Referat. Møte i styret for FS 11. januar 2011

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: Referat Møte i styret for FS 11. januar 2011 Til stede: Christen Soleim, UiB Heidrun Hole, HiO Beth Linde, HiØ Kjetil Solvik, NMH Seunn Smith-Tønnessen, UiA Knut Veium, NTNU Monica Bakken, UiO Joar Nybo, KD Ingunn Cowan, Lånekassen Anette Wigaard, UiO (under sak 7) Julie Myhre Barkenæs, USIT Andora Sjøgren, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Torill Vangen, SSB Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Julie Myhre Barkenæs Dato: 10. januar 2011 Sist endret:

2 Dagsorden 1. Møte i styret for FS Referatsaker a. Møte i EpN-gruppen 1. desember 2010 b. Møte i planleggingsgruppen 2. november Orienteringssaker a. Status standardiseringsarbeid b. Status nye høgskoler c. Pris på kurs og workshop 4. Risikoanalyse av FS 5. Forberedelse årsmøtet Organisering av FS 7. Datavarehusprosjektet 8. Eventuelt Side 2

3 2 saker ble meldt til Eventuelt: - Status M-STAS - Forslag til endring i Samarbeidstiltakets vedtekter 1. Referat fra møte i styret for FS 25. november 2010 Referatet var ikke sendt på høring. Styret hadde noen merknader. Disse blir innarbeidet. Oppdatert referat sendes til styret med en merknadsfrist. Referatet anses som vedtatt etter merknadsfristens utløp. 2. Referatsaker a. Møte i EpN-gruppen 1. desember 2010 Ekspertgruppen hadde sitt første møte 1. desember. Formål, mandat osv. ble diskutert. Gruppen startet arbeidet med å beskrive applikasjonen. Muntlig fremlegg ble tatt til orientering. b. Møte i Planleggingsgruppen 2. november 2010 Muntlig orientering ble gitt på november-møtet, skriftlig referat forelå til dette møtet. Referatet ble tatt til orientering. 3. Orienteringssaker a. Status standardiseringsarbeidet På arbeidsplanen for 2011 er det satt opp utveksling av resultatinformasjon mellom norske institusjoner. Deler av ELM vil benyttes for selve utvekslingen. Det europeiske Mobility Project for utveksling av informasjon om avtaler og personer innenfor utvekslingsprogram vil gjennomføre et utviklingsseminar i mars for programmering av disse tjenestene. Muntlig fremlegg ble tatt til orientering. b. Status nye høgskoler Styret vedtok på møtet i desember 2010 at det er kun akkrediterte høgskoler, statlige høgskoler og høgskoler som er med i Samordna Opptak som skal prioriteres i forbindelse med overgang til FS i Westerdahls School of Communication skal ta i bruk FS i løpet av våren 2011, Campus Kristiania innfører FS som studieadministrativt system også for nettstudier. Høsten 2010 tok fagskolen ved Campus Kristiania i bruk FS. Det er fortsatt uavklart om Forsvarets høgskole vil ta i bruk FS i løpet av Styret tok statusrapporten til orientering. c. Pris på kurs og workshop Daglig leder orienterte om prisøkning på bestillingskurs og workshop. Prisen har vært den samme siden 2006, mens timepris til USIT og kostnader for reise og opphold har økt. Side 3

4 Prisliste for bestillingskurs og workshop for 2011 Tekst: Pris 2011 (Pris :) Kurs: kr per dag (kr pr. dag) Workshop: kr per dag (kr pr. dag) Reise uten overnatting: kr (kr ) Reise med overnatting kr ekstra per natt (kr ) Styret tok dette til orientering. 4. Risikoanalyse for FS Resultat av risikoanalysen med risikokart og risikoliste med forslag til tiltak ble lagt frem på styremøte FS-sekretariatet ble bedt om å lage et forslag til prioritering. Forslaget til prioritering av tiltakene ble diskutert på møtet. Styret kom med flere kommentarer til de opprinnelige formuleringene av tiltak og risikoelementer. Styret ba om at de enkelte tiltakene som skal prioriteres innværende år ble konkretisert. Det må tydeliggjøres om det er FS-sekretariat eller FS-utvikling som er ansvarlig. Risikoanalysen skal behandles på styremøtene fremover, slik at tiltak som skal iverksettes i perioden frem til neste styremøte gjennomgås. Vedtak: Styret slutter seg til forslaget til prioritering av tiltak. Styret ber om at de tiltakene som er gitt prioritet i 2011 utdypes og konkretiseres i styremøtene fremover. 5. Forberedelser Årsmøte Årsmøtet avholdes på Radisson Blu Airport Hotel på Gardermoen. Følgende årsmøtedokumenter, basert på diskusjoner i styremøtet , forelå til møtet: - forslag til årsberetning med regnskap for forslag til budsjett for forslag til arbeidsoppgaver for 2011 Forslag til årsberetning med regnskap for 2010: Kap. 2, Organisering: Her bør man få med at styret har startet dialogen med Kunnskapsdepartemetet om organisering av FS. Kap. 3, Timeregnskap: Forklaringen vedrørende justering av timeregnskapet skrives om. Det er ikke behov for all historikken. Kap. 4, Statusrapport arbeidsoppgaver: Siste setning under Systemvedlikehold bør endres til at det er utført noen flere timer enn budsjettert. Under Brukerstøtte og dokumentasjon bør det komme frem at det er brukt flere timer enn budsjetter samt årsaken til dette. Vedtak: Årsberetning med regnskap for 2010 vedtas med de merknader som fremkom i møtet. Forslag til arbeidsoppgaver for 2011: Side 4

5 Styret blir holdt orientert om timeforbruk i tertialrapporter, og kan ved hjelp av disse rapportene gjøre nødvendige omprioriteringer i løpet av året. Westerdals reklameskole bruker kun det engelske navnet, og skal derfor hete Westerdals School of Communication. Rettes opp i dokumentet. Vedtak: Arbeidsoppgaver for 2011 vedtas med de merknader som fremkom i møtet. Forslag til budsjett for 2011: Også her må navnet til Westerdals reklameskole endres til det engelske navnet. Vedtak: Budsjett for 2011 vedtas med de merknader som fremkom i møtet. 6. Organisering av FS Styret mener at FS, med dagens organisasjonsform, befinner seg i et juridisk uklart område, og det vil oppstå en svært utfordrende situasjon dersom noe går galt innen Samarbeidstiltaket FS. Styret har derfor i lengre tid arbeidet for å få på plass et 1.4- foretak. Styret ba derfor på forrige møte om at daglig leder og styreleder kontaktet Kunnskapsdepartementet for å avtale et møte for å diskutere en fremtidig organisering av FS. Møtet ble avholdt 10. desember Fra FS møtte styreleder, daglig leder, utviklingsleder og seksjonsleder for USIT, SUAF. Styreleder ga en kort orientering om resultatet av møtet, og Joar Nybo fra Kunnskapsdepartementet supplerte med synspunkter fra departementets side. Departementet anser FS som et virksomhetskritisk system, og et fagsystem som er viktig å forankre ved institusjonene. Det er viktig å ha en klar mening om: - hva er styrets ansvar - hva er årsmøtets ansvar - definere hva eierrollen består av - definere USIT s rolle og ansvar Nybo poengterte viktigheten av klare vedtekter for samarbeidstiltaket samt utarbeidelse av felles rutinebeskrivelser. Departementet ønsker i utgangspunktet ikke et 1.4-foretak, og mener at rasjonell og brukerstyrt drift av FS er viktigere enn hvordan FS er organisert. Kunnskapsdepartementet vil ha et møte med styret for FS og et møte med UiO for videre diskusjoner om organisering av FS. Vedtak: Styret tar notatet til orientering. På årsmøtet orienteres det kort om at styret er i dialog med Kunnskapsdepartementet om fremtidig organisering av FS. Side 5

6 7. Datavarehusprosjektet Det forelå ikke referat fra møtet 9. desember 2010, og prosjektleder Anette Wigaard ga derfor en muntlig rapport fra møtet. Styret påpekte viktigheten av at det nye verktøyet må kunne hente data fra flere ulike kilder/systemer. Kravspesifikasjon for nytt verktøy må ta høyde for dette. Forslag til endelig kravspesifikasjon legges frem for styret på et senere møte. Bruken av standardiserte stedkoder ble diskutert på møtet. Dette er noe den enkelte institusjon har ansvar for å innføre. Gjennomgang av begrepene på møtene er viktig for å sikre felles forståelse for hva man snakker om. Deltakerne ble bedt om å prioritere 3 rapporter som de ønsker å få utviklet. Det var stort sprik mellom institusjonenes ønsker, og det vil bli en krevende jobb å lage gode rapporter. Det første en tenker seg er å lage en gjennomstrømningsrapport, men også flere enkle rapporter vil bli laget for å dekke behovet for enklere spørringer. Styret anser det som viktig at det arbeides videre med standardrapporter og at det så raskt som mulig settes et mål for hvor mange og hvilke rapporters datavarehuset skal tilby. På spørsmål om kvalitetssikring av data i forkant av rapportering til DBH skal være et prioritert område for prosjektet svarte styret avkreftende. Prosjektleder og prosjektet fikk ros for godt arbeide. Skriftlig referat fra møtet 9. desember vil foreligge til neste møte i styret. 8. Eventuelt Følgende saker ble behandlet under Eventuelt: a. Status M-STAS Dronning Mauds Minne Høgskole har kontaktet daglig leder angående mulig overgang til FS. Ønsket skyldes at IST ikke lenger ønsker å forlenge kontrakten med de gjenværende brukere av systemet når avtalen utløper , så sant ikke alle M-STAS brukerne ønsker å forlenge kontraktene. Det vil bli avholdt et brukermøte mellom M-STAS-brukerne og IST den 20. januar i år. Mål for møtet er å få en avklaring av om IST vil forlenge avtale med M-STAS-institusjonene utover Én av disse er Samordna Opptak. Det vil si at avtalen mellom SO og IST går ut i løpet av høsten Daglig leder for SO har hatt et møte med FS om en mulig overgang til FS. SO har en litt annerledes bruk enn de andre institusjonene, og det er mulig at denne overgangen vil kreve en del ressurser fra FS utviklingsgruppe. Tatt til orientering. Side 6

7 b. Endring til Samarbeidstiltakets vedtekter I vedtektenes punkt 3 om årsmøtet står det at årsmøtet skal behandle årsmelding og regnskap. Daglig leder og styreleder foreslår at dette endres til at årsmøtet vedtar årsberetning, regnskap og budsjett. Dette for å sikre legitimitet fra hele sektoren for det årlige budsjettet. Styret påpekte at saken krever en grundigere gjennomgang, og vedtakssaker kan ikke tas opp under eventuelt. Konklusjon: Vedtektene må gjennomgås på senere styremøter slik at de kan legges frem for neste årsmøte. Neste møte: Avtales med det nye styret. Side 7