Referat. Møte i styret for Cristin 17. november Blindern, Cristin AFS

Transkript

1 Blindern, Cristin AFS Referat Møte i styret for Cristin 17. november 2010 Til stede: Leder Curt Rice, UiT Nestleder Ernst Omenaas, Haukeland universitetssykehus Styremedlemmer Trond Singsaas, NTNU Tove Klæboe Nilsen, Helse Nord RHF Inga Fløisand, Norsk institutt for kulturminneforskning Susanne Sundnes, NIFU STEP Torunn Haavardsholm, NFR Bjørn Henrichsen, NSD Varamedlem Berit Rokne, UiB Sekretariat Tina Lingjærde, Cristin Andora Sjøgren, Cristin Forfall: Lars Oftedal, UiOs observatør Erlend Smeland, Oslo universitetssykehus Referent: Andora Sjøgren

2 Dagsorden 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Godkjenning av referat fra møtet i styret Referatsaker 4. Presentasjon av utviklingsmetode for Cristin 5. Tvisteorgan 6. Arbeidsoppgaver for Cristin i Innspill til budsjettdebatt 8. Eventuelt

3 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden - Prosessen rundt ansettelse av daglig leder: Status på prosessen settes opp som referatsak. Vedtak: Innkalling og dagsorden ble godkjent. 2. Godkjenning av referat fra møtet i styret Styret kom med to innspill til endringer til referatet. Referatet rettes opp før det legges ut på Cristins hjemmeside. Vedtak: Referat fra møtet i styret for Cristin ble godkjent med de endringer som kom fram på møtet. 3. Referatsaker - Cristin-seminar 12. oktober 2010 Seminaret var første samling der institusjoner fra alle tre sektorene deltok. Det var stor interesse i alle sektorene for seminaret. Over 300 deltakere var til stede. Styret var godt representert. Seminaret må betegnes som vellykket og samlende for institusjonene og sektorene. - Informasjonsbrev til institusjonene Det er sendt ut informasjonsbrev til alle institusjonene som skal ta i bruk Cristin i Vedtak: Informasjonsbrevet tas til etterretning. - Statusrapport til Kunnskapsdepartementet Kunnskapsdepartementet har bedt om en orientering om status på innføringen av Cristin pr. 1. november Notatet sekretariatet har sendt, ble lagt fram til informasjon for styret. Vedtak: Notatet tas til etterretning. - Kodeverdier for helsesektoren (HRCS) Kravspesifikasjonen til Cristin inneholder et punkt om at HRCS-koder må være koplet til publikasjoner og tidsskrift. Arbeidet med dette er i gang. Et dokument med oversettelse til norsk er påbegynt. Oversettelsen skal kvalitetssikres av Helse- og omsorgsdepartementet. - Anskaffelse av bibliografiske data Cristin Referat fra styremote docx AFS 1

4 Sekretariatet jobber med tilbud fra Elsevier og Thomson Reuters på leveranse av bibliografiske data til Cristin. Målet er å skrive kontrakt med en av leverandørene før jul. - Cristin i produksjon Fra 24. november blir det ikke lenger mulig å registrere data i Frida. Cristin settes i produksjon ca 30. november. - Brev fra en institusjon om deltakelse i styret for Cristin En høgskole har sendt brev til Cristin og bedt om at også høgskolene blir representert i styret for Cristin. Brevet er oversendt Kunnskapsdepartementet som har avslått ønsket. - Møte med Kunnskapsdepartementet 2. desember 2010 Kunnskapsdepartementet har bedt om et møte med Cristin 2. desember for å gå gjennom status. Medlemmer i departementets styringsgruppe og prosjektgruppe for innføringen av Cristin vil delta. Fra Cristin møter styreleder og daglig leder. - Status på prosessen rundt ansettelse av daglig leder Komitéen har engasjert et konsulentfirma til hjelp i ansettelsen. Utlysningen kommer i avisen 21. november. 17. desember er satt av til intervjuer. Målet er å legge forslaget til innstilling fram for styret 2. februar Nestleder i styret, Ernst Omenaas, er medlem i komitéen. Han har forfall i den aktuelle perioden, og styret ba derfor styrets representant Torunn Haavaardsholm gå inn i komitéen i stedet for Omenaas. Vedtak: Torunn Haavardsholm erstatter Ernst Omenaas i komitéen. Orienteringen tas for øvrig til etterretning. 4. Presentasjon av utviklingsmetode for Cristin Daglig leder gikk gjennom utviklingsmetoden som benyttes for utvikling av Cristin. Det legges spesielt vekt på brukermedvirkning og formelle kravspesifikasjoner. Vedtak: Orienteringen tas til etterretning 5. Tvisteorgan 10 i vedtektene for Cristin sier: Det skal etableres et tvisteorgan med ansvar for å avklare saker hvor det ikke er enighet mellom berørte aktører når det gjelder registrering og tilknytning til vitenskapelige publikasjoner. Tvisteorganets beslutninger kan påklages til Cristin Referat fra styremote docx AFS 2

5 Cristins styre. Tvistesaker skal avklares innen gjeldende rapporteringsfrist hvert år. Tvisteorganet skal bestå av tre personer, en fra universitets- og høyskolesektoren, en fra helsesektoren og en fra instituttsektoren. Styret peker ut deltakere for en periode på tre år. Deltakerne kan gjenoppnevnes. Styret kan fastsette nærmere retningslinjer for tvisteorganet, herunder nødvendige krav til medlemmenes kompetanse. Et notat med forslag til hvordan tvisteorgan kan opprettes, ble diskutert. Det kom flere forslag til endringer i det framlagte forslaget. Før vedtak fattes på dette punktet, ønsker styret en utredning av juridiske forhold knyttet til opprettelsen av et slikt organ. Vedtak Styret ber sekretariatet legge fram et notat på neste møte som omhandler alle juridiske sider i forhold til Cristin ved å opprette et tvisteorgan. Videre behandling av saken skjer på neste møte. 6. Arbeidsoppgaver for Cristin i 2011 Til møtet i styret for Cristin 7. oktober var det sendt ut notat om organisering av Cristin. Styret besluttet da at dette notatet måtte sees i sammenheng med arbeidsoppgaver for 2011 og forslag til budsjett. Notatet ligger derfor til behandling også på dette møtet. Nytt notat om arbeidsoppgaver for 2011 lå videre til grunn for saken. Kunnskapsdepartementet har i sitt oppdragsbrev til styret bedt om at styret diskuterer den interne organiseringen av Cristin, og at denne organiseringen er klar, og avtaler med UiO er inngått, innen Departementet ber blant annet om at det avklares hvem som er fast tilsatt i Cristin, og hvor mange som leies inn fra andre deler av UiO. Styret hadde en diskusjon angående denne fordelingen og kom til at stillingene i sekretariatet skal være tilknyttet Cristin-enheten. Ressursene som er avsatt til utvikling av systemet, vil i første omgang bli leid inn fra UiOs IT-avdeling, USIT. Disse ressursene har til en viss grad vært delt mellom flere systemer. Styret vil evaluere dette på nytt på et senere tidspunkt. Styret påpeker at det er viktig å få på plass de nødvendige avtaler med Universitetet i Oslo. Styreleder tar opp saken med UiO. Vedtak: De 19 årsverk som følger med Cristin fordeles slik: Daglig leder Utviklingsressurser 8 årsverk Åpne arkiv Lisens og konsortieavtaler 3 årsverk Informasjon og brukerstøtte mm 4 årsverk Sentral import Ledig stilling fra ABM Utviklingsressurser på 8 årsverk leies fra UiO. De 11 øvrige stillingene har arbeidssted i Samarbeidstiltaket Cristin. Cristin Referat fra styremote docx AFS 3

6 Følgende punkter tas opp med Universitetet i Oslo: - Opprettelse av en egen enhet ved Universitetet i Oslo for Samarbeidstiltaket Cristin - 8 årsverk leies inntil videre fra USIT. Styret vil komme tilbake til dette punktet på et senere tidspunkt. - Ansatte (i dag ved USIT) som er knyttet til Cristin, flyttes til Cristinorganisasjonen (bortsett fra utviklere) - Avtale med UiO om kjøp av administrative tjenester - Avtale med UiO om kjøp av utviklingsressurser Arbeidsoppgaver for 2011 tas for øvrig til etterretning. 7. Innspill til budsjettdebatt Et notat med oversikt over utgifter og inntekter for 2011 var sendt ut. Kunnskapsdepartementet har budsjettert med 19,2 millioner kroner til Cristin for Utgiftene er i notatet foreslått til ca 20,2 millioner. Det er imidlertid flere saker som må avklares både når det gjelder utgiftsiden og inntektsiden. Vedtak Styret aksepterer at det er for mange usikkerhetsmomenter til at det foreløpig kan legges fram et balansert budsjett. Styret ber om at et balansert budsjett legges fram på styremøtet 3. februar Ledige stillinger utlyses ikke før et budsjett er vedtatt. 8. Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. Cristin Referat fra styremote docx AFS 4