Referat. Møte i styret for FS 25. november 2010

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: Referat Møte i styret for FS 25. november 2010 Til stede: Christen Soleim, UiB Heidrun Hole, HiO Beth Linde, HiØ Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken, UiO (under sak 1-4 samt 6 og 7) André Kristiansen, KD (under sak 1-4 samt 6 og 7) Anette Wigaard, UiO (under sak 7) Julie Myhre Barkenæs, USIT Andora Sjøgren, USIT Geir Vangen, USIT Forfall: Seunn Smith-Tønnesen, UiA, Knut Veium, NTNU Ingunn Cowan, Lånekassen Torill Vangen, SSB Aune Moe, USIT Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Andora Sjøgren/Julie Myhre Barkenæs Dato: 25. november 2010 Sist endret: 09. februar 2011

2 Dagsorden 1. Møte i styret for FS Referatsaker a. Datavarehusseminar september b. Møter i planleggingsgruppen september og 2. november c. Møte i Godkjenningsgruppen 23. september d. Møte i Studentutvekslingsgruppen 25. oktober e. Møte i Arkivgruppen 15. november f. Møte i Vurderingsgruppen 23. november g. Møte i Doktorgradsgruppen 28. oktober 3. Orienteringssaker a. FS-kompetanse ved de mindre institusjonene b. Status karakterutskrift c. Status nye høgskoler d. Status standardiseringsarbeid e. NUAK september f. NOKIOS-konferanse 26. oktober g. EPN oppstartseminar oktober h. FS brukerforum november i. SUHS-konferanse i regi av Uninett 11. november j. IT-arkitektur, møter 17., 23. og 24. november k. NordForum, møte for styrer 26. mai 2011 i Stockholm 4. Risikoanalyse 5. Forberedelse årsmøtet Organisering av FS 7. Datavarehusprosjektet 8. Vedtaksforslag Nye FS-institusjoner 9. Vedtaksforslag Beregningsmodell for nettstudenter 10. Vedtaksforslag Opprettelse av EPN ekspertgruppe 11. Møteplan våren Eventuelt Side 2

3 Det ble tatt opp at det er mange referatsaker og orienteringssaker på dagsorden, se sak 2 og 3. Styret ønsker en raskere gjennomgang av referatsaker og orienteringssaker og foreslår at vi kort gjennomgår hvilke ekspertgrupper som har hatt møter siden sist og viser til hvor referatene ligger. Daglig leder orienterte fra møter i Planleggingsgruppen og referatene herfra legges frem som tidligere. Daglig leder vurderer om det har skjedd noe som styret bør orienteres om. 1. Referat fra møte i styret for FS 6. september 2010 Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Referatsaker a. Datavarehusseminar september Resultat av arbeidet på datavarehusseminaret legges frem i sak 7. b. Møter i Planleggingsgruppen september og 2. november Skriftlig referat forelå fra september-møtet, og det ble gitt muntlig orientering fra novembermøtet. Tema på september-møtet var bl.a. gjennomgang av innsendte saker, diskusjon om Brukerforum og om håndtering av ønskelisten. Den 22. september var satt av til risikoanalyse av FS. På møtet i november var brukerforum diskutert og gjennomgang av innsendte saker og ønskelisten hovedtemaer. Planleggingsgruppen ga positiv respons på styrets forslag om å arrangere ett FS Brukerforum per år og ett møte kun for FS-kontaktene per år. c. Møte Godkjenningsgruppen 23. september Skriftlig referat forelå til møtet. Styret tok referatet til orientering. d. Møte i Studentutvekslingsgruppen 25. oktober Muntlig referat ble gitt. Infotekster for studentmobilitet ble diskutert. Endringer i utvekslingsmodulen ble gjennomgått (nye skjermbilder) og silingsprosessen for kvotesøkere og selvfinansierende søkere ble diskutert. Styret tok referatet til orientering e. Møte i Arkivgruppen 15. november Muntlig referat ble gitt. Det ble vedtatt nytt mandat og navn for gruppen. Styret tok referatet til orientering f. Møte i Vurderingsgruppen 23. november Muntlig referat ble gitt. Gruppen er en reetablering av tidligere Eksamensgruppe, og på dette første møtet ble bl.a. mandat og tidsperspektiv diskutert. I tillegg ble ønskelisten gjennomgått. Styret tok dette til orientering g. Møte i Doktorgradsgruppen 28. oktober Det er avholdt møte i Doktorgradsgruppen. Side 3

4 3. Orienteringssaker a. FS-kompetanse ved de mindre institusjonene Planleggingsgruppen ønsker å bruke kontaktforum til videre planlegging av dette. b. Status karakterutskrift Notatet om karakterutskrifter er oversendt til UHR for videre behandling i Utdanningsutvalget. c. Status nye høgskoler Prosjektleder for nye høgskoler, Andora Sjøgren, rapporterte at arbeidet går etter planen. Tatt til orientering. d. Status standardiseringsarbeidet Standardene for studieinformasjon (MLO) og Europass DS (ELM) er i all hovedsak ferdigbehandlet. Det gjenstår kun noe sekretariatsarbeid innen CEN før disse er godkjent som standarder. På arbeidsplanen for 2011 er det satt opp utveksling av resultatinformasjon mellom norske institusjoner, og der vil deler av ELM benyttes for selve utvekslingen. Det europeiske Mobility Project for utveksling av informasjon om avtaler og personer innenfor utvekslingsprogram vil gjennomføre et utviklingsseminar i februar/mars for programmering av disse tjenestene. Muntlig fremlegg tatt til orientering. e. NUAK september NUAK konferansen er en svensk brukerkonferanse for brukere av studieadministrative systemer og opptakssystem. Daglig leder og en representant fra brukerstøtte deltok på denne konferansen. Svenskene holder på å anskaffe nytt studieadministrativt system, Ladok3. Som Norge jobber de også en del med internasjonalisering og standardisering. Annet av interesse fra konferansen var hvordan de hadde tilrettelagt for opplæring i Ladok på nett. f. NOKIOS-konferanse 26. oktober Norsk konferanse for IKT i offentlig sektor ble arrangert i Trondheim. Flere fra styret samt daglig leder og seksjonsleder deltok på en workshop med tittelen Bedre samordning og økt samhandling innen UH-sektoren, med hensyn på etablering og bruk av gode sektorløsninger i regi av KD. g. EpN-oppstartseminar oktober Prosjekt for omskriving av EpN til JBoss Seam startet opp med et seminar oktober. På seminaret deltok NTNU, UiT og UiS i tillegg til FS-utviklere, prosjektleder og daglig leder. Mål for seminaret: å bli kjent med EpN, hvordan vi samarbeider om utvikling og foreta en aktivitetsdekomponering. h. FS-Brukerforum november Side 4

5 Tilbakemeldingene fra deltakerne er i hovedsak at de er godt fornøyd, at dette er viktig forum for FS-brukerne. Både det faglige innholdet og kontakten med andre FS-institusjoner er nyttig. i. SUHS-konferanse i regi av Uninett 11. november På denne konferansen deltok også styreleder, daglig leder, utviklingsleder og seksjonsleder på plenumssesjonen Det administrative suget. Denne sesjonen handlet om hvordan balansere administrative krav med administrativ nytte. j. IT-arkitektur, møter 17., 23. og 24. november Samarbeid om IKT-arkitektur for statlig universiteter og høyskoler er et nytt forprosjekt i regi av Uninett, finansiert av KD. Prosjektet har som mål å komme med et forslag på hvordan et slikt samarbeide bør organiseres. Inkludert i dette vil være eksempler på problemstillinger som kan løses innenfor et slikt samarbeide. Rapport skal være ferdig innen 1. mars. Geir Vangen er SUAFs deltaker i arbeidet. k. NordForum, møte for styrer 26. mai 2011 i Stockholm Daglig leder minnet om møtet den 26. mai 4. Risikoanalyse for FS Analysen ble foretatt av EIR, UiO, 22. september. Det forelå risikokart fra analysen og risikoliste med forslag til tiltak, utarbeidet på bakgrunn av resultatene fra analysen. Risikolisten med tiltak ble diskutert. Det ble stilt spørsmål til om punkt W om koordinering og samhandling mellom FS og SO er godt nok belyst. Sekretariatet ble bedt om å lage et forslag til prioritering av tiltak i 3 kategorier: - Tiltak som bør prioriteres i Tiltak som bør prioriteres i Tiltak som ikke skal prioriteres Det skal videre markeres hvilke tiltak som er institusjonenes ansvar å følge opp og hvilke tiltak som ligger til FS-samarbeidstiltak Vedtak: Styret ber FS-sekretariatetet lage et forslag til prioritering av tiltakene til neste styremøte 5. Forberedelser Årsmøte Utkast til innkalling, årsberetning med regnskap for 2010, budsjett for 2011 og arbeidsoppgaver for 2011 ble diskutert. Utkast til innkalling til årsmøte: - Sted for årsmøte bør være Gardermoen, gitt at vi får møterom på hotell rett ved flyplassen. - Sak 5 om samarbeidsavtale endring i vedtekter utgår - Ny sak 5 om organisering skal inn Side 5

6 Utkast til årsberetning med regnskap for 2010: Malen er grei. Innholdet er mangelfullt. Unødvendig med adresser til alle institusjonene i årsberetningen, kuttes til bare navn på institusjonene og info om hvor på FS-hjemmeside disse adressene ligger. Utkast til budsjett for 2011: Vi kan ikke budsjettere med inntekter på 2.1 millioner kroner fra KD, de har budsjettert med 1.8 millioner kroner til FS-sekretariatet for Videre skal vi ikke betale leie av infrastruktur for FS brukerstøtte og FS-sekretariatet, dette utgjør en reduksjon på kroner. Budsjettet justeres i henhold til dette. Utkast til arbeidsoppgaver for 2011: Styret ga sin tilslutning til foreslåtte arbeidsoppgaver for Oppdaterte dokumenter sendes til styret senest mandag 3. januar Organisering av FS I strategiplanen for FS for årene er det slått fast at FS bør bli et tiltak etter UH-loven i løpet av strategiperioden Bakgrunnen for dette ønsket er blant annet at: - FS er nå nærmest enerådende som studieadministrativt system i Norge - det er ønskelig med et tettere samspill mellom FS og SO - moms og anskaffelses-problematikk diskuteres - en felles måte å organisere utviklingen av sektorspesifikke systemer kan være effektivt Styret hadde en diskusjon om organisasjonsformer og om FS skal bli et tiltak etter UH-loven Et tiltak er prisgitt departementenes styring. Et aksjeselskap er i strid med strategien. Ettersom både SO og Cristin allerede er et tiltak, vil en felles styringsform for FS, SO og Cristin være et skritt i retning av et felles tiltak. Dagens styringsform kan ha uheldige sider. En organisering av FS som betyr at dagens organisering oppheves. Dette er en sak for årsmøte. Styret skisserte flere alternativer til hvordan dette skal håndteres i årsmøtet: Alternativ 1: Orientere årsmøtet om at styret arbeider for å bli et tiltak Alternativ 2: Be årsmøtet om et intensjonsvedtak, der årsmøtet bes om å ta stilling til om de ønsker at samarbeidstiltaket erstattes av et tiltak. Dette forutsetter kontakt med KD i forkant. Vedtak: Styret for FS ber styreleder og Daglig leder om å kontakte KD for diskusjon om den videre prosess med opprettelse av FS som et samarbeidstiltak etter UH-lovens 1-4, 4. ledd. Styret for FS ber videre styreleder og Daglig leder om å kontakte styret for SO for diskusjon av modellene for samarbeid. 7. Datavarehusprosjektet Side 6

7 Rapport fra prosjektgruppen ble gjennomgått og det ble gitt følgende innspill: Beskrivelsen av brukere av systemet bør være mer generell slik at ikke aktuelle føler seg utelatt. Styret foreslår at det skilles mellom primærprodusenter og lesere. Ledere kan også være primærprodusenter. Rapporten bør derfor inneholde en oppsummering av hvordan man tenker å skille disse gruppene. Styret var fornøyd med formulering av formålet med datavarehuset for studiedata og avgrensning til andre systemer. De diskuterte forslagene til navn på datavarehuset ble presentert. Styret mente at forslagene var gode og at prosjektet raskt bør velge et av dem. Kravspesifikasjon til anskaffelse av analyse- og rapportverktøy ble også presentert. Styret kom med følgende innspill: - Det er viktig at kobling mot økonomiprosjektet er ivaretatt Prosjektet for økonomidata må være enige i kravspesifikasjonen - Verktøyet må også være egnet for kobling med andre systemer - Verktøyet må kunne benyttes rett mot FS-basen - Det er viktig at vi samarbeider med de 4 institusjonene som drifter FS lokalt, i tillegg til Uninett som drifter for alle de andre. - Institusjonene må orienteres om at det arbeides med denne anskaffelsen. Vedtak: Styret slutter seg til de avgrensninger som er gjort vedrørende brukere, formål og overfor andre systemer for datavarehuset. Styret slutter seg til at Uninett FAS bes om å foreta en anskaffelse av verktøy i henhold til kravspesifikasjon og at de innspill som fremkommer i møtet tas med i det videre arbeidet med datavarehusprosjektet. 8. Nye FS-institusjoner Daglig leder ønsker en strategi for opptak av nye institusjoner til Samarbeidstiltaket FS. Bakgrunnen er at brukerstøttegruppen har 25 institusjoner som har behov for ekstra oppfølging i Dette går på bekostning av brukerdokumentasjon og kurs for superbrukere. Daglig leder har derfor fremmet forslag til strategi for nye institusjoner som ønsker å ta i bruk FS. Forslag til strategi for nye institusjoner inn samarbeidstiltaket FS ble diskutert og det ble foreslått å stryke siste ledd i første punkt (alle andre høgskoler får avslag på søknad om å bli FS-institusjon). Videre ble siste punkt foreslått først (Det vurderes årlig, i forbindelse med planlegging av neste års arbeidsoppgaver og budsjett, om det er ressurser til å ta inn nye institusjoner) slik at endelig forslag til strategi lyder som følger: - Det vurderes årlig, i forbindelse med planlegging av neste års arbeidsoppgaver og budsjett, om det er ressurser til å ta inn nye institusjoner. - En eventuell søknad fra BI vil bli vurdert særskilt. - Akkrediterte høgskoler, statlige høgskoler og høgskoler som er med i Samordnet opptak skal prioriteres. Vedtak: Styret slutter seg til forslag til strategi for nye institusjoner inn i Samarbeidstiltaket FS. Side 7

8 9. Beregningsmodell for nettstudenter Campus Kristiania har henvendt seg til Daglig leder med ønske om en annen prissetting for nettstudenter, da disse har en relativt lav studiepoengproduksjon. Daglig leder vurderer det slik at bruk av studiepoengproduksjon som en faktor i prissetting vil medføre større uforutsigbarhet for institusjonene hva angår de årlige FS-kostnadene, og foreslår derfor at dagens prismodell opprettholdes. Vedtak: Styret slutter seg til Daglig leders forslag om at dagens prismodell forblir uendret. 10. Opprettelse av EpN ekspertgruppe På oppstartseminaret i oktober (se sak 3g) ble det foreslått at det opprettes en ekspertgruppe for EpN. Gruppen skal være midlertidig og nedlegges etter at applikasjonen har vært i produksjon i 1 år. Ekspertgruppen foreslås sammensatt av deltakere fra de institusjonene som har brukt dagens EpN (NTNU, UiT og UiS), en større institusjon som ønsker en slik applikasjon (for eksempel UiO) og en institusjon som har erfaring med Nexus (for eksempel Høgskulen i Volda). Forslag til vedtak om opprettelse av en ekspertgruppe var sendt til styret. I tillegg til de foreslåtte institusjonene ønsket styret at UiB skulle inviteres til å bli med i ekspertgruppen. Vedtak: Styret slutter seg til forslag til opprettelse av en ekspertgruppe for EpN, med deltakere fra NTNU, UiT, UiS, UiO, UiB og Høgskulen i Volda. 11. Møteplan våren 2011 Det skal velges nytt styre på Årsmøtet 31. januar. FS-sekretariatet bes foreslå en tentativ møteplan og legge denne frem for nytt styre. 12. Eventuelt Ingen saker under Eventuelt. Neste møte: Mandag 10. januar 2011 på USIT, møterom 5. etg. Side 8