Fra anskaffelse til betaling

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Fra anskaffelse til betaling"

Julian Andersson
7 år siden
Visninger:

1 Fra anskaffelse til betaling Jan Aasen Økonomi- og driftsdirektør på Høgskolen i Lillehammer I tillegg Leder Prioriteringsrådet for Bestilling og fakturahåndteringssystem Medlem av Økonomiutvalget og Innkjøpsutvalget i Universitets og høgskolerådet (UHR) Innleid prosjektleder i UNINETT FAS

2 Temaer Kort om Høgskolen i Lillehammer (HiL) Regnskaps-, økonomi- og innkjøpsfunksjonen på HiL Fra bevilgning til betaling 5 faser Hvordan er tilstanden på innkjøpsområdet på HiL Anskaffelsespyramiden (PwC) Vår strategi så langt Planer framover

3 Høgskolen i Lillehammer Etablert mai 1970 Ett campus 4500 studenter Ca 300 ansatte kvm Inntektsbudsjett i 2012: ca 370 mill kroner

4 Fagområder Bachelor og årsstudier 9 Masterstudier 1 godkjent phd-område Barn og unges deltakelse og kompetanseutvikling. Søkt om godkjenning i NOKUT for Phd i Innovasjon og tjenesteyting

5 Organisasjonskart HIL

6 Regnskaps-, økonomi- og innkjøpsfunksjonen på HiL Fra bevilgning til betaling - fem faser

7 Fra bevilgning til betaling Arbeidsdeling Budsjett Frem til bestilling foretas/ kontrakt inngås Bestilling foretas og varemottak Betaling og regnskapsføring Rapportering og kontroll Hvem utfører Hvem utfører Hvem utfører Hvem utfører Hvem utfører Budsjettpremisser / -grunnlag Avdelinger og enheter med bistand fra fellesadministrasjonen Kvalitetssikring / bistand Avdelingene / enhetene og økonomiseksjonen Rammeavtaler / fellesavtaler og bistå avdelingene ved større anskaffelser Økonomi- og driftsseksjonen Større anskaffelser Avdelingene i samarbeid med økonomi- og driftsseksjonen Enkeltanskaffelser / tjenestekjøp Ansatte i avdelinger og enheter, delvis enkeltansatte (bøker, reise, kantine) Bestillinger Avdelinger og enheter, for noen produkter alle ansatte. Servicesenteret / økonomi bistår med å registrere bestillinger Attestasjon og anvisning skjer på bestillingstidspunktet Bestiller og budsjettansvarlig Varemottak Inngående fakturaer Mest mulig ankommer elektronisk via meldesentral, resten skannes av oss eller eksternt Økonomiseksjonen Regnskapsføring og betaling Økonomiseksjonen Utarbeide regnskapsrapporter Økonomiseksjonen Innspill til saksframlegg mv Avdelingene og enhetene Internrevisjon/- kontroll Økonomiseksjonen

8 Regnskap, økonomi og innkjøp - hva vi må kunne innenfor områdene Statlig regnskapsstandarder Økonomireglementet Innkjøpsreglementet Bidrag og oppdragsreglementet NFR- og EU-søknader Risikovurderinger Mål- og resultatstyring Balansert målstyring Budsjett Rapportering internt og eksternt Noe juss innen innkjøpsområdet, avtalerett ++

9 IKT-systemer i de 5 fasene Fase 1: Budsjettering ABM Agresso Planner Lønnsdata fra SAP Fase 2: Frem til bestilling foretas / kontrakt inngås KGV - Konkurransegjennomføringsverktøy Ephorte (Arkivsystem) Fase 3: Bestilling foretas Basware PM (Bestillingssystem) Fase 3: Varemottak Basware PM (Bestillingssystem) Fase 4: Regnskapsføring og betaling Agresso Fase 4: Fakturahåndtering Elektroniske inngående fakturaer (meldesentral) Basware Invoice (Fakturahåndteringssystem) Fase 5: Rapportering og kontroll Excelerator for å lage rapportutdrag Agresso web-info eller tilsvarende

10 Regnskap, økonomi og innkjøp - IKT-systemer Agresso Planner KGV Basware Invoice Basware PM Inngående faktura - meldingssentral Agresso regnskap Prosjektstyringsverktøy Excelerator FS SAP Ephorte Inventarregister Agresso Web Markedsplassen/ kataloger Konferansesystem. og det er sikkert flere systemer

11 Hvem utgjør regnskap, økonomi og innkjøpsområdet hos oss på HiL

12 Regnskap, økonomi og innkjøp Regnskap

13 Regnskap, økonomi og innkjøp Regnskap Økonomi

14 Regnskap, økonomi og innkjøp Regnskap Økonomi Innkjøp

15 Regnskap, økonomi og innkjøp Regnskap Økonomi Innkjøp Servicesenteret Bistår med -Fakturamottak (papirfakturaer) -Bestillinger (rekvisita mv)

16 Hva er poenget? Dette er hverdagen Lite bemanning Komplekst Sårbart Ansatte skal kunne mange systemer og regelverk Krevende å dekke alle kompetansekravene Alt like viktig Like komplekst om du er en liten eller stor institusjon Stort fokus fra KD, RR, KOFA, tilsyn Vi trenger effektive IKT-løsninger Viktig med samarbeid mellom regnskap og innkjøp bestillingssystemet er forsystem til regnskap

17 Hvordan er tilstanden på innkjøpsområdet på HiL PwC sin anskaffelsespyramide Dimensjonene skissert i pyramiden henger sammen, og det er det totale bildet som særpreger en velfungerende anskaffelsesfunksjon. Selvtest gjennomført av institusjonene i sektoren i juni 2011 av PwC på oppdrag av KD

18 Resultat for HiL av selvtest Figuren viser HiLs modenheten opp mot ledende innkjøpspraksis Måler modenheten basert på respondentenes besvarelser På HiL var det 15 respondenter (budsjettdisponeringsmyndigh et/ ledere, innkjøpere)

Anskaffelsespolicy: Institusjonen har vedtatt en anskaffelsespolicy Utvikling og oppfølging av mål: Institusjonen har i liten grad utarbeidet indikatorer for å måle om fastsatte mål og resultatkrav

19 Anskaffelsespolicy: Institusjonen har vedtatt en anskaffelsespolicy Utvikling og oppfølging av mål: Institusjonen har i liten grad utarbeidet indikatorer for å måle om fastsatte mål og resultatkrav på anskaffelsesområdet nås Overordnede roller og ansvar: Det eksisterer i stor grad et klart definert eierskap i forhold til anskaffelsesfunksjonen i institusjonen Strategiske anskaffelsesprosesser: Innkjøpsavdelingen gjennomfører i stor grad strategisk innkjøpsarbeid Operative anskaffelsesprosesser: Det operative innkjøpsarbeidet i institusjonen foregår i stor grad integrert som en enhetlig prosess (bestilling, varemottak, betaling) Systemer og teknologi: Institusjonen har i stor grad et tilfredsstillende system for oppfølging av tidsfrist for opphør av kontrakter og rammeavtaler Organisasjons- og kompetanseutvikling: Institusjonen har utarbeidet etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt Oppsummering av tilstanden på HiL

20 Nøkkeltall pr oktober 2011 Høgskolens kostnader i 2011 utgjør ca 325 million kroner Driftskostnader ca 53 million kroner (16,3%) Husleie og strøm ca 50 million kroner (15,4%) Lønn ca 222 million kroner (68,3%) Totalt antall fakturaer utgjør 8500 hvorav 5900 i Basware Invoice og 2600 manuelle bilag ca 200 bestillinger foretatt i PM (bestillingssystemet) bestillingsrader Totalbeløp bestillinger i PM utgjør 4,5 mill kroner (dvs 8,5 % av totale driftskostnader) Inngående efakturaer Totalt antall inngående efakturaer utgjør leverandører med efaktura 3 nye leverandører pluss samskipnaden på veg inn Diners inne betyr stor økning i antall inngående efakturaer

21 Nøkkeltall pr oktober 2011 Totalt 53 brukere i PM (bestillingssystemet) 14 Godkjennere m/innkjøpsverktøy 34 Bestillere m/innkjøpsverktøy 3 Økonomikonsulenter m/innkjøpsverktøy (i mangel på et bedre navn på rollen, for å skille disse fra bestiller, trenger lesetilgang i PM) 1 Innkjøper m/innkjøpsverktøy 1 Fulle rettigheter i klient og admin Totalt 30 rammeavtaler 12 nye under planlegging I tillegg er HiL tilsluttet og benytter ulike rammeavtaler inngått av Uninett Totalt 48 leverandører i PM (bestillingssystemet) 9 leverandører - katalog 6 leverandører lokal katalog 8 leverandører Pounch Out 25 leverandører - fritekst

22 Vår strategi så langt Har brukt Basware Invoice / Contempus lenge, og systemet er godt innarbeidet i organisasjonen Viktig med samarbeid mellom regnskap og innkjøp gjensidig forståelse for regelverk og IKT-systemer Ikke rulle ut PM før systemet fungerer og det er etablert tilstrekkelig med varekataloger De som har fått ta i bruk systemet er de vi vet mestrer og vil det ambassadører Opplæringen gitt i stor grad en til en, veiledning når behov Ikke tatt i bruk for kantine og bokhandel før vi har en tilstrekkelig effektiv løsning

23 Planer fremover Vil foreslå for styret å rulle ut systemet i hele organisasjonen fra viktig med forankring i styret og ledelsen Etablere noen få og tydelige mål på innkjøpsområdet Indikatorer som er målbare grad av bruk av systemet og avtalelojalitet Relevante / realistiske mål gitt at volumet er lite Hyppigere rapportering til ledergruppa Kompetanseheving planlegger dagsseminar om innkjøp og økonomi i forbindelse med utrulling av bestillingssystemet Gjøre informasjon, rutiner, avtaler mv lett tilgjengelig (hjemmeside / intranett)

24 Planer fremover Vurdere behov for administrativ støtte og organisering, for å kunne gi nødvendig opplæring og veiledning i anskaffelsesprosessene Få registrert bestillinger fra Studentsamskipnaden (kantine og bokhandel) i PM etablere fleksibel ordning for å foreta bestillinger Regnskapsrollen vil endres til å ha økt fokus på flyten i systemet og mindre på detaljer sikre riktig og god kvalitet på regnskapstallene

25 Takk for oppmerksomheten

Like dokumenter

1. Sluttrapport fra PwC på oppdrag fra KD 2. Tiltaksplan for oppfølging

1. Sluttrapport fra PwC på oppdrag fra KD 2. Tiltaksplan for oppfølging Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret Orienteringssak Dato: 10.02.12 Til: Høgskolestyret Fra: Rektor Sak: HS-O-003/12 Oppfølging av elektronisk selvtest om anskaffelser 2011 Saksbehandler/-sted: Vedlegg: