4/15 Målstruktur: Dato og innhold

Transkript

1 Administrasjonsutvalget Referat fra møte i UHRs administrasjonsutvalg 7. januar 2015 Tilstede: Medlemmer: Direktør Ann Elisabeth Wedø, Høgskolen i Oslo og Akershus (leder) Rektor Frøystein Gjesdal, Norges handelshøyskole Direktør Carl-Morten Gjeldnes, Høgskolen i Østfold Ass.direktør Britt Elin Steinveg, Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet Fra UHRs sekretariat: Sekretær for administrasjonsutvalget Kjærstin Åstveit Kommunikasjonsrådgiver Ann Elin Brattebø Andersen Forfall: Organisasjonsdirektør Ida Munkeby, Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet 1/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Det ble meldt en sak under eventuelt, om digital postkasse. Innkalling og saksliste godkjennes. 2/15 Referat fra forrige møte i administrasjonsutvalget Referatet er lagt ut på nettsidene til administrasjonsutvalget: Møtereferatet er godkjent som sirkulasjonssak, ingen vedtak. 3/15 Arbeidet med finansieringssystemet Administrasjonsutvalget deltok på overleveringen av rapporten om finansiering av universitetene og høgskolen, som ekspertgruppen til KD har utarbeidet. UHRs styre har satt ned en sektorintern 1

2 arbeidsgruppe som har som mandat å bistå UHR i det kommende arbeidet med finansieringssystemet for UH-institusjonene. Denne gruppen møtes senere i måneden i Trondheim, og vil bidra til å utrede hvilke mulige konsekvenser ekspertgruppens forslag vil kunne få for UH-sektoren. Dersom administrasjonsutvalgets medlemmer ønsker å gi innspill i denne saken, kan disse sendes til sekretæren innen 14. januar. Stiller alle seg bak ev. innspill som kommer, vil disse bli sendt som administrasjonsutvalgets innspill til UHRs styre. Dersom utvalget ikke enes, eller det ikke blir tid til å koordinere ev. innspill, vil disse bli videresendt som separate innspill fra utvalgets medlemmer. Vedtaksforslag: Eventuelle innspill sendes utvalgets sekretær innen 14. januar. 4/15 Målstruktur: Dato og innhold For å sikre at sektoren blir involvert i det kommende arbeidet med ny målstruktur, har det blitt sendt ut invitasjon til alle medlemsinstitusjonene om å delta på et seminar i regi av administrasjonsutvalget. Ny dato for seminaret blir 23. mars. Tema blir både målstruktur og de varslede utviklingsavtalene som ekspertgruppen som har lagt frem forslag til nytt finansieringssystem, foreslår. Seminaret om målstruktur avholdes 23. mars. Utvalgsleder og sekretær arbeider videre med program og organisering av samlingen, basert på innspillene fra administrasjonsutvalget. 5/15 Organisering av administrasjonsutvalgets arbeid Administrasjonsutvalgets arbeidsplan for er delt inn i følgende hovedområder: ledelse og administrasjon, økonomi, samarbeid og informasjon. Mange aktører er sentrale samarbeidspartnere for administrasjonsutvalget, innenfor de rammer som er gitt av UHRs styre, som KD, Uninett, NSD, Cristin, FSAT, Bibsys m.fl. Det var enighet om at kommunikasjonslinjer mellom alle impliserte aktører må koordineres bedre og at dette mer fordel kan synliggjøres enda tydeligere i notatet som administrasjonsutvalget skal sende til styret. Et nytt punkt, der sekretariatet ble bedt om å starte arbeidet med et rollekart og møtepunkter ble besluttet tatt inn i notatet. Administrasjonsutvalget vil be Samhandlingsforumet, der flere av våre sentrale samarbeidspartnere møtes, om å vurdere om det vil være nyttig at også administrasjonsutvalget deltar på møtene. Ettersom KD har varslet et eget prosjekt på digitaliseringsområdet, vil flere av punktene i notatet utgå. Det er viktig å sikre at UH-sektoren er godt representert i KDs prosjekt, og at det er god kommunikasjon tilbake til UHR/administrasjonsutvalget. 2

3 De områdene som utmerker seg som særlig viktige for administrasjonsutvalget er punktene knyttet til oppfølging av innmeldte tidstyver som sektoren har sendt til KD, og arbeidet med IKT-arkitekturrådet. Sekretariatet bearbeider forslag til konkretisering av administrasjonsutvalgets arbeidsplan for basert på diskusjon i møtet, og sender dette til administrasjonsutvalget for endelig godkjenning. 6/15 Forslag til revidert prioriteringsrådsstruktur Leder for UHRs økonomiutvalg, Kjetil Hellang (UiA) og direktør for tjenester og leveranser, Olav Isak Sjøflot fra Uninett har utarbeidet et forslag til revidert prioriteringsrådsstruktur for Uninetts prioriteringsråd - der målet primært er: å styrke kontakten mellom Uninett og UHR å forenkle og redusere det administrative omfanget av rådene, samt å sikre en mer helhetlig og systemovergripende styring med Administrasjonsutvalget gir full støtte til det fremlagte forslaget om forenkling. Både UHRs styre og Uninett informeres om administrasjonsutvalgets holdning til forslaget. Administrasjonsutvalget ønsker å være forslagsstiller når Uninett skal oppnevne medlemmer til ulike råd og utvalg for UH-sektoren. Dette for styrke kontakten mellom Uninett og UHR. 7/15 Nye medlemmer til innkjøpsutvalget og økonomiutvalget Basert på en helhetsvurdering, der det legges vekt på at ulike institusjonstyper skal være representert, at representasjon skal gå på omgang mellom institusjonene, og at kjønnsbalanse skal sikres, oppnevnte administrasjonsutvalget følgende personer til innkjøpsutvalget og økonomiutvalget: Innkjøpsutvalget Leder Innkjøpssjef Lisbeth Gussiås, NTNU Medlemmer Innkjøpssjef Merete Berger Håkonsen, UiT Innkjøpssjef Kjetil Skog, UiB Rådgiver Cecilie Wold, HiM 3

4 Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, HiL Vara: Innkjøpssjef Ivar Paulsen, UiA Økonomiutvalget Leder økonomidirektør Kjetil Hellang, UiA Medlemmer Økonomi- og eiendomsdirektør Frank Arntsen, NTNU Avdelingsdirektør Ellen Johanne Cæsar, UiO Økonomidirektør Ellen Anne Vassmo Kjenstadbakk, HiHm Økonomisjef Klas Rønning, NHH Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, HiL Vara: Jan Ove Henriksen, økonomidirektør, HiB Kai Robert Jakobsen, økonomi og driftsdirektør, HiG Kirsti Robertsen Aarøen, økonomidirektør, UiB Administrasjonsutvalget oppnevner ovennevnte utvalg for perioden /15 Direktørsamling Administrasjonsutvalget har bestemt at de vil arrangere en samling for alle direktørene i Tromsø onsdag 13. mai. En av programpostene vil være en kort opplæring i innkjøp, ved dagens leder av innkjøpsutvalget, Kjetil Skog. I tillegg vil Uninett bli invitert for å diskutere videre digitaliseringsarbeid for UH-sektoren. Administrasjonsutvalget arbeider videre med program for direktørsamlingen, basert på innspill som kom i møtet. 9/15 Utlevering av institusjonenes individdata DBH mottar stadig forespørsler fra UH-institusjoner om å få utlevert andre institusjoners individdata. Her er det usikkerhet knyttet blant annet både til personvern og offentlighetslov. Sekretæren sender en forespørsel til Datatilsynet og ber om deres vurdering. Kristin Gåsemyr fra NSD inviteres til en diskusjon på neste møte i administrasjonsutvalget. 4

5 10/15 Møtedatoer Administrasjonsutvalget godkjenner følgende møteplan for våren 2015: Mandag 9. februar, mandag 23. mars (kort møte, etter seminaret om målstruktur, avsluttes med middag på Lorry), tirsdag 21. april, etter lunsj 12. mai. (UHRs representantskapsmøte avsluttes til lunsj 12. mai) 11/15 Eventuelt UH-institusjonene har fått henvendelse fra KD knyttet til etablering av digital postkasse, basert på endring i eforvaltningsforskriften om at digital kommunikasjon skal være en hovedregel i forvaltningen. Administrasjonsutvalget vil gjerne diskutere denne saken med KD. KD inviteres til neste møte i administrasjonsutvalget for å diskutere ulike sider knyttet til innføring av digital postkasse. 5