Referat fra møte i økonomiutvalget 26. november 2014

Transkript

1 Referat fra møte i økonomiutvalget 26. november 2014 Tilstede: Økonomidirektør Kjetil Hellang, Universitetet i Agder (leder) Avdelingsdirektør Ellen Johanne Caesar, Universitetet i Oslo Økonomidirektør Jan Ove Henriksen, Høgskolen i Bergen Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, Høgskolen i Lillehammer Fra UHRs sekretariat: Sekretær for administrasjonsutvalget Kjærstin Åstveit Forfall: Økonomidirektør Frank Arntsen, NTNU Økonomisjef Klas Rønning, Norges Handelshøyskole Saksnr 31/14 Godkjenning av innkalling og sakliste Det ble meldt to saker under eventuelt. Innkalling og saksliste godkjennes. Saksnr 32/14 Referat fra forrige møte i økonomiutvalget Møtereferatet er godkjent som sirkulasjonssak, ingen vedtak. Saksnr 34/14 Videreføring av økonomiutvalget i 2015 Administrasjonsutvalget vil oppnevne medlemmer til innkjøpsutvalget og økonomiutvalget for perioden januar 2015-desember 2016, på sitt møte 7. januar. Økonomiutvalget tar orienteringen til etterretning Saksnr 34/14 Møte med Riksrevisjonen Riksrevisjonen har vært gjennom en omorganisering (fra ) og er nå organisert gjennom tre regnskapsrevisjonsavdelinger. Det er tillagt ansvar for fire/fem departementer

2 til hver avdeling. Avdelingen som KD sorterer under består av to seksjoner, avdelingsdirektør Bernt Normark leder den ene, avdelingsdirektør Thorgunn Norstrand den andre. Begge deltok på møtet med økonomiutvalget. Riksrevisjonen møtte administrasjonsutvalget i mai i år. De meldte da om en positiv utvikling for UH-institusjonene på regnskapssiden. Riksrevisjonen ser færre alvorlige feil og kun én institusjon får i år brev med modifisering (merknad). Når det gjelder Riksrevisjonens revisjonsberetning, vil merknadene bli avstemt sentralt, slik at alle oppnår like «streng» behandling. Det ble stilt spørsmål ved hvordan Riksrevisjonen håndterer begrepet «vesentlighet». UHinstitusjonene setter pris på å bli gjort oppmerksomme på forbedringspotensial, men dette må også vurderes i et vesentlighetsprinsipp. Økonomiutvalget håper at KD, Riksrevisjonen og UH-sektoren/økonomiutvalget kan jobbe litt sammen i det videre arbeidet med internrevisjon. Vi må tenke litt virksomhet og størrelse, og få arbeidet tilpasset et fornuftig nivå. Fra økonomiutvalgets side ble det påpekt at det ikke kan være et mål å utarbeide én modell som skal passe for alle institusjonene. Målet må snarere være at man bidrar til at systemet fungerer relativt likt. Når det gjelder arbeidsfordeling mellom institusjonenes interne revisor/revisjon og Riksrevisjonen, ble det presisert at det er viktig at ikke begge gjør den samme jobben, men at Riksrevisjonen f.eks. går videre på de punktene som internrevisor har påpekt, ev at internrevisor går videre på punkter som Riksrevisjonen har kommentert. Det kan også være nyttig at institusjonene møter Riksrevisjonen og internrevisor samtidig. Riksrevisjonen mener SAK-prosjektet om internrevisjon som har vært mellom flere av UHinstitusjonene, har vært veldig positivt og viktig med tanke på opplæring i sektoren. Vi har nå en unik mulighet for å sy sammen alle de ulike kontrollene som gjøres allerede i dag. Det vil kreve kartlegging og sammenstilling av de ulike kontrollpunktene. Vi bør søke etter beste praksis som kan bistå særlig mindre institusjoner i å treffe gode løsninger. Målet må være å få til best mulig forvaltning. Det ble også stilt spørsmål ved om Riksrevisjonen etter hvert kan si noe overordnet knyttet til tilbakemeldinger de har fått når det gjelder tidstyver og avbyråkratisering, og om dette har hatt noe effekt. Dette må vi i tilfelle komme tilbake til. Økonomiutvalget takker for et nyttig møte og vil gjerne invitere Riksrevisjonen til flere diskusjoner. Saksnr 35/14 Møte med Uninett

3 Økonomiutvalget ønsker å bidra til et styrket samarbeid mellom UH-sektoren og Uninett. Olav Isak Sjøflot fra Uninett deltok på møtet for å diskutere et slikt tettere samarbeid og orienterte om følgende: SUHS-2014 gjennomført med godt resultat og rekordstor deltakelse (342 påmeldte deltakere). Prosjektet Felles Førstelinje (for hele UNINETT) er nå satt i gang og er p.t. i planfasen (har godkjent mandat) vi håper å kunne presentere en ny arbeidsprosess med tilhørende systemstøtte før sommeren Prosjekt Ny Betalingsmodell er også i rute iht. plan. og UNINETTs styre forelegges i desember sak på dette hvor aktuelle problemstillinger løftes, mulige løsninger skisseres og styret inviteres med i en workshop for å gå dypere ned i problemstillingene før endelig løsning besluttes. Sektoren vil involveres for å sikre tilbakemeldinger og god forankring i første omgang i tidsrommet jan/feb 2015, - møter tenkes gjennomført med utvalgte institusjoner, IT-direktørenes forum, UHR s økonomiutvalg samt relevante Prioriteringsråd for å ha med input fra disse inn til workshopen med styret. På Web-rapportering er Uninett ferdig med Agresso-utrulling i testmiljøet (27 stk), men har noen tekniske problemer med Feide. Det er sterk fokus på å løse disse feilene og Uninett satser på å ha det nye prod-miljøet opp med tilhørende Feideintegrasjon før nyttår. Mer informasjon fra Uninett følger vedlagt referatet. Todeling av sektoren ble diskutert - Uninett jobber for det gamle Trofastsamarbeidet mens BOTT stort sett bare er inne på forskningsnettet. Kjetil og Isak lager et innspill til administrasjonsutvalget med vurderinger knyttet til dagens prioriteringsrådsstruktur. Innspillet sendes først til økonomiutvalget for kommentarer. Økonomiutvalget sender et notat til administrasjonsutvalget der rollene til UHR og Uninett drøftes på økonomiområdet. Hensikten med notatet er å etablere tettere kontakt mellom UH-institusjonene og Uninett og å vurdere en re-organisering av Uninetts prioriteringsstruktur for å oppnå mer samarbeid på tvers og større effektivitet. Saksnr 36/14 Data til NIFUs FoU-statistikk NIFU innhenter årlig regnskapsdata til den nasjonale FoU-statistikken for UH-sektoren. Etter initiativ fra KD har det blitt avholdt to møter mellom KD, Forskningsrådet, NSD, NIFU og UHR der kvaliteten på de innhentede dataene til statistikken har blitt drøftet.

4 Økonomiutvalget diskuterte denne saken på sitt forrige møte og pekte på følgende utfordringer: Regnskapene mottas etter mange ulike oppsett, selv om kontoplanen er felles for institusjonene. Dette gjelder f.eks. bruk av 8- og 9-serien, føring av vitenskapelig utstyr og overhead. Ettersom det ikke ligger en klar metode i bunn når det gjelder innhenting av data, er kvaliteten på statistikken relativt variabel. For å rasjonalisere innhentingen av data og oppnå høyest mulig kvalitet på statistikken, må tallmaterialet i DBH dekomponeres for å kunne brukes, noe som forutsetter standardisering i økonomimodellen. Økonomiutvalget ønsker at det opprettes en styringsgruppe med representanter fra NIFU, KD, UHR og NFR som, med utgangspunkt i arbeidet som ble gjort med TDI-modellen, tar ansvar for et prosjekt knyttet til ovennevnte. Styringsgruppen vil bli bedt om å lage mandat for en arbeidsgruppe, som skal støtte styringsgruppen i arbeidet ved å gå nøyere inn i regnskapsdetaljene. Denne arbeidsgruppen bør bestå av representanter fra NSD, NIFU og fire fra sektoren, hvorav minimum én med TDI-kompetanse. Det har blitt sendt ut forespørsler til UH-sektoren og til de ulike deltakerne om å bidra i en arbeidsgruppe. Innen fristens utløp har det bare kommet forslag til ett medlem til arbeidsgruppen. Økonomien i dette arbeidet (knyttet til reiseregninger) er enda ikke avklart, men det er tatt kontakt med NIFU og Forskningsrådet med forespørsel om å dekke disse utgiftene. KD hadde i forkant av møtet sendt brev med oversikt over hvordan de ser for seg organiseringen av det videre arbeidet. Dette brevet følger vedlagt i innkallingen til neste møte i økonomiutvalget. Saken tas opp på neste møte i økonomiutvalget Saksnr 37/14 Diskusjon knyttet til «desemberbrevet» fra KD Arne Lunde deltok fra KD. Økonomiutvalget setter pris på at KD å diskutere denne saken. KD ønsker å forenkle arbeidet med desemberbrevet og innfører en praksis med å innlede brevet med et resymé av tidligere desemberbrev. Det er et mål fra KDs side at hele sektoren fører saldobalansen på ensartet/standardisert måte da kan rapporteringen forenkles. Dette er ikke helt på plass enda, men tas opp i desemberbrevet og må ses i forhold til prosjektet økonomiutvalget har sammen med DBH. Noen institusjoner får faste tilskudd fra andre departement og direktorat, og det har vært uklart om dette skal regnes som tilskudd eller bevilgning. Svaret er at alle permanente tilskudd som står i budsjettet, er bevilgninger. Tilskudd blir definert som bidrag. Dette vil bli presisert i desemberbrevet fra KD. Når det gjelder signering av regnskap og årsrapport, skal begge deler signeres av hele styret. Økonomiutvalget ba KD om å presisere at elektronisk signatur kan brukes i disse tilfellene.

5 KD varslet at de ønsker å sett ned en referansegruppe/ressursgruppe bestående av regnskapskompetente personer som de kan bruke til å verifisere/diskutere regelendringer/tolkningsendringer. Økonomiutvalget takker for anledningen til å diskutere det årlige brevet om årsoppgjøret, med KD. Saksnr 38/14 Arbeidsgruppen som skal vurdere rapportering av regnskapsdata til DBH Økonomiutvalget oppnevnte en egen arbeidsgruppe som fikk i oppdrag å vurdere rapportering av regnskapsdata til DBH, tidligere i år. NSD har påtatt seg å være sekretær for arbeidsgruppen, og økonomiutvalget v/klas Rønning, har fulgt arbeidet fra vår side. Arbeidsgruppen har som mål å levere en rapport i løpet av november. Rapporten ble ikke behandlet i møtet, men legges frem på neste møte i økonomiutvalget. Økonomiutvalget takker gruppen for arbeidet de har gjort knyttet til rapportering av regnskapsdata til DBH. Økonomiutvalget diskuterer rapporten på sitt neste møte og vil bidra til at rapportens innhold gjøres kjent i UH-sektoren. Saksnr 39/14 Eventuelt Internkontroll og internrevisjon Økonomiutvalget har vurdert å lage et seminar om internkontroll og internrevisjon. Dette går mye videre enn regnskapsrapportering, og er dermed ikke bare omfattet av økonomiledernes arbeidsfelt. Riksrevisjonen bør også delta aktivt i gjennomføring av et slikt seminar. Kjetil tar kontakt med DFØ for å høre om de kan bidra i et slikt seminar. Det bør innhentes et par eksempler fra sektoren på hvem som har gjort noe her. Økonomiutvalget kommer tilbake til denne saken på sitt neste møte Samling for økonomiledere Økonomiutvalget hadde planlagt å avholde en samling for økonomilederne våren Det viser seg at NTNU også har planlagt samling for samme gruppe i januar. Kjetil tar kontakt med Frank Arntsen for å avklare hvem som tar initiativ til vårens samling.

6 Økonomiutvalget v/leder tar kontakt med NTNU v/økonomidirektør for å avklare hvem som skal ta initiativ til den neste samlingen for sektorens økonomiledere