Godkjent referat fra møte i UHRs innkjøpsutvalg, 25. april 2014

Transkript

1 Godkjent referat fra møte i UHRs innkjøpsutvalg, 25. april 2014 Tilstede: Ninni Christiansen, HiØ Lisbeth Gussiås, NTNU Morten von Heimburg, HiNT Kjetil Skog (leder), UiB Jan Aasen, HiL Kjærstin Åstveit (sekretær), UHRs sekretariat 1. Kompetanse og ressurser knyttet til innkjøpsområdet På forrige møte diskuterte innkjøpsutvalget hvordan de best kan bidra til at universitetene og høgskolene retter tilstrekkelig oppmerksomhet mot innkjøpsfeltet. Det ble besluttet å lage et enkelt opplæringsopplegg for virksomhetslederne ved de ulike institusjonene, med en ramme på ca. to timer. Utvalgslederen presenterte utkast til et slikt opplæringsopplegg, som er basert på informasjon fra UiB, UiO og NTNU: Hva er anskaffelser? Lederansvar: Organisering, strategi og ansvar. Viktig å sikre lederforankringen. Mange institusjoner er gode på det operative. Lojalitet til rammeavtale og å utnytte potensialet, her kreves det god lederforankring. Hvordan kan anskaffelser direkte påvirke målene til høgskolen/universitetet? (Viktig at en her lager eksempler som treffer alle at noen kjenner seg igjen i de ulike eksemplene) Eksterne rammebetingelser Risiko: Lovbrudd/omdømmetap eller dårlig resultat. Det finnes få kontrollsystem misligheter oppdages ofte ved tilfeldigheter. Organisering. Hva er en innkjøpsorganisasjon? Alle avdelingenes organisering rundt innkjøp, f.eks. Hvilken minimumskompetanse må hver institusjon ha? Hvilke erfaringer har vi med samarbeid på tvers av institusjonene og hvordan kan dette videreutvikles? Trenger vi en egen strategi for anskaffelser? Forståelse for at innkjøp er et fag/fagområde. Systemstøtte: Hvilke systemer finnes, hvorfor har man de ulike systemene? Bør alle ha de samme systemene?

2 Det viktigste målet med opplæringsopplegget er å gi en grunnleggende informasjon om feltet og synliggjøre hvorfor det er viktig å satse på innkjøpsområdet. Leder vil sende utkastet som ble presentert på møtet til alle medlemmene i etterkant av møtet, for eventuelle kommentarer. Det vil bli samlet inn gode eksempler fra ulike typer universiteter og høgskoler som kan brukes for de som ønsker å arbeide mer effektivt og bedre på innkjøpsområdet. Eksempler kan f.eks. knyttes til: Beste praksis for organisering Beste praksis utnytting av innkjøpssystemer Beste praksis måleindikatorer Beste praksis for bestilleropplæring o Eks fra UiB: Bestilleropplæring 1. Grunnkurs økonomi (konto osv) 3 timer 2. Grunnkurs - BTB innkjøp 1 dag (begge grunnkursene er systemuavhengige) 3. PM 1 dag (bestillingssystemet) 4. IP ½ dag (fakturasystemet) De to første grunnkursene kan gjøres like for alle, deretter kan det spes på med systemspesifikk opplæring ved behov. Utvalget vil utarbeide et opplæringstilbud som gir en kort innføring i innkjøp. Utkast til en slik innføring sendes fra lederen, til uttalelse blant utvalgets medlemmer. Innføringen tenkes presentert på arenaer der ledere er samlet, som direktørsamlinger og økonomiledersamlinger. Et bearbeidet opplæringstilbud tas opp som sak igjen på neste møte. Det opprettes en arbeidsgruppe som samler inn oversikt over det som finnes av gode samarbeidsprosjekter rundt innkjøp. Det tas kontakt med Uninett og deres arbeidsgruppe for å undersøke om det er mulig at vi sammen kan lage et felles nasjonalt opplegg for bestilleropplæring. Det tas utgangspunkt i tilbud som allerede finnes ved de store universitetene. Tilbudene må tilpasses flere typer organisasjoner, både små og store. 2. Hvilke avtaler kan det samarbeides om og hvilken rolle bør innkjøpsutvalget ha for å bidra til felles avtaler? Flere ulike tiltak ble drøftet mtp økt samarbeid: Det kan utarbeides eksempler på tilslutningsmodeller der flere institusjoner kan koble seg på, og det kan utvikles felles møteplasser for å diskutere og samarbeide videre om avtaler. Hva kan innkjøpsutvalget bidra med her? Hvilken rolle kan Uninett ta i dette arbeidet? Strukturmeldingen vil ta for seg effektivisering og rasjonalisering innenfor UH-sektoren. Her bør vi kanskje være i forkant og vise til de gode eksemplene vi har, f.eks. gjennom «Innlandssamarbeidet» og «BOT/T-samarbeidet». Kan innkjøpsutvalget bidra til at det legges mer til rette for samarbeid mellom institusjonene?

3 Innkjøpsutvalget ønsker å følge det regionale samarbeidet og de prosesser som er igangsatt ifm strukturmeldingen. 3. Hotellavtalen Vi er nå inne i det nest siste opsjonsåret. Det bør oppnevnes en ny arbeidsgruppe når avtalen skal reforhandles. Denne gruppen bør være klar til høsten. Mye av det tidligere arbeidet som er gjort kan brukes i arbeidet med en ny/reforhandlet avtale. Leder for innkjøpsutvalget tar kontakt med lederen for arbeidsgruppen som har arbeidet med hotellavtalen i siste periode. Innkjøpsutvalget tar direkte kontakt med aktuelle kandidater. Nytt utvalg må på plass i september/oktober Orienteringssaker Ingen saker 5. Eventuelt Når ny avtale er på plass vil innkjøpsutvalget bidra til å gjøre den kjent ved universitetene og høgskolene. Innkjøpsutvalget arrangerer sitt neste møte i løpet av dag to under innkjøpsforum i Elverum. Leder og sekretær kommer tilbake med forslag til tidspunkt. Sekretær sender ut relevante sektornyheter fra dagspressen. Dersom utvalgets medlemmer ikke ønsker å motta slike nyheter, melder de tilbake til sekretæren om dette. Referat fra felles møte mellom innkjøpsutvalget og økonomiutvalget Tilstede: Frank Arntsen, NTNU Ninni Christiansen, HiØ Lisbeth Gussiås, NTNU Morten von Heimburg, HiNT Kjetil Hellang (leder, økonomiutvalget), UiA Jan Ove Henriksen, HiB Klas Rønning, NHH Kjetil Skog (leder, innkjøpsutvalget), UiB Jan Aasen, HiL Kjærstin Åstveit (sekretær), UHRs sekretariat Innledningsvis ble det uttrykt gjensidig ønske om tettere samarbeid mellom de to utvalgene, og også mer kontakt med administrasjonsutvalget.

4 1. Samarbeid med Uninett I rapporten fra Uninett «UH-sektorens administrative systemer - forslag til tilpasninger i perioden » er BOT/T-samarbeidet ikke nevnt. Det ville være nyttig om det ble gjort oppmerksom på at rapporten ikke omfatter hele UH-sektoren. UH-sektoren er svært mangfoldig, og det er et spørsmål hvordan denne diversiteten best kan ivaretas. Det bør også diskuteres hvilke rutiner vi skal ha for budsjettering og regnskapsføring når det skal hentes inn penger fra UH-institusjonene, slik at det gir en forutsigbar og håndterbar situasjon for institusjonene. Er dagens systemer tilpasset institusjonenes behov, eller må det gjøres noe mer for bedre å ivareta at institusjonene er så ulike og dermed har ulike behov? Fører det f.eks. til at institusjonene betaler for en rekke funksjonaliteter som man ikke har behov for. Til en viss grad har prioriteringsrådene for de ulike systemene fungert som bestillere. Burde innkjøpsutvalget og økonomiutvalget i samarbeid med administrasjonsutvalget styrke bestillerrollen til sektoren? Innkjøpsutvalget og økonomiutvalget mener at Uninetts rapport, «UHsektorens administrative systemer - forslag til tilpasninger i perioden », ikke alene bør brukes som grunnlag for videre arbeid på dette området. Det vises også til at BOT/T-institusjonene ikke er inkludert i rapporten og at den dermed ikke representerer hele sektoren. Innkjøpsutvalget og økonomiutvalget vil invitere Uninett til et møte for å be om at ovennevnte rapport presenteres for utvalgene. På samme møte bør en starte en diskusjon om hvordan planlegging og økonomistyring kan gjøres bedre, slik at UH-institusjonene både blir aktive deltakere i, og bedre kjent med, beslutninger som fattes som vil få påvirkning på institusjonenes egen drift og økonomi. Administrasjonsutvalget, innkjøpsutvalget og økonomiutvalget må bli bedre og tydeligere bestillere på vegne av UH-institusjonene. Det bør også etableres bedre kontakt mot prioriteringsrådene. 2. Informasjonsutveksling mellom utvalgene når det gjelder de administrative systemene. Status og ulike problemstillinger vi kan ta tak i allerede nå, eller forberede til senere møter Hvordan kan vi utnytte systemene bedre? Innkjøpsutvalget vil kontakte Uninett for i samarbeid med dem - å lage et felles opplæringsopplegg på innkjøpssiden for sektoren. Det finnes allerede flere opplæringspakker, noe som kan brukes som grunnlag for videre arbeid. Det tenkes i tillegg å utarbeide en enkel introduksjonspakke til virksomhetsledere om behovet for å ha oppmerksomhet knyttet til innkjøpssiden. Dette er innkjøpsutvalget i ferd med å utarbeide. Ingen vedtak fattet

5 3. Eventuelt Ingen saker