Referat. Møte i Planleggingsgruppen 30. mai 2011

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: Referat Møte i Planleggingsgruppen 30. mai 2011 Til stede: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Anette Wigaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Eli Vangen, HiST Hans J. Berntsen, HiT Karin Stormo, HiO Sven Petter Myhr Næss, NMH Elin Flægstad Myrholdt, HiNT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Anne-Lise Lande, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Referent: Aune Moe/Julie Myhre Barkenæs Dato: Sist endret: , liste over oppfølgingssaker oppdatert

2 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 14. april 2011 og oppfølgingssaker 2. Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. Forslag til kursplan for høsten Forberedelser Brukerforumet oktober 2011 i Trondheim 6. Folkeregisteret 7. Innsendte saker 8. Ønskelisten 9. HiST Bytte medlem i Godkjenningsgruppen 10. Eventuelt Side 2

3 Det var ingen merknader til dagsorden og innkalling. En sak ble meldt til eventuelt. Elin Flægstad Myrholdt, Høgskolen i Nord-Trøndelag, ble ønsket velkommen som medlem i Planleggingsgruppen. 1. Referat fra møte 14. april 2011 og oppfølgingssaker Det var følgende merknader til referatet: Til sak 4c Fuskebasen ble det informert om at Kunnskapsdepartementet (KD) vil danne en arbeidsgruppe, og ønsker 2 deltakere fra sektoren. Brev fra KD vil bli sendt ut før sommeren. Sak 8 STAR-rapporter: Følgende setning føyes til: Forslag til rapporter sendes direkte til Anette Wigaard. Sak 9e. Følgende konklusjon ble føyd til referatet: Det gjøres ikke noe med dette nå. Sak 9f. WebService for alumni: Det ble lagt til følgende i referatet: FS skal ikke foreta nye vurderinger, men returnere høyeste kvalifikasjon, og studieprogram / kullinformasjon. Og Konklusjon: Det må diskuteres kriterier for alumnimedlemskap med de andre institusjonene. Prioritering av denne oppgaven må også diskuteres. Referatet ble godkjent. Oppfølgingssaker ble gjennomgått. Oppdatert liste bakerst i dette referatet. 2. Referatsaker a. Møte i STAR-gruppen 28. april 2011 Det ble gitt et muntlig referat fra møtet. Gruppen har utarbeidet kravspesifikasjon på rapporter. Denne vil bli lagt ut når gruppen har godkjent den. Det er opprettet en egen undergruppe som skal jobbe med datamodellen. NTNU har valgt et verktøy som heter Cognos. Dette vil bli presentert på møte ved NTNU den 9. juni Prosjektet vil være representert på dette møtet Tatt til orientering. b. Møte i EpN-gruppen 24. mai 2011 Muntlig referat ble gitt. Utviklerne presenterte applikasjonen som er laget så langt. Det ble videre foretatt en del avklaringer slik at utviklerne har et godt grunnlag for videre arbeid med applikasjonen i sommer. Tatt til orientering. Side 3

4 3. Orienteringssaker a. NordForum mai i Stockholm Den 25. juni var det møte internt i NordForumgruppen, med bl.a. til forberedelser til seminaret den 26. mai. Seminaret den 26. mai hadde studentmobilitet som hovedtema, og målgruppen var FSstyremedlemmer og deres nordiske kollegaer, Lånekassen, Kunnskapsdepartementet, NOKUT, og andre aktører innen UH-sektoren. Tatt til orientering. 4. Kursplan høsten 2011 Forslag fra brukerstøttegruppen ved USIT var sendt til Planleggingsgruppen. Det vil bli tilbudt kurs i rapportering og i utdanningsplaner. Kursene holdes 2 ganger dersom interessen er stor nok. Færre kurs kommende høst vil forhåpentligvis bidra til at brukerstøttegruppen får bedre tid til å oppdatere dokumentasjonen. Anne-Lise orienterte om at til våren 2012 vil kursene legges noe om. Vedtak: Forslag til kursplan godkjennes. 5. Brukerforum 25. og 26. oktober 2011 i Trondheim Tema ble diskutert, og forslag til foredragsholdere ble diskutert. Noen oppfølgingsgpunkter: - FS-sekretariatet laget et utkast til program som sendes til Planleggingsgruppen for gjennomgang og tilbakemeldinger. - Det er behov for en person som kan ta innledningen til tema Hvordan treffer vi studenter elektroniske møteplasser. Deltakere i Planleggingsgruppen sender forslag til fs-planlegging@usit.uio.no innen (Det er rettet en muntlig forespørsel til Claudia Talgo om dette, som må følges opp) - Sende e-post til kontaktlisten med spørsmål om de har løsninger for semesterkvittering - Offentlighetsloven og Personopplysingsloven: Sende e-post til KD (Offentlighetsloven) og Datatilsynet (Personopplysingsloven) og spørre om de er interessert i å delta på seminaret. Send deretter e-post til kontaktlisten og be om konkrete saker til dette punktet. - Demo av praksishåndtering (1 fra helse- og 1 fra lærerutdanningen). Deltakere i Planleggingsgruppen sender forslag til foredragsholdere til fs-planlegging@usit.uio.no, ev. sendes e-post til kontaktlisten. - Sven Erik sjekker kulturtilbudet for kvelden 25. oktober. 6. Folkeregisteret Institusjonene ønsker direkte oppslag mot Folkeregisteret for å hente opplysninger om navn og adresse. SO har fått tilgang til denne tjenesten. Side 4

5 Konklusjon: Dersom en av institusjonene får innvilget søknaden, kan denne brukes som mal for de øvrige institusjonene. I søknadsweb ber man ikke om hjemstedsadresse, kun kontaktadresse, noe som medfører at man ikke får inn kommunetilhørighet for lokale søkere. Dermed er det noen rapporter/statistikker rundt opptak som ikke gir noe godt resultat. Konklusjon: I søknadsweb skal det gis anledning til å angi folkeregistrert adresse. Dersom kontaktadresse er forskjellig fra folkeregistrert adresse, kan søker også oppgi kontaktadresse. 7. Innsendte saker a. Import av lisenser v/hist HiST vil lage nettskjema for egenerklæringer, og ønsker funksjonalitet i FS til innlasting av disse, basert på fødselsnr eller studentnr. Politiattester må fortsatt leveres i papirformat, og her ønskes et bilde med samme funksjonalitet som i Praksis-bildet og i bildet for Godkjenning av obligatoriske aktiviteter Vedtak: Det settes prioritet 2 på innlastingsfunksjonalitet og prioritet 1 på bilde. b. Tidskonto v/ntnu Registrering av 100 % permisjon og arbeidsplikt i ett år blir ikke korrekt i FS. Vedtak: Diskuteres i dr.gradsgruppen c. Vurderingstrekk FS Eksport studieinformasjon v/ntnu Ønske om å utvide uttrekk i rapporten FS til å omfatte mer vurderingsinformasjon. UiB ønsker å kunne bruke denne for å presentere eksamensplan på web. Vedtak: Prioritet 2. NTNU ønsker et tidsperspektiv for når dette kan leveres. d. Integrasjon mellom FS og TimeEdit v/dhs Diakonhjemmet Høgskole ønsker en pilot for integrasjon mellom FS og TimeEdit. Konklusjon: TimeEdit-brukere innkalles til et dagsseminar for å beskrive innholdet for grensesnittet. FS-sekretariatet sendes e-post til kontaktlisten for å høre om det er interesse for dette. Vedtak: Ønsket innfris ikke. e. Radvalidering i brevmodulen v/uio Rollen FS_BREV gir rettigheter til å redigere alle brev og avsnitt. UiO ønsker radvalidering slik at det opprettes begrensede rettigheter for lokale brukere. Vedtak: Prioritet 2. SYSEIER-rollen gis tilgang til redigering av spesielle avsnitt. Side 5

6 8. Gjennomgang av ønskelisten Listen ble gjennomgått og sakene ble prioritert.. Noen saker ble overført til ekspertgrupper. 9. Bytte av medlem i Godkjenningsgruppen v/hist Nåværende medlem fra HiST har fått nye arbeidsoppgaver, og har derfor ikke lenger anledning til å delta i Godkjenningsgruppen. HiST foreslår derfor at Anne Lise Mølmann overtar plassen. Hun jobber bl.a. med godkjenning og utveksling. Vedtak: Anne Lise Mølmann, HiST, overtar Jannike Paulsens plass i Godkjenningsgruppen. 10. Eventuelt a. Dato for Kontaktforum 2012 FS-sekretariatet sjekker mulighet for å besøke kollegaer i Lund, Malmø eller Stockholm april 2012 (2 av disse dagene) Neste møte: Planleggingsgruppen får beskjed innen 4. juli om det er behov for et ekstra møte for videre arbeid med faglig innhold til Brukerforumet. I så fall holdes dette møtet 1. september på USIT. Hvis ikke, avholdes neste møte 27. oktober i Trondheim (dagen etter Brukerforumet) Side 6

7 Oppfølgingssaker (sist oppdatert ) Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) USIT U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn FS-sekretariat Er i dialog med SO-utviklerne på USIT. Konklusjon: Brev sendes til SO. Saker som skal følges opp (dette er fra september 2010-møtet) USIT U20/10 Referat , sak 7a: DS-label. Datoene bør beskrives bedre. Må tas opp med Bologna-ekspertgruppen, det må avklares hva som skal gjøres. USIT sender saken videre til SiU. FSsekretariatet Referat , sak 4b: Skal pkt. 2.1 i DS ha navn på studieprogram istedenfor navn på kvalifikasjon. Navnet på kvalifikasjon skal skrives på landets språk, mens de øvrige opplysningene kan skrives på engelsk. Lage et notat til Planleggingsgruppen. Sendes deretter til Bolognaekspertgruppen til uttalelse. Side 7

8 Saker som skal følges opp (dette er fra november 2010-møtet) Institusjonene Saker som skal følges opp (dette er fra mai 2011-møtet) Institusjonene I9/10 Se sak 2e: FS-kurs på web UiO v/anette Gruppe som skal jobbe med webkurs er dannet. Anette kaller inn til første møte og orienterer Planleggingsgruppen I5/11 Sak 6 Folkeregisteret: Planleggingsgruppen Følge opp med mal for søknad USIT U7/11 Sak 7c Vurderingsuttrekk FS : USIT v/geir Gi tilbakemelding til Sven Erik om tidsperspektiv på jobben U8/11 Sak 7d TimeEdit og FS: FS-sekretariat Sende e-post til kontaktlisten og høre om det er interesse for et møte for å beskrive grensesnittet mot FS U9/11 Sak 10 Neste Kontaktforum: Sjekke med svenske kollegaer om mulighet for besøk (Lund, Malmø eller Stockholm). Kontaktforumet holdes (2 av disse dagene) FS-sekretariat Side 8