Referat. Møte i styret for FS 28. mars 2011

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: Referat Møte i styret for FS 28. mars 2011 Til stede: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Gunn Rognstad, HiG Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken, UiO Aud Magna Gabrielsen, NTNU Ingunn Cowan, Lånekassen Julie Myhre Barkenæs, USIT Andora Sjøgren, USIT (under sak 1-6) Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Torill Vangen, SSB Tone Jeanette Berntsen, KD Beth Linde, HiØ Geir Tveide, HSH Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Julie Myhre Barkenæs/Aune Moe Dato: 07. april 2011 Sist endret:

2 Dagsorden 1. Seminar for nytt styre 2. Datavarehusprosjektet Prosjektleders rapport 3. Møte i styret for FS 10. januar Referatsaker 5. Orienteringssaker 6. Oppfølging av risikoanalysen 7. Orientering om SO 8. Nye høgskoler etter M-STAS 9. Møteplan Eventuelt Side 2

3 2 saker ble meldt til Eventuelt: - Informasjon om prosjektet Internt handlingsrom (IHR) ved UiO - Integrasjon mellom systemer 1. Seminar til nytt styre Møtet startet med en presentasjonsrunde. Til dette første møtet med det nye styret var alle varamedlemmer innkalt. Normalt vil bare 1. vara innkalles. Daglig leder presenterte hvordan FS er organisert og ga en overordnet gjennomgang av styrets og daglig leders roller og oppgaver. Daglig leder hadde også vedlagt et notat (FS ) til styret som beskriver hvordan samarbeidstiltaket FS er organisert. Leder av styret og Daglig leder sender notatet til KD med et oversendelsesbrev. Geir Vangen presenterte en oversikt over hovedkomponentene i FS og ga en kort status for utviklingsarbeidet. Styreleder fortalte om strategi og utfordringer for FS samt hvilke prioriteringer styret har gjort for Datavarehusprosjektet Prosjektleders rapport Statusrapport fra prosjektleder Anette Wigaard pr. mars 2011 var sendt til styret. Styreleder orienterte. Prosjektet har blitt bedt om å vurdere å synkronisere anskaffelse av nytt verktøy med det andre datavarehusprosjektet DV-UiO/UiB og BOT. STAR er derfor bedt om å utsette anskaffelsen. Prosjektet er bekymret for forsinkelsen. Det vil derfor arbeides med utvikling av rapporter denne våren. Styret ber om en oversikt over rapporter samt en prosjektplan med konkrete milepeler til neste møte. Datavarehusgruppen ved USIT vil lage et notat i dialog med prosjektgruppene STAR og DV- UiO/UiB om prosessen for anskaffelse verktøy. Notatet skal drøfte alternative strategier til valg av verktøy og legges frem som beslutningssak for styret. 3. Referat fra møte i styret for FS 10. januar 2011 Møtet i januar ble avholdt med det gamle styret, og var sendt til nåværende styre til orientering. 4. Referatsaker a. Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS 31. januar 2011 Årsmøtet var tilfreds med de prioriteringer som styret hadde gjort. Årsberetning og regnskap for 2010 samt budsjett for 2011 ble godkjent. I tillegg ble nytt styre valgt på bakgrunn av forslag fra valgkomitéen. Side 3

4 Muntlig fremlegg ble tatt til orientering. b. Møte i Planleggingsgruppen 7. og 8. februar 2011 Møtet gikk denne gangen over to dager. Første dag hadde vi møte med Lånekassen og gjennomgikk en oppsamling av en del saker for felles avklaring. Andre dagen startet vi planlegging av neste Brukerforum, som finner sted 25. og 26. oktober i Trondheim. Ønskelisten ble gjennomgått og saker ble overført til ekspertgrupper. c. Møte i EVU-gruppen 19. januar 2011 Ny versjon av EVU-web ble vist frem for gruppen. UiB presenterte sine erfaringer med bruk av EVU-modulen og EVU-web. d. Møte i Godkjenningsgruppen 20. januar 2011 Gruppen fortsatte arbeidet med aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker. e. Møte i EpN-gruppen 15. og 16. februar samt 25. mars 2011 Gruppen arbeider med beskrivelse av applikasjonen, dette er tidkrevende. Det er nå laget et utkast med skjermbilder til prosessen. Deltakerne i gruppen syns arbeidet USIT har gjort så langt er bra. f. Møte med Uninett FAS 23. mars 2011 Daglige leder hadde et møte med Daglig leder i Uninett FAS (Alf Hansen) og kontaktpersonen for FS-drift i Uninett FAS (Armaz Mellati) for en gjennomgang og sikring av rutiner for informasjon fra FS til Uninett FAS. 5. Orienteringssaker a. Status standardiseringsarbeidet Det er avholdt en samling vedrørende sikkerhet rundt tjenester for utveksling av studentinformasjon. Det er også avholdt en 3-dagers Code Camp i mars. Den første dagen var avsatt til diskusjoner med representanter fra institusjonenes internasjonale avdeling. Tema var bl.a. arbeidsoppgaver, hvilke utfordringer institusjonene har i forbindelse med utveksling av dokumenter. De 2 siste dagene var satt av til utviklere, som jobbet med testing av datautveksling mellom institusjonene. En pilotutgave for utveksling av data vil foreligge til sommeren. I NordForumseminaret 26. mai vil dette arbeidet bli presentert. Muntlig fremlegg ble tatt til orientering. Side 4

5 b. Nye høgskoler Westerdals School of Communication skal ta i bruk FS i løpet av våren Forsvarets Høgskole sendte inn søknad 24. mars, og skal etter planen ta i bruk FS i Styret har tidligere godkjent en overgang for Forsvarets Høgskole. Grunnet sykdom er bemanningen på brukerstøtte sterkt redusert. Styret ber daglig leder sende ut informasjon til institusjonene om situasjonen. Styret tok statusrapporten til orientering. c. NAG (Nasjonal database for godkjenning av høyere utenlandsk utdanning) I 1999 oppnevnte KD en arbeidsgruppe som fikk i oppdrag å utrede opprettelse av en nasjonal godkjenningsbase over utenlandsk høyere utdanning. I juni 2000 fikk USIT oppdraget fra KD om å påta seg arbeidet med å utvikle basen, med ferdigstillelse innen Det ble laget et grensesnitt mot FS med nattlige overføringer til NAG og NOKUT ble systemeier. I 2007 oppnevnte KD en arbeidsgruppe som skulle vurdere hvordan NAG fungerer og anbefale en løsning for fremtidig database for godkjenning av utenlandsk utdanning. Rapport forelå i januar Flertallets konklusjon ble at dagens database ikke innfrir forventningene, og at behovet for en nasjonal godkjenningsdatabase er minst like stort nå som da NAG ble opprettet. Flertallet anbefalte en omstrukturering av basen. FS har nå mottatt et brev fra KD vedrørende oppnevning av en arbeidsgruppe som skal utarbeide kravspesifikasjon for en ny NAG-database. Arbeidsgruppen skal bestå av en person fra NOKUT, en fra USIT, en fra FS-ekspertgruppen for Godkjenningssaker og en fra UH-sektoren. Daglig leder for FS vil delta i arbeidsgruppen. KD har, via statsbudsjettet, bevilget 1 mill. kr til arbeidet. Arbeidsgruppen hadde sitt første møte 3. mars hos KD. I tillegg til kravspesifikasjonen ble det også diskutert hvem som skal bli systemeier for det nye NAG. Neste møte finner sted i april. Styret tok dette til orientering. Fuskebasen USIT har mottatt en forespørsel fra KD om opprettelse av et register for utestengingsvedtak. USIT har avtalt et møte med KD før påske, og vil foreslå at registeret organiseres under Samarbeidstiltaket FS. KD har satt av 1 mill. kroner til prosjektet. Drift av registeret må diskuteres. Styret tok dette til orientering. d. Karakterutskrift Felles mal for karakterutskrifter ble sendt til UHR. UHR sendte forslaget til høring ved institusjonene med høringsfrist 1. mars UHR har mottatt 18 tilbakemeldinger, som vil bli behandlet i Utdanningsutvalget i mai. Konklusjonen er at institusjonene er entydig positive til en felles mal, men har kommentarer til noen av punktene og har behov som de ønsker ivaretatt. Side 5

6 Styret tok dette til orientering.. e. Møte med FS-kontakter i april Det første møtet med FS-kontakter finner sted ved Universitetet i Nordland 12. og 13. april. Styret hadde fått programmet for seminaret til informasjon. En sak på agendaen på møtet med FS-kontakter er en diskusjon om Hvordan ta vare på og sørge for kompetanse ved de små, nye institusjonene Innspill fra diskusjonen, med forslag til tiltak legges frem som drøftingsak på neste styremøte f. Datavarehusprosjektet STAR Se sak Risikoanalyse for FS Daglig leders statusrapport vedrørende oppfølging av tiltak ble gjennomgått. Det ønskes en rapportering på styremøtene fremover der en tar for seg de risikopunktene som skal følges opp i 2011 og viser konkret hvordan punktene skal følges opp i praksis. Dette er særlig viktig i saker der både USIT og institusjonene skal bidra til å redusere risiko. Her må notatet kokret vise hva som forventes av institusjonene. 7. Orientering om SO Institusjonene har mottatt et høringsbrev fra SO om forslag til endringer i SOs arbeidsområde i forbindelse med SOs arbeide med tilpasning/oppgradering av sine IT-systemer. Daglig leder vil sende brev til Samordna opptak med forslag om at FS også blir høringsinstans i slike saker. Styret for FS ønsket også å tilføye i brevet at de ønsket en åpen diskusjon om høringen. SO er en av de få institusjonene som fortsatt benytter M-STAS til saksbehandling. M- STAS vil ikke eksistere etter 2012, og SO ønsker nå å gå over til å saksbehandle i FS. Demodatabase vil bli opprettet tidlig til høsten og produksjonsdatabase vil være på plass i desember. 8. Nye høgskoler Styret vedtok på møtet i desember 2010 at det er akkrediterte høgskoler, statlige høgskoler og høgskoler som er med i Samordna Opptak skal prioriteres. IST har opplyst at de som fortsatt bruker M-STAS kan bruke det ut 2012, men har ikke gitt noen garanti i forhold til NOM-opptaket IST henviser til forslag til avtale som skal foreligge i utgangen av april. Daglig leder har fått flere henvendelser fra institusjonene med ønske om å ta i bruk FS, enten våren eller høsten 2012, avhengig av om NOM-opptaket 2012 kan kjøres i M-STAS eller ikke. Det er pr. i dag 5 høgskoler som bruker M-STAS, og som er med i Samordna Opptak. Disse må prioriteres i forbindelse med søknad om overgang til FS. USIT vil da tilby overgangen som et felles prosjekt med felles opplæring i Side 6

7 Vedtak: Styret for FS vedtar at de 5 høgskolene som i dag benytter M-STAS og er med i Samordnet opptak tilbys medlemskap i samarbeidstiltaket FS og tilbys overgang til FS i Dette gjelder Dronning Mauds Minne Høgskole, Ansgar Teologiske Høgskole, Fjellhaug Internasjonale høgskole, Høgskolen i Staffeldtsgate og Mediehøgskolen Gimlekollen. 9. Møteplan 2011 Følgende datoer ble valgt til møter for resten av året: Mandag Mandag Onsdag Eventuelt a. Informasjon om prosjektet Internt handlingsrom (IHR) ved UiO Monica Bakken orienterte kort om UiOs prosjekt IHR som skal gjennomgå de administrative rutinene ved UiO. Prosjektet er delt i underprosjekter. Et av disse er Studieadministrasjon med verdistrøm som inkluderer FS. b. Integrasjon mellom systemer Settes opp som sak til et senere møte i styret. Side 7