Referat. Møte i styret for FS 20. juni 2011

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: Referat Møte i styret for FS 20. juni 2011 Til stede: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken, UiO Aud Magna Gabrielsen, NTNU Torill Vangen, SSB Joar Nybo, KD Ingunn Cowan, Lånekassen Anette B. Wigaard (under sak 2) Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Gunn Rognstad, HiG Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Julie Myhre Barkenæs/Aune Moe Dato: 24. juni 2011 Sist endret:

2 Dagsorden 1. Møte i styret for FS 28. mars STAR-prosjektet 3. Referatsaker 4. Orienteringssaker 5. Rapportering 1. tertial Oppfølging av risikoanalysen 7. Policy for håndtering av samordningsspørsmål 8. Dato for årsmøte og styremøte i januar Eventuelt Side 2

3 3 saker ble meldt til Eventuelt: - Møte med KD om nasjonalt system for kontroll av vitnemål og karakterutskrifter - DUO - Noark 5 Joar Nybo deltok som ny observatør fra KD. 1. Referat fra møte i styret for FS Det var ingen merknader til referatet. Referat godkjent. 2. STAR-prosjektet Prosjektplan Prosjektplan pr. 7. juni 2011 ble presentert av prosjektleder Anette Wigaard. Det er viktig at medlemmene i arbeidsgruppen forankrer arbeidet ved sin egen institusjon, slik at de får avsatt tid til møtedeltakelse og til nødvendig arbeid som må gjøres mellom møtene. Referater fra møtene vil bli lagt ut på FS-websider. Fordi valg av verktøy vil ta tid arbeider prosjektet med å spesifisere rapporter. Kravspesifikasjon for rapporter Prosjektleder orienterte om arbeidet med rapporter. Gode gjennomstrømningsrapporter ønskes av alle og er krevende å få definert. Det skal lages en FS-veiledning til hver rapport. Styret meldte tilbake at det er betryggende at de jobber så grundig, men at det også er viktig i komme i mål. Prosjektleder må legge frem for styret de beslutningene prosjektet trenger for den videre fremdriften. Det må avklares hvordan og hvilke data skal trekkes ut fra FS og hvordan de skal settes sammen. Det er også viktig å få definert hva en student er. Innspill til dette kan sendes direkte til anette.wigaard@admin.uio.no. Foreløpig mangler gruppen et egnet verktøy for testing, men det forslås at prosjektet bruker Cognos til test av rapporter dersom dette er mulig. UiO og UiB ble utfordret til å følge opp arbeidet med valg av verktøy ved egen institusjon. Prosjektplan for STAR må etter hvert også omfatte en plan for hvordan STAR skal videreutvikles etter prosjektets avslutning. Konklusjon: Prosjektplan, slik den foreligger, ble tatt til orientering. På styremøtet i september, vil styret vedta endelig prosjektplan og milepeler. Side 3

4 3. Referatsaker a. Møter i Planleggingsgruppen 14. april og 30. mai 2011 Planleggingsgruppen arbeider med gjennomgang av ønskelisten og planlegging av Brukerforumet høsten Referatene ble tatt til orientering. b. Møte i Studentutvekslingsgruppen 4. april 2011 På møtet ble behandling av søkere til utveksling i opptaksmodulen demonstrert, og det ble arbeidet med kravspesifisering av silingsprosessen. Muntlig referat ble tatt til orientering. c. Møte i EpN-gruppen 24. mai 2011 På møtet i EpN-gruppen fikk deltakerne en demonstrasjon av det som er laget så langt og det ble arbeidet med kravspesifisering og innspill til videre arbeid med applikasjonen. Det vil bli holdt et 2-dagers møte i august. Muntlig referat ble tatt til orientering. d. Møter i STAR-prosjektet 28. april og 6. juni 2011 Ble tatt under sak 2. e. Møte Godkjenningsgruppen 8. juni 2011 Gruppen har jobbet med aktivitetsdekomponering for godkjenningssaker, spesielt for innpass. Det nye bildet for eksternresultater ble gjennomgått og forbedringer foreslått. Til høsten starter arbeidet med spesifisering av funksjonalitet i den nye godkjenningsmodulen. Muntlig referat ble tatt til orientering. 4. Orienteringssaker a. Status standardiseringsarbeidet ELM er nå formelt blitt en europeisk standard i regi av CEN, for utveksling av resultatinformasjon blant annet i forbindelse med studentmobilitet. RS3G-møte om mobilitet: Utveksling av businesscard er nå på plass. Dette er sentral informasjon om institusjon, inklusive kontaktinformasjon. Muntlig fremlegg ble tatt til orientering. b. Nye høgskoler Arbeidet med Westerdals School of Communication og Forsvarets Høgskole er i gang. Målet er at de skal ta i bruk FS høsten De 5 siste høgskolene som er med i SO og som fortsatt bruker M-STAS, har fått muntlig bekreftelse fra IST om at de kan bruke MSTAS til opptak Disse 5 er Mediehøgskolen Gimlekollen, Fjellhaug Internasjonale Høgskole, Ansgarskolen, Side 4

5 Dronning Mauds Minne Høgskole og Høgskolen i Staffeldtsgate. Det ble avholdt et felles oppstartsmøte den 9. juni. Det planlegges overgang til FS høsten Universitetet i Agder tilbudt å bistå Gimlekollen og Ansgarskolen med hjelp til overgang til FS. Styret tok statusrapporten til orientering. c. NAG (Nasjonal database for godkjenning av høyere utenlandsk utdanning) Ble tatt under sak 7. d. Fuskebasen Ble tatt under sak 7. e. Karakterutskrift, resultat av høring Høringen ble behandlet i UHRs Utdanningsutvalg den 25. mai Daglig leder vil få oversendt uttalelsene fra dette møtet, de forelå ikke til møtet. Styret tok dette til orientering. f. Møte med FS-kontakter 12. og 13. april Dette var det første møtet i FS kontaktforum. Deltakerne fant møtet veldig nyttig. På et slikt forum kan man diskutere saker som ikke egner seg til å tas opp i FS Brukerforum. Neste kontaktforum holdes våren Tatt til orientering. g. NordForum 25. og 26. mai 2011 Temaet var om studentmobilitet. Seminaret var nyttig og interessant. Å delta på seminaret bidrar i seg selv til kompetansebygging. Styret tok dette til orientering. h. EUNIS juni 2011 Daglig leder og utviklingsleder deltok fra FS. Innleggene på konferansen var av dårligere kvalitet enn tidligere år. Et høydepunkt var Uninetts presentasjon om «Managing Information Security». Det er likevel nyttig å høre om hva som rører seg innen feltet i Europa og det er også viktig å delta for å knytte og vedlikeholde kontakter. i. Brev til KD om møte vedr. organisering Styreleder og Daglig leder har sendt et brev til KD med ønske om en dialog vedrørende fremtidig organisering av Samarbeidstiltaket FS. Tatt til orientering. j. Brev til SO om FS som høringsinstans Styreleder og Daglig leder har sendt et brev til SO der det foreslås at FS blir høringsinstans for spørsmål som angår endringer i SOs IT-system. SO planlegger å oppgradere sitt IT-system, og dette vil berøre FS på grunn av at deler av opptak kjøres i opptaksmodulen i FS. Tatt til orientering. Side 5

6 5. Rapportering 1. tertial 2011 Statusrapport for 1. tertial var sendt til styret. Punktene i rapporten refererer til dokumentet FS Arbeidsoppgaver Prognosen tilsier at vi ligger bra an i forhold til budsjettet. Timer brukt til brukerstøtte er lavere enn planlagt på grunn av sykdom. Deler av timene vil derfor bli omdisponert til søknadsweb og fagpersonweb. Lavere aktivitet på brukerstøtte går først og fremst utover dokumentasjon. Alle henvendelser blir besvart, men responstiden er noe lengre enn normalt. Arbeidet med ny studentweb er ikke kommet i gang, men er planlagt gjort i henhold til budsjetterte timer innen utgangen av Styret ønsker at totalt planlagt tid for utviklingsoppgaver skal estimeres, ikke bare antall timer planlagt per oppgave per år. Vedtak: Styret godkjenner Daglig leders rapport for 1. tertial Risikoanalyse for FS Rapport Daglig leders rapport vedrørende oppfølging av tiltak ble gjennomgått. Styret ber om at det utarbeides et oppdatert risikokart som presenteres på hvert styremøte. På den måten er det enklere å følge med utvikling av risikoen for det enkelte punkt. Risikofaktor bør tas med, og punktene bør være mer overordnede. Det ble stilt spørsmål om hvordan styret og daglig leder skal forholde seg til punkter som er institusjonenes ansvar. Dette er noe som må avklares. På neste styremøte settes det av 1 time til å arbeide med risikoanalysen. Vedtak: Styret godkjenner Daglig leders forslag til utdyping av risikoanalysen, og ber om at tiltakene som er gitt prioritet i 2011, fortsatt utdypes og konkretiseres i styremøtene fremover. Kompetanse Mange av de nye FS-institusjonene er små og har få ansatte som jobber med studieadministrasjon/fs. Dette går ut over kompetansebygging i bruk av FS, og det har ført til stor belastning på FS-brukerstøtte. Styret har vært bekymret for situasjonen, og ba om at saken diskuteres i Planleggingsgruppen i løpet av høsten Planleggingsgruppen har deretter diskutert dette på Kontaktforumet som ble avholdt i april Innspill fra Kontaktforumet var samlet i et notat som var sendt til styret. Fadderordning er ønsket av de små institusjonene, men i et mer formalisert system enn det som har vært praktisert hittil. Side 6

7 Joar Nybo poengterte at det er viktig å ivareta ansvarsforholdet, men at det uformelle kontaktnettet også bør videreutvikles. Det bør utvikles en strukturell organisatorisk løsning der de store hjelper de små, etter kjente modeller. SAK nevnes som eksempel på en slik modell. Ansvaret må likevel fortsatt ligge på institusjonene Konklusjon: Styret ber Daglig leder utarbeide et forslag til en strukturell organisatorisk løsning. Forslaget vil deretter bli behandlet på neste møte i styret. 7. Policy for håndtering av samordningsspørsmål USIT og FS har mottatt en henvendelse fra Kunnskapsdepartementet angående opprettelse og drift av et sentralt register om utestenging (fuskebasen). I tillegg er USIT oppnevnt til å delta i en arbeidsgruppe som skal utarbeide kravspesifikasjon i forbindelse med omstrukturering av NAG-basen. KD ønsker også en dialog med FS om opprettelse av en vitnemålsdatabase der arbeidsgivere kan sjekke personers vitnemål og karakterutskrift fra høyere utdanning. En slik base kan også benyttes ved lokale opptak innen høyere utdanning. Daglig leder ønsker styrets syn på at FS innehar en koordinerende rolle for Felles registre i UH-sektoren. Styret mener det er naturlig at FS går inn i en slik rolle, og at det er Samarbeidstiltaket FS som er eier av disse registrene. Disse skal bruke data som hentes fra FS, og det er derfor en fordel at FS har oversikt over utviklingsarbeidet. Styret mener også at det er en fordel for sektoren at disse systemene har tilhørighet på ett sted. En forutsetning for at Samarbeidstiltaket FS kan påta seg disse oppgavene er at det bevilges penger som dekker utviklingsarbeidet, og at det også følger årlige midler som dekker kostnader til det etterfølgende drifts- og vedlikeholdsarbeidet. Joar Nybo opplyste at oppgaver som går ut på nyutvikling vil bli finansiert av KD. Styret vil bli holdt orientert om utviklingen i saken. 8. Dato for årsmøte og styremøte i januar 2012 Følgende datoer ble fastsatt: Årsmøte vil bli holdt mandag Styremøte mandag På dette møte ferdigstilles dokumentene til Årsmøtet. 9. Eventuelt a. Møte med KD 20. juni 2012 Styreleder og daglig leder vil ha møte med KD om vitnemålsdatabasen rett etter styremøtet (se sak 7). Side 7

8 b. DUO v/uio UiO uttrykte bekymring for fremdrift på applikasjon for innlevering av masteroppgaver via studentweb. Denne funksjonaliteten er planlagt klar til høstversjonen av FS. c. Noark 5 v/uio I Noark 5 vil det åpnes for arkivering for fagsystemer. Saken er diskutert i Sak og arkivgruppen, og det er åpenbart at det kreves tilpasninger i FS. Det er imidlertid på det nåværende tidspunkt vanskelig å ha noen konkrete meninger om dette. Styret vurderer om Riksarkivet bør inviteres til et møte i løpet av høsten. Diskuteres ved en senere anledning. Neste møte: Mandag 19. september 2011 på USIT Side 8