Referat. Møte i gruppe for godkjenning 20. januar 2011

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i gruppe for godkjenning 20. januar 2011 Til stede: Sven Erik Sivertsen, NTNU Lars Kristian Hasle, UiO Maj-Brit Iden, UiB Unni Henriksen, UiA Eli Vangen, HIST Knut Løvold, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Forfall: Møteleder: Referent: Jannike Hagen Paulsen, HIST Anne-Marie Myhrvold, USIT Adelheid Mortensen Huuse Adelheid Mortensen Huuse/Knut Løvold Dato: 20. januar 2011 Sist endret: 3. februar 2011

2 Dagsorden 0. Godkjenning av dagsorden 1. Referat fra møtet Nytt skjermbilde Person Eksternstudium planlagt ferdig mars Igangsetting av dataoverføring mellom institusjoner/studentsamtykke til resultatoverføring 4. Status for arbeidet med ELM/MLO 5. Deltakelse i arbeidsgruppe for utarbeidelse av kravspesifikasjon for NAG 6. Videre arbeid med aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker: a. Fortsette aktivitetsdekomponering av innpassingssaker (avgrenset mot funksjoner i tilknytning til innpassing i utdanningsplaner med funksjoner som nå ligger i Student samlebilde dette må behandles som et eget punkt senere). Det som gjenstår er: - Behandling av sak - Registrering av vedtak (hvilke funksjoner/muligheter skal vi legge opp til?) - Rapportering (fra FS til andre baser) - Informere søker - Avslutte arkivsak - Klagebehandling - Rapportbehov b. Aktivitetsdekomponering av andre sakstyper som i dag behandles i godkjenningsmodulen 7. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av arbeidsoppgaver 8. Eventuelt Side 2

3 0. Godkjenning av dagsorden Ingen kommentarer. 1. Referat fra møte Referatet sendt ut på høring tidligere, ingen kommentarer. 2. Nytt skjermbilde Eksterne resultater for person, planlagt ferdig mars 2011 Oppdatert forslag (med innspillene fra sist møte implementert) ble presentert (FS b- 2). Bildet er kun ment til bruk for registrering av eksterne emner og vekting, samt mottak av data fra eksterne læresteder. Dette ble diskutert på forrige møte, og er ivaretatt i den siste versjonen av bildet. Godkjenning, saksbehandling, innpassinger og vurderinger knyttet til de eksterne emnene skal skje i andre bilder i og eventuelt utenfor modulen. Importerte data skal derfor ikke kunne endres i dette bildet. Nivåfelt, kilde (hvordan data har kommet inn i bildet) og knapper for Dokument (arkiv) og Endringslogg har blitt lagt til siden presentasjon av bildet på siste møte. Under Kilde vil det fremkomme hvem som har lagt inn data, enten det har skjedd manuelt eller via en dataoverføring. Overgangsknappen til dokumentarkivet må tydeliggjøres, sånn at det fremkommer klart at det gjelder overgang til studentens dokumentarkiv i FS, ikke et eksternt arkivsystem som Ephorte. Det ble diskutert om flere overgangsknapper burde legges i bildet, men dette må bero inntil videre. Planleggingsgruppen skal ha en overordnet gjennomgang av bruken av overgangsknapper i alle bilder i FS. Bruk av overgangsknapper i Eksterne resultater for person må rette seg inn etter de beslutningene som eventuelt fattes der. Litt diskusjon rundt de forskjellige kategoriene, og hvilke det er hensiktsmessig å bruke. Eksempelvis at studieprogram ikke bør overføres mellom norske institusjoner. Kategoriene vil være felleskoder, og sannsynligvis vil det være opp til institusjonen som eksporterer dataene hvilke data og hvilke kategorier som oversendes. Spørsmålet om hva som skjer ved flere overføringer fra samme lærested og eventuelle endringer som kan ha inntruffet i mellomtiden, ble reist. Ingen løsninger for dette tenkt ut i den foreløpige modellen. Det må finnes en kopling mellom emner og kvalifikasjonen de eventuelt tilhører. Dette vil bli tatt med i den videre utviklingen av bildet. Som nevnt på det forrige møtet, vil et emne kun bli plassert under én kvalifikasjon i bildet. I noen tilfeller kan ett emne inngå i flere kvalifikasjoner fra et lærested, men kun én tilknytning i dette bildet. Alle kvalifikasjonene vil bli overført. Feltet Subj. area kan bli byttet ut med annet kodesystem (felles innenfor ELM/MLO). Bildet planlagt lansert med FS6.8 i mars Data må konverteres fra gammelt til nytt bilde. Det forutsettes at medlemmene i godkjenningsgruppen bidrar med testing av bildet i FSDEMO før det lanseres i FSPROD. Side 3

4 3. Dataoverføring mellom institusjonene En eller annen form for samtykke må trolig til for å kunne overføre studentdata mellom institusjoner, og en teknisk løsning for dette må da på plass. Tre løsninger ble diskutert (se FS ): 1. Overføring uten direkte samtykke 2. Generelt samtykke til dataoverføring 3. Spesifikt samtykke fra sak til sak. Løsning nr. 3 vil være den mest kompliserte å håndtere rent teknisk. Det anses også som mest hensiktsmessig med en karakterutskriftløsning på dataoversendingen, dvs. at alt oversendes og at enkeltpersoner ikke kan velge hvilke data som skal oversendes ( velge ut de fineste blomstene i buketten ). Usikkerhet i rundt hvordan saken skal behandles og i hvilke fora det skal tas videre. Spørsmål om student/søker skal/må gi samtykke til eksport/import av data. Det antas at deltakende institusjoner gjensidig aksepterer at andre deltakere henter data. I første omgang gjelder notatet norske institusjoner, men det må tenkes gjennom allerede nå vedrørende samtykke og eksport/import over landegrensene. Fra gruppas side mest ønskelig med en generell løsning, slik at studenten aksepterer at institusjonen henter det som er nødvendig fra andre institusjoner, uten å måtte be om samtykke for hver enkeltsak. Dersom studenten skal gi spesifikt samtykke, er det snakk om samtykke ved søknad, enten for innpassing eller opptak. Anses som viktig at studentene skal kunne se hvilke data som institusjonen har hentet inn (i StudentWeb). Ansvaret for at søknaden er komplett mht dokumentasjon må fortsatt ligge på studenten, og det må være en løsning som tar hensyn til dette (ettersending etter sensur og lignende). Gruppen ønsker løsningene i notatet prioritert etter den rekkefølgen de står. Planleggingsgruppen kan orienteres om dette på neste møte. Notatet må omskrives litt og sendes til KD for å få en behandling av de foreslåtte løsningene, med en utdypende begrunnelse for ønsket løsning. Geir skal også i møte med NIFU innen kort tid, og skal forhøre seg litt med dem om landskapet man beveger seg mht dataoverføring og samtykke. USIT tar saken videre. 4. Status for arbeidet med ELM/MLO Mindre ting som har skjedd i dette arbeidet siden sist. Forslaget har vært på høring i forskjellige standardiseringsorganer, og venter nå på formell godkjenning. I mars skal det arrangeres en Codecamp på Mallorca for programmerere, hvor selve kodingen av løsningene utviklet av prosjektet skal foregå (avtaledata og resultatdata via webservice). Kodingen er startet for databasestrukturer for utveksling av data. Geir Vangen og Bjørn Kristoffersen skal delta fra USIT og Norge. Sikkerhetsløsninger ble diskutert på et møte i Malaga før jul. Side 4

5 5. Arbeidsgruppe NAG KD er i ferd med å sette ned en gruppe som skal utarbeide en kravspesifikasjon for NAG. E-post er sendt til Lars Kristian Hasle (FS ) med ønske om at én person med FSkunnskap fra godkjenningsgruppen skal bli med i arbeidsgruppen. I tillegg er godkjenningsgruppen enige om at det bør være med en person fra USIT som representerer utviklerne i den nye arbeidsgruppen. Det hadde på møtetidspunktet ikke kommet noen henvendelse direkte til USIT om deltakelse. Lars Kristian Hasle, UiO har mulighet til å stille som medlem i gruppen på vegne av godkjenningsgruppa, og har også fått klarsignal fra sin leder om at det er greit. De andre medlemmene i gruppen hadde ingen innvendinger mot at Lars stiller som medlem på vegne av dem. Han tar også saken videre med KD om hvem andre som er bedt om å være med i gruppen. På tidspunktet hvor referatet ble fullført var det klart at en offisiell henvendelse fra KD er på vei til USIT med forespørsel om ett medlem i arbeidsgruppen fra godkjenningsgruppen og ett medlem som representerer utviklerne på USIT. Lars stiller på vegne av førstnevnte. Medlemmet fra USIT må diskuteres internt på USIT, som melder direkte tilbake til KD. 6. Gjennomgang av aktivitetsdekomponeringer Den påbegynte aktivitetsdekomponeringen for innpassingssaker ble diskutert videre med utgangspunkt i punktene satt opp på dagsorden, med en avgrensning mot funksjonalitet rundt innpassing av eksterne emner i en utdanningsplan. Behandling av sak: Når det gjelder behandling av saken, ble de forutgående prosessene også diskutert. En søknad kan oppstå i et annet system, og data fra søknaden bli overført direkte inn i FS. Hvilket betyr at en sak kan oppstå i FS, via overføring av data fra StudentWeb, SøknadsWeb eller et annen ekstern applikasjon, og en søknad om innpassing kan enten legges inn manuelt i FS eller via en elektronisk overføring fra en ekstern kilde. Dette må ivaretas i aktivitetsdekomponeringen. Saksflyt, arkivets rolle og arkivering ble diskutert. Forhold tilknyttet arkivering av godkjenningssaker må diskuteres i arkivgruppa. Sven-Erik er medlem av begge gruppene, og tar det med seg videre. Behov i forhold til saksflyt og registreringer underveis i saksgangen ble diskutert. Det er uklart i hvilket system dette skal foregå, godkjenningsmodulen i FS eller elektronisk arkivsystem (Ephorte el.) Følgende må ivaretas i enten FS eller arkivsystem i forhold til underveisbehandling av saken og saksflyt: Hovedsaksbehandler Hvem/hvor sak er videresendt (sted og saksbehandler) Bestilling og mål for delvurderinger som skal gjøres i saken Dato for oversendelse Svarfrist Delvurderingen(e) som er gjort underveis (fram mot endelig vedtak) Side 5

6 Mulighet for å kommunisere direkte med søker i alle ledd i prosessen (saksflyten). Tilgang (begrenset?) til dokumentene i saken. Behov for en gjennomgang av forskjellige muligheter for brukerroller i modulen (og innenfor saksflyten), radvalidering og differensiering av leserettigheter til dokumenter og andres saker. I godkjenningsarbeid er det viktig for saksbehandlere å kunne slå opp i andres saker i informasjonsøyemed. En signaturløsning må også på plass (person/sted). For godkjenningssaker er det gjerne to signaturer (leder og saksbehandler). Arkivgruppa bør behandle dette nærmere. Lagring av dokumentene i slike saker i FS sitt dokumentarkiv bør ikke være tidsbegrenset. Dette medfører en endring av dagens modell/funksjonalitet. Gode logger er svært viktig å få på plass i den nye modulen. Begynnende diskusjon rundt registrering av omfanget/studiepoengene i modulen på innpassingssaker. Antall innpassede studiepoeng skal oversendes Lånekassa i de tilfellene hvor det er snakk om en innpassing av et delstudium i utlandet. Det er en god del problemstillinger knyttet til dagens måte å registrere dette i FS som bør løses på en bedre (og sikrere) måte i den nye modulen. Saken diskuteres videre på neste møte. 7. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av oppgaver Arbeidsoppgaver i gruppa til neste gang: 1. Testing av det bildet Eksterne resultater for person. Overordnede problemstillinger angående testing av nye klientversjoner må tas opp i Planleggingsgruppa. USIT sender ut mer informasjon når FS6.8 er klar for testing i FSDEMO. 2. Alle må ha tenkt gjennom problemstillinger knyttet til eventuelle muligheter for å registrere godkjente studiepoeng på innpassingssaker i en ny modul. Diskusjonen er i denne omgangen avgrenset til behovet ved registrering av innpassingssaker (dvs. der eksterne emner er registrert i eksternresultatbildet og disse skal innpasses i studentens utdanningsplan). Problemstillingene er som følger: a) Er det behov for å registrere studiepoeng i en innpassingssak ut over det som registreres på emnene i bildet Ekstern vurdering for person og eventuelle muligheter for individuell vekting av emner ved innpassing i utdanningsplan? b) Hvis ja, i hvilke tilfeller? c) Hvis et felt for registrering av studiepoeng skal finnes i tilknytning til innpassingssaker, skal det finnes noen kontroller/begrensninger knyttet til feltet? i. Sammenheng med bildet Ekstern vurdering for person? ii. Sammenheng med studiepoengene som innpasses i utdanningsplanen? iii. Sammenheng med studiepoeng som rapporteres til Lånekassa? iv. Mulighet for å registrere mer studiepoeng enn det som evt. har blitt overført fra eksternt lærested individuell vekting som Side 6

7 overskrider antallet studiepoeng som er overført/lagt inn i Ekstern vurdering for person? Neste møte onsdag 8. juni 2011 på USIT (vanlig tid, vanlig sted). 8. Eventuelt Ingen saker Side 7