Orienteringssak. Strategidokument for innkjøpsvirksomheten ved UiT AVDELING FOR ØKONOMI

Transkript

1 AVDELING FOR ØKONOMI Orienteringssak Til: Universitetsstyret Møtedato: Arkivref.:2013/739 Strategidokument for innkjøpsvirksomheten ved UiT Bakgrunn Kunnskapsdepartementet gjennomførte våren 2011 en kartlegging av organisering og oppfølging av offentlige anskaffelser innenfor UH-sektoren. Oppsummering av resultatene (jf. sak 2011/2507) viste at UiT scorte høyere enn gjennomsnittet for sektoren på 5 av 7 områder. Dette anses som tilfredsstillende, til tross for at undersøkelsen viste at UiT har områder det må arbeides videre med. Blant annet gjelder dette en bevisst anskaffelsespolicy, samt utvikling og oppfølging av mål og strategier innenfor innkjøpsvirksomheten. Vedlagte strategidokument er et ledd i dette arbeidet, og skal gjelde for perioden Høring Strategidokumentet har vært på høring hos fakultetene/ enhetene, og tilbakemelding ble mottatt fra BFE, HSL og TMU innen fristen som var satt til I tillegg kom det tilbakemelding fra HELSEF Felles i disse tilbakemeldingene var at man oppfattet det som for ressurskrevende å skulle rapportere inn anskaffelser over eks mva. til innkjøpstjenesten sentralt. Dette er det tatt hensyn til i revidert utgave av strategidokumentet, og vil vurderes videre før det implementeres som en del av strategien i forhold til kvalitetssikring av anskaffelser over eks. mva. Strategidokumentets delmål som går på å kvalitetssikre anskaffelsesprosesser over eks mva. er derfor endret. Som et ledd i kvalitetssikringen skal anskaffelser over eks mva. gjennomføres av en person med rollen «innkjøper». Denne personen skal sikre at anskaffelser gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk og UiTs anskaffelsespolicy. Positive tilbakemeldinger gis i forhold til profesjonalisering av innkjøpstjenesten da man ser nødvendigheten av at større anskaffelser må håndteres av personer med god innkjøpsfaglig kompetanse. En sentralisering av anskaffelser over eks mva. er ønskelig for TMU. Dette for å sikre tilstrekkelig kompetanse og kvalitetssikring. HSL ønsker også å kunne støtte seg på sentral innkjøpstjeneste for disse sakene av samme årsak som TMU. Gjenopptagelse av Innkjøpsforum tas også opp som et punkt. Det er ønskelig å etablere en arena for å utveksle erfaringer og kompetanse for anskaffelsesområdet. Det er enighet i tilbakemeldingene at man bør bestrebe seg på å benytte rammeavtaler i størst mulig grad da det gir bedre betingelser, og er med på å forenkle og sikre innkjøpsprosessene. Det er også ønskelig å utvide porteføljen med rammeavtaler. NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no Sentralbord: Faks:

2 Oppsummering av strategidokumentet: Strategien har 4 resultatmål: Innkjøpsvirksomheten skal profesjonaliseres Bestillingsprosessen av varer og tjenester skal effektiviseres og kvalitetssikres Muligheten til konkurranse i markedet skal utnyttes og stimuleres Det skal fokuseres på helse, miljø og sikkerhet i anskaffelsene Dokumentet tar for seg 7 konkrete delmål som skal nås i perioden for å bidra til oppfyllelse av strategiens resultatmål. Hevet kompetansenivå i forhold til UiTs anskaffelsespolicy Implementert nytt verktøy for gjennomføring av anbudskonkurranser og kontraktsoppfølging Tilknyttet den offisielle markedsplassen for e-handel (e-handelsplattformen) Kvalitetssikret anskaffelsesprosesser over eks. mva. Økt andel bestillinger i henhold til rammeavtaler Økt antall gjennomførte konkurranser under terskelverdi Økt fokus på miljø i anskaffelser Tromsø, dato Lasse Lønnum universitetsdirektør Eli M. Pedersen økonomidirektør Vedlegg: Strategidokument for innkjøpsvirksomheten ved UiT Saksbehandler: Merethe Berger Håkonsen, innkjøpssjef 2

3 UNIVERSITETSDIREKTØREN AVDELING FOR ØKONOMI Arkivref.: 2013/739 Strategidokument for innkjøpsvirksomheten ved UiT Bakgrunn Anskaffelser utgjør omlag 35 % av universitetets totale budsjettramme, og er i så måte en viktig del av universitetets økonomi. Dette dokumentet inneholder mål og overordnede strategier for universitetets anskaffelser, og er ment å videreføre universitetets anskaffelsespolicy frem mot Dokumentet har vært på høring ved UiTs fakulteter og enheter, og det er gitt mulighet for å komme med innspill. Alle anskaffelser ved UiT er underlagt Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA/FOA). Grunnleggende krav i loven er at anskaffelser skal være basert på konkurranse, og at oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Konsekvenser ved brudd på regelverket kan være sanksjoner i form av bøter og erstatningsansvar, i tillegg til at man risikerer å få kjent kontrakten uten virkning 1 - med de ulemper dette medfører for både oppdragsgiver og leverandør. En forskriftsendring gjeldende fra har ført til betydelige forbedrede muligheter for leverandører til å få stanset kontraktsigneringen. Med bakgrunn i gjeldende lover og forskrifter er det utarbeidet en egen anskaffelsespolicy for UiT. Dette er en samling av de instrukser, retningslinjer og maler ansatte skal forholde seg til ved anskaffelse av varer og tjenester. Avdeling for økonomi har et overordnet innkjøpsfaglig ansvar ved universitetet. Det innebærer blant annet utarbeidelse av innkjøpsstrategi, instrukser og regler, inngåelse av rammeavtaler, gjennomføre anbudsprosesser, samt tilrettelegging for bruk av elektroniske innkjøpssystemer. Alle anskaffelser med en samlet verdi over eks mva. skal gjøres av Innkjøpstjenesten ved Avdeling for økonomi. Fakultetene/enhetene har ansvar for å organisere egen innkjøpsfunksjon, og selv foreta innkjøp under kr eksklusiv merverdiavgift i henhold til gjeldende anskaffelsespolicy. Kjente utfordringer er fakultetenes/ enhetenes forskjellige størrelse og tilgang til innkjøpsfaglig kompetanse. Der anskaffelsesprosesser gjøres sjelden bygger man heller ikke opp den nødvendige kompetansen i forhold til anskaffelser, og risikoen for overtredelse av regelverk og instrukser er høy. Universitetet i Tromsø er ikke tilknyttet den offentlige markedsplassen for elektronisk handel (Ehandelsplattformen) slik andre store universiteter og høgskoler er. Bestillingsrutinene er i dag lite effektivt i forhold til at man må benytte seg av flere systemer for å gjennomføre bestilling, og som en 1 En kontrakt kan kjennes uten virkning for fremtidig kontraktsoppfyllelse. Dersom kontraktsytelsen kan tilbakeføres i vesentlig samme stand og mengde, kan kontrakten kjennes uten virkning fra tidspunktet for kontraktsinngåelse jf. FOA 13.

4 kombinasjon av elektronisk flyt og manuelle operasjoner. Kunnskapsdepartementet gjennomførte våren 2011 en kartlegging av organisering og oppfølging av offentlige anskaffelser innenfor UH-sektoren. Oppsummering av resultatene (jf. sak 2011/2507) viser at UiT scorer høyere enn gjennomsnittet for sektoren på 5 av 7 områder. Dette anses som tilfredsstillende, til tross for at undersøkelsen viser at UiT har områder det må arbeides videre med. Blant annet gjelder dette en bevisst anskaffelsespolicy, samt utvikling og oppfølging av mål og strategier innenfor innkjøpsvirksomheten. Dette strategidokumentet er et ledd i dette arbeidet. Overordnet mål for Universitetet i Tromsø Målene er forankret i KDs sektormål 4, og under det UiTs hovedmål for 2013: Universitetet i Tromsø skal ha en robust og fleksibel organisasjon som på best mulig måte bidrar til at de overordnede målsetningene i UiTs strategi og handlingsplaner nås. Formål for innkjøpsvirksomheten Innkjøpsvirksomhet skal være godt rustet til å gjennomføre anskaffelser på en effektiv, etterprøvbar og sporbar måte. Resultatmål Innkjøpsvirksomheten skal profesjonaliseres Bestillingsprosessen av varer og tjenester skal effektiviseres og kvalitetssikres Muligheten til konkurranse i markedet skal utnyttes og stimuleres Det skal fokuseres på helse, miljø og sikkerhet i anskaffelsene Innkjøpsvirksomheten skal profesjonaliseres Delmål 1: Hevet kompetansenivå i forhold til UiTs anskaffelsespolicy Praktisering av innkjøp gir erfaringer som vil bidra til en mer profesjonell håndtering av regelverket, og de forretningsmessige sidene ved en avtaleinngåelse. Dette fordrer at innkjøp foretas av færre personer, og i større grad dedikeres til egne stillinger, og i mindre grad som en uspesifisert del av en annen jobb. Sentralisering av innkjøpsvirksomheten til større miljøer må derfor vurderes. Det vil medføre en større konsentrasjon av kompetanse, og en bedre utnyttelse av ressursene ved universitetet som helhet. Fokus på organisering av innkjøpsvirksomheten er derfor nødvendig. Formålet er å ivareta brukernes 2 behov for innkjøpsfaglig bistand. I tillegg er det nødvendig å tilrettelegge for bedre samordning av behov og bedre avtaleforvaltning. I den sammenheng er det nødvendig å vurdere en differensiert organisering, ut fra de enkelte budsjettenheters innkjøpsprofil 3. For enheter som ikke har tilstrekkelig aktivitet/omfang eller ressurser til å opprettholde lokal kompetanse på en effektiv måte for anskaffelser over kr , bør det vurderes om disse anskaffelsene skal sentraliseres ved at den sentrale innkjøpstjenestens utfører de innkjøpsfaglige oppgavene på vegne av enheten. Dette forutsetter imidlertid en styrking av den sentrale innkjøpstjenesten. For anskaffelser over NOK eks. mva. skal en person med rollen «Innkjøper» ha ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen. Alle anskaffelser over den til enhver tid gjeldende terskelverdi for nasjonale anbud skal fortsatt gå gjennom Innkjøpstjenesten ved Avdeling for økonomi. 2 Alle som i kraft av sin stilling definerer et behov, som ansatt, prosjektleder, fagansvarlig m.v. 3 Omfang av innkjøp og type anskaffelser 2

5 Bestillingsprosessen av varer og tjenester skal effektiviseres og kvalitetssikres Delmål 2: Implementert nytt verktøy for gjennomføring av anbudskonkurranser og kontraktsoppfølging Det skal som et ledd i effektivisering og kvalitetssikring innføres elektroniske verktøy både til gjennomføring av anskaffelsesprosessen (KGV), kontraktsoppfølging (KAS), og for elektronisk bestilling av varer og tjenester. Verktøyet vil effektivisere anskaffelsesprosessene ved at det legges til rette for gjenbruk av dokumenter og metadata. Anbudsprosessene vil også forløpe sikrere ved at verktøyet sikrer elektronisk mottak av tilbud, sikker deling av dokumenter som konkurransegrunnlag og kontrakter, samt sporbarhet og etterprøvbarhet. Delmål 3: Tilknyttet den offisielle markedsplassen for e-handel (e-handelsplattformen) Anskaffelseskostnadene skal reduseres gjennom systematisk effektivisering av innkjøpsprosessen. I hovedsak skal det skje gjennom å redusere tidsbruken på hver enkelt anskaffelse. Implementering av e-handel vil bidra til bedre oversikt over anskaffelsene, sikre at priser og øvrige merkantile forhold i større grad oppfylles av leverandør, samt at avtalelojaliteten til leverandørene oppfylles. Delmål 4: Kvalitetssikret anskaffelsesprosesser over eks. mva. Som ett ledd i kvalitetssikringen skal anskaffelser over NOK eks. mva. utføres av en person med rollen «Innkjøper». Personen skal ha ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen i henhold til gjeldende regelverk og UiTs anskaffelsespolicy. Muligheten til konkurranse i markedet skal utnyttes og stimuleres Delmål 5: Økt andel bestillinger i henhold til rammeavtaler Det skal legges til rette for mer bruk av rammeavtaler for områder som genererer hyppige bestillinger og har et samlet volum som overstiger gjeldende terskelverdier. Porteføljen med eksisterende rammeavtaler skal fortløpende evalueres, og nye avtaler etableres på bakgrunn av gjennomførte konkurranser. Avtaleperiodene for rammeavtaler skal normalt ikke overstige 2 år, med opsjon for prolongering i år. Prolongering gjøres der det vurderes som den totaløkonomiske beste løsning. Delmål 6: Økt antall gjennomførte konkurranser under terskelverdi Universitetet har et stort gevinstpotensial ved å utnytte konkurransen mellom leverandørene i de ulike markedene. Kontakten med profesjonelle aktører i markedet gjør at innkjøpskompetansen må styrkes også på det forretningsmessige området. Flere anskaffelser skal være gjenstand for kunngjøring. Det betyr at muligheten for forenklet kunngjøring i DOFFIN av oppdrag under anbudsgrensen skal utnyttes. Det skal også være et økt fokus på gjennomføring av konkurranser blant flere leverandører for anskaffelser under kr Det skal fokuseres på helse, miljø og sikkerhet i anskaffelsene Delmål 7: Økt fokus på miljø i anskaffelser Det er et politisk mål at forbruk og produksjon skal ha minst mulig negativ belastning på klima og miljø. Universitetet skal ta ansvar på dette området ved å legge vekt på miljø og livsløpskostnader, og å etterspørre miljøvennlig teknologi. 3

6 Alle innkjøp skal være basert på de mål og retningslinjer som er fastsatt for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved universitetet. Det skal for alle anskaffelser vurderes om det bør inkluderes miljøkrav til anskaffelsen. Fastsatt av universitetsdirektøren Tromsø, Lasse Lønnum universitetsdirektør 4