Referat. Møte i styret for FS 19. september 2011

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: Referat Møte i styret for FS 19. september 2011 Til stede: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Kjetil Solvik, NMH Gunn Rognstad, HiG Joar Nybo, KD Ingunn Cowan, Lånekassen Anette B. Wigaard (under sak 4) Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Monica Bakken, UiO Aud Magna Gabrielsen, NTNU Torill Vangen, SSB Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Julie Myhre Barkenæs/Aune Moe Dato: 20. september 2011 Sist endret:

2 Dagsorden 1. Møte i styret for FS 20. juni Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. STAR-prosjektet 5. Oppfølging av risikoanalysen 6. Rapportering 2. tertial Felles mal for karakterutskrifter 8. Vitnemålsdatabase 9. Eventuelt 10. Møte med KD om organisering av FS Side 2

3 1. Referat fra møte i styret for FS Det var ingen merknader til referatet. Referatet godkjennes. 2. Referatsaker a. Møter i Planleggingsgruppen 1. september 2011 Dette var et kort møte med kun medlemmene fra Oslo. Formålet med møtet var å sette opp et program for Brukerforumet, basert på diskusjoner fra møter tidligere på våren. Det vil ikke bli skrevet referat fra dette møtet. b. Andre møter i. Møte i STAR-gruppen 28. august 2011 På møtet ble det jobbet med kravspesifikasjon for rapporter. Dette arbeidet er nå i sluttfasen. I tillegg ble arbeidet med risikoanalyse startet. ii. Møte i EpN-gruppen 30. og 31. august 2011 Fremdriften er bra, og gruppen samarbeider godt. På møtet fikk gruppen presentert det som utviklingsgruppen ved USIT har laget siden forrige møte. Videre planer for utvikling ble presentert og diskutert. På neste møte vil styret få en mer detaljert status på gjenstående arbeider. iii. Møte i Studentutvekslingsgruppen 7. september 2011 Arbeidet med Learning Agreement for inn- og utreisende studenter ble påbegynt. På bakgrunn av diskusjoner fra tidligere møter i gruppen, hadde USIT laget et forslag til silingsprosessen som ble gjennomgått. Forslaget ble godkjent av gruppen. 3. Orienteringssaker a. Mal for norske vitnemål og vitnemålstillegg Daglig leder har deltatt i en arbeidsgruppe, nedsatt av UHRs utdanningsutvalg, for å lage forslag til mal for norsk vitnemål og vitnemålstillegg. Arbeidet er avsluttet, og forslag til mal ble oversendt UHR til behandling i UHRs utdanningsutvalg 20. september Side 3

4 b. ECTS User s Guide UHR s utdanningsutvalg oppnevnte i 2009 en arbeidsgruppe for å vurdere oppfølgingen av endringene i siste versjon av ECTS User s guide som kom i Gruppen ble bedt spesielt om å vurdere hvordan informasjon om karakterfordelinger bør innarbeides i Diploma Supplement. Dette vil erstatte bruken av ECTS-skala for karakter, som ikke lengre er i bruk som konverteringsskala. I tillegg skulle gruppen vurdere å gi anbefalinger som normert arbeidstid pr. studiepoeng. Gruppen arbeider med et forslag for innføring av graf som skal vise karakterfordeling for hvert enkelt emne i grunnlag for vitnemål. USIT må komme med forslag til teknisk løsning. c. Fuskebasen Kunnskapsdepartementet har ønsket et nasjonalt register over de som har jukset med vitnemål/karakterutskrift. Basen skal vise vedtak som institusjonen har fattet, og vil således inneholde sensitiv informasjon. Forslag til skisse er sendt fra USIT. Det ble stilt spørsmål om SOs register innehar denne informasjonen., men SOs register inneholder kun oversikt over de som ikke er funnet skikket til utdanninger som krever attest for skikkethet. d. Databehandleravtale mellom Uninett FAS og USIT USIT drifter mange institusjoner via en avtale med Uninett FAS. Dette er en avtale som inngås mellom institusjonen og Uninett FAS. Avtalen er sendt til styret til orientering. e. Status nye høgskoler I 2011 har Forsvarets høgskole, Westerdals School of Communication og Samordna opptak påbegynt arbeidet med å ta i bruk FS. Brukerstøtte er godt i gang med opplæring av Forsvarets høgskole og Westerdals School of Communication. I 2012 vil Dronning Mauds Minne Høgskole, Fjellhaug Internasjonale Høgskole, Mediehøgskolen Gimlekollen, Ansgarskolen og Høgskolen i Staffeldtsgate ta i bruk FS. Disse høgskolene er godt i gang med planlegging av overgang til FS og har vært i kontakt med FS-institusjoner i nærheten for bistand til arbeidet med overgangen. Styret tok statusrapport til orientering. f. FS Brukerforum 25. og 26. oktober 2011 Invitasjon er sendt ut, og påmeldingen er i gang. Detaljert agenda sendes ut i slutten av denne uken (uke 38).. Styret tok informasjonen om FS Brukerforum til orientering Side 4

5 4. STAR-prosjektet Prosjektplan Prosjektleder for STAR, Anette Wigaard, foreslår at prosjektet forlenges med 1 år. Dette for å kunne koordinere anskaffelse av presentasjonsverktøy med datavarehuset for økonomiprosjektet og BOT-prosjektet. I tillegg er det behov for bedre tid til å utvikle og kvalitetssikre rapporter, da dette arbeidet har vist seg å være mer krevende enn antatt. Prosjektplan pr ble presentert av prosjektleder. Prosjektplanen forutsetter at prosjektet forlenges med ett år. Dato for når STARrapportene og nytt verktøy skal være tilgjengelig og satt i produksjon ved institusjonene rettes til 1/ Det må avklares om UiO er villig til å avgi prosjektleder til STAR-prosjektet også i 2012, på samme betingelser som i 2010 og Vedtak: Styret godkjenner prosjektplanen med foreslått forlengelse, under forutsetning av at UiO ønsker å avgi prosjektleder ut prosjektperioden på eksisterende betingelser. Dato for når prosjektet avsluttes føyes til i prosjektplanen ( ). 5. Risikoanalyse for FS Rapport Daglig leders rapport og risikokart vedrørende oppfølging av tiltak ble gjennomgått. Styret foreslår at punktene som er institusjonenes ansvar tas opp med FS-kontaktene på Brukerforum. Videre arbeid med tiltak for disse risikoelementene bør også settes på agendaen på neste FS kontaktforum. Skala for risiko og konsekvens må fremkomme av dokumentene. Lånekassen har forslag til mal for slik rapportering og vil oversende denne til Daglig leder. Rapporten legges over i Lånekassens mal til vurdering på neste styremøte. I det videre arbeidet med risikoanalysen vil styret ta for seg ett og ett funksjonsområde på hvert styremøte fremover. Det må synliggjøres på hvilket nivå ansvaret ligger, dette vil også påvirke iverksettelse av de ulike tiltakene. Risikoanalysen må tas med i prioritering av arbeidsoppgaver for Konklusjon: Risikoanalysen følges opp med de punkter som ble diskutert på møtet. Tiltakene diskuteres i Planleggingsgruppen, i Kontaktforumet og i Brukerforumet. Forslag til tiltak behandles på neste styremøte. Tiltak som prioriteres i 2012 skal inn i plan for arbeidsoppgaver Vedtak: Styret følger opp punktene som er konkludert ovenfor. Kompetanse hos de mindre institusjonene Notat med forslag til videre arbeid med saken ble delt ut på møtet. Side 5

6 Styret ønsker at sekretariatet arbeidere videre med dette, som foreslått i saksfremlegget: - Ses på mulighet for å søke SAK - Ser hva som er gjort på økonomiområdet - Ser på gode avtaler som ivaretar økonomi og ansvar - De store tar ansvar for de små Kunnskapsdepartementet mener det er behov for økt kompetanse på alle typer systemer. SAK-midler ble nevnt som en mulighet for finansiering av kompetanseheving, men det er usikkert om det settes av midler til dette i Statsbudsjettet for Rapportering 2. tertial 2011 Statusrapport for 2. tertial var sendt til styret. Punktene i rapporten refererer til dokumentet FS Arbeidsoppgaver Bemanningen på brukerstøtte er fortsatt for lav. Lavere aktivitet på brukerstøtte går først og fremst utover dokumentasjon. Det er lyst ut 1 stilling som vikar for 1 år og tilbud om ansettelse vil gå ut i disse dager. Vedtak: Styret godkjenner Daglig leders rapport for 2. tertial Felles mal for karakterutskrifter Notat vedrørende forslag til felles mal for karakterutskrifter ble sendt til høring til UHR s medlemsinstitusjoner på vegne av FS, med høringsfrist 1. mars UHR s utdanningsutvalg er deretter blitt bedt om å komme med vurderinger til punkter som det ikke var enighet om i høringsrunden. Svar fra Utdanningsutvalget i form av et brev, datert var sendt til styret. Daglig leder ber om at USIT vurderer kostnader ved implementering av felles mal i FS, da forslaget til mal fra UHR innebærer utviklingsarbeid i FS. Kostnader til utviklingsarbeid tas med i Arbeidsoppgaver for Utkast til arbeidsoppgaver vil bli behandlet på neste styremøte. Vedtak: Daglig leder ber USIT vurdere kostnader ved implementering av felles mal for karakterutskrifter i FS i henhold til Utdanningsutvalgets tilbakemelding. Dette tas med i forslag til arbeidsoppgaver for Vitnemålsdatabase KD har henvendt seg til USIT og bedt om skisse til et nasjonalt system for vitnemål fra høyere utdanning, bl. a til bruk for arbeidsgivere. Skisse med forslag til løsning og organisering, utarbeidet av USIT, er sendt til KD. Side 6

7 Institusjonene avleverer data til systemet ved hjelp av WEB Service. Studenten vil deretter publisere informasjonen ved å logge seg inn i systemet ved hjelp av IDporten. Studenten skal kunne krysse av for dokumenter som han/hun ønsker å publisere, og kunne angi hvor lenge et dokument skal være publisert. Mottaker av CV vil kunne få en link til systemet for presentasjon av vitnemål og karakterutskrifter. All aktivitet i basen skal logges, studenten skal ha innsyn i logg vedrørende egne resultater. Det foreslås at utviklingsarbeidet utføres av USIT, og at den videre forvaltning av systemet samt systemeierskapet legges til Samarbeidstiltaket FS. Etablering av en slik database vil kreve ressurser til både utvikling og drift. Vedtak: Styret tar notatet med skisse til orientering. 9. Eventuelt Ingen saker under Eventuelt. Neste møte: Onsdag 16. november 2011 på USIT 10. Møte med Kunnskapsdepartementet om organisering av FS Se eget referat fra dette møtet, FS Side 7