet? Kan man oppnå bedre priser på grunn av høyt volum? Kan man oppnå bedre kvalitet på varene pga samordning? Kan man bruke mindre tid på bestilling og oppfølging som avroper? Kan man redusere antall leverandører? Kan man redusere antall fakturaer? Er dette et ønske fra våre samarbeidskommuner? Topp-prisliste Alle rammeavtaler på varer skal ha topp-prisliste. Topp-prislisten utarbeides iht. statistikk og skal bestå av 20 % av leverandørens produkter som står for 80 % av omsetningen. På disse varene skal vi samarbeide med våre leverandører for å få de beste prisene på produkter med høy kvalitet. Det skal gjennomføres oppfølgingsmøter for å optimalisere topp-prislistene enda bedre. Det skal jobbes for å få inn produkter som er billigere til en tilfredstillende kvalitet, og det skal videre jobbes for å få inn miljømerkede produkter på listen til konkurransedyktige priser. Dette arbeides skal gjennomføres i tett samarbeid med faggruppen for å sikre gode faglige vurderinger. Side 4 av 8

5 Ehandelskatalog Alle rammeavtaleleverandørene av varer skal levere ehandelskatalog. I 2013 skal BTV Innkjøp jobbe aktivt sammen med faggruppene og leverandørene på de forskjellige rammeavtalene for å fjerne synonymprodukter fra varekatalogene på offentlig markedsplass som konkurrerer med produkter på topp-prislista. Dette vil sammen med tydelig merking av topp-prislisteproduktene gjøre det enklere å handle riktige varer fra våre rammeavtaleleverandører. Rapportering på besparelser BTV Innkjøp skal rapportere besparelser av konkurranser på rammeavtaler. Dette gjøres via våre nyhetsbrev, kontraktsforvalter og årsrapport. Videre skal forbedringer av rammeavtalene også beskrives. 2.4 Enkeltanskaffelser De tre fylkeskommunene har bestemt at alle anskaffelser over kr ,- eks mva skal kvalitetssikres av BTV Innkjøp før kunngjøring. BTV Innkjøp kan ved kapasitet gjennomføre den merkantile prosessen dersom dette er ønskelig. For Buskerud fylkeskommune tas alle anskaffelser over kr ,- av innkjøpsbordet. 3 INFORMASJON OG STØTTE Informasjon er viktig for å holde våre samarbeidspartnere oppdatert. BTV Innkjøp vil i 2013 benytte nyhetsbrev, kontraktsforvalter og web som informasjonskanaler. 3.1 Hjemmesiden vår Vårt nettsted er utgangspunktet for kommunikasjon med våre samarbeidspartnere, leverandører og andre. Nettstedet vårt skal holdes oppdatert i forhold til nyttig informasjon. Nyhetsbrev og vår kontraktsforvalter har tatt over noen av oppgavene nettstedet vårt tidligere hadde ifm kommunikasjon. 3.2 Nyhetsbrev Pr i dag informeres det via nyhetsbrev som sendes ut minst 1 gang pr måned og oftere ved behov. 3.3 KGV og EKF Vår elektroniske kontraktsforvalter (EKF) publiserer rammeavtaler og nyheter knyttet til disse på en rask og effektiv måte. Det er ikke pålogging til EKF, slik at en bestiller raskt kan gå inn i løsningen fra sin kommunes IP-adresse og dermed få tilgang til siste oppdaterte informasjon om rammeavtalene. Side 5 av 8

6 Vårt nye elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) gir raskt tilgang til våre konkurranser for våre leverandører og sørger for at tilbud kan leveres elektronisk. 3.4 Helpdesk BTV Innkjøp I 2011 ble det etablert en egen vakttelefon for BTV Innkjøp som er betjent mellom og Helpdeskfunksjonen er innført for å minske belastningen på hver enkelt ansatt og skape økt tilgjengelighet til BTV Innkjøp. Funksjonen videreføres i 2013 ved at det fordeles vakter blant de ansatte. 3.5 Helpdesk ehandel I samarbeid med Difi har BTV Innkjøp i 2011 ansatt en person i et prosjekt som skal fremme ehandel i vårt innkjøpssamarbeid. Helpdeskfunksjonen skal være førstelinjesupport for bestillere i de kommunene som innfører ehandel. Pr i dag er 18 kommuner sammen med Buskerud fylkeskommune brukere av helpdesken. I 2013 har deltakerne forpliktet seg til at minimum 10 % av alle anskaffelser hos kommunene som deltar anskaffes via et elektronisk bestillingssystem. Dersom dette ikke oppnås for den enkelte deltakerne vil deltakeren ikke få støtte fra Difi, og må dermed selv betale sin del av helpdesk-kostnadene. Buskerud fylkeskommune er kommet lengst og innfører obligatorisk ehandel på alle bestillinger fra Helpdesk ehandel er knyttet til et supportsystem for logging av alle henvendelser. Telemark fylkeskommune vil i 2013 knytte seg til BTV Innkjøps helpdesk for ehandel med sitt bestillingssystem, og Vestfold fylkeskommune vurderer å ta i bruk et elektronisk bestillingssystem i 2013 med støtte fra helpdesken. 3.6 Innkjøpsbord i Buskerud fylkeskommune BTV Innkjøp administrerer Buskerud fylkeskommunes innkjøpsbord. Innkjøpsbordet sikrer at alle anskaffelser i Buskerud fylkeskommune over kr ,- eks mva blir gjennomført på en profesjonell måte og at anskaffelsene dokumenteres. Innkjøpsbordet skal bestå av 3 personer som skal gjennomføre alle anskaffelser mellom kr ,- og ,- eks mva. Innkjøpsbordet har et mål om en årlig besparelse på 20 millioner kroner. Side 6 av 8

7 4 PROFESJONALISERING OG KOMPETANSE 4.1 Maler BTV Innkjøp skal gjennomføre alle sine anskaffelser ved hjelp av maler utarbeidet og kvalitetssikret av BTV Innkjøp. Malene skal også gjøres tilgjengelig for våre samarbeidspartnere. Arbeidet med utviklingen av malene skal foregå kontinuerlig og ledes av innkjøpssjef og jurist i BTV Innkjøp. 4.2 Kompetanseutvikling BTV Innkjøp har etablert opplæringspakker og det vil gjennomføres opplæringstiltak innenfor flere temaer for målgruppene medarbeidere i BTV Innkjøp, samarbeidspartnere i innkjøpssamarbeidet og leverandører. Manglende kompetanse er i mange tilfeller knyttet til manglende informasjon og BTV Innkjøp vil bruke tid i 2013 på å orientere bestillere om hvor de finner informasjon. Følgende møter og kurs er planlagt i 2013: To halvårsmøter i innkjøpssamarbeidet. Fire faste ehandelssamlinger for deltakende kommuner, samt kurs for bestillere ved behov. En frivillig samling for innkjøpskontakter i fylkeskommunene. En storhusholdningsamling for bestillere på rammeavtale for næringsmidler. BTV Innkjøp vil prioritere å delta på fylkeskommunenes vaktmestersamlinger. 4.3 Gjennomgang av funksjoner BTV Innkjøp har i 2012 gjennomført en omorganisering for å profesjonalisere seg ytterligere i forhold til funksjoner og stillinger i BTV Innkjøp. Vi vil i 2013 følge opp dette arbeidet og kvalitetssikre den nye organisasjonen. 5 MILJØ BTV Innkjøp jobber for at miljøbelastningen fra innkjøp av varer og tjenester skal bli så liten som mulig. En effektiv bruk av ressurser skal sikres, og BTV Innkjøp skal bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv i regionen. BTV Innkjøp skal bidra til at miljøriktige varer kan kjøpes inn til en fordelaktig pris og varene skal være lett tilgjengelig for våre bestillerne. Side 7 av 8

8 6 LEVERANDØRUTVIKLING Fylkeskommunene har en rolle som regional utviklingsaktør. BTV Innkjøp setter fokus på å holde en god dialog med leverandørene gjennom et årlig innkjøpskurs, samarbeid med våre rammeavtaleleverandører og gode tilbakemeldinger til leverandører som har deltatt i våre konkurranser. Markedskonferanser kunngjort på Doffin i forkant av selve konkurranseutlysingen på rammeavtaler har vist seg å være et glimrende verktøy for å få kontakt med aktuelle leverandører og forstå det fagområdet vi skal ut med. Markedskonferanser arrangeres derfor i forkant av alle våre rammeavtalekonkurranser. 7 E-HANDEL I 2011 startet BTV Innkjøp et samarbeidsprosjekt med Difi som har gitt oss anledning til å etablere en ehandelssupportfunksjon for deltakerne i innkjøpssamarbeidet. En rekke kommuner har gjennom prosjektet bestemt seg for å satse på innføring av ehandel, og en egen stilling er opprettet for å hjelpe bestillere og ehandelsansvarlige i kommunene. I 2013 skal BTV Innkjøp ha særlig fokus på å få deltakende kommuner til å iverksette obligatorisk bestilling på ehandel på våre rammeavtaler, og å innføre obligatorisk ehandel på så mange områder som mulig. I 2013 skal vi ta over ehandelssupport for Telemark fylkeskommune, og jobbe videre for å få så mange som mulig av kommunene i samarbeidet med på dette prosjektet. Vestfold fylkeskommune vil i 2013 starte et ehandelsprosjekt med sikte på iverksetting av ehandel fra , som BTV Innkjøp skal delta aktivt i. For sikre riktige anskaffelser har Buskerud fylkeskommune besluttet å innføre obligatorisk ehandel fra I samme prosessen vil det settes krav til leverandørene om å kun levere elektronisk faktura. Skriftlighet i bestillingsleddet vil føre til etterprøvbarhet i alle våre anskaffelser, og elektronisk faktura vil lette arbeidet vårt og avvikle scanning av faktura. Vårt elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og elektronisk kontraktsforvalter (EKF) skal utvikles videre og vi skal sørge for at terskelen for å ta i bruk verktøyet for våre leverandører blir så lav som mulig. 8 INTERNKONTROLL Ansvaret for internkontroll ift innkjøpsområdet ligger i den enkelte fylkeskommune. Kontroll av anskaffelser er et viktig verktøy for å oppnå optimale anskaffelser og sørge for at lovbrudd ikke finner sted. BTV Innkjøp vil samarbeide med revisjon og controllerfunksjoner etablert i samarbeidet for å sikre dette. Side 8 av 8